Interessenkonflikterklärungen

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Interessenkonflikterklärungen im Vergabeverfahren

Allgemeine Verfahrensinformationen
Definition von Interessenkonflikten
Beteiligte Personen und Verpflichtungserklärung
Dokumentation und Bewertung von Interessenkonflikten
Maßnahmen zur Risikominimierung
Vertraulichkeit und Datenschutz
Archivierung und Nachweisführung
Freigabe und Versionskontrolle

Projektübersicht

Thema	Beschreibung
Vergabegegenstand	DGUV-V4-Prüfleistungen für elektrische Betriebsmittel
Vergabeverfahren	Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb
Auftraggeber	[einzutragen]
Verantwortliche Organisationseinheit	[einzutragen]
Projektleitung	[einzutragen]
Vergabestelle	[einzutragen]
Laufzeit des Verfahrens	[einzutragen]
Interne Ablagereferenz	[einzutragen]

Ziel der Interessenkonflikterklärung

Die Interessenkonflikterklärung stellt sicher, dass alle am Verfahren beteiligten Personen ihre Aufgaben unabhängig, objektiv und ausschließlich im Interesse eines ordnungsgemäßen Vergabeverfahrens wahrnehmen.

Offenzulegen sind persönliche, wirtschaftliche, berufliche, organisatorische oder sonstige Beziehungen zu Bewerbern, Bietern, Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen oder beratenden Dritten, die geeignet sein könnten, die Neutralität des Verfahrens tatsächlich oder dem Anschein nach zu beeinflussen.

Allgemeine Definition

Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn eine am Verfahren beteiligte Person direkte oder indirekte Interessen hat, die ihre Unabhängigkeit, Objektivität oder Vertraulichkeit bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen können. Dies gilt auch, wenn bereits der äußere Eindruck einer möglichen Beeinflussung entstehen kann.

Typische Konfliktsituationen

Konfliktart	Beispiel
Persönliche Beziehungen	Familienangehörige, enge persönliche Kontakte oder private Näheverhältnisse zu Bewerbern, Bietern oder deren Schlüsselpersonal
Wirtschaftliche Interessen	Beteiligungen, Nebentätigkeiten, Beratungsverhältnisse, Provisionen oder sonstige wirtschaftliche Vorteile
Frühere Tätigkeiten	Frühere Beschäftigung, Projektmitarbeit oder Beratung bei einem Bewerber, Bieter oder Nachunternehmer
Informationsvorsprung	Zugang zu vertraulichen Vergabeinformationen, Entwürfen, Mengendaten, Bewertungslogiken oder nicht veröffentlichten Anforderungen
Organisatorische Überschneidungen	Beteiligung eines Unternehmens an Markterkundung, technischer Vorberatung und späterer Angebotsabgabe
Digitale oder datenbezogene Verbindungen	Nähe zu Anbietern von Prüfportalen, QR-Systemen, Datenmigration oder Schnittstellenlösungen
Laufende Vertragsbeziehungen	Bestehende Aufträge, Rahmenverträge oder wirtschaftliche Abhängigkeiten mit potenziellen Bietern

Erfasste Personengruppen

Funktion	Beteiligung am Verfahren
Projektleitung	Gesamtkoordination, Entscheidungssteuerung und interne Freigaben
Facility Management / Fachbereich	Technische Leistungsdefinition, Betriebsanforderungen und fachliche Angebotsprüfung
Vergabestelle	Verfahrenssteuerung, Kommunikation, Dokumentation und formale Prüfung
Rechtsabteilung / externe Beratung	Vergaberechtliche Prüfung, Vertragsprüfung und Verfahrenssicherheit
IT und Datenschutz	Prüfung digitaler Anforderungen, Zugriffsschutz, Datenverarbeitung und Datenübergabe
Externe Fachberater	Technische, organisatorische oder kaufmännische Unterstützung
Bewertungsgremium	Prüfung und Bewertung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und finalen Angeboten

Inhalt der Verpflichtungserklärung

Die beteiligten Personen bestätigen schriftlich, dass sie mögliche Interessenkonflikte vollständig offenlegen, vertrauliche Informationen nicht unbefugt weitergeben, Entscheidungen neutral und diskriminierungsfrei treffen und Änderungen ihrer persönlichen oder wirtschaftlichen Verhältnisse unverzüglich melden.

Die Erklärung ist vor Aufnahme der jeweiligen Verfahrensrolle abzugeben. Bei neuen Erkenntnissen, Personalwechseln oder zusätzlicher Einbindung externer Berater ist die Erklärung zu aktualisieren.

Dokumentationstabelle

Name	Funktion	Erklärung abgegeben	Möglicher Konflikt	Bewertung	Maßnahme
[einzutragen]	[einzutragen]	[Ja / Nein]	[kein Konflikt / Beschreibung]	[unbedenklich / beobachtungspflichtig / relevant / kritisch]	[keine / Zugriffsbeschränkung / Ausschluss aus Bewertung / weitere Prüfung]
[einzutragen]	[einzutragen]	[Ja / Nein]	[kein Konflikt / Beschreibung]	[unbedenklich / beobachtungspflichtig / relevant / kritisch]	[einzutragen]

Mögliche Interessenkonflikte werden durch die Vergabestelle, Projektleitung oder eine zuständige Compliance- bzw. Rechtsstelle bewertet. Die Bewertung umfasst Art und Nähe des Konflikts, mögliche Auswirkungen auf Gleichbehandlung und Vertraulichkeit, betroffene Verfahrensschritte sowie geeignete Gegenmaßnahmen.

Bei relevanten oder kritischen Konflikten ist festzulegen, ob die betroffene Person von bestimmten Informationen, Bewertungen, Verhandlungen oder Entscheidungen auszuschließen ist. Die Maßnahme ist zu dokumentieren und in der Vergabeakte nachvollziehbar zu begründen.

Organisatorische Maßnahmen

Maßnahme	Zweck
Vier-Augen-Prinzip	Reduzierung individueller Einflussnahme bei Bewertung, Freigaben und Verhandlungsdokumentation
Dokumentierte Bewertungsprozesse	Nachvollziehbarkeit von Eignungsprüfung, Qualitätswertung, Preisprüfung und Zuschlagsempfehlung
Zugriffsbeschränkungen	Schutz vertraulicher Vergabeinformationen, Bewertungsunterlagen und Angebotsinhalte
Rollentrennung	Vermeidung von Überschneidungen zwischen technischer Beratung, Bewertung und Entscheidung
Vertraulichkeitsverpflichtung	Schutz sensibler Daten, Angebotsunterlagen, Preisangaben und Verhandlungsinhalte
Protokollierung von Kontakten	Nachweis über zulässige und unzulässige Kommunikation mit Marktteilnehmern

Maßnahmen bei festgestellten Konflikten

Konfliktsituation	Mögliche Maßnahme
Persönliche Nähe zu einem Bieter	Ausschluss aus Bewertung, Verhandlung oder Entscheidung für diesen Bieter
Wirtschaftliche Verbindung zu einem Bieter	Prüfung durch Vergabe- oder Rechtsstelle und dokumentierte Entscheidung über weitere Mitwirkung
Vorbefassung mit Leistungsbeschreibung oder Markterkundung	Bewertung eines möglichen Informationsvorsprungs und gegebenenfalls Ausgleich durch Veröffentlichung relevanter Informationen
Zugang zu sensiblen Informationen	Beschränkung von Zugriffsrechten und Dokumentation der Berechtigung
Beteiligung externer Berater	Vertraulichkeitserklärung, Unabhängigkeitserklärung und Prüfung möglicher Marktverbindungen
Konflikt während laufender Wertung	Unterbrechung der Mitwirkung bis zur Bewertung und Freigabe einer geeigneten Maßnahme

Vertraulichkeit und Datenschutz

Alle Interessenkonflikterklärungen, Bewertungen und Maßnahmen sind vertraulich zu behandeln und ausschließlich für interne Vergabe-, Compliance- und Dokumentationszwecke zu verwenden. Personenbezogene Daten sind nur im erforderlichen Umfang zu verarbeiten und gegen unbefugten Zugriff zu schützen.

Die Unterlagen dürfen nicht an Bieter weitergegeben werden. Eine Offenlegung erfolgt nur, soweit sie rechtlich erforderlich oder für die Verteidigung der Vergabeentscheidung notwendig ist.

Archivierung und Nachweisführung

Sämtliche Interessenkonflikterklärungen, Bewertungen, Maßnahmen, Freigaben und Aktualisierungen sind Bestandteil der internen Vergabeakte. Die Dokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüffähig archiviert werden.

Die Archivierung muss erkennen lassen, welche Personen beteiligt waren, wann die Erklärung abgegeben wurde, ob ein Konflikt bestand, wie dieser bewertet wurde und welche Maßnahme getroffen wurde. Änderungen während des Verfahrens sind versionsbezogen zu dokumentieren.

Freigabe und Versionskontrolle

Thema	Information
Erstellt durch	[einzutragen]
Fachlich geprüft durch	[einzutragen]
Vergaberechtlich geprüft durch	[einzutragen]
Datenschutz / Compliance geprüft durch	[einzutragen]
Freigegeben durch	[einzutragen]
Freigabedatum	[einzutragen]
Versionsstand	[einzutragen]
Interne Ablagereferenz	[einzutragen]