Dokumentation der Markterkundung

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Dokumentation der Markterkundung strukturieren

Allgemeine Vergabeinformationen
Umfang und Methodik der Markterkundung
Ergebnisse der Markterkundung
Vergabeseitige Schlussfolgerungen
Identifizierte Risiken und Marktgrenzen
Budget- und Kosteneinschätzung
Interne Freigabe und Dokumentation

Projektübersicht

Thema	Beschreibung
Auftraggeber	[einzutragen]
Vergabegegenstand	DGUV-V4-orientierte Prüfleistungen für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel
Vergabeart	Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb
Geplantes Vertragsmodell	Einheitspreisvertrag mit Mengengerüst und ergänzenden Pauschalpositionen
Geplante Vertragslaufzeit	[einzutragen]
Leistungsorte	[einzutragen]
Prüfbestand	[einzutragen]
Wesentliche Anforderungen	Prüfung, Dokumentation, Kennzeichnung, Datenexport, Neugeräteprozess, Mängelmanagement
Interne Projektverantwortung	[einzutragen]
Zuständige Stelle	[einzutragen]

Zweck der Markterkundung

Die Markterkundung wurde durchgeführt, um zu prüfen, ob die vorgesehenen technischen, organisatorischen und digitalen Anforderungen marktgängig und wirtschaftlich umsetzbar sind. Untersucht wurden insbesondere die Verfügbarkeit geeigneter Anbieter, deren Erfahrung mit wiederkehrenden Prüfungen, die Qualifikation des Prüfpersonals, digitale Prüfsysteme, Portal- und Exportfunktionen, Reaktionszeiten, Neugeräteprozesse sowie marktübliche Preisstrukturen.

Die Erkenntnisse unterstützen die Festlegung realistischer Mindestanforderungen, die Vermeidung nicht vergleichbarer Angebote, die Plausibilisierung des Budgets und die Reduzierung von Vergabe-, Leistungs- und Datenrisiken.

Untersuchungsbereiche

Themenbereich	Untersuchungsumfang
Prüfleistungen	Sichtprüfung, Messprüfung, erforderliche Funktionsprüfung, Bewertung und Kennzeichnung
Personalqualifikation	Befähigte Personen, elektrotechnische Fachkunde, praktische Prüferfahrung
Dokumentationssysteme	Digitale Prüfprotokolle, QR-Code-Systeme, Onlineportale, Prüfhistorien
Datenexport und Schnittstellen	XLSX, CSV, PDF, Weiterverwendung in CAFM- oder Asset-Systemen
Betriebsorganisation	Raumweise Prüfung, Vorankündigung, Terminfenster, Umgang mit nicht zugänglichen Bereichen
Neugeräteprozess	Prüfung vor Nutzung oder innerhalb einer definierten Frist
Kaufmännische Modelle	Einheitspreise, Pauschalen, Datenmigration, Nebenleistungen

Informationsquellen

Quelle	Verwendung
Vergleichbare Beschaffungen	Einschätzung marktüblicher Leistungsbilder und Preislogiken
Technische Regelwerke und DGUV-Grundlagen	Ableitung von Mindestanforderungen an Prüfung, Qualifikation und Dokumentation
Anbieterinformationen	Prüfung von Leistungsumfang, digitalen Systemen, Personalmodellen und Portalangeboten
Interne Bestands- und Mengendaten	Plausibilisierung von Prüfgruppen, Intervallen, Mengen und Einsatzplanung
Interne operative Anforderungen	Berücksichtigung von Betriebsabläufen, Raumzugang und Koordination
Nicht verbindliche Markteinschätzung	Einschätzung realistischer Preisbereiche und Anbieterfähigkeit

Allgemeine Marktsituation

Die Markterkundung zeigt, dass ein grundsätzlich ausreichender Markt für wiederkehrende Prüfleistungen an ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln besteht. Der Markt umfasst sowohl regional tätige Anbieter als auch überregional organisierte Prüfdienstleister. Unterschiede bestehen insbesondere bei Personalkapazität, digitaler Dokumentation, Portalqualität, Datenexport, Umgang mit Mängeln sowie bei der organisatorischen Fähigkeit, größere Prüfkampagnen vollständig, koordiniert und störungsarm durchzuführen.

Für den vorgesehenen Beschaffungsbedarf ist nicht allein die technische Einzelprüfung maßgeblich, sondern die Kombination aus Prüfqualität, Einsatzplanung, vollständiger Prüflogik, Datenstruktur, Kennzeichnungssystem, Mängelprozess und zuverlässiger Neugeräteprüfung.

Technische Ergebnisse

Thema	Markterkenntnis
Prüfmethodik	Professionelle Anbieter können Sichtprüfung, Messprüfung, erforderliche Funktionsprüfung, Bewertung und Dokumentation anbieten.
Prüfpersonal	Elektrotechnisch qualifizierte und befähigte Personen sind am Markt grundsätzlich verfügbar, müssen jedoch als Mindestanforderung nachgewiesen werden.
Prüfmittel	Geeignete Mess- und Prüfgeräte sind marktüblich; Kalibrierung bzw. Prüfmittelüberwachung ist als Nachweis zu verlangen.
Prüfintervalle	Risikobasierte Intervalle nach Nutzungsbereichen sind umsetzbar, müssen jedoch klar in Leistungsbeschreibung und Datenmodell abgebildet werden.
Sondergeräte	Medizinische Geräte, Ex-Geräte oder normativ besonders geregelte Geräte sollten nur bei ausdrücklicher Benennung einbezogen werden.

Organisatorische Ergebnisse

Thema	Markterkenntnis
Raumweise Prüfung	Eine raum- oder bereichsbezogene Prüflogik ist für größere Liegenschaften und Verwaltungsumgebungen marktüblich und sachgerecht.
Prüfzeitfenster	Die Bündelung von Prüfungen in abgestimmten Zeitfenstern ist operativ sinnvoll und marktgerecht.
Nicht zugängliche Bereiche	Anbieter können solche Fälle dokumentieren und nachplanen; die Vergabeunterlagen müssen Warte- und Kontrollzeiten klar regeln.
Neugeräteprüfung	Ein regelmäßiger Servicetermin ist marktgängig, muss jedoch im Preisblatt und im SLA-Konzept eindeutig geregelt werden.
Personalverfügbarkeit	Anbieter unterscheiden sich erheblich bei Vertretungsregelungen und Kapazitätsspitzen; dies sollte qualitativ bewertet werden.

Digitale und dokumentationsbezogene Ergebnisse

Thema	Markterkenntnis
QR-Code-Kennzeichnung	QR-gestützte Gerätekennzeichnung ist am Markt verfügbar und für den vorgesehenen Leistungsumfang geeignet.
Onlineportal	Viele Anbieter verfügen über digitale Portale; Unterschiede bestehen bei Benutzerrechten, Prüfhistorie, Auswertungen und Exportqualität.
Exportfähigkeit	XLSX, CSV und PDF sind marktgängige Mindestformate und sollten verbindlich vorgegeben werden.
Datenmigration	Die initiale Übernahme vorhandener Daten und die vollständige Datenübergabe bei Vertragsende müssen vertraglich geregelt werden.
Datenschutz	QR-Codes sollten keine personenbezogenen Klartextdaten enthalten; ein Rollen- und Rechtekonzept ist erforderlich.

Kaufmännische Ergebnisse

Die Markterkundung bestätigt, dass eine reine Stückpreisbetrachtung nicht ausreichend ist. Neben den Prüfungen selbst entstehen relevante Aufwendungen für Terminierung, Anfahrt, Kennzeichnung, digitale Dokumentation, Portalbereitstellung, Datenpflege, Mängelberichte, Neugeräteprozesse, Reporting und Datenübergabe.

Für die interne Budgetplanung ist daher ein Preis- und Kostenmodell zu verwenden, das sowohl Einheitspreise je Prüfvorgang als auch feste oder pauschale Kostenbestandteile transparent abbildet. Die konkrete Kostenschätzung ist mit Mengengerüst, Vertragslaufzeit, Optionen und erwarteten Nebenleistungen abzugleichen.

Vergabestrategie

Auf Grundlage der Markterkundung ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb geeignet, wenn neben dem Preis insbesondere Ausführungsqualität, Personalverfügbarkeit, Datenmodell, Portalqualität, Mängelmanagement und organisatorische Umsetzbarkeit bewertet werden müssen. Die Losstruktur ist anhand technischer Homogenität, Marktverfügbarkeit, Verantwortungsabgrenzung und Betriebsorganisation festzulegen.

Die Leistungsbeschreibung muss technisch präzise formuliert werden und darf die Leistung nicht nur allgemein als „DGUV-Prüfung“ beschreiben. Erforderlich sind klare Anforderungen an Prüfmethodik, Prüfintervalle, Dokumentation, Datenexport, Neugeräteprozess, Umgang mit nicht zugänglichen Bereichen und Datenübergabe bei Vertragsende.

Eignungs- und Mindestanforderungen

Bereich	Erforderliche Mindestanforderung
Personal	Nachweis qualifizierter und befähigter Prüfpersonen mit elektrotechnischer Fachkunde
Referenzen	Vergleichbare Prüfleistungen mit digitaler Dokumentation und Mängelmanagement
Prüfmittel	Geeignete und überwachte Prüf- und Messgeräte mit Nachweisführung
Dokumentation	Digitales System mit Pflichtfeldern, QR-Code-Bezug, Prüfhistorie und Exportfähigkeit
Organisation	Ausreichende Kapazität, Vertretungsregelung, Terminplanung und Betriebskoordination
Datenschutz	Rollen-/Rechtekonzept, sichere Datenübertragung und keine personenbezogenen Klartextdaten im QR-Code

Zuschlags- und Bewertungsansatz

Der Zuschlag sollte auf das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung von Qualität und Preis erteilt werden. Ein Bewertungsmodell mit angemessener Qualitätskomponente ist sachgerecht, da Ausführungsqualität, Datenqualität und betriebliche Koordination wesentlich für den Projekterfolg sind.

Bewertungskriterium	Empfohlener Fokus
Ausführungs- und Prüfkonzept	Prüfmethodik, vollständige Durchführung, Zeitfenster, Umgang mit Sonderfällen
Daten- und Portalmodell	Onlinezugriff, QR-Code, Prüfhistorie, Export, Datenschutz
Personal und Qualifikation	Befähigte Personen, Vertretung, technische Aufsicht
Neugeräte- und SLA-Konzept	Regelmäßiger Prüfslot, Reaktionszeit, Nachprüfungen
Qualitätssicherung und Reporting	Plausibilitätsprüfung, Mängellisten, Statusberichte
Preis	Bewerteter Gesamtpreis aus Preisblatt und Mengengerüst

Identifizierte Risiken und Marktgrenzen

Risiko / Beobachtung	Mögliche Auswirkung	Geplante Risikoreduzierung
Ungewöhnlich niedrige Preise	Reduzierte Prüftiefe, schwache Dokumentation, spätere Nachträge	Preisaufklärung und Plausibilitätsprüfung von Prüfzeiten, Personal und Nebenleistungen
Unterschiedliche Datenmodelle	Erschwerte Migration, unklare Prüfhistorie	Verbindliche Datenfelder, Exportformate und Vertragsende-Datenübergabe
Unzureichende Personalkapazität	Verzögerte Prüfkampagnen	Eignungsanforderungen, Personal- und Vertretungskonzept
Unklare Nebenleistungen	Nicht vergleichbare Angebote	Vollständige Preisblattlogik mit inkludierten Nebenleistungen
Portal- oder Datenschutzschwächen	Datenschutz- oder Nachweisrisiko	Rollenrechte, sichere Datenübertragung, QR-Code ohne personenbezogene Klartextdaten
Nicht zugängliche Bereiche	Rückstände und Abrechnungsstreitigkeiten	Klare Regelung zu Fortsetzung, Nachplanung und Vergütung

Interne Kosteneinschätzung

Kostenkomponente	Einschätzung
Prüfleistungen	Einheitspreise je Betriebsmittelgruppe; interne Kalkulationsannahme erforderlich
Portal und Reporting	Monatliche Pauschale oder im Einheitspreis enthalten; klare Ausweisung erforderlich
Datenmigration und Bestandsintegration	Einmalige Pauschale für Initialimport und Datenbereinigung
Neugeräteprüfung	Regelmäßiger Servicetermin oder definierte Einheitspreisposition
Mängelmanagement und Nachprüfungen	Entweder inkludiert oder klar als gesonderte Position geregelt
Risikoreserve	Interne Reserve für Mengenabweichungen, Datenbereinigung und Zusatzaufwand
Gesamtbudget	Auf Grundlage von Mengengerüst, Preisannahmen, Laufzeit, Optionen und Reserve zu ermitteln

Die Kosteneinschätzung ist vor Veröffentlichung mit dem finalen Mengengerüst, dem Preisblatt, der Vertragslaufzeit, etwaigen Optionen und den vorgesehenen Nebenleistungen abzugleichen.

Interne Freigabe und Dokumentation

Thema	Information
Erstellt durch	[einzutragen]
Geprüft durch	[einzutragen]
Verantwortliche Abteilung	[einzutragen]
Beteiligte Stellen	Facility Management, Vergabestelle, Datenschutz, IT, Fachverantwortliche
Freigabedatum	[einzutragen]
Versionsstand	[einzutragen]
Interne Ablagereferenz	[einzutragen]