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Fragen und Antworten

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Fragen und Antworten zur öffentlichen Vergabe von DGUV V3 und V4 Prüfleistungen

Fragen und Antworten für die Ausschreibung der Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel

Für einen öffentlichen Auftraggeber sollte die Leistung fachlich als wiederkehrende Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel nach § 5 DGUV Vorschrift 4, flankiert durch § 14 BetrSichV, TRBS 1203 und die einschlägigen elektrotechnischen Regeln beschrieben werden. Für den Markt ist der Hinweis „DGUV V3/V4“ verständlich; formal ist bei Trägern der öffentlichen Hand regelmäßig die DGUV Vorschrift 4 einschlägig. Die Kernpflichten in § 5 DGUV V3 und V4 sind inhaltlich parallel, insbesondere Prüfpflicht, Fristenbemessung und Beachtung elektrotechnischer Regeln. Vergaberechtlich hängt die Rechtssicherheit vor allem an vier Punkten: klare und produktneutrale Leistungsbeschreibung, verhältnismäßige Eignungsanforderungen, saubere Trennung von Eignung und Zuschlag sowie eine disziplinierte Nachforderungslogik. § 31 VgV verlangt eine so genaue Beschreibung, dass vergleichbare Angebote möglich sind; § 122 GWB begrenzt Eignungskriterien auf berufsbezogene, finanzielle sowie technische/berufliche Leistungsfähigkeit und fordert Auftragsbezug und Verhältnismäßigkeit; § 58 VgV verlangt transparent gewichtete Zuschlagskriterien.

Ausschreibung elektrischer Betriebsmittelprüfungen

Rechtsrahmen und belastbare Annahmen

DGUV Information 203-071 ist für diese Ausschreibung besonders wichtig, weil sie ausdrücklich Hinweise zur Organisation wiederkehrender Prüfungen und in Anhang D sogar Vorschläge für die Vergabe von Prüfaufträgen enthält. Dort werden u. a. Vergleichbarkeit der Prüfumfänge, Berücksichtigung besonderer betrieblicher Bedingungen, Ausweis von An-/Abreise, Prüfplaketten/Barcodes, Protokollen, Berichten und Datenverwaltung sowie die Abfrage eines Stundensatzes zur Plausibilitätskontrolle genannt. Für Verträge werden zudem Koordination mit Nutzern, Bestandslisten, Kennzeichnung bestandener und nicht bestandener Prüfungen und die Bestätigung der Befähigung der Prüfpersonen empfohlen.

Für Prüffristen gilt: Die Tabellen in DGUV V4 sind Richtwerte für normale Betriebs- und Umgebungsbedingungen; die tatsächlichen Fristen sind im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung festzulegen und Abweichungen zu begründen. Damit sind Ihre intervalldifferenzierten Vorgaben von jährlich bzw. zweijährlich grundsätzlich vergabefähig, wenn sie auf der Gefährdungsbeurteilung beruhen und dokumentiert sind. DGUV 203-071 betont ausdrücklich: „Prüffristen sind keine Wunschfristen“, sondern so zu bemessen, dass entstehende Mängel rechtzeitig erkannt werden.

Eigenverantwortliche Prüfungen dürfen nicht pauschal nur von „ausgebildeten Elektrikern“ im umgangssprachlichen Sinn verlangt werden, sondern rechtssicher von zur Prüfung befähigten Personen mit elektrotechnischer Qualifikation nach § 2 Abs. 6 BetrSichV und TRBS 1203. Die DGUV stellt klar, dass elektrotechnisch unterwiesene Personen und Elektrofachkräfte für festgelegte Tätigkeiten die Anforderungen an Prüfpersonen für wiederkehrende Prüfungen nicht selbständig erfüllen; sie dürfen nur unterstützen.

Datenschutzrechtlich ist bei Online-Portal, QR-Protokollen und Excel-Import/Export regelmäßig von einer Verarbeitung im Auftrag des AG auszugehen, sofern der Dienstleister die Daten nur auf Weisung des AG verarbeitet. Dann sind Auftragsverarbeitungsvertrag, Vertraulichkeitsbindung, TOMs nach Art. 32 DSGVO, Regeln zu Subunternehmern sowie Lösch-/Rückgabepflichten vor Produktivstart erforderlich.

Stakeholder und Prozessfenster

Die Ausschreibung betrifft nicht nur AG und Bieter, sondern mindestens AG/Fachbereich, Beschaffungsstelle, FM, Nutzer, IT, Datenschutzbeauftragten, Prüfpersonal und ggf. Nachunternehmer. DGUV 203-071 fordert eine sorgfältige Ablaufplanung, die Abstimmung mit Betreiber und Nutzern, frühe Anmeldung in betroffenen Bereichen, Zugänglichkeit der Betriebsmittel sowie – bei fehlender Ortskenntnis – Einweisung in Arbeitsstätte und Betriebsmittel. Ohne Gefährdungsbeurteilung zur Prüftätigkeit darf nicht geprüft werden.

Stakeholder

Kerninteresse

Ausschreibungsrelevante Aufgabe

AG

Rechtssichere, wirtschaftliche Leistung

Anforderungen, Vertragsmodell, Abnahme, Datenhoheit

Beschaffungsstelle

Vergaberechtskonforme Vergabe

Bekanntmachung, Bieterkommunikation, Wertung, Zuschlag

FM

Betriebsorganisation

Prüfplanung, Raumfreigaben, Zugang, Koordination

Nutzer

geringe Störung

Verfügbarkeit, Vorinformation, Bereitstellung neuer Steckdosenleisten

IT

Systemsicherheit und Schnittstellen

Portalzugang, Rollenmodell, Export/Import, Sicherheitsanforderungen

Datenschutzbeauftragter

DSGVO-Compliance

AVV, TOMs, Lösch- und Berechtigungskonzept

Bieter

kalkulierbare Leistung

Preisbildung, Personal- und Geräteeinsatz, Konzept

Prüfpersonal

sichere und fachgerechte Durchführung

Prüfung, Kennzeichnung, Dokumentation, Mängelmeldung

Themenmatrix der Bieterfragen und AG-Antworten

Die folgende Matrix übersetzt Ihre Vorgaben in vergaberechtskonforme Antworten. Die rechtlichen Leitplanken sind: klare Leistungsbeschreibung, verhältnismäßige Eignung, transparente Zuschlagskriterien und begrenzte Nachforderung. Soweit Antworten Vertragsklauseln voraussetzen, die hier nicht vorliegen, ist dies vermerkt.

Leistungsumfang

Bieterfrage

Antwort des AG

Frist/Nachweis/Nachforderung/Bewertung

Gilt die Ausschreibung ausschließlich für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel?

Ja. Gegenstand ist ausschließlich die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel; ortsfeste Anlagen/Betriebsmittel sind nicht Teil dieser Vergabe.

Nachweis: keiner; Klarstellung, nicht bewertungsrelevant

Welche Jahresmenge ist in Szenario A maßgeblich?

Für Szenario A sind 4.506 Prüfvorgänge p.a. als Kalkulations- und Wertungsmenge maßgeblich. Eine Mindestabnahme ist nur verbindlich, wenn dies im Vertrag ausdrücklich geregelt wird.

Nachweis: keiner; preisrelevant

Sind bei Beginn eines Raumes alle Geräte vollständig in einem Lauf zu prüfen?

Ja. Bei Prüfungen in einem Raum sind alle dort befindlichen Prüflinge vollständig zu prüfen, um Mehrfachstörungen zu vermeiden.

Nachweis: keiner; leistungsrelevant

Ist der kostenfreie Austausch nicht bestandener Steckdosenleisten geschuldet?

Ja, sofern der Nutzer Ersatzleisten bereitstellt, ist der Austausch ohne gesonderte Vergütung geschuldet.

Nachweis: keiner; preisrelevant

Sind Neugeräte Bestandteil der Leistung?

Ja. Neugeräte sind innerhalb einer Woche zu prüfen; der AG strebt dafür einen festen Wochentag an.

Nachweis: Prozessbeschreibung sinnvoll; ggf. Zuschlag/Vertrag

Termine und Logistik

Bieterfrage

Antwort des AG

Vertrags-/LV-Bezug

Frist/Nachweis/Nachforderung/Bewertung

In welchen Zeitfenstern sind Lehr- und Besprechungsräume zu prüfen?

Zwingend in den vorlesungsfreien Zeitfenstern Anfang Februar bis Mitte März sowie Mitte Juli bis Mitte September.

nicht spezifiziert

Nachweis: Termin-/Ressourcenkonzept sinnvoll; ggf. Zuschlagsrelevanz

Welcher Vorlauf gilt für Prüfanmeldungen?

Prüfungen sind mindestens eine Woche vorher bei FM anzumelden und abzustimmen.

nicht spezifiziert

Nachweis: Konzept; leistungsrelevant

Wie ist mit nicht zugänglichen Räumen umzugehen?

Der AN hat die Prüfung an zugänglichen Räumen fortzusetzen; Regiezeiten für nicht zugängliche planmäßige Räume sind ausgeschlossen.

nicht spezifiziert

Nachweis: keiner; preisrelevant

Stellt der AG Raumlisten, Ansprechpartner und Zutrittsregeln?

Grundsätzlich ja, der konkrete Bereitstellungsmodus ist jedoch nicht spezifiziert und sollte vertraglich festgelegt werden.

nicht spezifiziert

Nachweis: keiner; nicht bewertungsrelevant

Personal und Qualifikation

Bieterfrage

Antwort des AG

Vertrags-/LV-Bezug

Frist/Nachweis/Nachforderung/Bewertung

Dürfen elektrotechnisch unterwiesene Personen die Prüfungen eigenverantwortlich durchführen?

Nein. Eigenverantwortliche Prüfungen sind nur durch zur Prüfung befähigte Personen/Elektrofachkräfte mit den Anforderungen aus BetrSichV/TRBS 1203 zulässig; unterstützende Tätigkeiten im Team bleiben möglich.

nicht spezifiziert

Nachweis: Ausbildungs- und Befähigungsnachweise; eignungsrelevant

Welche Personennachweise sind vorzulegen?

Empfohlen sind: Berufsabschluss/Studium, Nachweis einschlägiger Praxis, Nachweis zeitnaher elektrotechnischer Tätigkeit/Fortbildung, Benennung der tatsächlich eingesetzten Prüfpersonen.

nicht spezifiziert

Nachforderung: regelmäßig ja, soweit unternehmens-/eignungsbezogen und nicht ausgeschlossen

Sind Nachunternehmer/Eignungsleihe zulässig?

Sofern Vergabeunterlagen nichts anderes bestimmen, ja. Ausbildungs- und Befähigungsnachweise gelten jedoch nur für Personal, das die Leistung tatsächlich erbringt.

nicht spezifiziert

Nachweis: Nachunternehmer-/Eignungsleiheerklärung; eignungsrelevant

Dokumentation und Daten

Bieterfrage

Antwort des AG

Vertrags-/LV-Bezug

Frist/Nachweis/Nachforderung/Bewertung

Müssen Prüflinge mit QR-Plaketten versehen werden?

Ja. Die Kennzeichnung hat vor Ort zu erfolgen; der QR-Code muss das Prüfprotokoll zugänglich machen.

nicht spezifiziert

Nachweis: Musterplakette/Musterprotokoll sinnvoll; ggf. Zuschlag

Welche Daten muss das System mindestens bereitstellen?

Laufender Online-Zugriff, Excel-Import und -Export sowie anpassbare Datenfelder einschließlich Inventar-Nr. des AG.

nicht spezifiziert

Nachweis: Musterexport/Portal-Demo; ggf. Zuschlag

Wer ist Inhaber der Prüfdaten?

Der AG bleibt Herr der Daten. Rückgabe- und Löschpflichten sind vertraglich zu regeln; soweit Auftragsverarbeitung vorliegt, ist eine AVV erforderlich.

nicht spezifiziert

Nachweis: Datenschutzkonzept/AV-Bereitschaft; Vertrag

Preise und Abrechnung

Bieterfrage

Antwort des AG

Vertrags-/LV-Bezug

Frist/Nachweis/Nachforderung/Bewertung

Sind An-/Abreise, Prüfplaketten, QR-/Barcodes, Protokolle und Datenverwaltung gesondert auszuweisen?

Maßgeblich ist das Preisblatt. Soweit dort keine gesonderten Positionen vorgesehen sind, sind diese Nebenleistungen im Einheitspreis einzukalkulieren.

nicht spezifiziert

Preisangaben wertungsrelevant; Nachforderung nur sehr eingeschränkt

Darf der AG zusätzlich Stundensätze abfragen?

Ja, zur Plausibilisierung von Leistungsfähigkeit und Produktivität ist die Abfrage von Stundensätzen sachgerecht.

nicht spezifiziert

Preis-/Transparenzrelevanz

Sind Regiezeiten für verschlossene planmäßige Räume abrechenbar?

Nein.

nicht spezifiziert

preisrelevant

Haftung und Versicherung

Bieterfrage

Antwort des AG

Vertrags-/LV-Bezug

Frist/Nachweis/Nachforderung/Bewertung

Welche Versicherungen sind gefordert?

Eine Betriebshaftpflicht ist sachgerecht; konkrete Deckungssummen sind hier nicht spezifiziert und müssen verhältnismäßig festgelegt werden.

nicht spezifiziert

Nachweis: Versicherungsbestätigung; eignungsrelevant

Wer verantwortet den Weiterbetrieb nicht bestandener Geräte?

Der AN kennzeichnet als unsicher und meldet den Mangel; die organisatorische Entscheidung zum Weiterbetrieb bzw. zur Außerbetriebnahme liegt beim AG/Betreiber.

nicht spezifiziert

Vertrag/Leistung

Sind pauschale unbegrenzte Freistellungen geschuldet?

Nur wenn vertraglich ausdrücklich und wirksam geregelt; hier nicht spezifiziert.

nicht spezifiziert

Vertrag

Datenschutz und Sicherheit

Bieterfrage

Antwort des AG

Vertrags-/LV-Bezug

Frist/Nachweis/Nachforderung/Bewertung

Ist eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung erforderlich?

Ja, soweit der AN die Prüf- und Nutzerdaten ausschließlich im Auftrag des AG verarbeitet; Produktivstart erst nach Abschluss der AVV.

nicht spezifiziert

Nachweis: AV-Bereitschaft, TOM-Konzept; Vertrag

Müssen Mitarbeitende Vertraulichkeitserklärungen unterschreiben?

Ja. Datenschutz- und Verschwiegenheitserklärungen der Firma und der eingesetzten Personen sind vorzulegen bzw. vertraglich zu verpflichten.

nicht spezifiziert

Nachweis: Erklärung; eignungs-/vertragsrelevant

Sind Subunternehmer in Cloud/Hosting zulässig?

Nur bei vorheriger schriftlicher Autorisierung des AG und unter Einhaltung der Datenschutzvorgaben; Details sind nicht spezifiziert.

nicht spezifiziert

Nachweis: Subunternehmerliste/TOM; Vertrag

Sonstiges

Bieterfrage

Antwort des AG

Vertrags-/LV-Bezug

Frist/Nachweis/Nachforderung/Bewertung

Ist eine Losaufteilung vorgesehen?

Nicht spezifiziert. Wird ein Gesamtlos gewählt, hat der AG die Losentscheidung nachvollziehbar zu dokumentieren.

nicht spezifiziert

vergaberechtsrelevant

Welche Zuschlagskriterien gelten?

Nicht spezifiziert. Zulässig wären neben dem Preis z. B. Qualität des Einführungs-/Terminierungs- und Datenkonzepts, soweit transparent gewichtet.

nicht spezifiziert

wertungsrelevant

Dürfen bestimmte Software, Zertifikate oder Hersteller vorgeschrieben werden?

Nur ausnahmsweise und grundsätzlich funktional bzw. „oder gleichwertig“.

nicht spezifiziert

vergaberechtsrelevant

Für die Nachforderungslogik empfiehlt sich folgender Standardhinweis in den Vergabeunterlagen: unternehmensbezogene Unterlagen können – vorbehaltlich eines ausdrücklichen Ausschlusses – im Rahmen des § 56 VgV nachgefordert werden; wertungsrelevante leistungsbezogene Unterlagen dürfen nicht nach Ablauf der Frist nachgebessert werden. Genau diese Trennlinie ist in der Praxis fehleranfällig.

Pflichtnachweise, Leistungsproben und Datenmodell

Die Nachweistabelle beruht auf §§ 45 bis 48, 56 VgV, § 122 GWB sowie den fachlichen Anforderungen aus BetrSichV/TRBS 1203 und DGUV 203-071. Empfehlung: Eignungsnachweise von zuschlagsrelevanten Leistungsproben strikt trennen.

Pflichtnachweis

Empfohlene Form

Zeitpunkt

Nachforderbar

Eigenerklärung Ausschlussgründe/Eignung bzw. EEE

PDF, signiert falls gefordert

mit Angebot

regelmäßig ja, wenn nicht ausgeschlossen

Register-/Berufsnachweis

Handelsregister oder gleichwertig

mit Angebot oder auf Verlangen

regelmäßig ja

Betriebshaftpflichtnachweis

Versicherungsbestätigung/Deckungszusage

mit Angebot oder vor Zuschlag

regelmäßig ja

Referenzliste

tabellarisch, vergleichbare Aufträge

mit Angebot

regelmäßig ja, soweit Eignung

Personalqualifikation Prüfpersonen

Zeugnisse, Zertifikate, CV, Fortbildung

mit Angebot oder vor Zuschlag

regelmäßig ja, soweit Eignung

Nachunternehmer-/Eignungsleiheerklärung

Erklärung + Leistungsanteile

mit Angebot

regelmäßig ja

Datenschutz-/Verschwiegenheitsbereitschaft

Erklärung/Muster

mit Angebot

regelmäßig ja

Logistik-/Einführungskonzept

Konzeptpapier

mit Angebot

nein, wenn Zuschlagskriterium

Muster-Excel-Export / Portal-Demo / Musterprotokoll

Leistungsprobe

mit Angebot

nein, wenn Zuschlagskriterium

Bei Referenzen und Leistungsproben ist Verhältnismäßigkeit entscheidend. Zu enge Marktverengung – etwa nur „Hochschule in Rheinland-Pfalz“ oder nur „bestimmte Prüfsoftware“ – wäre vermeidbar. Sachgerecht sind dagegen Referenzen mit ähnlicher Komplexität, ähnlicher Mengenordnung, vergleichbaren Betriebsunterbrechungen und nachweislich funktionierender digitaler Dokumentation.

Leistungsprobe/Referenz

Empfohlener Inhalt

Bewertungsrelevanz

Referenz „Mehrstandort/Campus“

vergleichbare Nutzer- und Raumlogik, mindestens ein komplexer Betrieb

Eignung

Referenz „digitale Dokumentation“

QR- oder Barcode-gestützte Dokumentation, Online-Zugriff

Eignung/Zuschlag je nach Ausgestaltung

Musterprüfbericht

Messwerte, Normgrundlage, Ergebnis, Mangelcode, Signatur

Zuschlag

Muster-Excel-Import/Export

Importfähigkeit Bestandsdaten, Export mit AG-Feldern

Zuschlag

Demo Portal/Rollenmodell

Nutzerrollen, Such-/Filterfunktionen, Export, Zugriffsprotokoll

Zuschlag

Neugeräteprozess

Prozess für 1-Wochen-Frist und festen Wochentag

Zuschlag

Für das Excel-Modell empfiehlt die DGUV mindestens eindeutige Identifikation, Datum/Umfang/Anlass der Prüfung, Prüfergebnis, Prüffrist, Prüfperson, Prüfgerät sowie Dokumentationsform in Datenbank oder Gerätekartei. Ergänzend sind Ihre AG-spezifischen Anforderungen sinnvoll, insbesondere Inventar-Nr., Online-Link und QR-ID. Datensparsamkeit bleibt zu beachten; personenbezogene Felder sollten auf das Erforderliche beschränkt werden.

Spaltenvorschlag Excel Import/Export

Zweck

Standort

Lokalisierung

Gebäude

Lokalisierung

Etage

Lokalisierung

Raum

raumweise Vollprüfung

Organisationseinheit/Nutzerbereich

Zuordnung ohne unnötige Personalisierung

Inventar-Nr. AG

AG-spezifische Anforderung

interne Asset-ID / QR-ID

eindeutige Identifikation

Barcode

Kennzeichnung

Gerätetyp

Klassifikation

Hersteller

Identifikation

Modell

Identifikation

Seriennummer

Identifikation

Schutzklasse

Prüfbewertung

nschlussart

Prüfbewertung

Leistung / Spannung

Prüfbewertung

Prüfgrundlage

Norm-/Regelbezug

Prüfanlass

wiederkehrend / Neugerät / nach Instandsetzung

letztes Prüfdatum

Fristenmanagement

nächster Prüftermin

Fristenmanagement

Prüfergebnis

bestanden / nicht bestanden

Mangelcode

Auswertung

Maßnahme

Reparatur / Austausch / Stilllegung

Sperrstatus

Nutzungssperre

Link Prüfprotokoll

Online-Zugriff

Prüfperson

Verantwortlichkeit

Prüfteam / Unternehmen

Nachvollziehbarkeit

verwendetes Prüfgerät

Nachvollziehbarkeit

Zeitstempel Abschluss

Revisionssicherheit

Bemerkung

Freitext

Steckdosenleiste ausgetauscht

AG-Sonderprozess

Neugerät

Sonderprozess

Vergaberechtliche Fallstricke und AGB-konforme Formulierungen

Die häufigsten Fallstricke sind: zu unbestimmte Leistungsbeschreibung, Mischen von Eignung und Zuschlag, überzogene Personal- oder Referenzanforderungen, fehlende oder unzureichend dokumentierte Losbildung, produkt- oder softwarebezogene Verengung ohne „gleichwertig“, sowie unzulässige Nachforderung wertungsrelevanter Konzepte. § 97 GWB verlangt Wettbewerb, Transparenz und Verhältnismäßigkeit; § 31 VgV fordert vergleichbare Angebote; § 30 VgV und § 97 Abs. 4 GWB verlangen die Auseinandersetzung mit Losen; § 58 VgV lässt qualitative Kriterien nur bei transparenter Gewichtung zu. Die Rechtsprechung der Vergabekammern verlangt jedenfalls eine nachvollziehbare Losentscheidung und saubere Zuschlagskriterien.

Sachgerechte Antwortbausteine des AG können lauten:

  • „Maßgeblich sind ausschließlich die Bekanntmachung, die Vergabeunterlagen und die allen Bietern offiziell bekanntgegebenen Bieterinformationen; darüber hinausgehende Individualauskünfte sind unverbindlich.“

  • „Die Leistung ist funktional beschrieben; der Einsatz bestimmter Software, Prüfgeräte, Gütezeichen oder Hersteller ist nicht vorgegeben, soweit die geforderten Funktionen in gleichwertiger Weise erfüllt werden.“

  • „Eigenverantwortliche Prüfungen dürfen nur durch zur Prüfung befähigte Personen im Sinne von § 2 Abs. 6 BetrSichV und TRBS 1203 ausgeführt werden; unterstützende Tätigkeiten im Prüferteam bleiben unberührt.“

  • „Nebenleistungen wie An- und Abreise, Prüfkennzeichnung, QR-/Barcode, Protokolle und Datenverwaltung sind entsprechend dem Preisblatt auszuweisen; fehlen Einzelpositionen, sind sie im Einheitspreis einzukalkulieren.“

  • „Fehlende unternehmensbezogene Unterlagen können im Rahmen des § 56 VgV nachgefordert werden, soweit die Vergabeunterlagen dies nicht ausschließen; wertungsrelevante leistungsbezogene Unterlagen werden nicht nach Ablauf der Angebotsfrist nachgefordert.“

Mit dieser Synopse lässt sich ein belastbares Bieterfragen-/Antwortendokument für die Veröffentlichung im Verfahren erstellen; fehlende Festlegungen sollten vor Verfahrensstart ausdrücklich im LV, Preisblatt, Vertragsmuster und Datenschutzanhang geschlossen werden. Fachlich ist dabei für Ihren öffentlichen Auftraggeber die Referenz auf DGUV Vorschrift 4, ergänzt um die marktübliche Bezeichnung DGUV V3/V4, der sauberste Weg.