Zuschlagskriterien mit Gewichtung

Die nachfolgende Übersicht zeigt die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung. Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der gewichteten Summe aller Kriterien. Die Gewichtung ist für die Wertung verbindlich.

Die Kriterienstruktur spiegelt die Bedeutung der fachgerechten Prüfung, der Qualifikation der Prüfpersonen sowie der prüffähigen und prüfpflichtgerechten Dokumentation wider. Für DGUV-3-nahe Prüfungen ist insbesondere relevant, dass Prüfungen durch entsprechend qualifizierte Personen durchgeführt werden und dass die Prüfungsergebnisse nachvollziehbar dokumentiert werden.

Bewertet wird, ob das Angebot einen klaren, durchgängigen und in der Praxis umsetzbaren Prüfansatz darlegt, der die wesentlichen Schritte eines Prüfvorgangs systematisch abbildet und im vorgesehenen Betriebsumfeld anwendbar ist. Ein prüfgerechter Ablauf umfasst typischerweise Besichtigen, Erproben, Messen, Bewertung und Dokumentation, verbunden mit Fehlerauswertung und ggf. Außerbetriebnahme/Instandsetzungspfaden.

• Prüfplanung und Prüfpriorisierung für [Standorte] und [Anlagen-/Betriebsmittelklassen]

• Einbindung vorhandener Unterlagen (frühere Prüfprotokolle, Schalt-/Übersichtspläne, Bestandsdokumentation) als Ausgangsbasis der Prüfungsvorbereitung

• Umgang mit unvollständiger Dokumentation und methodisches Vorgehen zur Bestandsaufnahme/Ergänzung

• Qualitätssicherung, inklusive Umgang mit Messwerten, die zwar Grenzwerte erfüllen, aber auffällig von Üblichkeitswerten abweichen (Plausibilitätsprüfung)

• Vorgehen bei Mängeln, inklusive Mängelklassifizierung, Empfehlung zum Weiterbetrieb (Nachrüstung/Mängelbeseitigung/Stilllegung) und Abstimmung mit dem Betreiber

Bewertet wird, ob die angebotene Projektorganisation eine sichere, regelkonforme und termingerechte Leistungserbringung gewährleistet. Für Prüfungen im Kontext der Gebäudeinfrastruktur ist relevant, dass beauftragte Prüfpersonen die Anforderungen an eine Elektrofachkraft erfüllen; für Arbeitsmittel im Anwendungsbereich der Betriebssicherheitsverordnung ist die Prüfung durch zur Prüfung befähigte Personen vorgesehen.

• Rollen und Verantwortlichkeiten (Projektleitung, Verantwortliche Prüfperson, Prüfteams, Stellvertretungen)

• Qualifikationsprofile der vorgesehenen Prüfpersonen (Ausbildung, Berufserfahrung, zeitnahe berufliche Tätigkeit, aktuelle Regelwerkskenntnisse)

• Ressourcen- und Kapazitätsplanung für [Anzahl Standorte] und [Zeitfenster/Betriebszeiten], inkl. Ausfallkonzept

• Kontinuität und Verfügbarkeit der Schlüsselpersonen über [Vertragslaufzeit]

• Maßnahmen zur Einweisung ortsunkundiger Personen in Arbeitsstätte und elektrische Anlage sowie Arbeitssicherheitsorganisation

Bewertet wird, ob die angebotene Dokumentation den Anforderungen an Nachweis, Nachvollziehbarkeit und Nutzbarkeit im Betrieb entspricht. Die Form der Dokumentation ist nicht zwingend festgelegt, jedoch werden Mindestinhalte und eine sichere Aufbewahrung erwartet; Ergebnisse sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. [12]

• eindeutige Identifikation der Anlagen/Betriebsmittel (zum Beispiel Typ, Hersteller, Inventarnummer/Barcode)

• Prüfdatum, Prüfumfang, Prüfgrundlagen, Prüfanlass und Prüfergebnis

• verwendete Mess- und Prüfgeräte

• prüfpersonbezogene Nachvollziehbarkeit (zum Beispiel Unterschrift/elektronische Signatur)

• strukturierte Übergabe in [Datenformat] und Kompatibilität zu [Dokumentationssystem/CAFM]

• klare Hinweise für den Weiterbetrieb (zum Beispiel Nachrüstung, Mängelbeseitigung, Stilllegung)

Bewertet wird, ob der Bieter die Umsetzung in einem laufenden Gebäudebetrieb organisatorisch beherrscht und Schnittstellen professionell steuert. Dazu gehört eine systematische Prüfungsvorbereitung (Bestandsaufnahme, Abgleich Planstand/Istzustand, Klärung aktueller Nutzung) sowie eine saubere Abstimmung zu Zutritt, ggf. Freischaltungen/Schaltmaßnahmen, Nutzerkommunikation und Sicherheitsanforderungen.

• Erwartet wird insbesondere ein Termin- und Ablaufkonzept für [Standorte], abgestimmt auf [Betriebszeiten/Wartungsfenster]

• Regelung von Zugang/Anmeldung, Begleitung, Sicherheitsunterweisungen und Einweisung ortsunkundiger Prüfpersonen

• Umgang mit Betriebsmitteln/Anlagenteilen, die die Prüfung nicht bestehen (Kennzeichnung, Entzug weiterer Verwendung, Schnittstelle zur Instandhaltung/Betreiberentscheidung)

• klare Kommunikations- und Eskalationswege (inkl. Reaktionszeiten für kritische Befunde)

Die qualitativen Kriterien werden anhand einer einheitlichen Bewertungslogik bewertet und mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert; die Bewertungsmethodik muss so gestaltet sein, dass eine überprüfbare, nicht willkürliche Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots möglich ist.

• sehr schwach: Anforderungen nicht oder nur unzureichend erfüllt, wesentliche Risiken/Defizite

• ausreichend: Mindestniveau erreicht, aber mehrere erkennbare Schwächen

• gut: überzeugendes, praxisnahes Konzept, geringe Risiken

• sehr gut: durchgängig schlüssig, hervorragend umsetzbar, Mehrwert für Betrieb und Nachweisführung

Das Preiskriterium wird anhand des bewerteten Gesamtpreises (Definition: [Preisblattlogik, Mengengerüste, Szenarien, Optionen]) bewertet. Üblich ist eine relative Preiswertung (zum Beispiel niedrigster bewerteter Preis erhält Maximalpunkte; höhere Preise proportional weniger), sofern in den Vergabeunterlagen so festgelegt. Die Preisstruktur muss vollständig, transparent und konsistent sein.

Erscheint ein Angebot preislich ungewöhnlich niedrig, fordert der Auftraggeber eine Aufklärung und kann den Zuschlag ablehnen oder muss das Angebot unter bestimmten Voraussetzungen ablehnen, insbesondere wenn die ungewöhnlich niedrigen Kosten auf der Nichteinhaltung einschlägiger Verpflichtungen beruhen.

Sofern in den Vergabeunterlagen festgelegt, gelten für einzelne qualitative Kriterien Mindestschwellen (zum Beispiel ein Mindestniveau im technischen Konzept oder in der Dokumentationsqualität). Angebote, die Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden nicht gewertet. In der Schlussphase vergewissert sich der Auftraggeber, dass die endgültigen Angebote die Mindestanforderungen erfüllen, und erteilt den Zuschlag auf Grundlage der Zuschlagskriterien.

Verhandlungsinhalte dienen der Verbesserung und Klarstellung von Angeboten. Die Verhandlungen selbst werden nicht separat „bewertet“, sondern wirken sich mittelbar über die Qualität und Preisgestaltung des finalen Angebots aus. Dabei bleibt es unzulässig, über Mindestanforderungen oder Zuschlagskriterien zu verhandeln.

Der Auftraggeber kann sich vorbehalten, den Auftrag auf Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten, sofern ein entsprechender Vorbehalt in den Verfahrensunterlagen enthalten ist.

Die Zuschlagsentscheidung erfolgt dokumentiert und nachvollziehbar. In der Regel sollen mindestens zwei Vertreter des öffentlichen Auftraggebers an der Entscheidung über den Zuschlag mitwirken.

Hinweis zur Umsetzung mit Ihren Unterlagen: Sobald [Dokument/Datei: Leistungsbeschreibung] vorliegt, können die Kriterien- und Nachweisformulierungen präzise an [Objektarten], [Mengen/Anlagenregister], [Berichtsformate], [SLA/Fristen], [Sicherheitsregeln] und [Daten-/Schnittstellenanforderungen] angepasst werden.