gVEFK: Leistungsbeschreibung

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Leistungsbeschreibung der externen GVEFK zur Übernahme elektrotechnischer Betreiberverantwortung und Sicherheitsorganisation im Unternehmen — Leistungsbeschreibung für die externe Bestellung einer gesamtverantwortlichen Elektrofachkraft

Gegenstand dieser Leistung ist die externe Bestellung und Erbringung der Funktion einer gesamtverantwortlichen Verantwortlichen Elektrofachkraft (gVEFK) für ein Klinikum (nachfolgend „Auftraggeber“) als kontinuierliche Dienstleistung (nachfolgend „Auftragnehmer“). Ziel der Beauftragung ist der Aufbau bzw. die Aufrechterhaltung einer rechtssicheren, wirksamen und auditfähigen Elektrosicherheitsorganisation im Klinikum über alle vereinbarten Standorte und Anlagenbereiche.
Die gVEFK hat dabei die Aufgabe, die elektrotechnische Fach- und Aufsichtsverantwortung im übertragenen Geltungsbereich fachkundig wahrzunehmen, in Prozesse zu übersetzen und gegenüber der Klinikleitung/Technischen Leitung nachweisbar zu steuern. Diese Beauftragung dient der organisatorischen Umsetzung der Arbeitgeberpflichten, insbesondere der Pflicht zur geeigneten Organisation, laufenden Wirksamkeitsprüfung und Anpassung der Schutzmaßnahmen.
Normativ ist zu berücksichtigen, dass die Rollen zur sicheren Durchführung von Arbeiten und zum sicheren Betrieb elektrischer Anlagen in der Praxis über die Begriffe Anlagenbetreiber, Anlagenverantwortlicher und Arbeitsverantwortlicher abgebildet werden; zugleich ist die VEFK als aufbauorganisatorische Funktion in DIN VDE 1000‑10 verankert. Die DKE‑Klarstellung betont ausdrücklich, dass die bloße Benennung als „VEFK“ nicht ausreicht, sondern Verantwortungsbereich und Weisungs-/Befugnisrahmen explizit zu beschreiben und im Unternehmen bekanntzumachen sind.
Für das Klinikum ist darüber hinaus wesentlich, dass die besonderen Anforderungen medizinisch genutzter Bereiche sowie der Einrichtungen für Sicherheitszwecke (z. B. Not-/Sicherheitsbeleuchtung, brandschutzrelevante Einrichtungen) organisatorisch so eingebunden werden, dass sichere Anlagen, sicherer Betrieb und sichere Wartung dauerhaft gewährleistet sind.

Leistungsbeschreibung zur externen gVEFK-Beauftragung

Geltungsbereich und Abgrenzung
Leistungsumfang und Leistungsergebnisse
Dokumentations-, Nachweis- und Abnahmeanforderungen
Qualifikation, Erfahrung, Fortbildung und Stellvertretung

Geltungsbereich und Abgrenzung

Der Geltungsbereich ist in einer Scope‑Matrix (Anlage zum Vertrag/Ausschreibung) verbindlich festzulegen. Er umfasst mindestens die elektrotechnischen Anlagen, die für den klinischen Betrieb und die Patientensicherheit relevant sind, einschließlich Energieversorgung, Unterverteilungen, Schutzmaßnahmen, betrieblicher Schalt- und Arbeitsorganisation, Prüf- und

Für medizinisch genutzte Bereiche ist zwingend zu definieren, welche Funktionsbereiche (z. B. OP, Intensiv, Notaufnahme, diagnostische Kernbereiche) in den Scope fallen und wie die Schnittstellen zu klinischen Betriebsprozessen (Wartungsfenster, Abschaltfreigaben, Alarmierung, Notfallregeln) geregelt werden. Hintergrund ist, dass in medizinisch genutzten Bereichen besondere Anforderungen für die Sicherheit zu berücksichtigen sind und Sicherheit u. a. durch sichere elektrische Anlagen sowie sicheren Betrieb und Wartung angeschlossener medizinisch‑elektrischer Einrichtungen erreicht werden soll.

Für Einrichtungen für Sicherheitszwecke ist zu definieren, ob die gVEFK auch die elektrotechnische Governance für Stromquellen/Stromkreise für Sicherheitszwecke (einschließlich Dokumentations- und Testkonzepte) umfasst, da die einschlägige Norm Anforderungen an Stromquellen und Stromkreise sowie Anwendungen wie Not-/Sicherheitsbeleuchtung und Brandschutzeinrichtungen beschreibt.

Abgrenzungen sind sachgerecht, weil in Kliniken häufig gesonderte Betreiberverantwortungen existieren (z. B. Medizintechnik/Medizinprodukte, IT, Brandschutz). Soweit Schnittstellen in den Scope fallen, umfasst die Leistung mindestens die Schnittstellensteuerung (Rollen/Prozesse/Dokumentation/Eskalation), ohne dass damit zwingend jede technische Einzelprüfung durch die gVEFK selbst erbracht wird.

Rollenmodell, Verantwortungs- und Befugnismenü

Die Leistung ist so zu gestalten, dass die gVEFK wirksam handeln kann. Dazu sind Befugnisse, Weisungswege und Eskalationsrechte explizit festzulegen und in der Aufbauorganisation zu verankern. Die DKE‑Klarstellung verlangt, dass Weisungsbefugnisse ausdrücklich beschrieben und allen Beteiligten bekannt gemacht werden; eine reine Rollenbezeichnung genügt nicht.

Zwingender Bestandteil der Leistungsbeschreibung ist daher eine Verantwortungs- und Befugnismatrix (z. B. RACI), die mindestens abbildet:

welche fachlichen Weisungsbefugnisse die gVEFK im übertragenen Scope hat (z. B. Sicherheitsstandards, Prozessvorgaben, Freigaberegeln für Arbeiten an elektrischen Anlagen),
wie die arbeitsbezogenen Rollen nach Betriebsnorm (Anlagenbetreiber/Anlagenverantwortlicher/Arbeitsverantwortlicher) organisatorisch besetzt und je Arbeitsauftrag wirksam zugewiesen werden,
wie die Zusammenarbeit mit externen Auftragnehmern/Fremdfirmen organisiert wird.

Die Bestellung/Beauftragung muss zudem die Anforderungen an Pflichtenübertragung erfüllen

Verantwortungsbereich und Befugnisse sind festzulegen, die Beauftragung ist zu unterzeichnen und dem Beauftragten auszuhändigen.

Ein besonderes klinisches Erfordernis ist die Fähigkeit zur Eskalation bei dringender Gefahr

Für elektrische Anlagen/Betriebsmittel verlangt das Unfallverhütungsrecht, dass nur im sicheren Zustand benutzt wird, aktive Teile gegen direktes Berühren geschützt sind und Mängel behoben werden; bei dringender Gefahr ist die Benutzung zu unterbinden. Daraus folgt als Leistungsanforderung ein dokumentiertes, kliniktaugliches Sperr-/Freigabeverfahren mit klarer Eskalationskette bis zur Leitung.

Leistungsumfang und Leistungsergebnisse

Die Leistung umfasst eine Übernahmephase, eine Implementierungsphase sowie den Regelbetrieb. Der Umfang ist so definiert, dass er die gesetzlichen Pflichten zu Organisation, Gefährdungsbeurteilung, Instandhaltung und Prüfungen sowie die DGUV‑Pflichten zur sicheren Benutzung und Mängelbeseitigung praktisch abbildet.

Übernahmephase

In der Übernahmephase stellt die gVEFK sicher, dass Rollen, Befugnisse und Sicherheitsprioritäten kurzfristig handlungsfähig sind.

Mindestleistungen sind:

Bestell- und Befugnisklärung (einschließlich Stellvertretung), einschließlich unterzeichnungsreifer Beauftragungsdokumente und Delegationsmatrix.
Initialaudit der Elektrosicherheitsorganisation mit Risikopriorisierung und Sofortmaßnahmenplan (inkl. Berührungsschutz, Schutzorgane, Betriebsräume, kritische Versorgungen, Not-/Sicherheitsfunktionen). Die Notwendigkeit ergibt sich aus der Pflicht zur Organisation und Wirksamkeitsprüfung von Schutzmaßnahmen.
Aufbau einer Normen- und Pflichtenmatrix, die den Bezug von Rechtsnorm/Regelwerk zu Prozess, Rolle und Nachweis herstellt, um Dokumentationspflichten strukturiert zu erfüllen.

Implementierungsphase- Mindestleistungen sind:

Aufbau-/Ablauforganisation (Organigramm, Stellvertretung, Verantwortungs- und Befugnismatrix).
Rollen- und Prozessmodell für Betrieb/Arbeiten an elektrischen Anlagen nach der Betriebsnorm (einschließlich Arbeitsfreigabe/Schaltauftrag/Rückmeldung).
Prüf- und Instandhaltungsorganisation: Planung, Durchführung, Steuerung. Das umfasst die Festlegung von Art/Umfang/Fristen sowie die Einbindung „zur Prüfung befähigter Personen“; dies ist rechtlich durch BetrSichV‑Prüfpflichten und die Systematik der TRBS konkretisiert.
Mängelmanagement mit Sperr-/Freigabeprozess und Nachweisführung (inkl. Vorgehen bei dringender Gefahr).
Fremdfirmenkoordination (Einweisung, Koordination, Freigaben, Übergaben, Dokumentation) nach ArbSchG/BetrSichV.
Klinikum-Module: medizinisch genutzte Bereiche und Einrichtungen für Sicherheitszwecke (Wartungsfenster, Abschaltfreigaben, Alarmketten, Dokumentations- und Testkonzepte).

Regelbetrieb- Mindestleistungen sind:

monatliches operatives Reporting (Risiken, Mängelstatus, Fristüberschreitungen, Sperrungen, zentrale Störungen) als Bestandteil der Nachweisführung,
quartalsweise Reviews (KPI‑Dashboard: Prüfquote, Mängelquote, SLA‑Einhaltung, Unterweisungsquote, Status kritischer Anlagenbereiche),
jährlicher Management‑Review Elektrosicherheit mit Verbesserungsplan als Umsetzung der Pflicht zur Wirksamkeitsprüfung und fortlaufenden Verbesserung.

Dokumentations-, Nachweis- und Abnahmeanforderungen

Die Leistungsbeschreibung ist so auszugestalten, dass jede wesentliche Leistung abnahmefähig ist. Grundlage ist, dass der Arbeitgeber Unterlagen vorhalten muss, aus denen Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, festgelegte Maßnahmen und Ergebnis der Überprüfung ersichtlich sind.

Daraus folgen Mindestanforderungen an die Abnahme:

Jedes Deliverable ist versioniert, datiert, eindeutig benannt und im zentralen Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Klinikums (oder einem abgestimmten Projekt‑DMS) abgelegt, einschließlich Freigabevermerk durch die benannte Klinikrolle (Technische Leitung/Betreibervertretung).
Prüf- und Instandhaltungsnachweise sind so zu dokumentieren, dass sie den Anforderungen an Prüfungen und „zur Prüfung befähigte Personen“ entsprechen; TRBS konkretisieren diese Anforderungen als Stand der Technik.
Für Instandhaltung und Änderungen ist ein dokumentierter Prozess vorzusehen, da Arbeitsmittel über die gesamte Verwendungsdauer in einem sicheren Zustand zu halten sind und Instandhaltungsmaßnahmen zu treffen sind; TRBS 1112 konkretisiert Instandhaltungsanforderungen im BetrSichV‑Rahmen.
Für elektrische Anlagen/Betriebsmittel sind Nachweise über sichere Benutzung, Schutz gegen direktes Berühren, Mängelbehebung und Nutzungsunterbindung bei dringender Gefahr zu führen.

Als Abnahmeinstrument sind mindestens vorgesehen:

(a) formale Dokumentenprüfung (Vollständigkeit/Version/Freigabe),
(b) fachliche Plausibilitätsprüfung (Norm-/Pflichtenbezug),
(c) Wirksamkeitsnachweis über Pilot-/Stichprobenanwendung (z. B. Arbeitsfreigaben/Schaltaufträge wurden in realen Vorgängen genutzt).

Service Levels und Einsatzorganisation für kritische Störfälle

Die Leistungsbeschreibung muss Service Levels definieren, weil Elektrosicherheit in Kliniken nicht ausschließlich planbar ist: Störungen, Mängel, Sperrungen und kurzfristige Maßnahmen müssen innerhalb eines betrieblich tragfähigen Zeitfensters koordiniert werden. Instandhaltung ist nach BetrSichV organisatorisch zu sichern; Prüf- und Mängelpflichten aus DGUV‑Regelwerk verlangen bei Gefahrenlagen zeitnahes Handeln.

Mindestanforderung ist eine 24/7‑Eskalationsfähigkeit für Ereignisse, die eine Nutzungsunterbindung/Sperrung wegen dringender Gefahr erfordern oder sicherheitsrelevante Funktionen betreffen.

Die SLA‑Einhaltung ist als Messgröße zu definieren (Zeitstempel Erstreaktion, Remote‑Analyse, Vor‑Ort‑Einsatz, Maßnahmenabschluss) und im Quartalsreport zu belegen. Dies unterstützt die Pflicht zur Wirksamkeitsprüfung und dokumentierten Nachweisführung.

Qualifikation, Erfahrung, Fortbildung und Stellvertretung

Die Leistungsbeschreibung muss die Eignung der gVEFK als Person und die organisatorische Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers verbindlich absichern, weil Pflichtenübertragung nur an zuverlässige und fachkundige Personen erfolgen darf und Verantwortungsbereich/Befugnisse festzulegen sind.

Mindestanforderungen (als Muss‑Anforderungen im Leistungsgegenstand):

Die gVEFK erfüllt die fachlichen Qualifikationsanforderungen gemäß DIN VDE 1000‑10 (Tätigkeiten mit Bedeutung für elektrische Sicherheit, u. a. Planen/Errichten/Prüfen/Betreiben/Ändern).
Nachweis relevanter Erfahrung im Betrieb und in der Arbeitsorganisation nach DIN VDE 0105‑100 (Bedienen und Arbeiten an/mit/in der Nähe elektrischer Anlagen).
Stellvertretung ist namentlich benannt, schriftlich geregelt und hinsichtlich Erreichbarkeit/Kompetenz so ausgestattet, dass keine Organisationslücke entsteht; dies ist Teil einer geeigneten Organisation und der Wirksamkeitssicherung.
Fortbildungspflicht ist verbindlich: TRBS werden durch den zuständigen Ausschuss ermittelt/angepasst und geben den Stand der Technik wieder; daraus folgt die Notwendigkeit einer laufenden Aktualisierung der Fachaufsicht und internen Standards.
Soweit Prüfungen durch den Auftragnehmer selbst erbracht werden, sind „zur Prüfung befähigte Personen“ nach TRBS 1203 zu benennen; TRBS 1203 unterscheidet allgemeine Anforderungen und arbeitsmittelspezifische Anforderungen.

Mitwirkungspflichten des Klinikums und Schnittstellensteuerung

Die Leistungsbeschreibung muss Mitwirkungspflichten des Auftraggebers definieren, weil die Arbeitgeberpflichten (Organisation, Bereitstellung von Ressourcen, Wirksamkeitsprüfung) beim Klinikum verbleiben und die gVEFK ohne Zugriff auf Anlagen, Unterlagen, Entscheidungswege und interne Verantwortliche nicht wirksam arbeiten kann.

Mindest‑Mitwirkungspflichten des Auftraggebers sind daher:

Benennung eines klinikinternen Auftraggebers/Lenkungskreises (z. B. Technische Leitung, Brandschutz, IT, Medizintechnik) mit Entscheidungskompetenz und festen Jour‑Fixe‑Terminen.
Bereitstellung/Öffnung der relevanten Dokumente (Pläne, Prüfprotokolle, Wartungsverträge, Störungslogbücher) zur Erfüllung der Dokumentationspflichten.
Ermöglichung von Begehungen, Stichprobenprüfungen, Prüfungen nach § 14 BetrSichV sowie Zugang zu Technikräumen und elektrischen Betriebsstätten.
Sicherstellung der Kooperation bei Fremdfirmen: Wenn Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber am selben Arbeitsplatz tätig sind, besteht eine Pflicht zur Zusammenarbeit; zusätzlich regelt die BetrSichV die Zusammenarbeit bei Einsatz betriebsfremder Personen.
Klinische Betriebskoordination für Wartungsfenster/Abschaltfreigaben in medizinisch genutzten Bereichen und für Sicherheitszwecke, weil diese Normen den sicheren Betrieb und die Wartung als integralen Bestandteil der Sicherheitszielerreichung benennen.

Optionale Leistungsbausteine

Optionale Leistungen sind in der Leistungsbeschreibung vorzusehen, wenn das Klinikum zusätzliche Tiefe oder Sonderthemen beauftragen will, ohne den Basisscope zu überladen.

Typische Optionen sind:

AuS‑Governance (Arbeiten unter Spannung): Entscheidung, ob und unter welchen Rahmenbedingungen AuS zulässig ist; Erstellung von Arbeitsanweisungen, Freigabeprozessen, Qualifikations- und Ausrüstungsanforderungen, da die DGUV‑Regel für AuS fordert, Maßnahmen und Arbeitsschritte in einer Arbeitsanweisung festzulegen.
Störlichtbogen‑Assessment: Bewertung energiereicher Anlagenbereiche und Ableitung technischer/organisatorischer Maßnahmen sowie PSA‑Konzept als Ergänzung zur Grundorganisation, gestützt auf DGUV‑Hilfestellungen zur thermischen Gefährdung durch Störlichtbögen.
Medizintechnik‑Schnittstelle erweitert: Unterstützung bei der Governance elektrischer Wiederholungsprüfungen medizinischer Geräte/Systeme (DIN EN 62353) und/oder beim STK‑Management, sofern organisatorisch gefordert; STK‑Fristen sind in der MPBetreibV geregelt.

Diese optionalen Module sind so zu beschreiben, dass Deliverables, Abnahme und Nachweise analog zum Basisscope erfolgen (Versionierung, Freigabe, Auditfähigkeit).