FAQ – DGUV-Vorschrift-3/4-orientierte Leistungsbeschreibung

Gegenstand der Leistungsbeschreibung ist die wiederkehrende Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel. Die Leistung umfasst insbesondere Sichtprüfung, Messprüfung, erforderliche Funktionsprüfung, fachliche Bewertung, Kennzeichnung, digitale Dokumentation, QR-codebasierte Nachweisführung sowie exportfähige Bereitstellung der Prüfdaten.

Die Leistung gilt für die definierten Standorte. Die Prüfung und Dokumentation sind standort-, gebäude- und raumbezogen durchzuführen.

DGUV Vorschrift 4 bildet den unfallversicherungsrechtlichen Rahmen für elektrische Anlagen und Betriebsmittel im öffentlichen Bereich. Sie fordert insbesondere den ordnungsgemäßen Zustand, wiederkehrende Prüfungen sowie die Durchführung durch Elektrofachkräfte oder unter deren Leitung und Aufsicht.

DGUV Vorschrift 4 bildet den rechtlichen Rahmen, beschreibt jedoch nicht abschließend die vollständige Prüforganisation, Prüfmethode, Qualifikation der Prüfpersonen, Dokumentation und Bewertung. Die Leistungsbeschreibung muss daher zusätzlich die Betriebssicherheitsverordnung, TRBS 1201, TRBS 1203, DGUV Information 203-070, DGUV Information 203-071 sowie DIN VDE 0701-0702 bzw. die jeweils geltenden Nachfolgeregelwerke berücksichtigen.

Öffentliche Unternehmen haben die Prüfungen nach DGUV Vorschrift 4 durchzuführen. Die abschließende Zuordnung zwischen DGUV Vorschrift 3 und DGUV Vorschrift 4 ist bei Bedarf mit dem zuständigen Unfallversicherungsträger zu klären. Inhaltlich bleibt die Leistungsbeschreibung technisch präzise auf die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel ausgerichtet.

Einzubeziehen sind alle prüfpflichtigen ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel. Hierzu zählen insbesondere Steckdosenleisten, Verlängerungsleitungen, IT-Geräte, Monitore, Netzteile, Bürogeräte, Küchengeräte, Präsentations- und AV-Technik, Beleuchtung, Ventilatoren, Heizgeräte, Laborgeräte, Handwerkzeuge, stationäre Maschinen und Werkstattzubehör.

Die Prüfintervalle ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung, der Nutzungsintensität, der öffentlichen Zugänglichkeit, den Umgebungsbedingungen, der mechanischen Beanspruchung sowie der Qualifikation der Nutzer. Kürzere Prüfintervalle sind erforderlich, wenn erhöhte Belastungen, häufig wechselnde Nutzer oder eine erhöhte Fehlerwahrscheinlichkeit vorliegen.

Die fachgerechte Prüfung umfasst zunächst die Sichtprüfung, anschließend die erforderlichen Messungen, soweit erforderlich eine Funktionsprüfung sowie abschließend Bewertung und Dokumentation. Die Sichtprüfung ist besonders relevant, da bei ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln ein wesentlicher Teil der Mängel bereits visuell erkannt werden kann.

Die Prüfungen dürfen ausschließlich durch qualifizierte Prüfpersonen durchgeführt werden. Erforderlich sind insbesondere die Qualifikation als zur Prüfung befähigte Person nach TRBS 1203, eine elektrotechnische Ausbildung, praktische Prüferfahrung sowie aktuelle Fachkenntnisse. DGUV Vorschrift 4 verlangt zudem die Durchführung durch Elektrofachkräfte oder unter deren Leitung und Aufsicht.

Die planmäßigen Prüfungen- am Beispiel Hochschule - sollen vorrangig in den vorlesungsfreien Zeitfenstern durchgeführt werden. Für Labor- und Werkstattbereiche mit dreimonatigem Prüfintervall sind ergänzende Quartalstermine mit dem Facility Management abzustimmen.

Der Auftragnehmer hat die Prüfungen mindestens eine Woche vor Prüfungsbeginn beim Facility Management anzumelden und abzustimmen. Die Vorankündigung muss so rechtzeitig erfolgen, dass betroffene Nutzer, Organisationseinheiten und Raumverantwortliche informiert werden können.

Die Prüfung ist raumweise durchzuführen. Sobald ein Raum freigegeben und zugänglich ist, sind sämtliche dort vorhandenen prüfpflichtigen ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel vollständig zu prüfen. Teilprüfungen einzelner Geräte innerhalb eines zugänglichen Raumes sind zu vermeiden, um mehrfache Störungen, Nacharbeiten und unvollständige Prüfläufe auszuschließen.

Ist ein vorgesehener Raum am Prüftag nicht zugänglich, dürfen keine gesonderten Warte-, Kontroll- oder Regiezeiten abgerechnet werden, solange andere zugängliche Räume geprüft werden können. Die Prüfung ist in zugänglichen Bereichen fortzusetzen. Nicht zugängliche Räume sind zu dokumentieren und zur Nachterminierung an das Facility Management zu melden.

Neue ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel sind vor Aufnahme in den Regelbetrieb oder spätestens innerhalb einer Woche in den Prüf- und Dokumentationsprozess aufzunehmen. Hierfür ist ein fester wöchentlicher Servicetag vorzusehen. Liegen keine Neugeräte vor, informiert der Auftraggeber den Auftragnehmer rechtzeitig, um unnötige Anfahrten zu vermeiden.

Nicht bestandene Betriebsmittel sind eindeutig zu kennzeichnen, zu dokumentieren und dem Facility Management zu melden. Eine weitere Nutzung ist bis zur Mangelbeseitigung, Instandsetzung oder zum Austausch auszuschließen. Defekte Steckdosenleisten sind im Rahmen der Prüfung kostenfrei gegen vom Nutzer bereitgestellte Ersatzleisten auszutauschen.

Zu dokumentieren sind mindestens Inventarnummer, eindeutige Prüf-ID, QR-Code-Bezug, Standort, Gebäude, Raum, Gerätetyp, Hersteller, Typ bzw. Modell soweit vorhanden, Seriennummer soweit vorhanden, Prüfgruppe, Prüfdatum, Prüfumfang, Prüfgrundlage, Ergebnis, Mangelcode, nächster Prüftermin, Identität der befähigten Person sowie Zeitstempel.

Jedes geprüfte Betriebsmittel ist mit einer dauerhaften Prüfkennzeichnung einschließlich QR-Code zu versehen. Der QR-Code darf keine personenbezogenen Daten im Klartext enthalten, sondern ausschließlich auf einen geschützten Datensatz oder ein tokenisiertes Prüfprotokoll verweisen. Das digitale Portal muss Online-Zugriff, Rollen- und Rechteverwaltung, Exportfunktionen sowie Prüfhistorien unterstützen.

Das digitale System muss DSGVO-konform betrieben werden. Erforderlich sind insbesondere Hosting im EU-/EWR-Raum, verschlüsselte Datenübertragung, rollenbasierter Zugriff, datensparsame Ausgestaltung, dokumentierte Subunternehmerkette und der Ausschluss personenbezogener Klartextdaten im QR-Code. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorzusehen.

Der Auftragnehmer hat Prüfberichte, Mängellisten, Bestandsauswertungen und regelmäßige statistische Reports bereitzustellen. Hierzu gehören insbesondere geprüfte Betriebsmittel, bestandene und nicht bestandene Prüfungen, Mängelquote, offene Restpunkte, Austauschquote bei Steckdosenleisten, Fortschritt je Gebäude und Raum sowie Einhaltung der Prüfintervalle.

Prüfdaten, Prüfberichte, Mängellisten und Bestandsdaten müssen mindestens in XLSX, CSV und PDF exportierbar sein. XLSX und CSV dienen dem Wiederimport in andere Systeme, insbesondere CAFM- oder Asset-Management-Systeme. PDF dient der revisionssicheren Ablage. Proprietäre Formate dürfen die weitere Nutzung der Daten nicht einschränken.

Bei Vertragsende sind sämtliche Rohdaten, Prüfhistorien, QR-Code-Bezüge, Gerätelisten, Mängellisten, Prüfberichte, Protokolle und Exportdateien vollständig, strukturiert und maschinenlesbar an den Auftraggeber zu übergeben. Die Übergabe muss eine Weiterverwendung in einem anderen Prüf-, CAFM- oder Asset-Management-System ermöglichen.

Der AG benennt eine technische Kontaktperson aus dem Facility Management, gibt die Master-Mengenliste frei, stellt vorhandene Prüfhistorien und Datenexporte bereit, klärt bei Bedarf die DGUV-3/4-Zuordnung mit dem zuständigen Unfallversicherungsträger und erteilt verbindliche Freigaben zu Unterlagen und Bieterfragen.

Bieter sollen geeignete Nachweise zur Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit vorlegen. Hierzu gehören insbesondere Eigenerklärungen nach §§ 123 und 124 GWB, Nachweise zur Berufsausübung, Referenzen über vergleichbare Leistungen, Nachweise zur Personalkapazität einschließlich vorgesehener befähigter Personen sowie eine angemessene Betriebshaftpflichtversicherung.

Das Preisblatt soll als Einheitspreismodell mit Mengengerüst aufgebaut werden. Es soll die wesentlichen Gerätegruppen und Nebenleistungen transparent abbilden.

Empfohlen wird ein nationales Verfahren mit einem Fachlos, sofern keine weiteren Mengen oder Leistungen hinzukommen. Für die Vergabeakte ist ein realistischer Budgetwert einschließlich 10 % Risikoreserve anzusetzen. Grundlage ist ein Marktansatz von 4,50 EUR bis 5,20 EUR netto je Prüfvorgang und ein empfohlener Kalkulationswert von 4,80 EUR netto je Prüfvorgang.

Empfohlen wird eine Vertragsstruktur mit 24 Monaten Grundlaufzeit und zwei Verlängerungsoptionen von jeweils 12 Monaten. Die Zuschlagswertung soll mit 60 % Qualität und 40 % Preis erfolgen. Als Mindest-KPIs gelten insbesondere 100 % rechtzeitige Vorankündigung, 98–100 % Raumvollständigkeit je freigegebenem Raum, Online-Verfügbarkeit der Prüfprotokolle innerhalb von 24–48 Stunden, Bearbeitung von Neugeräten innerhalb von maximal fünf Arbeitstagen sowie monatliches Reporting.