Vorgaben zur Preisstruktur

Die Preisstruktur ist an der tatsächlichen Prüfungslogik des Auftrags auszurichten. Da DGUV V3 zwischen ortsveränderlichen und ortsfesten Betriebsmitteln sowie stationären und nicht stationären Anlagen unterscheidet, muss das Preisblatt die Leistungsarten so trennen, dass Mengenannahmen, Prüfaufwand und spätere Nachbeauftragungen eindeutig zuordenbar bleiben. Für jede ausgeschriebene Hauptleistung ist daher eine eigene Preisposition vorzusehen.

Leistungen mit hohem Vorhalte- oder Systemcharakter sind getrennt von den eigentlichen Prüfleistungen auszuweisen. Hierzu zählen insbesondere die Portalbereitstellung, die initiale Systemeinrichtung, einmalige Datenmigrationen, die Übernahme vorhandener Inventardaten, die initiale Label-Logik, definierte Schnittstellenaufwände sowie Schulungen des Auftraggebers für das vereinbarte Reporting- oder Freigabesystem. Der Bieter darf weitere Pauschalpositionen nur aufnehmen, wenn diese in den Vergabeunterlagen ausdrücklich zugelassen oder vom Auftraggeber als optionale Bedarfsposition vorgegeben sind.

Bei der Kalkulation ist von einem laufenden Gebäudebetrieb auszugehen, soweit in den Vergabeunterlagen nichts anderes bestimmt ist. Der Bieter hat daher die üblichen Erschwernisse eines belegten Verwaltungs-, Bildungs-, Gesundheits-, Kultur- oder Betriebsumfeldes einzukalkulieren, insbesondere abgestufte Zugangsmöglichkeiten, abschnittsweise Begehungen, raumweise Terminierung, Abstimmungen mit Nutzern, gerätespezifische Rückfragen, zeitlich begrenzte Zutrittsfenster und die Notwendigkeit, Prüfungen in betrieblich verträglichen Sequenzen durchzuführen. Diese Rahmenbedingungen sind kein Zusatzauftrag, sondern Bestandteil der ausgeschriebenen Normalleistung, soweit sie sich im Rahmen der in den Vergabeunterlagen beschriebenen Betriebsbedingungen bewegen. DGUV V3 verlangt die ordnungsgemäße Prüfung des Zustands der Anlagen und Betriebsmittel; TRBS 1203 verlangt zudem, dass die zur Prüfung befähigte Person den Istzustand ermitteln, den Sollzustand vergleichen und Abweichungen bewerten und dokumentieren kann. Für elektrische Gefährdungen ist eine elektrotechnische Qualifikation erforderlich, in der Regel ergänzt um mindestens ein Jahr praktische Erfahrung.

Soweit der Auftraggeber zusätzliche Leistungen veranlasst, die nicht dem üblichen Prüfprozess zuzurechnen sind, sind diese nur dann vergütungsfähig, wenn sie als gesonderte Bedarfs- oder Änderungsleistung schriftlich beauftragt wurden. Dazu zählen insbesondere ausdrücklich angeforderte Sonderberichte, Zusatztermine außerhalb der vereinbarten Servicefenster, außergewöhnliche Sicherheitsfreigaben, zusätzliche Nacht- oder Wochenendkoordination, durch den Auftraggeber angeordnete Mehrfachanfahrten ohne sachlichen Zusammenhang zum Regelprozess sowie gesondert verlangte Datenaufbereitungen außerhalb des vereinbarten Standardexports.

Nicht gesondert vergütet werden insbesondere übliche Wartezeiten innerhalb abgestimmter Prüfblöcke, kurze Unterbrechungen wegen betrieblicher Abläufe, das Wiederansetzen einzelner Räume oder Geräte innerhalb desselben koordinierten Einsatzes, Standardrückfragen zur Identifikation des Prüfobjekts, die Nachpflege üblicher Prüfkennzeichen, die Bereitstellung regulärer Prüfmittel, fachübliche Nebenleistungen sowie organisatorische Eigenaufwände des Auftragnehmers. Ebenso trägt der Auftragnehmer das Kalkulationsrisiko für eine sachgerechte Personaldisposition, die gewöhnliche Ausfallvorsorge, die interne Prüfmittelüberwachung, die Einhaltung gesetzlicher Nebenpflichten und die interne Steuerung seiner Nachunternehmer, soweit deren Einsatz zugelassen ist.

Die Abrechnung hat positionsrein, nachvollziehbar und prüffähig zu erfolgen. Jede Rechnung muss den Leistungszeitraum, die Abrechnungsgrundlage, die Mengenbasis, die Referenz zur jeweiligen Preisposition, gegebenenfalls die Objekt- oder Standortzuordnung sowie Netto- und Bruttobetrag ausweisen. Soweit digitale Prüfdaten vereinbart sind, ist die Rechnung mit den dokumentierten Prüfergebnissen oder einem eindeutigen Datenverweis zu verknüpfen. Zahlungen erfolgen nur für nachweislich erbrachte und nach dem vertraglich vereinbarten Prozess akzeptierte Leistungen. Externe Personen oder Unternehmen können zwar mit Prüfungen beauftragt werden, die Verantwortung für eine ausreichende Qualifikation der zur Prüfung befähigten Person verbleibt jedoch rechtlich bei demjenigen Arbeitgeber, der die Prüfungen veranlasst; deshalb ist der Nachweis der Qualifikation des eingesetzten Personals ein zwingender Bestandteil der Eignungs- und Leistungsdarstellung des Bieters.

Die angebotenen Preise sind für die Dauer des Vergabeverfahrens sowie für den Grundvertrag [Anzahl Monate einsetzen] verbindlich. Für etwaige Verlängerungsoptionen kann der Auftraggeber einen Preisfortschreibungsmechanismus vorgeben, beispielsweise auf Basis von [Index / Formel / Basismonat einsetzen]. Ohne ausdrückliche vertragliche Regelung besteht kein Anspruch auf Preisänderung. Bieter haben ihre Preise vollständig, transparent und plausibel zu kalkulieren. Unvollständig bepreiste Pflichtpositionen können nach Maßgabe der Vergabeunterlagen und des anwendbaren Vergaberechts zum Ausschluss führen oder als im Gesamtpreis enthalten gewertet werden, soweit dies in den Vergabeunterlagen eindeutig festgelegt ist. Kaufmännische Klarstellungen und Verhandlungen dürfen nur vergaberechtskonform, diskriminierungsfrei und unter Wahrung von Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit stattfinden.

Mit Abgabe des Angebots bestätigt der Bieter, dass alle für die vollständige Leistungserbringung erforderlichen Kosten berücksichtigt sind. Dazu zählen insbesondere Personal-, Reise-, Geräte-, Prüfmittel-, IT-, Verwaltungs-, Schulungs-, Qualitätssicherungs-, Dokumentations- und Gemeinkosten. Die Leistungs- und Preiszuordnung hat während des gesamten Verfahrens widerspruchsfrei zu bleiben. Bei Abweichungen zwischen Preisblatt, Anschreiben, Kalkulationsdarstellung und technischen Erläuterungen gilt die in den Vergabeunterlagen festgelegte Rangfolge. Projektspezifische Angaben sind an den dafür vorgesehenen Stellen mit [Platzhalter] zu ergänzen.

Nachstehendes Schema kann als öffentliches Preisblatt oder als Anlage zum Preisblatt verwendet werden. Die Werte sind vom Auftraggeber anhand der projektspezifischen Datei zu befüllen.

Der Auftraggeber sollte in der endgültigen Fassung festlegen, ob ortsfeste Anlagen nach Anlage, Unterverteilung, Stromkreis, Prüfpunkt, Raum, Nutzungseinheit oder kombinierter Pauschallogik je Objekt bepreist werden. Für die spätere Rechnungsprüfung ist eine eindeutige und über die gesamte Vertragslaufzeit unveränderte Definition der Preiseinheit zwingend.