Verhandlungsregeln (falls anwendbar)

Verhandlungen können nur über solche Inhalte geführt werden, die nach den Vergabeunterlagen nicht als Mindestanforderungen oder zwingende Bedingungen festgelegt sind. Die nachfolgende Tabelle beschreibt mögliche Verhandlungsgegenstände. Ein Anspruch der Bieter auf Verhandlung bestimmter Inhalte besteht nicht.

Sofern der Auftraggeber Verhandlungen durchführt, werden die betroffenen Bieter über die Vergabeplattform oder den in den Vergabeunterlagen festgelegten Kommunikationsweg eingeladen. Die Einladung enthält mindestens den vorgesehenen Termin, das Format der Verhandlung, die voraussichtlichen Themen, die teilnahmeberechtigten Personen und gegebenenfalls vorzubereitende Unterlagen.

Der Auftraggeber kann Verhandlungen mit allen Bietern führen, deren Angebote nicht ausgeschlossen wurden. Er kann den Bieterkreis im weiteren Verlauf nach Maßgabe der bekannt gemachten Zuschlagskriterien schrittweise reduzieren, sofern dies vergaberechtlich zulässig und in den Vergabeunterlagen vorgesehen ist.

Die Verhandlungen können in geeigneter Form durchgeführt werden. Der Auftraggeber legt das jeweilige Format unter Berücksichtigung des Verfahrensstands, der Komplexität der zu klärenden Inhalte und der Gleichbehandlung der Bieter fest.

Die Verhandlungsgespräche werden durch den Auftraggeber oder eine von ihm benannte Verfahrensvertretung geleitet. Der Auftraggeber kann fachliche Vertreter, rechtliche Berater, technische Berater oder weitere sachkundige Personen hinzuziehen. Der Bieter hat sicherzustellen, dass die teilnehmenden Personen berechtigt und fachlich in der Lage sind, verbindliche Aussagen zu den Angebotsinhalten zu machen.

Zu Beginn der Verhandlung können der Ablauf, die Agenda und die Gesprächsregeln bestätigt werden. Gegenstand der Verhandlung sind ausschließlich Inhalte, die mit dem jeweiligen Angebot, den Vergabeunterlagen und dem Leistungsgegenstand zusammenhängen. Allgemeine Änderungen an den Vergabeunterlagen werden allen betroffenen Bietern in gleicher Weise mitgeteilt.

Der Auftraggeber kann eine oder mehrere Verhandlungsrunden durchführen. Die Anzahl der Verhandlungsrunden hängt vom Verfahrensverlauf, der Qualität der Angebote, dem Klärungsbedarf und den vergaberechtlichen Rahmenbedingungen ab. Ein Anspruch auf eine bestimmte Anzahl von Verhandlungsrunden besteht nicht.

Der Auftraggeber kann Verhandlungen beenden, sobald aus seiner Sicht eine hinreichende Entscheidungsgrundlage vorliegt. Nach Abschluss der Verhandlungen kann eine finale Angebotsphase eröffnet werden. Der Auftraggeber teilt den Bietern den Abschluss der Verhandlungsphase und die Frist zur Abgabe finaler Angebote mit.

Die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt ausschließlich über die in den Vergabeunterlagen festgelegten Kommunikationswege, insbesondere über die Vergabeplattform [Name der Vergabeplattform einfügen]. Direkte Einzelabstimmungen außerhalb der zugelassenen Kommunikationswege sind nicht zulässig, sofern sie nicht ausdrücklich durch den Auftraggeber veranlasst wurden.

Rückfragen, Klarstellungen, Nachforderungen und Hinweise sind fristgerecht über die Vergabeplattform einzureichen. Mündliche Auskünfte sind nur verbindlich, wenn sie durch den Auftraggeber schriftlich bestätigt und, soweit erforderlich, allen betroffenen Bietern zugänglich gemacht werden.

Fragen, die allgemeine Bedeutung für das Verfahren oder die Auslegung der Vergabeunterlagen haben, werden in neutralisierter Form beantwortet und allen betroffenen Bietern zur Verfügung gestellt. Fragen, die ausschließlich vertrauliche Angebotsinhalte eines Bieters betreffen, werden nur gegenüber diesem Bieter beantwortet.

Der Auftraggeber behält sich vor, verspätet eingegangene Fragen nicht mehr zu beantworten, wenn eine rechtzeitige und gleichbehandlungskonforme Beantwortung vor Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr möglich ist.

Der Auftraggeber dokumentiert den Ablauf und die wesentlichen Ergebnisse der Verhandlungen. Die Dokumentation kann insbesondere Gesprächsinhalte, geklärte Punkte, offene Punkte, Hinweise zur Angebotsüberarbeitung, Fristen und verfahrensrelevante Entscheidungen umfassen.

Die Dokumentation dient ausschließlich der Nachvollziehbarkeit des Vergabeverfahrens. Sie ersetzt nicht das jeweils einzureichende Angebot. Maßgeblich für die spätere Wertung ist das fristgerecht eingereichte Angebot in der jeweils gültigen Fassung.

Nach einer Verhandlungsrunde kann der Auftraggeber die Bieter auffordern, ihre Angebote zu überarbeiten. Die Aufforderung enthält die einzuhaltende Frist, die Form der Einreichung und gegebenenfalls Hinweise zu den zu überarbeitenden Angebotsbestandteilen.

Überarbeitete Angebote müssen vollständig, eindeutig und prüffähig sein. Änderungen gegenüber der vorherigen Angebotsfassung sollen nachvollziehbar dargestellt werden, insbesondere bei Preisangaben, Leistungsbeschreibungen, Ausführungskonzepten, Daten- und Portallösungen sowie Termin- und Personaleinsatzkonzepten.

Nach Abschluss der Verhandlungen kann der Auftraggeber zur Abgabe finaler Angebote auffordern. Mit der Aufforderung zur finalen Angebotsabgabe wird die Verhandlungsphase beendet, sofern der Auftraggeber nichts anderes mitteilt.

Das finale Angebot bildet die Grundlage für die Zuschlagsentscheidung. Nach Ablauf der Frist für finale Angebote sind Änderungen oder Ergänzungen grundsätzlich nicht mehr zulässig, soweit sie nicht im Rahmen vergaberechtlich zulässiger Klarstellungen, Aufklärungen oder Nachforderungen erfolgen.

Das finale Angebot muss alle geforderten Leistungsbestandteile enthalten. Dazu zählen insbesondere das technische Ausführungskonzept, das Organisations- und Terminkonzept, das Daten- und Dokumentationskonzept, das Personalkonzept, das Qualitätssicherungskonzept, das ausgefüllte Preisblatt sowie alle geforderten Erklärungen und Nachweise.

Der Bieter ist an sein finales Angebot für die in den Vergabeunterlagen festgelegte Bindefrist gebunden. Die Bindefrist beträgt [Bindefrist einfügen], sofern in den Vergabeunterlagen keine andere Regelung getroffen wird.

Der Auftraggeber behandelt alle Bieter gleich und diskriminierungsfrei. Den Bietern werden keine Informationen übermittelt, die einzelnen Bietern einen ungerechtfertigten Wettbewerbsvorteil verschaffen könnten.

Allgemeine Informationen, Änderungen oder Klarstellungen, die für die Angebotserstellung oder Angebotswertung erheblich sind, werden allen betroffenen Bietern in gleicher Weise zur Verfügung gestellt. Dies gilt insbesondere für Änderungen an Anforderungen zur Prüfdurchführung, Dokumentation, Datenbereitstellung, Terminplanung oder Bewertungssystematik.

Angebotsinhalte, technische Konzepte, Kalkulationsgrundlagen, Datenmodelle, Portallösungen, Personalkonzepte und sonstige wettbewerblich sensible Angaben der Bieter werden vertraulich behandelt. Der Auftraggeber gibt vertrauliche Inhalte eines Bieters nicht an andere Bieter weiter.

Bieter haben vertrauliche Bestandteile ihres Angebots als solche kenntlich zu machen. Die Kennzeichnung entbindet den Bieter jedoch nicht von der Pflicht, alle für die Prüfung und Wertung erforderlichen Angaben vollständig bereitzustellen.

Die Ergebnisse der Verhandlungen mit einem Bieter werden nicht an andere Bieter weitergegeben, soweit es sich um individuelle Angebotsinhalte, Kalkulationen oder technische Lösungsvorschläge handelt. Soweit sich aus einer Verhandlung allgemeine Klarstellungen oder Änderungen der Vergabeunterlagen ergeben, werden diese allen betroffenen Bietern in geeigneter Form mitgeteilt.

Der Auftraggeber behält sich vor, Verhandlungen durchzuführen oder auf Verhandlungen zu verzichten, sofern dies in den Vergabeunterlagen vorgesehen und vergaberechtlich zulässig ist. Ein Anspruch der Bieter auf Durchführung von Verhandlungen besteht nicht.

Der Auftraggeber kann den Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote erteilen, wenn dies in den Vergabeunterlagen ausdrücklich vorgesehen ist und die Erstangebote eine ausreichende Entscheidungsgrundlage bieten.

Der Auftraggeber behält sich vor, Verfahrensschritte, Fristen, Verhandlungsformate oder organisatorische Abläufe anzupassen, soweit dies sachlich erforderlich, transparent und vergaberechtlich zulässig ist. Änderungen werden den betroffenen Bietern rechtzeitig über den vorgesehenen Kommunikationsweg mitgeteilt.

Der Auftraggeber kann Angebote oder Bieter ausschließen, wenn zwingende Ausschlussgründe vorliegen, Mindestanforderungen nicht erfüllt werden, geforderte Nachweise nicht ordnungsgemäß vorgelegt werden oder sonstige vergaberechtlich relevante Ausschlussgründe bestehen.

Der Auftraggeber kann Verhandlungen mit einem Bieter beenden, wenn das Angebot nicht mehr für eine Zuschlagserteilung in Betracht kommt oder wenn der Bieter verbindliche Mindestanforderungen nicht erfüllt. Die Entscheidung erfolgt nach den in den Vergabeunterlagen festgelegten Grundsätzen.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Maßgeblich ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis nach den in den Vergabeunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien.

Für dieses Verfahren ist eine Bewertung vorgesehen, die sowohl den Angebotspreis als auch qualitative Kriterien berücksichtigt. Die konkrete Gewichtung wird in der Zuschlagsmatrix festgelegt. Vorgesehen sind insbesondere folgende Bewertungsbereiche:

Die beispielhafte vorgesehene Gewichtung lautet: [Preisgewichtung einfügen] Preis und [Qualitätsgewichtung einfügen] Qualität. Sofern die Vergabeunterlagen eine konkrete Zuschlagsmatrix enthalten, ist ausschließlich diese verbindlich.

Nach Ablauf der Frist für finale Angebote prüft und wertet der Auftraggeber die Angebote nach den bekannt gemachten Kriterien. Der Auftraggeber kann im vergaberechtlich zulässigen Rahmen Aufklärungen oder Klarstellungen verlangen, soweit dies für die Prüfung der Angebote erforderlich ist.

Nach Abschluss der Wertung trifft der Auftraggeber die Zuschlagsentscheidung. Der Vertrag kommt erst mit Zuschlagserteilung zustande. Vorbereitende Verhandlungen, mündliche Aussagen oder Zwischenergebnisse begründen keinen Anspruch auf Zuschlag oder Vertragsschluss.

Diese Verhandlungsregeln sind Bestandteil der Vergabeunterlagen und für alle Bieter verbindlich, soweit der Auftraggeber Verhandlungen durchführt. Mit Teilnahme an der Angebots- oder Verhandlungsphase erkennt der Bieter diese Regeln an.

Im Übrigen gelten die Vergabeunterlagen in ihrer jeweils aktuellen Fassung. Dazu gehören insbesondere die Aufforderung zur Angebotsabgabe, die Bewerbungsbedingungen, die Leistungsbeschreibung, das Preisblatt, die Vertragsbedingungen, die Eignungsanforderungen, die Zuschlagsmatrix sowie veröffentlichte Bieterinformationen und Klarstellungen.

Bei Widersprüchen zwischen den Vergabeunterlagen gilt die in den Vergabeunterlagen festgelegte Rangfolge. Ist keine ausdrückliche Rangfolge festgelegt, gilt folgende Reihenfolge, soweit rechtlich zulässig:

Der Auftraggeber kann die Verhandlungsregeln und sonstigen Vergabeunterlagen ändern oder klarstellen, soweit dies vergaberechtlich zulässig ist. Änderungen und Klarstellungen werden allen betroffenen Bietern über den vorgesehenen Kommunikationsweg mitgeteilt.

Die Teilnahme am Vergabeverfahren, an Verhandlungen und an der Erstellung von Angeboten erfolgt auf eigenes Risiko und eigene Kosten der Bewerber und Bieter. Ein Anspruch auf Erstattung von Kosten besteht nicht, sofern in den Vergabeunterlagen nichts anderes ausdrücklich geregelt ist.