Vorlage für Verhandlungsprotokolle

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Vorlage für Verhandlungsprotokolle strukturiert nutzen

Anwendungsbereich
Hinweise zur Verwendung
Grunddaten des Verhandlungstermins
Teilnehmende
Hintergrund und Zielsetzung des Termins
Agenda und Gesprächsstruktur
Dokumentation der Verhandlungsthemen und Aussagen
Bieterseitige Klarstellungen und Zusagen
Offene Punkte sowie erforderliche Folge- oder Revisionsschritte
Verfahrensbezogene Hinweise und Gleichbehandlung / Procedural notes and equal treatment considerations
Ergebnis des Verhandlungstermins
Interne Einschätzung
Anlagen und Bezugsdokumente / Attachments and reference documents
Erstellung, Prüfung und Ablage / Review, approval and filing

Anwendungsbereich

Die Vorlage ist für alle formalen Verhandlungstermine, bieterspezifischen Gesprächsrunden und Klärungstermine mit Verhandlungsrelevanz einsetzbar. Sie kann außerdem für interne Nachtragsvermerke genutzt werden, wenn wesentliche Ergebnisse aus einem Termin gesondert dokumentiert oder in den Vergabeakten verdichtet festgehalten werden müssen.

Anwendungsfall	Hinweis zur Anwendung
Formale Verhandlungsgespräche	Für jeden Termin ist ein separates Protokoll anzulegen.
Bieterspezifische Verhandlungsrunden	Für jeden Bieter und jede Runde ist eine eigenständige Fassung zu führen.
Klärungstermine mit Verhandlungsrelevanz	Nur wesentliche, vergaberelevante Inhalte aufnehmen.
Interne Nachtragsvermerke	Bezug zum ursprünglichen Termin und zur Aktenstelle eindeutig angeben.

Hinweise zur Verwendung

Für jeden Bieter und jede Verhandlungsrunde sollte eine eigenständige Niederschrift erstellt werden.
Die Dokumentation ist sachlich und neutral zu führen. Wertende Beobachtungen gehören ausschließlich in den Abschnitt zur internen Einschätzung.
Mündliche Aussagen des Bieters sind von Unterlagen zu trennen, die nach dem Termin noch schriftlich einzureichen sind.
Vergaberelevante Erkenntnisse mit möglicher Bedeutung für andere Bieter sind unter dem Gesichtspunkt der Gleichbehandlung gesondert zu vermerken.
Unterlagen, Präsentationen oder Preisnotizen, die zum Termin gehören, sollten in den Anlagen und Bezugsdokumenten nachgeführt werden.

Grunddaten des Verhandlungstermins

Die nachstehenden Angaben dienen der eindeutigen Zuordnung des Termins innerhalb des Vergabeverfahrens und der Aktenführung.

Feld	Einzutragender Inhalt
Vergabetitel	[DGUV V3-Prüfleistungen oder projektspezifischer Titel]
Verfahrensart	Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb
Name des Bieters	[Vollständige rechtliche Bezeichnung]
Verhandlungsrunde	[Erste Runde oder Zweite Runde oder Abschlussgespräch oder Sonstiges]
Datum und Uhrzeit	[Datum, Beginn, Ende]
Format	[Präsenz oder Videokonferenz oder Telefon]
Ort oder Plattform	[Besprechungsraum oder digitale Plattform]
Aktenzeichen oder Referenz	[Interne Referenz]
Los oder Standortbezug	[Los oder Objekt oder Standort]
Protokollführung	[Name und Funktion]

Teilnehmende

Es sind sämtliche anwesenden Personen auf Seiten des Auftraggebers und des Bieters aufzunehmen. Bei Bedarf können auch beratende Funktionen, fachliche Zuständigkeiten oder Entscheidungskompetenzen vermerkt werden.

Name Name	Organisation Organisation	Funktion oder Rolle Function or role	Gesprächsbezug Discussion relevance
[Name] [Name]	[Auftraggeber / Bieter / Berater] [Contracting authority / bidder / adviser]	[Funktion] [Function]	[Leitung / Fachbeitrag / Entscheidung / Beobachtung] [Lead / technical input / decision / observer]
[Name] [Name]	[Auftraggeber / Bieter / Berater] [Contracting authority / bidder / adviser]	[Funktion] [Function]	[Leitung / Fachbeitrag / Entscheidung / Beobachtung] [Lead / technical input / decision / observer]
[Name] [Name]	[Auftraggeber / Bieter / Berater] [Contracting authority / bidder / adviser]	[Funktion] [Function]	[Leitung / Fachbeitrag / Entscheidung / Beobachtung] [Lead / technical input / decision / observer]
[Name] [Name]	[Auftraggeber / Bieter / Berater] [Contracting authority / bidder / adviser]	[Funktion] [Function]	[Leitung / Fachbeitrag / Entscheidung / Beobachtung] [Lead / technical input / decision / observer]
[Name] [Name]	[Auftraggeber / Bieter / Berater] [Contracting authority / bidder / adviser]	[Funktion] [Function]	[Leitung / Fachbeitrag / Entscheidung / Beobachtung] [Lead / technical input / decision / observer]
[Name] [Name]	[Auftraggeber / Bieter / Berater] [Contracting authority / bidder / adviser]	[Funktion] [Function]	[Leitung / Fachbeitrag / Entscheidung / Beobachtung] [Lead / technical input / decision / observer]
[Name] [Name]	[Auftraggeber / Bieter / Berater] [Contracting authority / bidder / adviser]	[Funktion] [Function]	[Leitung / Fachbeitrag / Entscheidung / Beobachtung] [Lead / technical input / decision / observer]
[Name] [Name]	[Auftraggeber / Bieter / Berater] [Contracting authority / bidder / adviser]	[Funktion] [Function]	[Leitung / Fachbeitrag / Entscheidung / Beobachtung] [Lead / technical input / decision / observer]

Hintergrund und Zielsetzung des Termins

Der nachfolgende Textbaustein kann als einleitende Rahmensetzung genutzt und an den konkreten Termin angepasst werden.

Dieses Gespräch findet im Rahmen der Verhandlungsphase des Vergabeverfahrens [Vergabetitel] statt. Ziel des Termins ist die Erörterung und Präzisierung der für die Angebotsbewertung oder eine mögliche Angebotsüberarbeitung relevanten Punkte. Der Schwerpunkt liegt auf [technischen Themen], [organisatorischen Themen], [kaufmännischen Themen] und [vertraglichen Themen]. Das Gespräch dient der Klärung des Verständnisses, der Abgrenzung von Annahmen sowie der Vorbereitung der nächsten formalen Verfahrensschritte.

Agenda und Gesprächsstruktur

Thema	Leitende Seite
Einleitung und Verfahrenshinweise	Auftraggeber
Leistungsumfang und Servicekonzept	Beide Seiten
Objektliste, Prüfumfang und Methodik	Beide Seiten
Personal, Qualifikation und Einsatzsteuerung	Beide Seiten
Dokumentation, Mängelmanagement und Berichtswesen	Beide Seiten
Preisstruktur, Annahmen und kaufmännische Punkte	Beide Seiten
Vertragliche und implementierungsbezogene Punkte	Beide Seiten
Nächste Schritte und Fristen	Auftraggeber

Dokumentation der Verhandlungsthemen und Aussagen

Die nachstehenden Tabellen bilden den Kern der Niederschrift. Es sind jeweils die Position oder Frage des Auftraggebers, die Aussage oder Erläuterung des Bieters sowie das Ergebnis oder die Folgehandlung festzuhalten. Die Formulierung sollte deskriptiv, präzise und ohne wertende Zuspitzung erfolgen.

Verhandlungsthema	Position oder Frage des Auftraggebers	Aussage oder Erläuterung des Bieters	Ergebnis oder Folgehandlung
Leistungsumfang und Objektabgrenzung	[Abgrenzung der zu prüfenden Standorte, Anlagen, Geräte und Betriebsmittel]	[Erläuterung des angebotenen Umfangs, zugrunde gelegte Annahmen, genannte Ausschlüsse]	[Bestätigt oder zu konkretisieren oder schriftlich nachzureichen]
Prüfumfang je Objektgruppe	[Umfang nach Objektarten, Gerätetypen oder Standorten präzisieren]	[Darstellung der vorgesehenen Prüftiefe und Abdeckung]	[Abgleich mit Leistungsbild und Objektliste]
Prüfmethodik und Arbeitsweise	[Prüfverfahren, Messmittel, Kennzeichnung, Umgang mit Mängeln]	[Beschreibung der Methodik, eingesetzten Systeme und Qualitätssicherung]	[Klarstellung erforderlich oder akzeptiert oder offene Punkte]
Terminplanung und Einsatzlogik	[Reihenfolge der Standorte, Zugangsvoraussetzungen, Zeitfenster]	[Vorgesehene Einsatzplanung und Kapazitätssteuerung]	[Abstimmung mit Betriebsablauf erforderlich]
Personal und Qualifikation	[Anforderungen an Qualifikation, Erfahrung, Vertretung und Eskalation]	[Benannte Profile, Zertifizierungen, Schulungen, Verfügbarkeit]	[Nachweise anfordern oder Konzept plausibel oder Restrisiko]
Mehrstandortsteuerung und Koordination	[Steuerung mehrerer Objekte, Ansprechpartner, Kommunikationswege]	[Darstellung der Steuerung, Disposition und Berichtslinien]	[Organisationsmodell ausreichend oder anzupassen]
Zutritt, Arbeitssicherheit und Abstimmung vor Ort	[Zutrittsregeln, Sicherheitsunterweisungen, Freischaltungen, Ansprechpartner]	[Darstellung des Vorgehens bei Vor-Ort-Abstimmung und Sicherheitsanforderungen]	[Abstimmung mit Objektbetrieb nötig]

Verhandlungsthema	Position oder Frage des Auftraggebers	Aussage oder Erläuterung des Bieters	Ergebnis oder Folgehandlung
Dokumentation und Prüfprotokolle	[Inhalt, Struktur, Nachweisqualität, digitale Formate, Übergabe]	[Beispielberichte, Dateiformate, Vollständigkeit und Freigabelogik]	[Muster nachreichen oder Format bestätigen oder Anpassung prüfen]
Mängelklassifizierung und Eskalation	[Einstufung, Priorisierung, Sofortmeldungen, Eskalationswege]	[Beschriebene Schwellenwerte, Meldewege und Reaktionslogik]	[Abgleich mit internem Mängelprozess]
Datenhaltung und Schnittstellen	[Übernahme in CAFM, Listenformate, Stammdaten, Datenschutz]	[Fähigkeiten des Systems, Exportoptionen, Medienbrüche]	[IT-Klärung erforderlich oder kompatibel oder offen]
Preisstruktur und Annahmen	[Preisaufbau, Pauschalen, Einheitspreise, Nebenkosten, Preisgleitannahmen]	[Erläuterung der Kalkulationslogik und benannten Voraussetzungen]	[Preisblatt zu überarbeiten oder Annahmen bestätigen oder offen]
Vertragsbezogene Punkte	[Haftung, Termine, Mitwirkung, Leistungsänderungen, Reaktionszeiten]	[Einlassungen des Bieters zu Vertragsklauseln oder Vorbehalten]	[Vorbehalt unkritisch oder zu prüfen oder nicht akzeptiert]
Implementierung und Betriebsaufnahme	[Startphase, Übergabe, Terminplan, Ansprechpartner, Pilotierung]	[Darstellung der Mobilisierung und der ersten Leistungsschritte]	[Umsetzungsplan nachzureichen oder Vorgehen plausibel]

Bieterseitige Klarstellungen und Zusagen

Hier sind alle für eine spätere Angebotsüberarbeitung, Prüfung oder Wertung relevanten Aussagen zu erfassen. Es ist klar zu unterscheiden, ob es sich um eine mündliche Erläuterung, eine verbindlich in Aussicht gestellte Nachreichung oder eine ausdrücklich bestätigte Annahme handelt.

Klarstellung oder Zusage	Art der Aussage	Erforderlicher schriftlicher Nachweis	Frist oder Status
[Beispiel: Überarbeitung des Personalkonzepts]	[Mündlich erläutert oder zugesagt]	[Aktualisierte Unterlage oder kein weiterer Nachweis]	[Datum oder offener Status]
[Beispiel: Nachreichung von Musterprotokollen]	[Zugesagt]	[Dateibeispiel oder Musterdokument]	[Datum]
[Beispiel: Präzisierung von Preisannahmen]	[Mündlich erläutert]	[Überarbeitetes Preisblatt]	[Datum]
[Weitere Angabe]	[Eintrag]	[Eintrag]	[Eintrag]

Offene Punkte sowie erforderliche Folge- oder Revisionsschritte

Offener Punkt	Verantwortliche Seite	Erforderliche Handlung	Frist oder nächster Schritt
[Eintrag]	[Bieter oder Auftraggeber oder beide]	[Eintrag]	[Datum oder Termin oder offen]
[Eintrag]	[Bieter oder Auftraggeber oder beide]	[Eintrag]	[Datum oder Termin oder offen]
[Eintrag]	[Bieter oder Auftraggeber oder beide]	[Eintrag]	[Datum oder Termin oder offen]
[Eintrag]	[Bieter oder Auftraggeber oder beide]	[Eintrag]	[Datum oder Termin oder offen]
[Eintrag]	[Bieter oder Auftraggeber oder beide]	[Eintrag]	[Datum oder Termin oder offen]
[Eintrag]	[Bieter oder Auftraggeber oder beide]	[Eintrag]	[Datum oder Termin oder offen]

Verfahrensbezogene Hinweise und Gleichbehandlung / Procedural notes and equal treatment considerations

Dieser Abschnitt dient der internen Prüfung, ob sich aus dem Gespräch vergabeverfahrensrelevante Folgerungen ergeben. Festzuhalten ist insbesondere, ob die Inhalte innerhalb des zulässigen Verhandlungsrahmens blieben, ob sich gleichbehandlungsrelevante Erkenntnisse ergeben haben und ob der nächste formale Verfahrensschritt angepasst oder ergänzt werden muss.

Prüffeld	Interner Vermerk
Zulässiger Verhandlungsumfang eingehalten	[Ja oder Nein oder Erläuterung]
Gleichbehandlungsrelevante Erkenntnis	[Ja oder Nein oder Erläuterung]
Erforderliche Klarstellung auch gegenüber weiteren Bietern	[Ja oder Nein oder Maßnahme]
Anpassung formeller Kommunikation oder Verfahrensunterlage erforderlich	[Ja oder Nein oder Maßnahme]
Zusätzliche interne Abstimmung notwendig	[Fachbereich oder Einkauf oder Recht oder Betrieb]

Ergebnis des Verhandlungstermins

Aus Sicht des Auftraggebers führte das Gespräch mit [Name des Bieters] zu einer [vollständigen / teilweisen / noch nicht ausreichenden] Klärung der besprochenen Themen. Der Bieter hat angekündigt, [Unterlagen, Angebotsbestandteile oder Erläuterungen] bis [Datum] zu überarbeiten oder schriftlich nachzureichen. Eine abschließende Wertungsentscheidung wurde im Termin nicht getroffen. Der nächste formale Verfahrensschritt ist [Einladung zur Angebotsüberarbeitung / weitere Verhandlungsrunde / Abschluss der Verhandlungsphase / sonstiger Schritt].

Interne Einschätzung

Dieser Abschnitt ist von den sachlich protokollierten Inhalten zu trennen. Er dient ausschließlich einer internen Beobachtung durch Vergabe- oder Bewertungsteam, soweit dies organisatorisch vorgesehen ist.

Beobachtungsfeld	Interne Beobachtung	Risiko oder Folgewirkung
Verständnis des DGUV V3-Leistungsbilds	[Eintrag]	[Eintrag]
Plausibilität des Personal- und Einsatzkonzepts	[Eintrag]	[Eintrag]
Reifegrad von Dokumentation und Berichtswesen	[Eintrag]	[Eintrag]
Transparenz der Preisannahmen	[Eintrag]	[Eintrag]
Erkennbare Umsetzungsrisiken	[Eintrag]	[Eintrag]

Anlagen und Bezugsdokumente / Attachments and reference documents

Dokument oder Anlage	Kurzbeschreibung	Akten- oder Dateiverweis
[Eintrag]	[Eintrag]	[Eintrag]
[Eintrag]	[Eintrag]	[Eintrag]
[Eintrag]	[Eintrag]	[Eintrag]
[Eintrag]	[Eintrag]	[Eintrag]
[Eintrag]	[Eintrag]	[Eintrag]
[Eintrag]	[Eintrag]	[Eintrag]

Erstellung, Prüfung und Ablage / Review, approval and filing

Feld	Einzutragende Information
Erstellt von	[Name, Funktion, Datum]
Geprüft von	[Name, Funktion, Datum]
Freigabe oder Kenntnisnahme	[Name, Funktion, Datum]
Ablage in Vergabeakte erfolgt	[Ja oder Nein oder Ablageort]
Inhalt teilweise in formelle Bieterkommunikation überführt	[Ja oder Nein oder welche Inhalte]