Bieterfragen- und Klarstellungsprotokoll DGUV V3
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Bieterfragen- und Klarstellungsprotokoll
Dieses interne Dokument regelt den Umgang mit Bieterfragen, Klarstellungsersuchen, verfahrensbezogener Kommunikation und verhandlungsbezogener Korrespondenz im Vergabeverfahren für DGUV-V4-Prüfleistungen. Ziel ist eine transparente, nachvollziehbare, diskriminierungsfreie und vergaberechtskonforme Kommunikation mit allen Bewerbern und Bietern. Das Protokoll dient zugleich als interne Grundlage für die Abstimmung technischer, vergaberechtlicher, organisatorischer, datenschutzbezogener und betrieblicher Antworten während Teilnahmewettbewerb, Angebotsphase, Klarstellungsphase und Verhandlungsphase.
Bieterfragen und Klarstellungen dokumentieren
- Allgemeine Verfahrensinformationen
- Kommunikationsgrundsätze
- Management von Bieterfragen
- Klarstellungs- und Antwortprotokoll
- Umgang mit kritischen Klarstellungen
- Verhandlungs- und Klarstellungsgespräche
- Interner Prüf- und Freigabeprozess
- Abschlussdokumentation und Archivierung
- Freigabe und Versionskontrolle
Vergabeübersicht
| Thema | Beschreibung |
|---|---|
| Vergabegegenstand | DGUV-V4-Prüfleistungen für elektrische Betriebsmittel |
| Auftraggeber | [einzutragen] |
| Vergabeart | Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb |
| Leistungsumfang | Wiederkehrende Prüfungen, Dokumentation, Kennzeichnung, Datenexport, Mängelmanagement und gegebenenfalls Neugeräteprozess |
| Kommunikationskanal | [Vergabeplattform / Kommunikationsweg eintragen] |
| Zuständige Vergabestelle | [einzutragen] |
| Fachliche Ansprechstelle intern | [einzutragen] |
| Interne Projektreferenz | [einzutragen] |
Zweck des Klarstellungsprozesses
Der Klarstellungsprozess stellt sicher, dass alle Bewerber und Bieter einheitliche und vollständige Informationen zu den Vergabeunterlagen, technischen Anforderungen, betrieblichen Rahmenbedingungen, Vertragsregelungen und Zuschlagskriterien erhalten. Alle Fragen und Antworten sind so zu dokumentieren, dass interne Prüfungen, Entscheidungswege und veröffentlichte Antworten jederzeit nachvollziehbar bleiben.
Allgemeine Kommunikationsregeln
Die Kommunikation mit Bewerbern und Bietern erfolgt ausschließlich über den in den Vergabeunterlagen festgelegten Kommunikationskanal. Direkte informelle Abstimmungen außerhalb des dokumentierten Vergabeverfahrens sind nicht zulässig, sofern sie nicht ausdrücklich vorgesehen und intern dokumentiert sind.
Antworten auf Bieterfragen müssen sachlich, neutral, eindeutig und vergaberechtskonform formuliert werden. Sie dürfen keine vertraulichen Informationen anderer Bieter enthalten und keinem Bieter einen ungerechtfertigten Informationsvorsprung verschaffen. Soweit eine Antwort für alle Bieter relevant ist, ist sie allen betroffenen Teilnehmern zeitgleich zur Verfügung zu stellen.
Interne Verantwortlichkeiten
| Funktion | Verantwortung |
|---|---|
| Vergabemanagement | Registrierung der Fragen, Fristenkontrolle, Koordination interner Stellungnahmen und Veröffentlichung freigegebener Antworten |
| Fachbereich / Facility Management | Fachliche Prüfung von Fragen zu Prüfumfang, Prüfplanung, Zugang, Durchführung und Betriebsabläufen |
| Vergabestelle / Rechtsprüfung | Prüfung von Gleichbehandlung, Transparenz, Fristen, Nachforderungen, Verhandlungsgrenzen und rechtlicher Zulässigkeit |
| Datenschutz / IT | Prüfung von Fragen zu digitalen Systemen, QR-/Barcode-Nutzung, personenbezogenen Daten, Exportformaten, Zugriffsschutz und Datenübergabe |
| Projektleitung | Konsolidierung, Freigabeempfehlung und Sicherstellung der Übereinstimmung mit Leistungsbeschreibung, Preisblatt und Vertragsunterlagen |
Einreichung und Bearbeitung von Fragen
| Prozessschritt | Beschreibung |
|---|---|
| Einreichung der Frage | Fragen sind innerhalb der festgelegten Frist über den offiziellen Kommunikationskanal einzureichen. |
| Interne Registrierung | Jede Frage wird mit Eingangsdatum, Bieterbezug, Thema, Frist und Bearbeitungsstatus erfasst. |
| Kategorisierung | Die Frage wird einer Kategorie zugeordnet, z. B. Technik, Organisation, Preisblatt, Vertrag, Datenschutz oder Verfahren. |
| Fachliche Prüfung | Die zuständigen internen Stellen prüfen Inhalt, Auswirkungen und erforderliche Antworttiefe. |
| Vergaberechtliche Prüfung | Es wird geprüft, ob die Antwort eine Änderung, Klarstellung, Fristverlängerung oder Mitteilung an alle Bieter erfordert. |
| Freigabe der Antwort | Die finale Antwort wird vor Veröffentlichung intern freigegeben. |
| Veröffentlichung | Die Antwort wird über den festgelegten Kommunikationskanal bereitgestellt und dokumentiert. |
Klassifikation von Fragen
| Fragenkategorie | Typischer Inhalt |
|---|---|
| Technische Fragen | Prüfmethodik, Prüfumfang, Gerätearten, Sichtprüfung, Messprüfung, Funktionsprüfung, Sondergeräte |
| Organisatorische Fragen | Prüfzeitfenster, Zugang, Vorankündigung, Raum- oder Bereichslogik, nicht zugängliche Bereiche |
| Kaufmännische Fragen | Preisblatt, Einheitspreise, Pauschalen, Nebenleistungen, Mengenansätze, Abrechnung |
| Vertragliche Fragen | Laufzeit, Optionen, Haftung, Nachunternehmer, Datenübergabe, Vertragsende |
| IT- und Datenfragen | Onlineportal, QR-/Barcode-System, Exportformate, Datenmigration, Rollenrechte, Datenschutz |
| Verfahrensfragen | Fristen, Teilnahmewettbewerb, Angebotsabgabe, Verhandlungen, finale Angebote, Formvorgaben |
Dokumentationstabelle für Bieterfragen
| Nr. | Eingangsdatum | Bieterbezug | Thema | Kategorie | Interner Prüfer | Status | Veröffentlichungsdatum |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [ ] | [ ] | [anonymisiert / intern] | [ ] | [ ] | [ ] | [offen / in Prüfung / freigegeben / veröffentlicht] | [ ] |
| [ ] | [ ] | [anonymisiert / intern] | [ ] | [ ] | [ ] | [offen / in Prüfung / freigegeben / veröffentlicht] | [ ] |
| Dokumentationselement | Beschreibung |
|---|---|
| Originalfrage | Wortlaut der eingegangenen Frage, unverändert intern zu dokumentieren |
| Fachliche Bewertung | Einschätzung zu technischen, betrieblichen oder organisatorischen Auswirkungen |
| Vergaberechtliche Bewertung | Prüfung von Gleichbehandlung, Transparenz, Verhandlungsgrenzen und Veröffentlichungsbedarf |
| Datenschutz- / IT-Bewertung | Prüfung bei Fragen zu Portal, QR-/Barcode-System, personenbezogenen Daten, Exporten oder Datenübergabe |
| Freigegebene Antwort | Offizielle Antwort, die an die Bieter veröffentlicht wird |
| Änderungsbedarf | Hinweis, ob Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Vertrag, Formular oder Frist angepasst werden muss |
| Interne Freigabe | Name / Funktion der freigebenden Stelle und Datum |
Klarstellungen mit Vergabeauswirkung
Fragen mit Auswirkungen auf Leistungsbeschreibung, Mindestanforderungen, Preisblatt, Zuschlagskriterien, Vertragsregelungen, Datenanforderungen oder Teilnahmebedingungen sind vor Veröffentlichung besonders zu prüfen. Ergibt sich aus der Antwort eine Änderung oder Präzisierung der Vergabeunterlagen, ist diese allen betroffenen Bietern einheitlich mitzuteilen. Soweit die Änderung wesentlich ist, ist eine angemessene Fristverlängerung zu prüfen.
Klarstellungsrisiken
| Risiko | Mögliche Auswirkung | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Widersprüchliche Antworten | Rügen, Unsicherheit oder nicht vergleichbare Angebote | zentrale Prüfung und Freigabe jeder Antwort |
| Unvollständige Antworten | Fehlinterpretation der Leistungsanforderungen | fachliche und vergaberechtliche Gegenprüfung |
| Ungleiche Informationsverteilung | Verstoß gegen Gleichbehandlung | Veröffentlichung relevanter Antworten an alle betroffenen Bieter |
| Verspätete Antworten | Verzögerung oder Angebotsrisiko | interne Antwortfristen und Eskalationsmechanismus |
| Unbeabsichtigte Änderung von Mindestanforderungen | Verfahrens- und Bewertungsrisiko | Prüfung durch Vergabestelle vor Veröffentlichung |
| Offenlegung vertraulicher Informationen | Verletzung von Vertraulichkeit oder Wettbewerbsschutz | Anonymisierung und Prüfung der Veröffentlichungsfassung |
Dokumentation von Verhandlungsgesprächen
Werden Verhandlungsgespräche, Aufklärungsgespräche oder technische Klärungstermine durchgeführt, sind diese intern nachvollziehbar zu dokumentieren. Der Vermerk dient ausschließlich der Vergabeakte und ist nicht Bestandteil der veröffentlichten Unterlagen, soweit keine gesonderte Mitteilung erforderlich ist.
| Dokumentationspunkt | Beschreibung |
|---|---|
| Datum und Format | Datum, Uhrzeit, Präsenztermin, Videokonferenz oder schriftliche Klärung |
| Teilnehmende | interne Teilnehmende und bieterseitige Teilnehmende |
| Angebotsstand | Erstangebot, verhandeltes Angebot oder finales Angebot |
| Besprochene Themen | technische, organisatorische, kaufmännische, vertragliche oder datenschutzbezogene Punkte |
| Erteilte Klarstellungen | Zusammenfassung der gegebenen Erläuterungen |
| Offene Punkte | noch zu klärende Fragen oder nachzureichende Unterlagen |
| Folgehandlungen | Anpassungen, Nachreichungen, Fristen oder interne Prüfungen |
| Vergaberelevanz | Einschätzung, ob andere Bieter zu informieren oder Unterlagen anzupassen sind |
Freigabeablauf
| Schritt | Verantwortliche Stelle |
|---|---|
| Entwurf der Antwort | Vergabemanagement |
| Fachliche Prüfung | Fachbereich / Facility Management |
| Datenschutz- und IT-Prüfung | Datenschutz / IT, soweit betroffen |
| Vergaberechtliche Prüfung | Vergabestelle / Rechtsprüfung |
| Finale Freigabe | Projektleitung / autorisierte Stelle |
| Veröffentlichung | Vergabemanagement über den festgelegten Kommunikationskanal |
Mindestanforderungen an Antworten
Antworten müssen klar, vollständig, widerspruchsfrei und mit den übrigen Vergabeunterlagen konsistent sein. Sie dürfen keine neuen, nicht veröffentlichten Wertungskriterien einführen. Soweit eine Antwort eine verbindliche Präzisierung enthält, ist zu prüfen, ob diese in die Vergabeunterlagen übernommen oder als gesonderte Klarstellung dokumentiert wird.
Abschlussdokumentation und Archivierung
Alle Bieterfragen, Antworten, internen Prüfvermerke, Freigaben, Verhandlungsnotizen, Änderungsmitteilungen und Fristentscheidungen sind Bestandteil der Vergabeakte. Die Dokumentation muss revisionssicher, chronologisch nachvollziehbar und vollständig sein.
Die finale Dokumentation muss erkennen lassen, welche Fragen eingegangen sind, wie sie intern bewertet wurden, welche Antwort veröffentlicht wurde, ob Unterlagen angepasst wurden und ob Auswirkungen auf Fristen, Verhandlungen oder Wertung bestehen. Vertrauliche Bieterinformationen sind getrennt von den veröffentlichten Antworten zu behandeln.
Freigabe und Versionskontrolle
| Thema | Information |
|---|---|
| Erstellt durch | [einzutragen] |
| Fachlich geprüft durch | [einzutragen] |
| Vergaberechtlich geprüft durch | [einzutragen] |
| Datenschutz / IT geprüft durch | [einzutragen] |
| Freigegeben durch | [einzutragen] |
| Freigabedatum | [einzutragen] |
| Dokumentenversion | [einzutragen] |
| Interne Ablagereferenz | [einzutragen] |