externe Bestellung gVEFK
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Vergabegegenstand, Zielbild und Begriffsrahmen
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die externe Beauftragung einer gesamtverantwortlichen Verantwortlichen Elektrofachkraft (gVEFK) als Dienstleistung. Die gVEFK übernimmt innerhalb des vertraglich definierten Geltungsbereichs die Fach- und Aufsichtsverantwortung für die elektrotechnische Sicherheit sowie die Weiterentwicklung der elektrotechnischen Organisation im Sinne einer belastbaren, nachweisfähigen Betreiberorganisation.
Die Bezeichnung „gVEFK“ wird hier als funktionsbezogene Rollenbezeichnung genutzt. Normativ ist vorrangig die Funktion „Verantwortliche Elektrofachkraft (VEFK)“ in DIN VDE 1000‑10 verankert. Eine gVEFK ist typischerweise eine VEFK mit Führungs-/Governance‑Aufgabe, die unmittelbar an die Geschäftsführung bzw. die Technische Leitung berichtet und Standards, Prozesse, Nachweise und Eskalationswege steuert.
Zielzustand (Sollbild) der Beauftragung ist:
●eine rechtssichere Elektroorganisation mit klarer Delegationskette, Stellvertretung, Befugnissen und dokumentierten Entscheidungswegen,
●ein prüf- und auditfähiges Managementsystem für Betrieb, Prüfung und Instandhaltung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel,
●eine betrieblich tragfähige Arbeits-/Schaltorganisation (arbeitsbezogene Rollen, Arbeitsfreigaben, Schaltaufträge, Rückmeldungen),
●typische Verfügbarkeits- und Sicherheitsanforderungen (24/7‑Betrieb, kritische Versorgungsbereiche, Sicherheitsstrom/Notbeleuchtung, medizinisch genutzte Bereiche) werden in Wartungs-, Abschalt- und Störungsprozesse integriert.
Vergabegegenstand, Zielbild und Begriffsrahmen gVEFK
- Rechts- und Normenbasis der Leistung
- Leistungsbeschreibung der gVEFK-Leistung im Klinikum
- Kernaufgaben der gVEFK
- Leistungsverzeichnis mit Deliverables, Nachweisen, Fristen und SLAs
- Service Levels und Verfügbarkeit
- Auswahl- und Wertungskriterien mit Bewertungsmatrix
- Vertrags- und Nachweisanforderungen
- Vertraulichkeit, Datenschutz und Informationssicherheit
- Einbindung in die Klinikorganisation und operative Zusammenarbeit
Diese Leistung wird insbesondere an folgenden Anforderungen gespiegelt:
Arbeitsschutzgesetz: Pflicht zur geeigneten Organisation, Wirksamkeitsprüfung und Anpassung von Maßnahmen.
Arbeitsschutzgesetz § 13: schriftliche Beauftragung zuverlässiger und fachkundiger Personen möglich.
Betriebssicherheitsverordnung: Instandhaltung (§ 10) und Prüfungen (§ 14) sowie Zusammenarbeit verschiedener Arbeitgeber (§ 13).
DGUV Vorschrift 3: sichere Benutzung, Schutz gegen direktes Berühren, Prüfpflichten, Mängelbeseitigung, Nutzungsverbot bei dringender Gefahr.
DGUV Vorschrift 1 § 13: Pflichtenübertragung muss Verantwortungsbereich und Befugnisse festlegen, unterzeichnet werden und ist auszuhändigen.
DIN VDE 1000‑10: Anforderungen an die fachliche Qualifikation von Personen, die Tätigkeiten ausführen, die für elektrische Sicherheit bedeutsam sind (u. a. Planen, Errichten, Prüfen, Betreiben, Ändern).
DIN VDE 0105‑100: gilt für das Bedienen und Arbeiten an/mit/in der Nähe elektrischer Anlagen aller Spannungsebenen.
TRBS 1201/1203 und TRBS 1112: Konkretisieren Prüfungen, befähigte Personen und Instandhaltung als Stand der Technik im Rahmen der BetrSichV.
Klinikspezifik: medizinisch genutzte Bereiche nach DIN VDE 0100‑710 sowie Stromquellen/Stromkreise für Sicherheitszwecke nach DIN VDE 0100‑560.
Schnittstelle Medizinprodukte: Betreiberpflichten (z. B. STK) aus MPBetreibV sowie elektrische Wiederholungsprüfung/Prüfung nach Instandsetzung für medizinische elektrische Geräte/Systeme nach DIN EN 62353 (VDE 0751‑1).
Die Ausschreibungsmappe ist so strukturiert, dass sie sowohl in einer öffentlichen Vergabe (ober- oder unterschwellig) als auch in einer formal angelehnten privaten Beschaffung anwendbar ist:
Leistungsbeschreibung (Pflichten-/Aufgabenrahmen, Verantwortungs- und Befugnismatrix, Geltungsbereich)
Leistungsverzeichnis (Muss-/Option‑Leistungen, Deliverables, Nachweise, Fristen, Reporting, Service Levels)
Eignungskriterien und einzureichende Nachweise (Person/Unternehmen, Referenzen, Versicherung, Stellvertretung)
Zuschlagskriterien und Bewertungsmatrix (Gewichtungen, Punktesystem, Preisformel)
Vertragsentwurf (Leistungs-, Haftungs-, Datenschutz-, Vertraulichkeits-, Fortbildungs-, Kündigungs- und Übergaberegeln)
Anlagen/Formblätter (Scope‑Matrix, Preisblatt, Referenzblatt, Team-/Verfügbarkeitsblatt, SLA‑Tabelle, Berichtsvorlagen, Muster‑Bestellung, Muster‑SOPs)
Für öffentliche Auftraggeber sind zwei Prinzipien besonders relevant:
Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot; Ermittlung nach bestem Preis‑Leistungs‑Verhältnis zulässig.
Leistungsbeschreibung hat die Merkmale des Auftragsgegenstands so zu beschreiben, dass gleicher Zugang und fairer Wettbewerb gewährleistet sind.
Für unterschwellige Vergaben ist die Berücksichtigung qualitativer Zuschlagskriterien neben Preis/Kosten in § 43 UVgO ausdrücklich vorgesehen.
Geltungsbereich und Scope-Festlegung
Die gVEFK‑Leistung ist nur dann wirksam und rechtssicher delegierbar, wenn der Scope eindeutig festgelegt ist. Die Weisungsbefugnisse muss ausdrücklich beschrieben werden. Eine bloße Benennung genügt nicht.
Der Scope wird vom Auftraggeber in Anlage Scope‑Matrix festgelegt und umfasst mindestens:
elektrische Versorgungsanlagen (MS/NS, Haupt- und Unterverteilungen, Schutzorgane, Betriebsräume, Erdung/Potentialausgleich, Überspannungsschutz – soweit im Verantwortungsbereich des Klinikums),
Sicherheitsstromversorgung / Stromquellen und Stromkreise für Sicherheitszwecke (u. a. Not-/Sicherheitsbeleuchtung, sicherheitsrelevante Verbraucher, ggf. NEA/USV‑Schnittstellen),
medizinisch genutzte Bereiche nach DIN VDE 0100‑710 (Schnittstellen zu OP/Intensiv/Notaufnahme usw.; Wartungs- und Abschaltfenster; sichere Betriebs-/Wartungsorganisation in Patientenumgebungen),
elektrotechnische Arbeiten durch interne und externe Leistungserbringer (Fremdfirmenkoordination; Arbeitsfreigaben; Schaltorganisation) unter Beachtung der Kooperationspflichten (ArbSchG/BetrSichV).
Abgrenzungen (typisch)
Medizingeräteprüfungen/MPBetreibV‑Pflichten liegen organisatorisch bei Medizintechnik; die gVEFK steuert hier die Schnittstelle (z. B. Netzversorgung, Schutzmaßnahmen, organisatorische Arbeitsfreigaben, Dokumentenlenkung, gemeinsame Risiko‑Reviews), ohne die Betreiberpflichten der Medizintechnik automatisch „zu übernehmen“.
Die folgenden Aufgaben sind als Muss-Leistungen zu beschreiben, weil sie direkt aus den Betreiber-/Arbeitgeberpflichten sowie aus DGUV/VDE‑Rahmen resultieren:
Erstellung/Weiterentwicklung einer elektrotechnischen Aufbauorganisation (Organigramm) mit eindeutigen Rollen (VEFK/gVEFK, Stellvertretung, Anlagenbetreiber‑Funktion, Anlagenverantwortliche/Arbeitsverantwortliche, Prüfverantwortliche, Schaltberechtigte) inklusive Stellvertretungskonzept.
Ausarbeitung und Pflege einer „Pflichten‑ und Befugnismatrix“ (Delegationsmatrix) als Grundlage schriftlicher Beauftragungen; Pflichtenübertragung muss Verantwortungsbereich und Befugnisse festlegen, unterzeichnet und ausgehändigt werden.
Sicherstellung, dass die Rollen aus dem Betrieb elektrischer Anlagen arbeitsbezogen wirksam besetzt werden (Anlagenverantwortlicher für die Dauer von Arbeiten; klare Weisungs- und Entscheidungsfähigkeit). Die BG‑ETEM beschreibt den Anlagenverantwortlichen als Person, die für die Dauer der Arbeiten die unmittelbare Verantwortung für den sicheren Betrieb der zur Arbeitsstelle gehörenden Anlage trägt.
Betrieb, Arbeiten und Schalt-/Arbeitsorganisation:
Entwicklung/Einführung klinikumweit einheitlicher Prozesse für Arbeitsfreigabe/Schaltauftrag/Rückmeldung (inkl. Rollenklärung Anlagenverantwortlicher/Arbeitsverantwortlicher), abgestimmt auf DIN VDE 0105‑100 als Betriebsnorm für alle Tätigkeiten an/mit/in der Nähe elektrischer Anlagen.
Sicherstellen, dass Arbeiten nur durch Elektrofachkräfte bzw. unter Leitung/Aufsicht erfolgen, soweit DGUV Vorschrift 3 dies fordert, und dass betriebliche/örtliche Sicherheitsanforderungen eingehalten werden.
Definition eines Eingriffs-/Sicherheitskonzepts für nicht elektrotechnische Tätigkeiten in der Nähe elektrischer Anlagen (Zutritt, Sperrungen, Freigaben, Unterweisung, Aufsicht).
Prüf- und Instandhaltungsorganisation:
Aufbau/Weiterentwicklung des Prüfsystems: Festlegung von Art/Umfang/Fristen wiederkehrender Prüfungen (BetrSichV § 14; TRBS 1201) und Qualifikation/Beauftragung „zur Prüfung befähigter Personen“ (TRBS 1203), inklusive Dokumentation und Nachweisführung.
Aufbau/Weiterentwicklung der Instandhaltungsorganisation (BetrSichV § 10; TRBS 1112), einschließlich Planung, Steuerung, sicheren Instandhaltungsverfahren, Freigaben und Rückmeldungen.
Implementierung eines Mängelmanagements, das DGUV‑V3‑Logik abbildet: Mängel unverzüglich beheben; bei dringender Gefahr Benutzung unterbinden; robuste Sperr-/Freigabeprozesse.
Gefährdungsbeurteilung und Wirksamkeitskontrolle:
Steuerung und Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilungen im elektrotechnischen Bereich (tätigkeitsbezogen und anlagenbezogen), Ableitung/Verfolgung von Maßnahmen, Wirksamkeitskontrolle und Dokumentation.
Fremdfirmen- und Schnittstellenmanagement:
Aufbau/Umsetzung eines verbindlichen Fremdfirmenprozesses (Koordination, Information, Abstimmung, Aufsicht, Freigaben) entsprechend ArbSchG § 8 und BetrSichV § 13.
Schnittstellensteuerung mit Medizintechnik/IT/Brandschutz: insbesondere bei Sicherheitsstrom/Notbeleuchtung (VDE 0100‑560), medizinisch genutzten Bereichen (VDE 0100‑710) und medizintechnischen Prüfpflichten (MPBetreibV / DIN EN 62353).
Befugnisse, Weisungsrechte und Eskalation
Die gVEFK kann nur wirksam sein, wenn die Befugnisse nicht implizit bleiben. Das DKE‑Gremium betont, dass Weisungsbefugnisse ausdrücklich zu beschreiben und allen Beteiligten bekannt zu machen sind; die Bezeichnung „VEFK“ alleine genügt nicht.
Mindestbefugnisse (als Muss in der Leistungsbeschreibung und in der Bestellurkunde):
fachliche Weisungsbefugnis im definierten Scope für elektrotechnische Sicherheitsmaßnahmen (inkl. verbindlicher Prozess- und Dokumentenstandards),
Initiierung von Sperrungen/Stillsetzungen bei dringender Gefahr und Eskalationsrecht an Geschäftsführung/Technikleitung, gestützt auf die DGUV‑V3‑Pflichtenlage (keine Benutzung bei dringender Gefahr).
Einsicht- und Zugriffsrechte in erforderliche Unterlagen (Pläne, Prüfprotokolle, Wartungsverträge) zur Erfüllung der Dokumentations- und Prüfpflichten.
Strukturprinzip
Das Leistungsverzeichnis ist in Muss‑ und Option‑Leistungen gegliedert und enthält klare Abnahmekriterien. Dies entspricht dem vergaberechtlichen Transparenzprinzip und erleichtert die Zuschlagswertung.
Leistungsphasen:
Übernahmephase (0–8 Wochen),
Implementierungsphase (bis 6 Monate),
Regelbetrieb (ab 6 Monate; quartalsweise Berichte; jährliche Reviews).
Leistungsverzeichnis
| Pos. | Leistung | Ergebnis/Deliverable | Frist/Turnus | Muss/Option | |
|---|---|---|---|---|---|
| LV‑A | Projektstart und Übernahmeplan | Übernahmeplan (Rollen, Kommunikationswege, Eskalation, Termine) | Kickoff‑Protokoll; Kommunikations-/Eskalationsmatrix | T0+10 AT | Muss |
| LV‑B | Bestell- und Befugniskonzept | Bestellurkunde gVEFK + Stellvertretung; Pflichten-/Befugnismatrix | unterschriftsreife Bestellurkunde; Delegationsmatrix | T0+20 AT | Muss |
| LV‑C | Initialaudit Elektrosicherheitsorganisation | Auditbericht inkl. Risiken, Prioritäten, Sofortmaßnahmen | Auditbericht; Maßnahmenregister mit Verantwortlichen/Fristen | T0+8 Wochen | Muss |
| LV‑D | Rollen- und Prozessmodell Betrieb/Arbeiten | SOPs/Formblätter: Arbeitsfreigabe, Schaltauftrag, Rückmeldung; Rollenklärung AnlV/ArbV | SOP‑Set; Formblätter; Schulungsunterlagen | T0+4 Monate | Muss |
| LV‑E | Prüf- und Prüfplanungssystem | Prüfkonzept (BetrSichV/TRBS/DGUV); Prüffristenlogik; Prüfanweisungen | Prüfhandbuch; Prüffristenmatrix; Musterprüfprotokolle | T0+3 Monate | Muss |
| LV‑F | Befähigungs- & Beauftragungsmanagement | Prüferrollen (TRBS 1203); Schaltberechtigte; Aufgabenbeauftragungen | Qualifikationsnachweise; schriftliche Beauftragungen | T0+4 Monate | Muss |
| LV‑G | Anlagen- & Betriebsmittelregister | Vollständige Inventarisierung (Scope), Status, Prüftermine, Kritikalität | Export/Report (CMMS/DMS); Stichprobennachweise | T0+4 Monate; Update laufend | Muss |
| LV‑H | Instandhaltungsorganisation | IH‑Strategie nach BetrSichV/TRBS 1112 inkl. sichere Verfahren, Freigaben, Dokumentation | IH‑Plan; Freigabe-/Rückmeldeverfahren; Nachweisketten | T0+5 Monate; Update laufend | Muss |
| LV‑I | Mängelmanagement und Sperrprozess | definierter Prozess „Mangel → Sofortmaßnahme → Behebung → Abnahme → Freigabe“ | Sperr-/Freigabeprotokoll; Mängelregister; KPI „Schließquote“ | T0+3 Monate; laufend | Muss |
| LV‑J | Fremdfirmenprozess | Einweisung/Koordination/Arbeitsfreigaben/Übergaben | Einweisungsnachweise; Koordinationsprotokolle | T0+4 Monate; laufend | Muss |
| LV‑K | Klinikum‑Modul medizinisch genutzte Bereiche | Wartungs-/Abschaltfensterregeln; Checklisten; Schnittstellen OP/Intensiv | Bereichskonzepte; Freigabeprozesse | T0+6 Monate; halbjährlich Review | Muss |
| LV‑L | Klinikum‑Modul Sicherheitsstrom/Notbeleuchtung (Schnittstelle) | Prüf-/Testkonzept; Alarm- und Eskalationswege | Testplan; Störungsprotokolle; Abstellmaßnahmen | T0+6 Monate; quartalsweise Review | Muss |
| LV‑M | Reporting & Management-Review | Quartalsbericht + KPI‑Dashboard; Jahresreview | Reportvorlage; Management‑Review‑Protokoll | quartalsweise / jährlich | Muss |
| LV‑N | Arbeiten unter Spannung | Entscheidungsvorlage, Prozess, Arbeitsanweisung, Qualifikation, Dokumentation | Arbeitsanweisung (DGUV‑konform); Freigabeformulare | bis T0+6 Monate | Option |
| LV‑O | Störlichtbogen-Assessment | Gefährdungsbeurteilung; TOP‑Maßnahmen; PSA‑Konzept | Bericht; PSA‑Matrix; Unterweisung | bis T0+6 Monate | Option |
Normative Anker für LV-Kernelemente:
Prüfungen und Dokumentation: BetrSichV § 14; TRBS 1201; TRBS 1203.
Instandhaltung: BetrSichV § 10; TRBS 1112.
Pflichtenübertragung: DGUV Vorschrift 1 § 13; ArbSchG § 13.
Betriebssicherheit elektrischer Anlagen und Mängellogik: DGUV Vorschrift 3.
Rollen-/Arbeitsorganisation und Anlagenverantwortlicher: DKE‑Klarstellung und BG ETEM‑Definition.
Service Levels und Verfügbarkeit
Ein Klinikum arbeitet 24/7; Störungen können patienten- und brandschutzkritische Auswirkungen haben. Die BetrSichV verlangt u. a. eine Instandhaltungsorganisation und sichere Verwendung; bei Arbeiten durch Auftragnehmer sind Fachkunde- und Koordinationsanforderungen zu beachten.
Mindest‑SLA (als Ausschreibungsanforderung; Bieter dürfen übererfüllen):
| SLA-Klasse | Ereignis (Beispiele) | Erstreaktion (telefonisch) | ||
|---|---|---|---|---|
| Kritisch | Gefährlicher Zustand mit Sperrerfordernis; Ausfall Sicherheitsstrom/Notbeleuchtung; kritische NS‑Verteilung | ≤ 30 min | ≤ 2 h | ≤ 6 h |
| Hoch | wiederkehrende Schutzorganprobleme; wesentliche Teilstörung mit Versorgungsrelevanz | ≤ 4 h | ≤ 24 h | ≤ 2 AT |
| Standard | Regelbetrieb/Anpassung Dokumente/Prozesse | ≤ 2 AT | ≤ 5 AT | nach Vereinbarung |
Eignungskriterien
Eignung ist als Mindestfilter zu verstehen; sie muss vor der Zuschlagswertung geprüft werden. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt; qualitative Kriterien sind ausdrücklich zulässig.
Mindest‑Eignung (Ausschluss bei Nichterfüllung):
Namentliche Benennung der vorgesehenen gVEFK und Stellvertretung sowie Verfügbarkeitsnachweis (Kapazität, Bereitschaftsmodell).
Nachweis der fachlichen Qualifikation der Personen entsprechend Aufgabenprofil nach DIN VDE 1000‑10 (Tätigkeiten mit Bedeutung für elektrische Sicherheit).
Nachweis einschlägiger Erfahrung mit DIN VDE 0105‑100‑Betriebsorganisation (Bedienen/Arbeiten an/mit/in der Nähe elektrischer Anlagen aller Spannungsebenen).
Mindestens zwei Referenzen in vergleichbarer Komplexität (Klinik/hohe Verfügbarkeitskritikalität, mehrjährige Betreiberorganisation, Prüfsystem).
Nachweis Berufs-/Vermögensschadenhaftpflicht (Deckungssumme X; vom Auftraggeber festzulegen).
Eigenerklärung zu Unterauftragnehmern und Interessenkonflikten; Zustimmungsvorbehalt des Auftraggebers für wesentliche Unterbeauftragungen.
Zuschlagskriterien und Gewichtungen
Die Zuschlagskriterien werden so gewählt, dass sie mit dem Auftragsgegenstand verbunden sind und eine nachvollziehbare Entscheidung ermöglichen. Bewertungsskala: 0–5 Punkte je Unterkriterium (0 = nicht erfüllt, 3 = erfüllt, 5 = Best Practice). Bewertungsbegründung ist pro Unterkriterium schriftlich zu dokumentieren (Vergabeakte).
| Hauptkriterium | Gewicht | Unterkriterien (je 0–5 Punkte) | Mindestnachweise im Angebot |
|---|---|---|---|
| Fachkonzept & Methodik | 35% | Übernahmeplan; Rollen-/Prozessmodell; Prüf-/IH‑Konzept; Mängelmanagement; Fremdfirmenprozess; kliniktypische Abschalt-/Wartungsfensterlogik; Reporting/KPIs | Konzeptdokumente; Muster‑Deliverables; Zeitplan |
| Qualifikation & Erfahrung | 25% | Qualifikation gVEFK/Stv.; Erfahrung VDE 0105‑100‑Arbeitsorganisation; Erfahrung Prüfsystem TRBS/DGUV; Klinik‑Referenzen; Aufbau/Review Delegationssysteme | CVs; Zeugnisse; Referenzbestätigungen |
| Verfügbarkeit & SLA | 15% | Reaktions-/Vor‑Ort‑Zeiten; Vertretungsregel; Rufbereitschaft; lokale Präsenz (Vor‑Ort‑Tage/Monat) | |
| Kommunikation & Organisationsfähigkeit | 10% | Stakeholder‑Management; Schulungsdidaktik; Konflikt-/Eskalationsfähigkeit; Berichtsklarheit | Kommunikations-/Schulungsplan; Beispielreport |
| Preis/Kosten | 15% | Transparenz; Pauschalen/Tagessätze; Nebenkosten; Optionspreise; Preisrisiken/Change‑Control | Preisblatt; Kalkulationsschema |
Vertragsstruktur und Leistungscontrolling
Empfohlener Vertragstyp: Dienstleistungsvertrag mit klarer Leistungsabgrenzung, Abnahmekriterien, SLAs und einem Change‑Control‑Verfahren (Change Request → Aufwand → Freigabe). Die Leistungsdefinition und Abnahmefähigkeit sind zentrale Elemente einer vergaberechtlich eindeutigen Leistungsbeschreibung.
Mindestinhalte: - Vertragsgegenstand, Scope, Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
Rollen-/Befugnismatrix (Anlage)
Leistungsplan mit Deliverables/Fristen (LV als Anlage, integraler Vertragsbestandteil)
Reportingpflichten und KPIs
SLA‑Regelung (inkl. Eskalation und Vertragsstrafen/Servicegutschriften, sofern zulässig und gewünscht)
Haftung und Versicherung
Die gVEFK erbringt eine Organisations‑ und Fachaufsichtsleistung; die Betreiber-Gesamtverantwortung verbleibt beim Klinikum (Organisations-, Auswahl- und Kontrollpflichten). Die Pflichtenübertragung ist nur wirksam, wenn Verantwortungsbereich und Befugnisse festgelegt sind.
Vertraglich zu regeln: - Pflicht zum Nachweis und Aufrechterhaltung einer Berufs-/Vermögensschadenhaftpflicht (Deckungssummen)
Haftungsregime (z. B. Vorsatz/grobe Fahrlässigkeit unbeschränkt; einfache Fahrlässigkeit angemessen begrenzt – abhängig von Träger/Vergabevorgaben)
klare Abgrenzung zu Wartungsfirmen/Prüfdienstleistern: gVEFK steuert Anforderungen/Prozesse, führt aber nicht automatisch jede technische Prüfung selbst aus (es sei denn, dies wird ausdrücklich vereinbart und qualifikationsseitig belegt).
Vertraulichkeit, Datenschutz und Informationssicherheit
Im Klinikum fallen regelmäßig personenbezogene Daten (Unterweisungslisten, Qualifikationsnachweise, Dienstplanbezüge) an; vereinzelt können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sein. Für Verarbeitung im Auftrag ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) erforderlich, der Art und Zweck, TOMs und Unterauftragsverhältnisse regelt; die DSGVO verlangt hierfür einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument.
Mindestanforderungen: - NDA/Vertraulichkeit (Schutz sicherheitskritischer Infrastrukturdaten, Pläne, Schwachstellenberichte)
AVV nach DSGVO (wenn personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden)
IT‑Sicherheitsanforderungen: Zugriffsrechte nach Need‑to‑know; Protokollierung; sichere Kommunikationswege; Regelung zu Datenspeicherung und Löschung nach Vertragsende
Unterauftragnehmer nur mit Zustimmung und nur bei gleichwertigen Garantien (AVV‑Logik)
Fortbildungspflichten
Da TRBS‑Regelungen fortgeschrieben und aktualisiert werden (BAuA weist z. B. Änderungen der TRBS 1201 aus), ist eine Fortbildungspflicht sinnvoll und dient der Aktualität der Fachaufsicht.
Mindestregelung: - gVEFK und Stellvertretung absolvieren pro Jahr definierte Fortbildungsstunden (z. B. 16–24 h/Jahr), inklusive Nachweis;
Pflicht zur Information des Auftraggebers bei relevanten Normen-/Regelwerksänderungen und Vorschlag zur Anpassung interner Prozesse innerhalb einer definierten Frist.
Kündigungsfristen, Übergabe und Kontinuität- Daher muss der Vertrag eine geordnete Übergabe sicherstellen:
ordentliche Kündigungsfrist (z. B. 3–6 Monate),
Pflicht zur Übergabe/Exit‑Dokumentation (Bestell- und Rollenmatrix, SOPs, Prüfregister, offene Mängel, KPI‑Historie, Risiko‑Register),
Notfallregelung (Interim‑Leistung/Vertretung), um Organisationslücken zu vermeiden.
Organisatorisches Sollbild für Rollen und Verantwortlichkeiten
VEFK (aus DIN VDE 1000‑10) ist aufbauorganisatorisch; die arbeitsbezogenen Rollen (Anlagenbetreiber; Anlagenverantwortlicher; Arbeitsverantwortlicher) sind in DIN VDE 0105‑100 geregelt und müssen im Alltag „vor Ort“ pro Arbeit wirksam besetzt werden.
Empfohlenes Sollbild:
Geschäftsführung/Klinikleitung: Gesamtverantwortung, Ressourcen, Entscheidungen, Kontrollpflicht
Technische Leitung/FM: Betrieb der TGA/Versorgung, Budget, Störung/Notfall, Auftraggeberrolle für Fremdfirmen
gVEFK (extern): Fach- und Aufsichtsverantwortung Elektrosicherheit; Standardisierung, Nachweise, Eskalation; koordinierende Rolle über Bereiche hinweg
Stellvertretung gVEFK: definierte, dokumentierte Erreichbarkeit/Vertretung
Anlagenbetreiber-Funktion (intern benannt): dauerhafte Betreiberverantwortung; stellt sicher, dass Anlagen in ordnungsgemäßem Zustand sind
Anlagenverantwortlicher (je Arbeitsstelle): während Arbeiten unmittelbare Verantwortung für sicheren Betrieb der zugehörigen Anlage; muss bestimmt sein; Weisungs-/Koordinationsfähigkeit vor Ort.
Arbeitsverantwortlicher (je Arbeitsauftrag): Leitung der Arbeitsausführung, Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen
Befähigte Prüfpersonen (TRBS 1203): Prüfdurchführung und ‑bewertung
Schnittstellen: Medizintechnik (DIN EN 62353 und MPBetreibV‑Pflichten), IT (USV/Netze), Brandschutz (Notbeleuchtung/Alarmierung), Klinische Bereiche (Wartungsfenster, Freigaben).
Klinikumsspezifische Zusammenarbeit
Besondere Anforderungen medizinisch genutzter Bereiche beziehen sich ausdrücklich auf Krankenhäuser und dienen der Sicherheit von Patienten und medizinischem Personal; DKE‑Kontext beschreibt, dass Sicherheit durch sichere elektrische Anlage sowie sicheren Betrieb und Wartung angeschlossener ME‑Einrichtungen erreicht werden kann.
Das ist organisatorisch umzusetzen durch: - abgestimmte Wartungsfenster/Abschaltplanung mit OP/Intensiv/Notaufnahme,
verbindliche Eskalationswege bei Störungen sicherheitsrelevanter Systeme (Sicherheitsstrom, Notbeleuchtung),
klare Schnittstellen zwischen Elektrobereich und Medizintechnik (z. B. wenn Geräte an IT‑Netze angebunden werden oder wenn Prüf- und Instandsetzung in Patientenumgebungen erfolgen).
Die folgenden Anlagen sind als „vollständige Ausschreibungsunterlagen“ empfehlenswert und sollten als ausfüllbare Formblätter Bestandteil der Vergabeakte sein:
Anlage Scope‑Matrix (Standorte, Anlagen, Kritikalität, Schnittstellen)
Anlage Preisblatt (Pauschalen, Tagessätze, Nebenkosten, Optionen)
Anlage Referenzblatt (Projekt, Umfang, Ansprechpartner, Zeitraum, Leistungen)
Anlage Team-/Verfügbarkeitsblatt (gVEFK/Stv., Kapazität, Bereitschaft, Vor‑Ort‑Tage)
Anlage SLA‑Matrix (inkl. Eskalation)
Anlage Muster‑Bestellurkunde (gVEFK + Stellvertretung) mit Befugnismatrix gem. DGUV V1 § 13 / ArbSchG § 13.
Anlage Berichtsvorlagen (Quartalsreport, KPI‑Dashboard, Maßnahmenregister)
Anlage SOP‑Muster (Arbeitsfreigabe, Schaltauftrag, Mängel‑Sperrprozess, Fremdfirmen‑Einweisung), um die Umsetzung der DIN VDE 0105‑100‑Logik praktisch zu verankern.