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Das Handbuch als Kompendium für Weisungsschriftgut

EIN ELEKTROSICHERHEITSHANDBUCH IST EIN WICHTIGER BESTANDTEIL DER ELEKTROTECHNISCHEN SICHERHEITSMASSNAHMEN IN UNTERNEHMEN

EIN ELEKTROSICHERHEITSHANDBUCH IST EIN WICHTIGER BESTANDTEIL DER ELEKTROTECHNISCHEN SICHERHEITSMASSNAHMEN IN UNTERNEHMEN

Das Handbuch zur elektrischen Sicherheit sollte die notwendigen Details enthalten, um mögliche Risiken zu erkennen und zu verringern. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die elektrischen Einrichtungen und Werkzeuge sicher bedienen und überwachen können, ist es entscheidend, dass das Handbuch die Aufgaben und Verfahren auf klare und verständliche Weise darstellt.

Elektrische Sicherheitshandbuch: Leitfaden für die sichere Durchführung von Elektroarbeiten

Das Handbuch als Kompendium für Weisungsschriftgut

Pyramidendiagramm mit der Aufbau (Verfahrens-, Betriebsanweisungen & Handbuchordnung) eines Handbuchs

Handbuch - schematischer Aufbau

Für Dokumentationen, die im Rahmen eines Anweisungs- und Überprüfungssystems erstellt wurden, um einen überprüfbaren Einfluss zu haben, müssen sie sich an die primären Standards eines korrekten Aktenmanagements halten.

Aufzeichnungen müssen genau die getroffenen Entscheidungen, durchgeführten Maßnahmen oder Kommunikationen anzeigen. Sie sollten die Geschäftsverfahren, die sie darstellen, unterstützen und detailliert darstellen.

Die DIN ISO 15489-1 definiert die Kriterien für ein effektives Aktenmanagement als Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzerfreundlichkeit. Authentizität stellt sicher, dass ein Dokument wirklich das darstellt, was es behauptet, bestimmt durch seinen Inhalt, Titel, Format, Datum, aufgeführte Autoren und Unterschriften. Zuverlässigkeit ist gewährleistet, wenn ein Dokument von Personen erstellt wird, die mit seinem Inhalt gut vertraut sind und die Fakten klar artikulieren können. Integrität stellt sicher, dass das Dokument unverändert und vollständig bleibt. Benutzerfreundlichkeit stellt sicher, dass das Dokument von denen gefunden und zugegriffen werden kann, die es benötigen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sollten alle leitenden Dokumente in einer zentral überwachten Sammlung zusammengestellt und den relevanten Personen an geeigneten Stellen zur Verfügung gestellt werden. Diese Sammlung, oder das Handbuch für Elektrotechnik, sollte von einer beauftragten Person überwacht werden, die die Einhaltung der Standards für technische Qualität, Form und Inhalt sicherstellt sowie die Erstellung, Aktivierung und Entfernung von Anweisungsdokumenten überwacht. Idealerweise sollte der leitende Elektriker diese Rolle übernehmen und dies als Werkzeug für ein effizientes Personalmanagement nutzen. Da das Handbuch einen strukturierten Überblick über die aktuellen organisatorischen Richtlinien zur Elektrotechnik bietet, fungiert es sowohl als Referenz als auch als Leitfaden für Arbeitsabläufe. Das Handbuch, das als dynamisch und sich entwickelnd konzipiert ist, unterstützt das organisatorische Wachstum und kennzeichnet einen fortlaufenden Verbesserungsprozess.

Es ist vergleichbar mit einem ständig aktualisierten "organisatorischen Regelbuch". Es besteht aus einem übergeordneten Handbuch und technischen Prozess- und Betriebsanweisungen. Die primäre Handbuchrichtlinie dient als grundlegende Leistung und Umschließung des Handbuchs. Es sollte skizzieren, wie Prozess- oder Betriebsanweisungen formuliert werden (Layout, Inhalt, Verantwortlichkeiten), den Geltungsbereich des Handbuchs (wie das Funktionieren von Elektrosystemen), wo das Handbuch zugegriffen werden kann (möglicherweise im Unternehmensintranet), wer Prozess- und Betriebsanweisungen durchsetzen oder für nichtig erklären und in das Handbuch aufnehmen kann, wer für die Pflege des Index (eine Liste aller Anweisungen) verantwortlich ist und in welchem Format (möglicherweise als Anhang zur Handbuchrichtlinie).

Die Vorteile eines derartig aufgebauten Handbuchs sind:

  • Es lässt sich schnell und übersichtlich ermitteln, was wie geregelt ist ... und was nicht;

  • erkannte Regelungs- und Sicherheitslücken können durch Ergänzung oder Än¬derungen im bestehenden System aus Verfahrens- und Betriebsanweisungen schnell geschlossen werden;

  • die Darstellung der betrieblichen Organisation gegenüber Dritten wird erleichtert;

  • die Ermittlung von Soll-Ist-Abweichungen und deren Beseitigung wird vereinfacht.

Schriftgut außerhalb des Handbuchs

Pyramidendiagramm mit dargestellter Hierarchie und Schriftguetern ausserhalb eines Handbuchs

Schriftgut außerhalb des Handbuchs

Verfahrens- und Betriebsanweisungen stehen in der Hierarchiepyramide oberhalb aller anderen Schriftstücke und bilden zusammen mit den Anlagen zu den Verfahrensanweisungen und der Handbuchordnung, die auch den Charakter einer Verfahrensanweisung hat, das Handbuch Elektrotechnik. Es wird deutlich, wodurch sich das Weisungsschriftgut des Managementhandbuchs von anderem Schriftgut außerhalb des Handbuchs unterscheidet. Bei Verfahrens- und Betriebsanweisungen ist mit einer Gültigkeitsdauer von Jahren zu rechnen. Und selbst in den Anlagen zu den Verfahrensanweisungen, in denen beispielsweise der Bezug zu konkreten Personen oder Abteilungen hergestellt wird, werden Sachverhalte geregelt, die mindestens mehrere Monate - wenn nicht auch mehrere Jahre - Bestand haben.

  • Gültigkeits

  • dauer

  • viele

  • Jahre

  • Jahre

  • Monate

  • Tage

  • Stunden

Das Handbuch wird durch die Anweisungsdokumente definiert, von denen erwartet wird, dass sie lange gültig sind. Die Lebensdauer anderer Dokumente kann variieren, von einigen Stunden (wie Freigabenotizen) bis zu etwa einem Jahr (wie für Aufgabenbeschreibungen empfohlen). Obwohl schriftliche Aufgaben und Bestellschreiben oft mehrere Jahre lang gültig bleiben, werden sie aufgrund ihrer persönlichen Natur in der Regel von der Personalabteilung im Mitarbeiterdossier aufbewahrt. Daher sollten sie nicht im Handbuch enthalten sein, ähnlich wie Stellenbeschreibungen. Die Verfahrensanweisungen sollten Hinweise zur Aufbewahrungsort und Aufbewahrungsfristen für Aufgabenbeschreibungen, Anerkennungen als zertifizierter Elektriker/Berechtigungen, schriftliche Arbeitsaufträge und Freigabeformulare (Umsetzungsgenehmigungen) geben. Es ist denkbar, dass diese Dokumente vom zuständigen technischen Supervisor (dem leitenden Elektriker) überwacht werden.

Grundsätze

Muster-Handbuch Elektrotechnik

Verfahrensanweisungen (VA)

VA Handbuchordnung

VA Normal- und Notfallorganisation

VA Ablauf von Arbeiten an elektrischen Anlagen

VA Elektrofachkraft, Berechtigungen, Aufgabenbeschreibungen, Unterweisungen

VA Arbeiten unter Spannung (AuS) - Niederspannung

VA Prüfung von elektrischen und nichtelektrischen Arbeitsmitteln

VA Instandhaltung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel

VA Einsatz von Fremdunternehmen

VA Gefährdungsbeurteilungen

VA Dokumentation der Arbeitsstellenüberwachung

VA

VA

Betriebsanweisungen (BA)

BA Fünf Sicherheitsregeln beim Arbeiten an elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln

BA Arbeiten auf Leitern und Tritten

BA Arbeiten mit elektrischen Werkzeugen

BA Arbeiten mit Hochspannungsprüfer

BA Arbeiten mit Kabelschneidgerät

BA Arbeiten mit Schneidwerkzeugen

BA Besteigen von Holzleitungsmasten

BA Brandbekämpfung in elektrischen Anlagen

BA PSA gegen Einwirkung eines Störlichtbogens

BA

BA

Prozesse, die einer Regulierung bedürfen, müssen unter dem Unterpunkt "Beschreibung" detailliert werden. Zusätze wie Illustrationen, Flussdiagramme und andere Unterpunkte können hinzugefügt werden. Es ist vorteilhaft für die Wartung von Verfahrensanweisungen, wenn spezifische Abteilungen und persönliche Namen nicht direkt erwähnt werden, sondern in einem Anhang angegeben sind. Zum Beispiel könnten die Anweisungen besagen: "Das Personal der festgelegten Abteilung führt Wartungsarbeiten an Elektromotoren unter der technischen Aufsicht des zugewiesenen Elektrikers durch." Im Anhang könnte dann spezifiziert werden: "Die Abteilung Bl.2 - Wartung kümmert sich um die Wartung von Elektromotoren. Der für die Abteilung Bl.2 - Wartung zuständige Elektriker ist Herr Uwe Ullmann." Anhänge sollten Formulare enthalten, die im Verfahren referenziert werden, Organigramme und Zuordnungen von Namen oder Bezeichnungen von Organisationseinheiten zu zuvor beschriebenen Rollen. Bei der Entscheidung, welche Details in das Verfahren oder in die Anhänge aufgenommen werden sollten, sollte berücksichtigt werden, wie häufig sie sich ändern könnten. Beständige Regeln sollten im Verfahren stehen, während variablere Regeln besser für die Anhänge geeignet sind.