Das Handbuch als Kompendium für Weisungsschriftgut
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EIN ELEKTROSICHERHEITSHANDBUCH IST EIN WICHTIGER BESTANDTEIL DER ELEKTROTECHNISCHEN SICHERHEITSMASSNAHMEN IN UNTERNEHMEN
Das Handbuch zur elektrischen Sicherheit sollte die notwendigen Details enthalten, um mögliche Risiken zu erkennen und zu verringern. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die elektrischen Einrichtungen und Werkzeuge sicher bedienen und überwachen können, ist es entscheidend, dass das Handbuch die Aufgaben und Verfahren auf klare und verständliche Weise darstellt.
Elektrische Sicherheitshandbuch: Leitfaden für die sichere Durchführung von Elektroarbeiten
Das Handbuch als Kompendium für Weisungsschriftgut

Struktur der Handbuchordnung
Handbuch - schematischer Aufbau
Für Dokumentationen, die im Rahmen eines Anweisungs- und Überprüfungssystems erstellt wurden, um einen überprüfbaren Einfluss zu haben, müssen sie sich an die primären Standards eines korrekten Aktenmanagements halten.
Aufzeichnungen müssen genau die getroffenen Entscheidungen, durchgeführten Maßnahmen oder Kommunikationen anzeigen. Sie sollten die Geschäftsverfahren, die sie darstellen, unterstützen und detailliert darstellen.
Die DIN ISO 15489-1 definiert die Kriterien für ein effektives Aktenmanagement als Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzerfreundlichkeit. Authentizität stellt sicher, dass ein Dokument wirklich das darstellt, was es behauptet, bestimmt durch seinen Inhalt, Titel, Format, Datum, aufgeführte Autoren und Unterschriften. Zuverlässigkeit ist gewährleistet, wenn ein Dokument von Personen erstellt wird, die mit seinem Inhalt gut vertraut sind und die Fakten klar artikulieren können. Integrität stellt sicher, dass das Dokument unverändert und vollständig bleibt. Benutzerfreundlichkeit stellt sicher, dass das Dokument von denen gefunden und zugegriffen werden kann, die es benötigen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sollten alle leitenden Dokumente in einer zentral überwachten Sammlung zusammengestellt und den relevanten Personen an geeigneten Stellen zur Verfügung gestellt werden. Diese Sammlung, oder das Handbuch für Elektrotechnik, sollte von einer beauftragten Person überwacht werden, die die Einhaltung der Standards für technische Qualität, Form und Inhalt sicherstellt sowie die Erstellung, Aktivierung und Entfernung von Anweisungsdokumenten überwacht. Idealerweise sollte der leitende Elektriker diese Rolle übernehmen und dies als Werkzeug für ein effizientes Personalmanagement nutzen. Da das Handbuch einen strukturierten Überblick über die aktuellen organisatorischen Richtlinien zur Elektrotechnik bietet, fungiert es sowohl als Referenz als auch als Leitfaden für Arbeitsabläufe. Das Handbuch, das als dynamisch und sich entwickelnd konzipiert ist, unterstützt das organisatorische Wachstum und kennzeichnet einen fortlaufenden Verbesserungsprozess.
Es ist vergleichbar mit einem ständig aktualisierten "organisatorischen Regelbuch". Es besteht aus einem übergeordneten Handbuch und technischen Prozess- und Betriebsanweisungen. Die primäre Handbuchrichtlinie dient als grundlegende Leistung und Umschließung des Handbuchs. Es sollte skizzieren, wie Prozess- oder Betriebsanweisungen formuliert werden (Layout, Inhalt, Verantwortlichkeiten), den Geltungsbereich des Handbuchs (wie das Funktionieren von Elektrosystemen), wo das Handbuch zugegriffen werden kann (möglicherweise im Unternehmensintranet), wer Prozess- und Betriebsanweisungen durchsetzen oder für nichtig erklären und in das Handbuch aufnehmen kann, wer für die Pflege des Index (eine Liste aller Anweisungen) verantwortlich ist und in welchem Format (möglicherweise als Anhang zur Handbuchrichtlinie).
Die Vorteile eines derartig aufgebauten Handbuchs sind:
Es lässt sich schnell und übersichtlich ermitteln, was wie geregelt ist ... und was nicht;
erkannte Regelungs- und Sicherheitslücken können durch Ergänzung oder Än¬derungen im bestehenden System aus Verfahrens- und Betriebsanweisungen schnell geschlossen werden;
die Darstellung der betrieblichen Organisation gegenüber Dritten wird erleichtert;
die Ermittlung von Soll-Ist-Abweichungen und deren Beseitigung wird vereinfacht.
Schriftgut außerhalb des Handbuchs

Aufbau eines Handbuchsystems
Schriftgut außerhalb des Handbuchs
Verfahrens- und Betriebsanweisungen stehen in der Hierarchiepyramide oberhalb aller anderen Schriftstücke und bilden zusammen mit den Anlagen zu den Verfahrensanweisungen und der Handbuchordnung, die auch den Charakter einer Verfahrensanweisung hat, das Handbuch Elektrotechnik. Es wird deutlich, wodurch sich das Weisungsschriftgut des Managementhandbuchs von anderem Schriftgut außerhalb des Handbuchs unterscheidet. Bei Verfahrens- und Betriebsanweisungen ist mit einer Gültigkeitsdauer von Jahren zu rechnen. Und selbst in den Anlagen zu den Verfahrensanweisungen, in denen beispielsweise der Bezug zu konkreten Personen oder Abteilungen hergestellt wird, werden Sachverhalte geregelt, die mindestens mehrere Monate - wenn nicht auch mehrere Jahre - Bestand haben.
Das Handbuch wird durch die Anweisungsdokumente definiert, von denen erwartet wird, dass sie lange gültig sind. Die Lebensdauer anderer Dokumente kann variieren, von einigen Stunden (wie Freigabenotizen) bis zu etwa einem Jahr (wie für Aufgabenbeschreibungen empfohlen). Obwohl schriftliche Aufgaben und Bestellschreiben oft mehrere Jahre lang gültig bleiben, werden sie aufgrund ihrer persönlichen Natur in der Regel von der Personalabteilung im Mitarbeiterdossier aufbewahrt. Daher sollten sie nicht im Handbuch enthalten sein, ähnlich wie Stellenbeschreibungen. Die Verfahrensanweisungen sollten Hinweise zur Aufbewahrungsort und Aufbewahrungsfristen für Aufgabenbeschreibungen, Anerkennungen als zertifizierter Elektriker/Berechtigungen, schriftliche Arbeitsaufträge und Freigabeformulare (Umsetzungsgenehmigungen) geben. Es ist denkbar, dass diese Dokumente vom zuständigen technischen Supervisor (dem leitenden Elektriker) überwacht werden.
Grundsätze
Muster-Handbuch Elektrotechnik
Verfahrensanweisungen (VA)
VA Handbuchordnung
VA Normal- und Notfallorganisation
VA Ablauf von Arbeiten an elektrischen Anlagen
VA Elektrofachkraft, Berechtigungen, Aufgabenbeschreibungen, Unterweisungen
VA Arbeiten unter Spannung (AuS) - Niederspannung
VA Prüfung von elektrischen und nichtelektrischen Arbeitsmitteln
VA Instandhaltung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel
VA Einsatz von Fremdunternehmen
VA Gefährdungsbeurteilungen
VA Dokumentation der Arbeitsstellenüberwachung
VA
VA
Betriebsanweisungen (BA)
BA Fünf Sicherheitsregeln beim Arbeiten an elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln
BA Arbeiten auf Leitern und Tritten
BA Arbeiten mit elektrischen Werkzeugen
BA Arbeiten mit Hochspannungsprüfer
BA Arbeiten mit Kabelschneidgerät
BA Arbeiten mit Schneidwerkzeugen
BA Besteigen von Holzleitungsmasten
BA Brandbekämpfung in elektrischen Anlagen
BA PSA gegen Einwirkung eines Störlichtbogens
BA
BA
Prozesse, die einer Regulierung bedürfen, müssen unter dem Unterpunkt "Beschreibung" detailliert werden. Zusätze wie Illustrationen, Flussdiagramme und andere Unterpunkte können hinzugefügt werden. Es ist vorteilhaft für die Wartung von Verfahrensanweisungen, wenn spezifische Abteilungen und persönliche Namen nicht direkt erwähnt werden, sondern in einem Anhang angegeben sind. Zum Beispiel könnten die Anweisungen besagen: "Das Personal der festgelegten Abteilung führt Wartungsarbeiten an Elektromotoren unter der technischen Aufsicht des zugewiesenen Elektrikers durch." Im Anhang könnte dann spezifiziert werden: "Die Abteilung Bl.2 - Wartung kümmert sich um die Wartung von Elektromotoren. Der für die Abteilung Bl.2 - Wartung zuständige Elektriker ist Herr Uwe Ullmann." Anhänge sollten Formulare enthalten, die im Verfahren referenziert werden, Organigramme und Zuordnungen von Namen oder Bezeichnungen von Organisationseinheiten zu zuvor beschriebenen Rollen. Bei der Entscheidung, welche Details in das Verfahren oder in die Anhänge aufgenommen werden sollten, sollte berücksichtigt werden, wie häufig sie sich ändern könnten. Beständige Regeln sollten im Verfahren stehen, während variablere Regeln besser für die Anhänge geeignet sind.