Das Handbuch als Kompendium für Weisungsschriftgut
Ein Elektrosicherheitshandbuch ist ein wichtiger Bestandteil der elektrotechnischen Sicherheitsmaßnahmen in Unternehmen
Das Elektrosicherheitshandbuch sollte die notwendigen Informationen enthalten, um potenzielle Gefahren zu identifizieren und zu minimieren. Eine klare und verständliche Darstellung der Arbeitsabläufe und Verfahren im Elektrosicherheitshandbuch ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die elektrischen Anlagen und Geräte sicher betreiben und warten können.
Elektrische Sicherheitshandbuch: Leitfaden für die sichere Durchführung von Elektroarbeiten
Das Handbuch als Kompendium für Weisungsschriftgut
Handbuch - schematischer Aufbau
Die Schriftstücke, die im Rahmen eines Anweisungs- und Nachweissystems entstehen, entfalten nur dann ihre nachweisende Wirkung, wenn sie den grundlegenden Anforderungen einer ordnungsgemäßen Aktenführung unterliegen.
Das „Schriftgut sollte zutreffend wiedergeben, was mitgeteilt oder entschieden wurde oder welche Maßnahmen getroffen wurden. Es sollte geeignet sein, dem Stand der Sache entsprechend die Geschäftsprozesse, die es behandelt, zu unterstützen und Rechenschaft abzulegen.
Anforderungen einer ordnungsgemäßen Aktenführung sind gemäß DIN ISO 15489-1 Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzbarkeit. Authentizität bedeutet dabei, dass ein Schriftstück tatsächlich das ist, was es aufgrund von Inhalt, Überschrift, Layout, Datum, angegebenen Verfassern, Unterschriften beansprucht zu sein. Zuverlässig ist ein Schriftstück, wenn es von Personen erstellt wurde, die mit dem Inhalt vertraut und in der Lage sind, den Sachverhalt genau zu beschreiben. Integrität liegt vor, wenn ein Schriftstück unverändert und vollständig ist. Benutzbar ist es, wenn es für die Personen, die es einsehen wollen oder müssen, auffindbar und zugänglich ist. Die Erfüllung der Anforderungen wird erleichtert, wenn alle Weisungsschriftstücke in einem zentral verwalteten Kompendium zusammengefasst und den Personen, die es angeht, an einer oder mehreren geeigneten Stellen zugänglich gemacht werden. Dieses Kompendium - eben das Managementhandbuch Elektrotechnik - sollte von einer speziell dafür verantwortlichen Person verwaltet werden, die darüber wacht, dass die in der Handbuchordnung festgelegten Vorgaben zu fachlicher Qualität, Form und Inhalt sowie zum Ablauf der Erstellung, des Inkrafttretens und des Zurückziehens eines Weisungsschriftstücks eingehalten werden. Vorteilhaft kann es sein, wenn diese Aufgabe von der gesamtverantwortlichen Elektrofachkraft übernommen wird, die mit dem Handbuch ein Werkzeug in die Hand bekommt, welches die fachliche Führung der Mitarbeiter erheblich vereinfacht. Dadurch, dass das Handbuch eine systematische Zusammenfassung der aktuellen (betrieblichen) Regelungen und Vorschriften zur Elektrotechnik darstellt, dient es einerseits als Nachschlagewerk und andererseits als Anweisung über Arbeits- und Verfahrensabläufe. Da es nicht als statisches Werk aufgefasst werden sollte, sondern ständig zu erweitern, zu ändern und zu verbessern ist, erleichtert es die Weiterentwicklung der Organisation und ist als Ergebnis eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses anzusehen.
Es sollte als stets aktuelles „betriebliches Gesetzbuch“ begriffen werden. Es besteht aus einer übergeordneten Handbuchordnung und den fachlichen Verfahrens- und Betriebsanweisungen. Die übergeordnete Handbuchordnung stellt dabei eine Vorleistung und die Klammer des Handbuchs dar; in ihr sind u. a. zu regeln, wie eine Verfahrens- oder Betriebsanweisung zu erstellen ist (Aufbau, Inhalt, Zuständigkeiten), welchen sachlichen Bereich das Handbuch abdecken soll (z. B. Betrieb der elektrischen Anlagen), an welchen Standorten das Handbuch einsehbar ist (ggf. auch elektronisch im betrieblichen Intranet), wer Verfahrens- und Betriebsanweisungen in Kraft und außer Kraft setzten und ins Handbuch einstellen darf, von wem das Inhaltsverzeichnis (Liste aller Anweisungen) zu pflegen ist und in welcher Form (z. B. als Anlage zur Handbuchordnung).
Die Vorteile eines derartig aufgebauten Handbuchs sind:
Es lässt sich schnell und übersichtlich ermitteln, was wie geregelt ist ... und was nicht;
erkannte Regelungs- und Sicherheitslücken können durch Ergänzung oder Än¬derungen im bestehenden System aus Verfahrens- und Betriebsanweisungen schnell geschlossen werden;
die Darstellung der betrieblichen Organisation gegenüber Dritten wird erleichtert;
die Ermittlung von Soll-Ist-Abweichungen und deren Beseitigung wird vereinfacht.
Schriftgut außerhalb des Handbuchs
Schriftgut außerhalb des Handbuchs
Verfahrens- und Betriebsanweisungen stehen in der Hierarchiepyramide oberhalb aller anderen Schriftstücke und bilden zusammen mit den Anlagen zu den Verfahrensanweisungen und der Handbuchordnung, die auch den Charakter einer Verfahrensanweisung hat, das Handbuch Elektrotechnik. Es wird deutlich, wodurch sich das Weisungsschriftgut des Managementhandbuchs von anderem Schriftgut außerhalb des Handbuchs unterscheidet. Bei Verfahrens- und Betriebsanweisungen ist mit einer Gültigkeitsdauer von Jahren zu rechnen. Und selbst in den Anlagen zu den Verfahrensanweisungen, in denen beispielsweise der Bezug zu konkreten Personen oder Abteilungen hergestellt wird, werden Sachverhalte geregelt, die mindestens mehrere Monate - wenn nicht auch mehrere Jahre - Bestand haben.
Insofern wird das Handbuch definitionsgemäß von den Weisungsschriftstücken gebildet, die eine lange Gültigkeitsdauer erwarten lassen. Die Gültigkeitsdauer der anderen Schriftstücke bewegt sich im Bereich von Stunden (z. B. für Freigabescheine) bis zu etwa einem Jahr (empfohlen z. B. für Aufgabenbeschreibungen). Schriftliche Pflichtenübertragungen und Bestellschreiben haben zwar auch eine Gültigkeit von oft mehreren Jahren; da sie aber persönlich zugeordnet sind, werden sie meist von der Personalabteilung in der Personalakte geführt - ähnlich wie die Stellenbeschreibungen - und sind daher nicht ins Handbuch einzustellen. Über Aufbewahrungsort und Aufbewahrungsfristen von Aufgabenbeschreibungen, Bestätigungen als Elektrofachkraft/Berechtigungen, schriftliche Arbeitsaufträge und Freigabescheine (Durchführungserlaubnisse) sind in den zugrunde liegenden Verfahrensanweisungen Regelungen zu treffen. Denkbar ist es, diese Schriftstücke vom zuständigen Fachvorgesetzten (der verantwortlichen Elektrofachkraft) verwalten zu lassen.Weitere wichtige Schriftstücke außerhalb des Handbuchs, zu denen Regelungen hinsichtlich ihrer Aufbewahrung getroffen werden müssen, sind Unterweisungsdokumentation und die Dokumentation der Arbeitsstellenüberwachun