gVEFK: Auswahl- und Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und so bestimmt sein, dass wirksamer Wettbewerb gewährleistet ist, der Zuschlag nicht willkürlich erteilt werden kann und eine wirksame Überprüfung möglich ist; außerdem ist die Gewichtung (oder ersatzweise Rangfolge) anzugeben.

Das wirtschaftlichste Angebot ist nach § 127 GWB und § 58 VgV grundsätzlich über das beste Preis‑Leistungs‑Verhältnis zu bestimmen; qualitative Kriterien sind zulässig.

Für die gVEFK‑Leistung ist die Organisation/Qualifikation/Erfahrung des eingesetzten Personals ausdrücklich als mögliches Zuschlagskriterium benannt, wenn die Personalqualität erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung hat (was hier typischerweise der Fall ist).

Diese Gewichtung ist praxistauglich, weil sie das hohe Qualitäts- und Verfügbarkeitsrisiko im Klinikum abbildet und zugleich einen wirtschaftlichen Wettbewerb über Preis/Kosten ermöglicht.

Damit die Bewertung nicht willkürlich erfolgen kann, sollte die Vergabestelle vorab ein Bewertungsraster festlegen, das für jedes Unterkriterium eine definierte Erwartung an „0/3/5 Punkte“ enthält und die Prüfbarkeit sicherstellt. Diese Anforderung folgt direkt aus dem Bestimmtheits- und Überprüfbarkeitsgebot für Zuschlagskriterien.

• 0 Punkte: nicht nachgewiesen oder wesentliche Anforderungen verfehlt; Unterlagen fehlen oder widersprechen dem Konzept.

• 1–2 Punkte: teilweise schlüssig, aber deutliche Lücken (z. B. keine belastbare Stellvertretung, keine kritischen Klinikumreferenzen, unklarer Eskalationsprozess).

• 3 Punkte: erfüllt; Konzept ist konsistent zum LV; Belege sind plausibel und prüfbar.

• 4 Punkte: gut; über die Anforderungen hinaus, z. B. klare Metriken, ausgereifte Templates, nachweisliche Erfahrung in vergleichbarer Klinikkomplexität.

• 5 Punkte: sehr gut; Best Practice; überzeugender Nachweis wirksamer Implementierungen inkl. messbarer Verbesserungen (z. B. Prüfquote, Mängelschließquote, SLA‑Einhaltung) und belastbare 24/7‑Organisation.

• Preispunkte = (niedrigster wertbarer Preis / Preis des Angebots) × Maximalpunkte Preis.

Die Bewertungsformel ist in den Vergabeunterlagen vorzugeben, um Gleichbehandlung und Transparenz sicherzustellen.

• Basisscope (Muss‑Leistungen) als wertbarer Hauptpreis,

• Optionen (AuS‑Governance, Störlichtbogen‑Assessment etc.) als gesondert ausgewiesene Preispositionen, die entweder separat bewertet oder nur bei Zuschlag zur Budgetentscheidung genutzt werden.

Die Zuschlagskriterien müssen stets mit dem Auftragsgegenstand verbunden bleiben; Optionen sind daher nur dann in die Preiswertung aufzunehmen, wenn sie tatsächlich Bestandteil des verglichenen Auftragsumfangs sind.

Damit Eignungsprüfung und Zuschlagswertung belastbar funktionieren, müssen die einzureichenden Unterlagen pro Kriterium klar benannt werden. § 48 VgV fordert, dass neben den Eignungskriterien auch anzugeben ist, mit welchen Unterlagen Bewerber/Bieter Eignung und Nichtvorliegen von Ausschlussgründen belegen.

• Eigenerklärungen (Ausschlussgründe, Unterauftragnehmer, Interessenkonflikte).

• Teamblatt: gVEFK + Stellvertretung (Kontaktdaten, Verfügbarkeit, Rollen, Bereitschaft).

• CVs + Qualifikationsnachweise + Fortbildungsübersicht (gVEFK/Stv.).

• Referenzen in standardisiertem Format (Projektumfang, Betreiberrolle, 24/7‑Kontext, kritische Versorgungen, Ansprechpartner).

• Fachkonzept (mit klaren Deliverables synchron zum LV): Übernahmephase, Implementierung, Regelbetrieb, Reporting, SLA‑Umsetzung.

• Versicherungsnachweis (Deckungssummen).

• Preisblatt mit Pauschalen/Tagessätzen/Optionen/Nebenkosten.

• Konsequente Trennung: Turnover, Registereintrag, Versicherung, Referenzmindestanzahl gehören in die Eignung; Bewertung „wie gut“ Konzept/Personal/SLA sind, gehört in den Zuschlag. Diese Systematik ergibt sich aus der Eignungsprüfung nach VgV (§§ 42, 44–46, 48) und der Zuschlagswertung nach GWB/VgV/UVgO (wirtschaftlichstes Angebot, Gewichtung).

• Klinikrealismus im SLA: Reaktionszeiten sind nur dann wertbar, wenn sie durch Bereitschaftsmodell, Stellvertretung und Vor‑Ort‑Kapazität plausibilisiert werden. Die Verfügbarkeit von Kundendienst/technischer Hilfe ist ausdrücklich als Zuschlagskriterium angelegt.

• Begründungstiefe: Für jedes Unterkriterium kurze, konkrete Bewertungsbegründungen dokumentieren („Warum 3 statt 4 Punkte?“). Das stützt die Überprüfbarkeit und schützt vor Willkürvorwürfen.

• Key‑Personnel‑Bindung: gVEFK und Stellvertretung als Schlüsselpersonal definieren (Austausch nur mit Zustimmung; Gleichwertigkeitsnachweis). Das ist sachlich begründet, weil die Personalqualität die Auftragsausführung maßgeblich prägt.

• Eignungsnachweise als Eigenerklärung starten: § 48 VgV legt nahe, grundsätzlich Eigenerklärungen zu fordern und Bescheinigungen/Weitere Nachweise gezielt anzufordern; das reduziert Bürokratie bei gleichzeitiger Prüfungsfähigkeit.