Die interne Vergabeorganisation schafft die Grundlage für eine nachvollziehbare Auswahl geeigneter Prüfdienstleister. Gerade bei elektrischen Prüfleistungen sollte die Entscheidung nicht allein auf dem angebotenen Stückpreis beruhen. Qualifikation, Prüfmethodik, personelle Leistungsfähigkeit, Dokumentationsqualität und organisatorische Zuverlässigkeit beeinflussen unmittelbar die Qualität des späteren Prüfmanagements.
Ziel ist deshalb eine strukturierte Entscheidung, die fachliche, wirtschaftliche und organisatorische Kriterien zusammenführt.
Interne Vergabe von DGUV-V3/V4-Prüfungen: Organisation, Anforderungen und Leistungssteuerung
Vor Einholung von Angeboten sollte eindeutig feststehen, welche Prüfleistungen tatsächlich benötigt werden.
Je belastbarer diese Grundlagen sind, desto besser lassen sich Angebote später vergleichen.
Dazu gehören insbesondere:
Art und Umfang der Prüfobjekte,
Standorte und Mengen,
erforderliche Prüfverfahren,
gewünschte Prüfintervalle,
Anforderungen an Dokumentation,
Datenübergabe und CAFM-Schnittstellen,
Mängel- und Nachprüfungsprozesse sowie
besondere betriebliche Randbedingungen.
Markterkundung und Wettbewerb dokumentieren
Eine strukturierte Markterkundung hilft, geeignete Anbieter, marktübliche Leistungsmodelle und realistische Preisstrukturen zu erkennen. Die Ergebnisse sollten intern dokumentiert werden, insbesondere wenn daraus die Auswahl der angefragten Unternehmen oder die Gestaltung der Ausschreibung abgeleitet wird.
So bleibt nachvollziehbar, warum bestimmte Anbieter berücksichtigt und welche Marktannahmen zugrunde gelegt wurden.
Bewertung nach vorab festgelegten Kriterien
Die Angebotswertung sollte auf einer einheitlichen Bewertungsmatrix beruhen.
Neben dem Preis können beispielsweise bewertet werden:
Wichtig ist, Kriterien und Gewichtungen vor der abschließenden Bewertung festzulegen. Dadurch wird verhindert, dass Maßstäbe nach Kenntnis der Angebote verändert werden.
Risiken zusätzlich betrachten
Eine hohe Punktzahl allein genügt nicht immer für eine belastbare Vergabeentscheidung.
Diese Risiken können in einer eigenen Risikoanalyse dokumentiert werden.
Intern sollte zusätzlich geprüft werden, ob besondere Risiken bestehen, beispielsweise:
unrealistisch hohe Prüfleistungen pro Arbeitstag,
geringe personelle Reserven,
starke Nachunternehmerabhängigkeit,
unklare Datenübergabe,
ungeeignete Messmittel,
auffällig niedrige Preise oder
fehlende Erfahrung mit vergleichbaren Beständen.
Entscheidung vollständig dokumentieren
Zur internen Vergabeakte sollten alle wesentlichen Entscheidungsschritte gehören:
Verhandlungs- und Klarstellungsgespräche sollten nachvollziehbar protokolliert werden. Auch mögliche Interessenkonflikte der beteiligten Entscheidungsträger sollten transparent behandelt werden.
Vergabe und spätere Leistung verbinden
Besonders wichtig ist, dass bewertete Leistungszusagen nach Auftragserteilung nicht verloren gehen.
Zugesagte Prüfmethoden, Projektteam, Dokumentationsstandards, Schnittstellen und Serviceleistungen sollten deshalb in Auftrag oder Vertrag übernommen und später kontrolliert werden.
Die interne Vergabe wird damit zum Ausgangspunkt eines geschlossenen Steuerungsprozesses:
So entsteht nicht nur eine dokumentierte Beschaffungsentscheidung, sondern eine belastbare Grundlage für dauerhaft qualitätsgesicherte elektrische Prüfleistungen.
