Anforderungen an Prüfmethodik und Prüfverfahren

Die Prüfmethodik des Auftragnehmers muss systematisch, wiederholbar, prüfbar und standortübergreifend konsistent sein. Sie muss erkennen lassen, wie der Auftragnehmer eine gleichförmige Leistungserbringung über verschiedene Teams, Gebäude, Nutzungsarten und Prüfrhythmen hinweg sicherstellt.

Die Leistung ist so zu organisieren, dass zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar bleibt, welches Prüfobjekt wo lokalisiert wurde, in welchem Zustand es angetroffen wurde, welche Prüfschritte durchgeführt wurden, welche Feststellungen getroffen wurden und welcher Folgebedarf daraus entsteht.

Nicht ausreichend ist eine Methodik, die sich auf Einzelmessungen oder schematische Prüfroutinen beschränkt. Gefordert wird ein vollständiger Prüfprozess, der Sichtprüfung, technische Prüfung, funktionale Beurteilung, fachliche Bewertung, Mängelbehandlung, Dokumentation und Übergabe in ein belastbares Berichtswesen miteinander verbindet.

Die Methodik muss außerdem den Nachweischarakter der Leistung unterstützen. Die Ergebnisse müssen so erzeugt und dokumentiert werden, dass sie für interne Steuerung, Betreiberpflichten, Revision, Audit, Versicherungsnachweis und Planung der Folgeprüfungen nutzbar sind.

Alle Leistungen sind unter Beachtung von DGUV V3, der einschlägigen anerkannten Regeln der Technik, der für die jeweiligen Prüflinge geeigneten Prüfgrundsätze, der Herstellerhinweise sowie der standortbezogenen Sicherheits- und Betriebsregeln auszuführen.

Zusätzlich sind sämtliche Vorgaben aus den Vergabeunterlagen, insbesondere aus [Leistungsbeschreibung], [Sicherheitsanweisung], [Hausordnung], [Zutrittsregelung], [IT-Vorgaben], [Meldewegen], [Stillstandsfenstern] und [Berichtsanforderungen], in die Prüfmethodik einzubeziehen.

Der Auftragnehmer hat seine Arbeitsweise so auszurichten, dass fachliche Compliance, Arbeitssicherheit, Datenschutz, Informationssicherheit und betriebliche Belange des Auftraggebers gleichzeitig gewahrt bleiben.

Vor Aufnahme der Prüfleistungen hat der Auftragnehmer den bereitgestellten Leistungsumfang fachlich zu prüfen und in eine umsetzbare Prüfplanung zu überführen. Hierzu gehören die Sichtung vorhandener Bestandsdaten, die Prüfung der Standortstruktur, die Zuordnung von Prüflingen zu Bereichen und Nutzungen, die Abstimmung von Zugängen sowie die Berücksichtigung betrieblicher Einschränkungen.

Die Prüfplanung muss erkennen lassen, wie Prüftermine, Personalressourcen, Prüfmittel, gegebenenfalls erforderliche Abschaltungen, Begleitungen, Freigaben und Kommunikationswege organisiert werden. Der Auftragnehmer hat dabei zu berücksichtigen, dass nicht jede Prüfung in gleicher Weise während des laufenden Nutzerbetriebs durchgeführt werden kann.

Soweit Bestandslisten, Raumlisten oder Anlagendaten unvollständig, widersprüchlich oder offensichtlich veraltet sind, ist dies vor Leistungsbeginn zu kennzeichnen. Der Auftragnehmer hat darzustellen, wie solche Abweichungen im Vollzug ohne Verlust der Nachvollziehbarkeit behandelt werden.

Die Planung muss ferner eine belastbare Vorgehensweise für sensible Bereiche enthalten, insbesondere für [kritische Infrastruktur], [medizinisch genutzte Räume], [Reinräume], [Produktion], [Sicherheitsbereiche], [Dauerbetrieb] oder weitere in den Vergabeunterlagen bezeichnete Sonderzonen.

Jeder Prüfling ist vor der eigentlichen Prüfung eindeutig zu identifizieren und einem nachvollziehbaren Datensatz zuzuordnen. Soweit eine Kennzeichnung des Auftraggebers vorhanden ist, ist diese vorrangig zu verwenden. Fehlt eine eindeutige Kennzeichnung, ist eine vorläufige, logisch herleitbare Zuordnung nach den mit dem Auftraggeber abgestimmten Regeln vorzunehmen.

Die Zuordnung muss mindestens einen belastbaren Bezug zu Standort, Bereich, Raum oder technischer Zone sowie zu Geräte- oder Anlagentyp, Nutzung und gegebenenfalls vorhandenem Bestandskennzeichen herstellen. Mehrdeutige, wechselnde oder nicht dokumentierte Objektbezeichnungen sind zu vermeiden.

Kann ein Prüfling nicht zweifelsfrei identifiziert, freigelegt oder abgegrenzt werden, ist dies als Sonderfall zu dokumentieren und dem definierten Meldeweg gemäß [Eskalationsverfahren] zuzuführen. Eine reine Sammelzuordnung ohne Einzelnachweis ist nur zulässig, wenn sie in den Vergabeunterlagen ausdrücklich vorgesehen ist.

Die Prüfung vor Ort hat nach einem klaren, wiederkehrenden Ablauf zu erfolgen. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass vor Beginn jeder Prüfung die Identität des Prüflings, die sichere Arbeitssituation, die Zugänglichkeit und die betrieblichen Randbedingungen verifiziert werden.

An die Vor-Ort-Prüfung werden Anforderungen an Ordnung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit gestellt. Die Prüfenden müssen für Ansprechpartner vor Ort erkennbar sein, sicherheitsrelevante Hinweise beachten und bei betrieblichen Konflikten den festgelegten Abstimmungsweg einhalten.

Die Prüffolge muss so gewählt werden, dass unnötige Wege, Doppelbearbeitungen, vermeidbare Störungen und ungeplante Unterbrechungen reduziert werden. Gleichzeitig darf die Effizienz nicht zulasten der fachlichen Tiefe, der Ergebnisqualität oder der Dokumentationssicherheit gehen.

Unterbrechungen, Teilprüfungen, abgebrochene Prüfungen oder aus betrieblichen Gründen verschobene Prüfungen sind unmittelbar im Datensatz kenntlich zu machen. Der Grund, der erreichte Bearbeitungsstand und der erforderliche Nachfassbedarf müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Die Methodik des Auftragnehmers muss erkennen lassen, wie Sichtprüfung, technische Prüfung und erforderliche Funktionsprüfung zu einem fachlich belastbaren Gesamtergebnis zusammengeführt werden. Messwerte allein genügen nicht, wenn der sichtbare Zustand, die bestimmungsgemäße Nutzung oder die sichere Verwendbarkeit zu einer abweichenden Bewertung führen.

Die Sichtprüfung hat sich insbesondere auf erkennbare Beschädigungen, unsachgemäße Veränderungen, fehlende Kennzeichnungen, Verschmutzungen, thermische Auffälligkeiten, ungeeignete Umgebungsbedingungen, unsichere Leitungsführung, Mängel an Steckvorrichtungen, Gehäusen, Abdeckungen oder Zugänglichkeiten sowie auf sonstige sicherheitsrelevante Auffälligkeiten zu erstrecken.

Messungen und Funktionsprüfungen sind nach dem für den jeweiligen Prüfling geeigneten Verfahren durchzuführen. Der Auftragnehmer hat darzustellen, wie er sicherstellt, dass Prüfverfahren, Messreihenfolge, Anschlussart, Beurteilungslogik und Wiederholbarkeit zur Art des Prüflings, zu dessen Betriebszustand und zu den örtlichen Rahmenbedingungen passen.

Soweit eine vollständige technische Prüfung aus betrieblichen oder sicherheitsbezogenen Gründen nicht möglich ist, hat der Auftragnehmer dies nicht nur als Ausnahme zu dokumentieren, sondern fachlich einzuordnen und einen Vorschlag für das weitere Vorgehen zu unterbreiten.

Festgestellte Mängel und Abweichungen sind nicht nur zu beschreiben, sondern nach Art, Sicherheitsrelevanz, Handlungsbedarf und betrieblicher Auswirkung nachvollziehbar zu qualifizieren. Die Dokumentation muss erkennen lassen, welche Feststellung getroffen wurde, warum sie als relevant eingestuft wird und welche Folgemaßnahme erforderlich ist.

Bei Sachverhalten mit unmittelbarer Gefährdungswirkung hat der Auftragnehmer unverzüglich den festgelegten Melde- und Eskalationsweg aus [Eskalationsweg] anzuwenden. Soweit betriebs- und sicherheitsrechtlich zulässig, sind erforderliche Sofortmaßnahmen mit dem Auftraggeber oder dessen benannten Vertretern abzustimmen und im Datensatz transparent zu vermerken.

Nicht prüfbare, nicht zugängliche, außer Betrieb befindliche, nicht freigeschaltete, verdeckte oder nicht zweifelsfrei zuordenbare Prüflinge gelten nicht als regulär abgeschlossen. Sie sind mit eindeutigem Status, Begründung und notwendiger Folgehandlung auszuweisen.

Die Methodik muss außerdem den Umgang mit Sonderlagen beschreiben, insbesondere bei Nutzerverweigerung, fehlender Anlagenverfügbarkeit, ungeklärter Zuständigkeit, widersprüchlichen Bestandsdaten, Verdacht auf Manipulation, beschädigter Infrastruktur oder Abweichungen zwischen Dokumentation und Ist-Zustand.

Der Auftragnehmer hat ein internes System zur Sicherung der fachlichen und prozessualen Qualität vorzuhalten. Dieses System muss geeignet sein, über alle eingesetzten Personen und Teams hinweg ein einheitliches Prüfniveau, eine vergleichbare Bewertungslogik und eine verlässliche Dokumentationsqualität sicherzustellen. Die Qualitätssicherung hat mindestens standardisierte Arbeitsabläufe, definierte Verantwortlichkeiten, fachliche Aufsicht, Plausibilitätsprüfungen der Datensätze und eine nachvollziehbare Korrekturlogik für fehlerhafte oder unvollständige Erfassungen zu umfassen. Erwartet wird ferner ein Vorgehen zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender, zur Sicherstellung der Methodenkenntnis, zur Abstimmung von Zweifelsfällen und zur Behandlung wiederkehrender Fehlerbilder. Der Auftragnehmer hat darzustellen, wie Lernerkenntnisse aus früheren Prüfrunden in Folgezyklen übernommen werden. Der Auftraggeber behält sich vor, Stichproben, Plausibilitätsprüfungen, Begleitungen oder Qualitätsgespräche durchzuführen. Die Prüfmethodik des Auftragnehmers muss eine solche Überprüfbarkeit ohne zusätzlichen Interpretationsaufwand ermöglichen.

Für die Leistung sind geeignete, funktionsfähige und beherrschte Prüfmittel einzusetzen. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die verwendeten Geräte, Hilfsmittel, Softwarewerkzeuge und mobilen Erfassungslösungen dem vorgesehenen Einsatzzweck entsprechen und im operativen Ablauf verlässlich verfügbar sind. Die Methodik muss erkennen lassen, wie der Auftragnehmer die Einsatzbereitschaft seiner Prüfmittel sicherstellt, wie Fehlfunktionen oder Ausfälle behandelt werden und wie verhindert wird, dass fehlerhafte, unvollständige oder nicht reproduzierbare Ergebnisse in die Dokumentation gelangen. Soweit digitale Erfassung eingesetzt wird, hat diese eine eindeutige Objektzuordnung, zeitnahe Datensicherung, nachvollziehbare Änderungen, rollenklare Verantwortlichkeiten und eine geordnete Übergabe in das vereinbarte Berichtswesen zu unterstützen. Projektspezifische Vorgaben aus [IT-Schnittstellen], [Datenschutzanforderungen], [Dateiformate] und [Zugriffsmodell] sind zu berücksichtigen.

Die Prüfmethodik muss für einen Betrieb unter realen Nutzungsbedingungen geeignet sein. Der Auftragnehmer hat aufzuzeigen, wie Zugangsregeln, Nutzerbetrieb, Sicherheitsunterweisungen, Freigaben, Schichtmodelle, Ruhezeiten, Hygienevorgaben, Reinheitsanforderungen, Besuchermanagement oder sonstige standortbezogene Vorgaben in den Ablauf integriert werden.

Prüfungen dürfen den Gebäudebetrieb nur in dem Umfang beeinträchtigen, der für eine fachgerechte und sichere Leistungserbringung erforderlich ist. Abschaltungen, Öffnungen, temporäre Außerbetriebnahmen oder Eingriffe in sensible Bereiche sind frühzeitig zu planen, mit dem Auftraggeber abzustimmen und in der Einsatzplanung gesondert zu berücksichtigen.

Der Auftragnehmer hat darzustellen, wie er in genutzten Flächen mit Nutzerkommunikation, Terminfenstern, Sperrungen, Kennzeichnungen, Wegeführung und Wiederfreigabe umgeht. Ein methodisch guter Prüfprozess zeichnet sich auch dadurch aus, dass betriebliche Unterbrechungen reduziert und dennoch keine sicherheitsrelevanten Kompromisse eingegangen werden.

Die Dokumentation ist integraler Bestandteil der Prüfleistung. Für jeden Prüfling ist ein vollständiger, eindeutiger und nachvollziehbarer Datensatz zu erzeugen, der Identität, Standortbezug, Prüfdatum, prüfende Person, angewendetes Verfahren, Ergebnis, festgestellte Abweichungen, erforderliche Maßnahmen und gegebenenfalls Folgetermine erkennen lässt.

Die Ergebnisdarstellung muss so strukturiert sein, dass der Auftraggeber die Daten für Betreiberpflichten, Maßnahmensteuerung, Nachverfolgung, Audit, Bestandsfortschreibung und Terminplanung der Wiederholungsprüfungen nutzen kann. Freitext allein genügt hierfür nicht. Erforderlich sind konsistente Statusangaben, fachlich verständliche Mangelbeschreibungen und eine belastbare Zuordnung zu Objekt und Standort.

Soweit vom Auftraggeber vorgegebene Berichtsformate, Datenfelder, Importstrukturen oder Kennzeichnungslogiken bestehen, sind diese verbindlich zu beachten. Kann eine Anforderung fachlich nicht umgesetzt werden, hat der Bieter dies im Angebot ausdrücklich zu benennen und einen gleichwertigen Lösungsvorschlag vorzulegen.

Fotodokumentation, Nachweise zu Sonderfällen, Kennzeichnungsvorschläge, offene Punkte und Restantenlisten sind in dem Umfang bereitzustellen, der nach [Leistungsbeschreibung], [Berichtskonzept] und [Mängelprozess] erforderlich ist.

Jeder Bieter hat mit seinem Angebot eine belastbare Methodikdarstellung einzureichen. Diese muss erkennen lassen, wie die ausgeschriebenen DGUV V3 Leistungen vorbereitet, organisiert, vor Ort durchgeführt, dokumentiert, qualitätsgesichert und in den Gebäudebetrieb integriert werden.

Die Methodikdarstellung muss mindestens Aussagen enthalten zu Projektanlauf, Prüfplanung, Umgang mit Bestandsdaten, Identifikation der Prüflinge, Vor-Ort-Ablauf, Mängelmanagement, Eskalation bei Gefährdungen, Qualitätssicherung, Ressourcenansatz, Prüfmittelkonzept, Datenverarbeitung, Schnittstellen, Kommunikationswegen und Umgang mit Sonderfällen.

Darstellungen mit rein allgemeinem Charakter genügen nicht. Erwartet wird eine auf die Ausschreibung bezogene, nachvollziehbare und umsetzbare Beschreibung unter Bezug auf [Standorte], [Nutzungsarten], [Anlagenumfang], [Betriebsbesonderheiten] und [Berichtsanforderungen].

Annahmen, Einschränkungen, Mitwirkungserfordernisse des Auftraggebers, Ausschlüsse oder alternative Vorgehensweisen sind im Angebot ausdrücklich und transparent zu benennen. Nicht genannte Vorbehalte gelten im Zweifel als nicht vereinbart.

Mit Abgabe des Angebots erklärt der Bieter, dass seine angebotene Leistung die in diesem Dokument beschriebenen methodischen Mindestanforderungen erfüllt. Abweichungen sind nur wirksam, wenn sie im Angebot klar benannt, fachlich erläutert und vom Auftraggeber im Vergabeverfahren akzeptiert werden.

Der Auftraggeber ist berechtigt, im Rahmen der Angebotswertung und etwaiger Verhandlungsgespräche eine Konkretisierung der beschriebenen Methodik zu verlangen. Unklare, widersprüchliche oder nicht belastbare Darstellungen können bei der Bewertung nachteilig berücksichtigt werden.

Soweit projektspezifische Informationen in diesem Dokument als Platzhalter ausgewiesen sind, sind diese anhand der endgültigen Vergabeunterlagen zu vervollständigen. Bis zu dieser Konkretisierung gelten die beschriebenen Anforderungen als genereller Mindeststandard für die ausgeschriebene Leistung.

Die nachstehenden Platzhalter sind vor Veröffentlichung der Vergabeunterlagen anhand der projektspezifischen Ausgangsdokumente zu vervollständigen. Sie dienen dazu, die allgemeine Methodikanforderung mit dem konkreten Objektbestand, den betrieblichen Randbedingungen und dem gewünschten Berichtswesen des Auftraggebers zu verbinden.

Soweit zusätzliche Anforderungen aus Bestandslisten, Objektbegehungen, Sicherheitskonzepten, Betreiberhandbüchern, CAFM-Vorgaben, Wartungsstrategien oder Nutzerrestriktionen hervorgehen, sind diese in die endgültige Fassung dieses Dokuments einzuarbeiten.