Umgang mit privaten elektrischen Geräten

Die technische und organisatorische Grundlage dieses Dokuments bilden die DGUV Vorschrift 4, die BetrSichV, die TRBS 1201 und 1203, die DGUV Information 203-071 sowie die aktuelle DGUV Information 203-070. Die DGUV Vorschrift 4 fordert wiederkehrende Prüfungen zur Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustands elektrischer Anlagen und Betriebsmittel. Die TRBS 1201 konkretisiert, dass Art, Umfang und Fristen erforderlicher Prüfungen aus der Gefährdungsbeurteilung abzuleiten sind. Die TRBS 1203 konkretisiert die Anforderungen an zur Prüfung befähigte Personen. Die DGUV-Publikationsdatenbank weist die DGUV Information 203-070 in einer aktuellen Ausgabe aus, die die technische Fachsicht für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel als Ergänzung zur organisationsbezogenen DGUV Information 203-071 bereitstellt. Die DKE kennzeichnet DIN VDE 0701-0702 als historisch und verweist für die aktuelle Prüfnormenlage auf DIN EN 50678 und DIN EN 50699.

Vergaberechtlich ist dieses Dokument auf ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zugeschnitten. Nach der VgV erfolgt zunächst eine öffentliche Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen; nur ausgewählte geeignete Unternehmen werden zur Abgabe von Erstangeboten aufgefordert. Der Auftraggeber kann mit den Bietern über Erst- und Folgeangebote verhandeln, jedoch nicht über festgelegte Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Wenn dies in den Vergabeunterlagen vorbehalten ist, kann der Zuschlag auch auf Grundlage der Erstangebote erfolgen. Maßgeblich für die Zuschlagsentscheidung ist das wirtschaftlichste Angebot auf Basis des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses.

Private elektrische Geräte dürfen auf den Flächen von [Auftraggeber] nur nach vorheriger Freigabe durch [zuständige Stelle] verwendet werden. Zulässige und unzulässige Gerätekategorien sind in [Anlage Gerätekatalog] verbindlich festzulegen. Unzulässig sind insbesondere selbstgebaute oder veränderte Geräte, sichtbar beschädigte Geräte, Geräte mit unklarer Herkunft, private Mehrfachsteckdosen oder Verlängerungsleitungen sowie Geräte, deren Einsatzort oder Verwendungszweck nicht freigegeben ist. Diese Regelung stützt sich auf die Pflicht des Arbeitgebers, nur sichere und geeignete Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen oder deren Verwendung zu gestatten.

Privatgeräte sind dem jeweiligen Nutzungsort und damit der projektspezifischen Prüfgruppe zuzuordnen. Für [Projektbezeichnung] gelten grundsätzlich die festgelegten Prüffristen des Einsatzbereichs. Soweit keine strengere Regelung vorgegeben ist, sind dies [Prüfintervall öffentlicher Bereich], [Prüfintervall Büro / nicht öffentlicher Bereich] und [Prüfintervall Labor / Werkstatt]. Für Privatgeräte in Nutzerküchen, Besprechungszonen, Seminarräumen, Ausgabebereichen oder anderen gemeinsam genutzten Räumen ist die strengere Zuordnung des tatsächlichen Nutzungsumfeldes anzuwenden. Für Privatgeräte in Labor- oder Werkstattbereichen kann [Auftraggeber] anstelle einer Zulassung auch ein generelles Verbot festlegen.

Vor der ersten Nutzung ist ein Registrierungsantrag über [Meldeweg] zu stellen. Die Prüfung erfolgt erst nach Freigabe der Anmeldung durch [zuständige Stelle]. Die Erfassung erfolgt als gesondert gekennzeichnetes Prüfobjekt im digitalen Prüfsystem von [Auftraggeber], damit Eigentum, Standort, Prüfhistorie und Mängelbearbeitung eindeutig getrennt vom regulären Anlagen- und Betriebsmittelbestand nachverfolgt werden können.

Die Prüfung privater Geräte erfolgt im selben organisationsbezogenen Rahmen wie beim regulären Bestand, jedoch mit gesonderter Kennzeichnung als Privatgerät. Private Neugeräte und neu zugelassene Privatgeräte sind über den festen Vor-Ort-Termin [wöchentlicher Servicetag] oder über den definierten Eilprozess [Ad-hoc-Reaktionszeit] einzuplanen. Eine Nutzung vor erfolgreicher Prüfung und dokumentierter Freigabe ist nicht zulässig. Das CE-Zeichen ersetzt keine betriebliche Sicherheitsfreigabe. Die Prüfung umfasst mindestens Besichtigen sowie die jeweils erforderlichen Mess- und Funktionsprüfungen durch eine befähigte Prüfperson. Ladegeräte, Netzteile und sonstige netzverbundene Zubehörteile sind als prüfrelevante Komponenten des Privatgeräts zu behandeln. Wurde ein Privatgerät instand gesetzt, ist vor Wiederverwendung erneut der vollständige Prüfumfang durchzuführen.

Nicht bestandene Privatgeräte sind deutlich zu kennzeichnen, der weiteren Verwendung zu entziehen und unverzüglich an [Meldestelle Mängel] zu melden. Die Kommunikation mit Eigentümerinnen und Eigentümern sowie die Entscheidung über Rückgabe, Entfernung, Reparatur oder endgültiges Verbot obliegt [Auftraggeber]. Die für den regulären Bestand vorgesehene Austauschlogik für bereitgestellte Ersatzsteckdosenleisten findet auf private Zubehörteile keine Anwendung; private Mehrfachsteckdosen und Verlängerungsleitungen sind grundsätzlich unzulässig.

Die Prüf- und Freigabedaten privater Geräte sind digital in [digitale Prüfplattform] zu dokumentieren und mindestens in den Formaten [XLSX], [CSV] und [PDF] exportierbar bereitzustellen. Die DGUV Information 203-071 verlangt eine eindeutige Identifikation des Prüfobjekts, Angaben zu Datum und Umfang der Prüfung, Prüfanlass, Prüfergebnis, Prüffrist, Prüfperson, Prüf- und Messgerät sowie Unterschrift oder elektronische Signatur. Elektronische Aufzeichnungen sind zulässig. Werden Arbeitsmittel an unterschiedlichen Betriebsorten verwendet, ist am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorzuhalten. Die DGUV empfiehlt zudem Bestandslisten, Kennzeichnung mit nächstem Prüftermin sowie eine gut erkennbare Markierung bestandener beziehungsweise nicht bestandener Prüfungen.

Organisatorisch gilt folgende Rollenverteilung. [Auftraggeber] definiert die Gerätepolitik, entscheidet über Zulassung, Verbote und Weiterverwendung, stellt den Meldeweg bereit und koordiniert die Termine mit Facility Management und den lokalen Ansprechpersonen. Der Auftragnehmer prüft ausschließlich vorab freigegebene und bereitgestellte Privatgeräte, führt die Prüfung raumweise und nachvollziehbar durch, kennzeichnet die Prüfergebnisse, meldet kritische Mängel unverzüglich und trennt Privatgeräte in der Datenhaltung eindeutig vom regulären Bestand. Eigentum, Gewährleistung, Reparatur- und Ersatzansprüche an Privatgeräten verbleiben bei den jeweiligen Eigentümerinnen und Eigentümern, soweit [Auftraggeber] nichts anderes schriftlich festlegt.

Bieter müssen nachweisen, dass sie für Prüfungen an ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln befähigte Personen einsetzen, die über elektrotechnische Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation, mindestens einjährige einschlägige Berufserfahrung, zeitnahe berufliche Tätigkeit und aktuelle Kenntnisse der einschlägigen Vorschriften verfügen. Darüber hinaus muss das Angebot erkennen lassen, dass vergleichbare Prüfumfänge zugrunde gelegt werden und die Aufwendungen für An- und Abreise, Kennzeichnung, Barcodes oder QR-Codes, Protokolle, Berichte und Datenverwaltung transparent berücksichtigt sind.

Dieses Dokument ist Bestandteil der Vergabeunterlagen für [Vergabenummer]. Die hierin festgelegten Anforderungen sind als Mindestanforderungen der Leistungsausführung zu verstehen. Soweit in [Leistungsbeschreibung], [Vertragsentwurf], [Bieterkommunikation] oder [finalen Vergabeunterlagen] präzisierende projektbezogene Regelungen getroffen werden, gehen diese vor. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der schriftlichen Freigabe durch [Auftraggeber].