Interne Risikoanalyse

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Interne Risikoanalyse bei DGUV-Prüfungen

Projektbezogene Ausgangslage
Risikobewertungssystematik
Technische Risiken
Organisatorische Risiken
Wirtschaftliche und vergaberechtliche Risiken
Datenschutz- und IT-Risiken
Risikoreduzierende Vertrags- und Vergabemaßnahmen
Zusammenfassung und Handlungsempfehlung
Freigabe und interne Dokumentation

Projektübersicht

Thema	Beschreibung
Auftraggeber	[einzutragen]
Vergabegegenstand	DGUV-V4-orientierte Prüfleistungen für elektrische Betriebsmittel
Vergabeart	Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb
Vertragsmodell	Einheitspreisvertrag mit Mengengerüst und ergänzenden Pauschalpositionen
Geplante Vertragslaufzeit	[einzutragen]
Leistungsorte	Standorte / Gebäude / Nutzungsbereiche des Auftraggebers
Prüfbestand	Ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel gemäß Bestandsliste und Gefährdungsbeurteilung
Prüfintervalle	Risikoorientiert gemäß Gefährdungsbeurteilung
Wesentliche Anforderungen	Prüfung, Kennzeichnung, Dokumentation, Mängelmeldung, Datenexport, Neugeräteprozess und vollständige Datenübergabe
Interne Platzhalter	[Vergabenummer], [Projektleitung], [Vergabestelle], [Facility Management], [Verfahrenszeitplan]

Ziel der Risikoanalyse

Die Risikoanalyse soll sicherstellen, dass kritische Risiken frühzeitig bewertet und geeignete Gegenmaßnahmen in die Vergabe- und Vertragsunterlagen integriert werden. Besonderer Fokus liegt auf Betriebssicherheit, Nachweisfähigkeit, Vergaberechtskonformität, Datenverfügbarkeit, Qualität der Prüfleistungen sowie organisatorischer Umsetzbarkeit im laufenden Betrieb. Die Analyse ist fortzuschreiben, wenn sich Mengen, Standortstruktur, Datenlage, Vertragsmodell oder Datenschutzanforderungen ändern.

Bewertungslogik

Bewertungskriterium	Beschreibung
Eintrittswahrscheinlichkeit	niedrig / mittel / hoch
Auswirkung	gering / wesentlich / kritisch
Risikoklasse	niedrig / mittel / hoch
Steuerbarkeit	gut steuerbar / teilweise steuerbar / schwer steuerbar
Gegenmaßnahme	organisatorisch, technisch, vertraglich oder vergaberechtlich
Verantwortlichkeit	[Vergabestelle], [Facility Management], [Fachbereich], [Datenschutz], [IT], [Projektleitung]

Risiken der Leistungsausführung

Risiko	Beschreibung	Auswirkung	Risikoklasse	Gegenmaßnahme
Unvollständige Prüfungen	Räume, Bereiche oder Betriebsmittel werden nicht vollständig erfasst oder geprüft.	Sicherheits- und Haftungsrisiko, unvollständiger Nachweis	hoch	Raumweise oder bereichsweise Vollprüfung als Muss-Anforderung; Statusführung für nicht zugängliche Bereiche
Nicht qualifiziertes Prüfpersonal	Einsatz von Personen ohne ausreichende Befähigung oder aktuelle Regelwerkskenntnis.	Fehlerhafte Prüfergebnisse, rechtliches Risiko	hoch	Nachweis befähigter Personen, Qualifikationsprüfung, Austausch nur bei gleichwertiger Qualifikation
Fehlende Messwertdokumentation	Prüfergebnisse sind unvollständig, nicht messwertbasiert oder nicht prüffähig dokumentiert.	Verlust der Nachweisfähigkeit	hoch	Pflichtfelder je Prüfling, Musterprotokolle, digitale Plausibilitätsprüfung
Mangelhafte Prüfqualität	Unrealistische Prüfzeiten, fehlende Sichtprüfung oder fehlende Qualitätssicherung.	Sicherheitsmängel bleiben unentdeckt	hoch	Qualitätssicherungskonzept, Stichprobenrechte, Prüfung ungewöhnlich niedriger Preise
Falsche Prüfintervallzuordnung	Betriebsmittel werden nicht nach tatsächlicher Nutzung und Beanspruchung eingeordnet.	falsche Prüffristen, Compliance-Risiko	mittel / hoch	verbindliche Intervallmatrix auf Basis der Gefährdungsbeurteilung
Sondergeräte werden unzulässig mitgeprüft	Besonders geregelte Geräte werden ohne passende Normgrundlage einbezogen.	fachliches und haftungsrechtliches Risiko	mittel	klare Scope-Abgrenzung; Sondergeräte nur bei ausdrücklicher Benennung

Risiko	Beschreibung	Auswirkung	Gegenmaßnahme
Nicht geeignete oder nicht kalibrierte Prüfmittel	Messgeräte sind nicht geeignet, nicht überwacht oder nicht nachweisbar kalibriert.	ungültige oder zweifelhafte Messergebnisse	Geräteliste, Kalibrier-/Prüfmittelnachweise, Ersatzgerätekonzept
Fehlende mobile Datenerfassung	Ergebnisse werden nachträglich oder unstrukturiert übertragen.	Medienbrüche, Fehler, Verzögerungen	mobile Erfassung, Pflichtfelder, QR-/Barcode-Zuordnung, Offline-/Sync-Konzept
Instabiles Prüfsystem	Onlinezugriff oder Datenverfügbarkeit ist eingeschränkt.	Betriebs- und Nachweisrisiko	Mindestanforderungen an Verfügbarkeit, Hosting, Rollenrechte und Datensicherung
Proprietäre Datenformate	Daten können am Vertragsende nicht vollständig weiterverwendet werden.	Lock-in, Verlust der Prüfhistorie	verbindlicher Export in offenen Formaten und vollständige Datenübergabe

Betriebs- und Ablaufbezogene Risiken

Risiko	Beschreibung	Auswirkung	Gegenmaßnahme
Störung des Betriebs	Mehrfache Begehungen oder unkoordinierte Prüfungen beeinträchtigen den laufenden Betrieb.	Akzeptanzverlust, Verzögerungen	abgestimmte Prüfzeitfenster, gebündelte Durchführung, klare Vorankündigung
Nicht zugängliche Bereiche	Bereiche sind trotz Planung nicht zugänglich.	Rückstände, Nachtragsforderungen	keine gesonderte Wartezeit, sofern alternative Bereiche prüfbar sind; Statusliste und Nachplanung
Ausfall von Prüfpersonal	Termine können nicht eingehalten werden.	Verzögerung, Qualitätsrisiko	Vertretungs- und Kapazitätskonzept; Eskalationsregel
Verzögerte Neugeräteprüfung	Neue Geräte werden vor Prüfung genutzt.	Sicherheits- und Organisationsrisiko	fester Prüfslot; Prüfung vor Nutzung oder innerhalb definierter Frist
Unklare Mitwirkungspflichten	Zuständigkeiten für Zugang, Nutzerinformation oder Ersatzgeräte sind nicht eindeutig.	Ablaufstörungen	Mitwirkungspflichten und Auftragnehmerpflichten eindeutig regeln
Fehlende Bestandsdatenqualität	Inventarnummern, Raumdaten oder Prüfhistorien sind unvollständig.	Datenfehler, falsche Kalkulation	Initialer Datenabgleich, Pflicht zur Meldung von Abweichungen, fortschreibbare Prüfliste

Preis- und Kalkulationsrisiken

Risiko	Beschreibung	Auswirkung	Gegenmaßnahme
Ungewöhnlich niedrige Angebote	Preise decken Prüfqualität, Personal, Dokumentation oder Koordination nicht realistisch ab.	Leistungsdefizite, Nachträge	Preisaufklärung; Prüfung von Prüfzeiten, Stundenansätzen, Nebenleistungen und Dokumentationsaufwand
Nicht vergleichbare Angebote	Bieter kalkulieren Nebenleistungen unterschiedlich.	verzerrte Wertung	strukturiertes Preisblatt mit Einheitspreisen und klaren Pauschalen
Verdeckte Zusatzkosten	Reise, Kennzeichnung, Berichte oder Datenpflege werden nachträglich geltend gemacht.	Budgetrisiko	vollständige Einpreisung aller Nebenleistungen
Mengenunsicherheit	Bestandsmengen und Jahresmengen sind nicht vollständig belastbar.	Kalkulations- und Abrechnungsrisiko	Mengengerüst als Bewertungsbasis festlegen; Abrechnung nach bestätigter Leistung
Vertragsende-Datenübergabe verursacht Zusatzkosten	Daten werden nur gegen Zusatzvergütung herausgegeben.	Lock-in und Budgetrisiko	Datenübergabe als Vertragsleistung; Zahlungs-/Einbehaltsmechanismus prüfen

Vergaberechtliche Risiken

Risiko	Beschreibung	Auswirkung	Gegenmaßnahme
Unklare Leistungsbeschreibung	Prüfmethodik, Datenpflichten oder Schnittstellen sind nicht eindeutig.	Rügen, Nachprüfungsrisiko, unklare Angebote	technisch präzise Leistungsdefinition
Diskriminierende Anforderungen	Anforderungen bevorzugen bestimmte Anbieter, Produkte oder Standorte.	vergaberechtliche Angreifbarkeit	produkt- und standortneutrale Anforderungen
Unklare Verhandlungsgrenzen	Mindestanforderungen werden versehentlich verhandelt.	Verfahrensrisiko	nicht verhandelbare Inhalte klar festlegen
Fehlende Dokumentation der Wertung	Bewertung ist nicht nachvollziehbar.	Beanstandungsrisiko	Bewertungsmatrix, Einzel- und Konsolidierungswertung, Vergabevermerk
Unzureichende Eignungskriterien	ungeeignete Anbieter erreichen die Angebotsphase.	Leistungsrisiko	Referenzen, Qualifikationsnachweise, Personal- und Prüfmittelkapazität als Eignungsanforderungen

Daten- und Prüfsysteme

Risiko	Beschreibung	Auswirkung	Gegenmaßnahme
Personenbezogene Daten im QR-Code	QR-Code enthält unmittelbar lesbare personenbezogene Daten.	Datenschutzrisiko	QR-Code nur als Token oder Link zu geschütztem Datensatz
Fehlende Zugriffskontrolle	Unberechtigte Personen können Prüfdaten einsehen oder ändern.	Datenschutz- und Integritätsrisiko	Rollen- und Rechtekonzept, Protokollierung, verschlüsselte Übertragung
Unklare Auftragsverarbeitung	Portalbetrieb oder Nutzerkonten führen zu personenbezogener Datenverarbeitung ohne Regelung.	DSGVO-Risiko	Auftragsverarbeitungsvereinbarung bei Bedarf; Datenschutzprüfung vor Zuschlag
Datenverlust bei Vertragsende	Prüfhistorien, Mängellisten oder QR-Bezüge werden nicht vollständig übergeben.	Verlust der Nachweisfähigkeit	vollständige Datenherausgabe in maschinenlesbarer Form
Unsichere Hosting- oder Subunternehmerstruktur	Datenverarbeitung erfolgt ohne ausreichende Transparenz.	IT- und Datenschutzrisiko	Anforderungen an Hosting, Subunternehmerkette, Datensicherung und Zugriffsschutz

Geplante Maßnahmen

Maßnahmenbereich	Interne Vorgabe
Qualifikation	Einsatz nur befähigter Personen mit elektrotechnischer Fachkunde und aktuellen Regelwerkskenntnissen
Prüfmethodik	Sichtprüfung, Messprüfung, erforderliche Funktionsprüfung, Bewertung und Dokumentation als Mindestprozess
Betriebsorganisation	Vorankündigung vor Prüfkampagnen; vollständige Prüfung freigegebener Bereiche; Fortsetzung in zugänglichen Bereichen
Neugeräteprozess	Prüfung vor Nutzung oder innerhalb definierter Frist
Dokumentation	Pflichtfelder, QR-/Barcode-Bezug, digitale Prüfhistorie, Mangelstatus und nächster Prüftermin
Datenexport	maschinenlesbare und prüffähige Exportformate; vollständige Übergabe bei Vertragsende
Datenschutz	keine personenbezogenen Klartextdaten im QR-Code; Rollenrechte; AVV bei personenbezogener Verarbeitung
Preisstruktur	Einheitspreise je Gerätegruppe, klare Pauschalen, Nebenleistungen vollständig eingepreist
Qualitätssteuerung	Stichproben, KPI-Berichte, Plausibilitätskontrollen und Korrekturpflichten

Zusammenfassung und Handlungsempfehlung

Die Risikoanalyse zeigt, dass die geplante Vergabe technisch, organisatorisch und wirtschaftlich umsetzbar ist, sofern die identifizierten Risiken bereits in Vergabestrategie, Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Vertragsentwurf und Bewertungsmatrix berücksichtigt werden. Besondere Bedeutung haben qualifizierte Prüfpersonen, vollständige Prüfdurchführung, belastbare digitale Dokumentation, klare Datenübergabe, Datenschutz im QR-/Portalsystem, realistische Preisbewertung sowie klare Regelungen zu nicht zugänglichen Bereichen und Neugeräten.

Empfohlen wird, die Leistung mit einem strukturierten Einheitspreismodell auszuschreiben, Qualitätskriterien angemessen zu gewichten und ungewöhnlich niedrige Angebote sorgfältig auf Plausibilität zu prüfen. Vor Veröffentlichung der Vergabeunterlagen sollten die Risiken mit Facility Management, Vergabestelle, Datenschutz und IT abgestimmt werden.

Freigabe und interne Dokumentation

Thema	Information
Verantwortliche Stelle	[einzutragen]
Bearbeitet durch	[einzutragen]
Fachlich geprüft durch	[einzutragen]
Vergabeseitig geprüft durch	[einzutragen]
Datenschutz / IT geprüft durch	[einzutragen]
Freigabedatum	[einzutragen]
Versionsstand	[einzutragen]
Interne Ablagereferenz	[einzutragen]