Teilnahme- und Zuschlagsbedingungen
Facility Management: Elektrische Sicherheit » DGUV V3/V4 » Öffentliche Vergabe » Teilnahme- und Zuschlagsbedingungen
Teilnahmebedingungen und Vergabebedingungen für DGUV-V3-Prüfdienstleistungen
Dieses Dokument legt die verbindlichen Bedingungen für Teilnahme und Zuschlag in einem Verhandlungsverfahren mit vorgelagertem Teilnahmewettbewerb für DGUV V3-Prüfleistungen fest. Es dient der Transparenz, der Gleichbehandlung und der Verfahrenssicherheit und ist von sämtlichen Unternehmen zu beachten, die einen Teilnahmeantrag oder ein Angebot abgeben. Öffentliche Aufträge werden im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren vergeben; die Teilnehmer sind grundsätzlich gleich zu behandeln. [1]
Teilnahme- und Vergabebedingungen im Überblick
- Zweck, rechtlicher Rahmen und Gegenstand
- Gestaltung des Verfahrens und Teilnahmebedingungen
- Regeln für die Einreichung und Verhandlungsphase
- Bewertung und Vergabeentscheidung
- Leistungsverpflichtungen und Compliance-Anforderungen für DGUV-V3-Dienstleistungen
- Mitteilung, Zeitplan und Anhänge
Zweck, rechtlicher Rahmen und Gegenstand
Gegenstand dieser Vergabe sind DGUV V3-Prüfleistungen für elektrische Anlagen und Betriebsmittel gemäß dem in den Vergabeunterlagen beschriebenen Leistungsumfang. Elektrische Betriebsmittel umfassen Gegenstände, die dem Anwenden elektrischer Energie oder der Übertragung/Verarbeitung von Informationen dienen; elektrische Anlagen werden durch Zusammenschluss elektrischer Betriebsmittel gebildet. Die im Rahmen der Leistung zu beachtenden elektrotechnischen Regeln sind die allgemein anerkannten Regeln der Elektrotechnik, wie sie insbesondere in VDE-Bestimmungen niedergelegt sind; gleich wirksame Maßnahmen sind zulässig, müssen aber auf Verlangen als gleich wirksam nachgewiesen werden.
Die DGUV V3 verlangt organisatorisch, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel entsprechend den elektrotechnischen Regeln betrieben werden und festgestellte Mängel unverzüglich zu beheben sind; bei dringender Gefahr ist eine Verwendung im mangelhaften Zustand zu unterbinden. Die Prüfpflicht umfasst Prüfungen vor der ersten Inbetriebnahme, nach Änderung oder Instandsetzung vor Wiederinbetriebnahme sowie wiederkehrend in festzulegenden Zeitabständen, wobei die Fristen so zu bemessen sind, dass zu erwartende Mängel rechtzeitig festgestellt werden.
Ergänzend gelten – soweit einschlägig – die Anforderungen der Betriebssicherheitsverordnung zur Festlegung von Art, Umfang und Fristen von Prüfungen sowie zur Beauftragung zur Prüfung befähigter Personen; die Gefährdungsbeurteilung und deren Dokumentation bilden hierfür den Rahmen.
Gestaltung des Verfahrens und Teilnahmebedingungen
Das Verfahren ist als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ausgestaltet: Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag einreichen; zur Abgabe eines Erstangebotes werden ausschließlich diejenigen Unternehmen aufgefordert, die nach Prüfung der Eignungsinformationen ausgewählt wurden. Die Vergabestelle kann die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden geeigneten Bewerber begrenzen, wenn dies anhand objektiver und nichtdiskriminierender Kriterien erfolgt und ein wirksamer Wettbewerb gewährleistet bleibt; eine vorgesehene Mindestzahl darf in einem Verhandlungsverfahren nicht zu niedrig sein.
Für den Unterschwellenbereich können entsprechende Grundsätze und Verfahrensregeln nach UVgO gelten, insbesondere Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung, die Wahrung der Vertraulichkeit sowie die Möglichkeit der Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb. Vertrauliche, als solche gekennzeichnete Informationen (einschließlich Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen) dürfen grundsätzlich nicht weitergegeben werden.
Teilnahmeberechtigt sind fachkundige und leistungsfähige Unternehmen, die die festgelegten Eignungskriterien erfüllen und bei denen keine Ausschlussgründe greifen. Eignungskriterien dürfen nur die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit betreffen und müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und verhältnismäßig sein.
Die Vergabestelle kann zwingende Ausschlussgründe und fakultative Ausschlussgründe anwenden; Maßstab sind die jeweils einschlägigen vergaberechtlichen Vorgaben. Bewerber haben hierzu die geforderten Eigenerklärungen und Nachweise einzureichen.
Erforderliche Unterlagen und Nachweise für die Teilnahme sind vollständig und fristgerecht über den vorgesehenen Eingangskanal einzureichen. Die Vergabestelle kann – unter Wahrung von Transparenz und Gleichbehandlung – fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern oder erläutern lassen; sie kann zugleich festlegen, dass keine Nachforderung erfolgt. Leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen, sind im Grundsatz nicht nachforderbar.
Regeln für die Einreichung und Verhandlungsphase
Die formalen Anforderungen an Teilnahmeanträge und Angebote ergeben sich aus den Vergabeunterlagen. Verspätete Einreichungen, fehlende geforderte Unterlagen oder unzulässige Änderungen an Vergabeunterlagen können zum Ausschluss von der Wertung führen. Ebenso kann ein Angebot ausgeschlossen werden, wenn wesentliche Preisangaben fehlen oder unzulässige Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden.
Bewerber- oder Bietergemeinschaften haben ihre Mitglieder sowie einen bevollmächtigten Vertreter für Abschluss und Durchführung des Vertrages zu benennen; fehlende Angaben sind spätestens vor Zuschlagserteilung zu ergänzen.
Die Vergabestelle verhandelt mit den Bietern über Erstangebote und Folgeangebote mit dem Ziel der inhaltlichen Verbesserung. Verhandelt werden darf über den gesamten Angebotsinhalt, ausgenommen die in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Die Vergabestelle stellt die Gleichbehandlung bei Verhandlungen sicher und darf keine diskriminierende Informationsweitergabe vornehmen; vertrauliche Informationen eines Bieters dürfen ohne dessen Zustimmung nicht an andere Teilnehmer weitergegeben werden.
Die Vergabestelle kann sich – sofern in Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen vorbehalten – entscheiden, den Auftrag auf Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten. Außerdem kann die Vergabestelle, soweit zulässig und angekündigt, Verhandlungen in Phasen durchführen, um die Zahl der Angebote anhand der Zuschlagskriterien zu verringern, wobei ein wirksamer Wettbewerb gewahrt bleiben muss.
Bewertung und Vergabeentscheidung
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt; maßgeblich ist eine Bewertung, ob und inwieweit das Angebot die vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis; neben Preis oder Kosten können qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte berücksichtigt werden. Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und so bestimmt sein, dass wirksamer Wettbewerb, Nachprüfbarkeit und eine nicht willkürliche Zuschlagsentscheidung gewährleistet sind; Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sind in den Vergabeunterlagen anzugeben.
Die konkrete Zuschlagsmethodik für diese DGUV V3-Leistung ist in einer Wertungsmatrix festgelegt, die Bestandteil der Vergabeunterlagen ist. Platzhalter für die Vergabeunterlagen: [ZUSCHLAGSKRITERIEN-MATRIX / BEWERTUNGSMODELL]. Im Regelfall werden dabei Qualitäts- und Leistungskriterien neben dem Preis berücksichtigt, insbesondere Ausführungskonzept, Personalqualifikation, Dokumentations- und Berichtswesen sowie Organisation/Terminsicherheit; Mindestanforderungen sind zwingend einzuhalten und nicht Gegenstand der Verhandlung.
Die Vergabestelle prüft Teilnahmeanträge und Angebote auf Vollständigkeit sowie fachliche und rechnerische Richtigkeit; sie kann im Rahmen der vergaberechtlichen Vorgaben Nachforderungen/Ergänzungen verlangen beziehungsweise ausschließen.
Leistungsverpflichtungen und Compliance-Anforderungen für DGUV-V3-Dienstleistungen
Der Auftragnehmer hat die DGUV V3-Prüfungen entsprechend den einschlägigen elektrotechnischen Regeln durchzuführen und dabei die Anforderungen der Vergabeunterlagen einzuhalten. DGUV V3 stellt klar, dass elektrotechnische Regeln die allgemein anerkannten Regeln der Elektrotechnik sind, die in VDE-Bestimmungen enthalten sind; Abweichungen sind nur zulässig, wenn eine ebenso wirksame Maßnahme nachgewiesen werden kann. [2]
Die Prüfleistungen müssen so organisiert werden, dass die Prüfpflichten vor Erstinbetriebnahme, nach Änderungen/Instandsetzung sowie wiederkehrend erbracht werden können. Die Festlegung von Prüffristen ist so auszurichten, dass zu erwartende Mängel rechtzeitig erkannt werden; im arbeitsschutzrechtlichen Kontext sind Art, Umfang und Fristen wiederkehrender Prüfungen durch den Arbeitgeber zu ermitteln und festzulegen, und die Prüffristen müssen eine sichere Verwendung bis zur nächsten Prüfung gewährleisten.
Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die eingesetzten Prüfpersonen die erforderliche Qualifikation besitzen. DGUV V3 definiert die Elektrofachkraft über fachliche Ausbildung, Kenntnisse, Erfahrungen sowie Kenntnis der einschlägigen Bestimmungen zur Beurteilung der übertragenen Arbeiten und zum Erkennen möglicher Gefahren. Für Prüfungen an Arbeitsmitteln mit elektrischen Komponenten konkretisiert TRBS die Anforderungen an zur Prüfung befähigte Personen, insbesondere einschlägige Berufsausbildung, mindestens einjährige praktische Erfahrung sowie die Pflicht, elektrotechnische Kenntnisse regelmäßig zu aktualisieren.
Die Befähigung der jeweils vorgesehenen Prüfperson(en) ist vor Auftragsvergabe gegenüber dem Auftraggeber zu bestätigen; Prüfungen sind eigenverantwortlich unter Beachtung der relevanten elektrotechnischen Bestimmungen umzusetzen und terminlich in das Betriebsgeschehen einzuplanen und mit dem Benutzer abzustimmen.
Die Dokumentation der Prüfergebnisse ist ein Kernbestandteil der Leistung. Die BetrSichV verlangt, dass Prüfergebnisse aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden und dass die Aufzeichnungen mindestens Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person enthalten; bei ausschließlich elektronischer Dokumentation ist eine elektronische Signatur vorgesehen. Werden Arbeitsmittel an unterschiedlichen Betriebsorten verwendet, ist am Einsatzort ein Nachweis über die Durchführung der letzten Prüfung vorzuhalten.
Ergänzend beschreibt DGUV-Information zur Dokumentation Mindestinhalte wie eindeutige Identifikation, Datum und Umfang (Normengrundlage), Prüfanlass, Prüfergebnis, Prüffrist, Prüfperson/Prüfteam, verwendetes Prüf- oder Messgerät sowie Unterschrift oder elektronische Signatur; übliche Formen sind Prüfprotokoll/Prüfbericht, Prüfbuch, Gerätekartei, Anlagenordner oder Datenbank.
Mängel- und Gefährdungsmanagement ist verpflichtend umzusetzen: Werden Mängel festgestellt, die einen sicheren Betrieb beeinträchtigen, sind sie gegenüber dem Auftraggeber nachvollziehbar zu dokumentieren; bei dringender Gefahr ist sicherzustellen, dass betroffene Anlagen/Betriebsmittel nicht weiterverwendet werden, bis der sichere Zustand wiederhergestellt ist.
Mitteilung, Zeitplan und Anhänge
Die Kommunikation im Verfahren erfolgt ausschließlich über den in den Vergabeunterlagen benannten Kanal. Aus Gründen der Gleichbehandlung und Nachvollziehbarkeit sind informelle Auskünfte außerhalb des festgelegten Kommunikationsweges nicht verbindlich. Die Vergabestelle wird während eines Verhandlungsverfahrens sicherstellen, dass alle Bieter gleichbehandelt werden und keine diskriminierende Informationsweitergabe erfolgt.
Fristen und Termine ergeben sich aus dem Veröffentlichungstext beziehungsweise den Vergabeunterlagen. Platzhalter: [FRIST TEILNAHMEANTRAG], [FRIST BIETERFRAGEN], [FRIST ERSTANGEBOT], [VERHANDLUNGSZEITRAUM], [FRIST ENDANGEBOT], [BINDEFRIST]. Soweit gesetzliche Mindestfristen einschlägig sind, werden diese eingehalten.
Anlagen und wesentliche Dokumente (Platzhalter)[ANLAGE TEILNAHMEFORMULAR]
[ANLAGE EIGENERKLÄRUNGEN / COMPLIANCE-ERKLÄRUNGEN]
[ANLAGE LEISTUNGSBESCHREIBUNG DGUV V3 / OBJEKTLISTE / MENGENGERÜST]
[ANLAGE ANFORDERUNGEN AN DOKUMENTATION / DATENFORMAT / CAFM-INTEGRATION]
[ANLAGE ZUSCHLAGSKRITERIEN-MATRIX]
[ANLAGE VERTRAGSENTWURF / WESENTLICHE VERTRAGSBEDINGUNGEN]