Interne Bewertungsformulare

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Bewertungsformulare für Zuschlagsentscheidungen strukturieren

Zweck und Funktion der Bewertungsformulare
Anwendungsbereich innerhalb des Verfahrens
Methodische Grundsätze der Bewertung
Aufbau des Formblattsatzes
Optionales Vorprüfblatt – Zulassung, Eignung und Vollständigkeit
Einzelbewertungsformular – Qualität
Einzelbewertungsformular – Preis
Konsolidierungsformular
Klärungs- und Verhandlungsprotokoll
Finale Zuschlagsempfehlung
Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
Rollen und Verantwortlichkeiten im Bewertungsprozess
Prüfung, Freigabe und Finalisierung

Zweck und Funktion der Bewertungsformulare

Die Bewertungsformulare sind interne Arbeits-, Prüf- und Nachweisdokumente. Sie werden ausschließlich durch die Vergabestelle, die fachlichen Bewertenden, die kaufmännische Prüfung und die zuständigen Freigabestellen genutzt. Sie sind nicht zur externen Kommunikation bestimmt, begründen keine zusätzlichen Anforderungen gegenüber den Bietern und verändern weder die veröffentlichten Zuschlagskriterien noch deren Gewichtung.

Ihre Hauptfunktion besteht darin, die Bewertungsmethodik praktisch anwendbar zu machen. Jede Bewertung soll dadurch auf dieselbe Weise vorbereitet, dokumentiert und später nachvollzogen werden können. Zugleich sichern die Formulare die Qualität der Vergabedokumentation, weil Stärken, Schwächen, Risiken, Preisprüfungen, Klärungspunkte und Entscheidungsgründe in einer einheitlichen Form erfasst werden.

Interne Leitfragen in den Formularen dienen nur der Strukturierung der Prüfung. Maßgeblich bleiben stets die im konkreten Verfahren festgelegten Mindestanforderungen, Zuschlagskriterien und Bewertungsregeln.

Anwendungsbereich innerhalb des Verfahrens

Der Formblattsatz ist für alle wertungsrelevanten Phasen des Verhandlungsverfahrens vorgesehen. Er wird bei der Prüfung von Erstangeboten, bei überarbeiteten Angeboten nach Verhandlungsrunden sowie bei endgültigen Angeboten eingesetzt. Damit bleibt die Dokumentationslogik über den gesamten Ablauf konsistent, auch wenn Angebotsinhalte im Verlauf präzisiert oder angepasst werden.

Sofern im konkreten Verfahren auf Verhandlungen verzichtet oder der Zuschlag auf Basis der Erstangebote erteilt wird, werden nur die jeweils einschlägigen Teile des Formblattsatzes verwendet. Die Klärungs- und Verhandlungsformulare entfallen in diesem Fall oder bleiben als dokumentierter Negativvermerk ohne Eintrag bestehen.

Die Prüfung von Ausschlussgründen, Eignung und formaler Vollständigkeit erfolgt vorgelagert. Sie kann in einem separaten Vorprüfblatt oder im Vergabevermerk dokumentiert werden. Zur qualitativen und preislichen Zuschlagswertung werden ausschließlich diejenigen Angebote zugelassen, die diese Eingangsschwelle erfüllt haben.

Methodische Grundsätze der Bewertung

Bewertungen sind unabhängig, sachlich und ausschließlich auf Grundlage der eingereichten Angebote sowie der dokumentierten Klärungen vorzunehmen. Jede Punktvergabe ist kurz, konkret und angebotsbezogen zu begründen. Allgemeine Werturteile ohne Bezug auf konkrete Angebotsstellen sind zu vermeiden.

Interne Prüffragen und Unterkriterien in den Formularen dienen als Denkhilfe für eine vollständige Prüfung. Sie dürfen die veröffentlichte Bewertungsmatrix nicht erweitern. Wo Unteraspekte herangezogen werden, geschieht dies ausschließlich zur strukturieren Begründung innerhalb des bereits bekannt gemachten Kriteriums.

Unklare, widersprüchliche oder lückenhafte Angebotsinhalte werden nicht spekulativ ergänzt. Falls eine Klärung vergaberechtlich zulässig und verfahrensseitig vorgesehen ist, wird sie gesondert dokumentiert. Änderungen mit Einfluss auf die Wertung müssen transparent im Klärungs- und Verhandlungsprotokoll festgehalten werden.

Formular	Zweck	Verfahrensphase	Nutzerkreis
Optionales Vorprüfblatt – Zulassung, Eignung und Vollständigkeit	Dokumentiert die vorgelagerte Freigabe eines Angebots zur Zuschlagswertung.	Vor Wertung	Vergabestelle
Einzelbewertungsformular – Qualität	Detaillierte qualitative Bewertung je Bieter und je Bewertender mit Begründung und Fundstellen.	Erst-, Folge- und Endangebote	Technische und FM-Bewertende
Einzelbewertungsformular – Preis	Prüfung von Preisblatt, Rechenwerk, Vollständigkeit, Vorbehalten und Wertungspreis.	Erst-, Folge- und Endangebote	Vergabe und kaufmännische Prüfung
Konsolidierungsformular	Zusammenführung der Einzelbewertungen in das finale Wertungsergebnis.	Nach jeder relevanten Wertungsstufe	Verfahrensleitung
Klärungs- und Verhandlungsprotokoll	Dokumentiert Fragen, Antworten, verhandelte Anpassungen und deren Einfluss auf die Wertung.	Verhandlungsphase	Vergabe mit Bewertungsteam
Finale Zuschlagsempfehlung	Fasst Ranking, Begründung und Entscheidungsvorlage für den empfohlenen Zuschlag zusammen.	Abschluss	Bewertungsgremium

Die nachfolgenden Seiten enthalten die zugehörigen Formulare in einer unmittelbar einsetzbaren Fassung. Die Formulare können je Bieter mehrfach kopiert und in den Vergabeakt übernommen werden.

Optionales Vorprüfblatt – Zulassung, Eignung und Vollständigkeit

Dieses Vorprüfblatt dient der vorgelagerten Dokumentation, dass ein Angebot formal und inhaltlich zur Zuschlagswertung zugelassen wurde. Es ist optional und kann entfallen, wenn dieselben Inhalte bereits an anderer Stelle des Vergabeakts vollständig dokumentiert sind.

Bieter	[Name des Bieters]	Angebotsstand	[Erstangebot oder Folgeangebot]
Prüfende Stelle	[Erstangebot oder Folgeangebot]	Prüfdatum	[Datum]

Prüfaspekt	Ergebnis	Kommentar
Teilnahme- und Angebotsvoraussetzungen erfüllt	[Ja oder Nein]	[Kommentar oder Verweis]
Ausschlussgründe geprüft	[Ja oder Nein]	[Kommentar oder Verweis]
Eignungsnachweise vollständig und plausibel	[Ja oder Nein]	[Kommentar oder Verweis]
Pflichterklärungen und Unterschriften vorhanden	[Ja oder Nein]	[Kommentar oder Verweis]
Angebotsunterlagen vollständig für die Zuschlagswertung	[Ja oder Nein]	[Kommentar oder Verweis]
Vorbehalte, Ausschlüsse oder offene Punkte erkannt	[Ja oder Nein]	[Kommentar oder Verweis]
Entscheidung zur Zulassung in die Wertung	[Zugelassen oder nicht zugelassen]	[Begründung]

Einzelbewertungsformular – Qualität

Dieses Formular ist von jeder bewertenden Person separat auszufüllen. Die Bewertung erfolgt ausschließlich anhand der veröffentlichten qualitativen Zuschlagskriterien. Die unten aufgeführten Leitfragen dienen nur der strukturierten Betrachtung und dürfen die Bewertungsmatrix nicht verändern.

Feld	Angabe	Feld	Angabe
Bieter	[Name des Bieters]	Bewertende Person	[Name]
Rolle	[Technik oder FM oder sonstige Funktion]	Angebotsstand	[Erstangebot oder Folgeangebot oder endgültiges Angebot]
Bewertungsdatum	[Datum]	Geprüfte Unterlagen	[Angebotsteile und Anlagen]

Kriterium	Interne Leitfragen	Punktzahl	Begründung und Fundstelle
Leistungsausführungskonzept	• Verständnis des Leistungsumfangs und der Objektstruktur • Prüfablauf unter laufendem Betrieb • Zutritts-, Abschalt- und Terminlogik • Umgang mit kritischen Bereichen und Betriebsunterbrechungen • Mängelklassifikation, Eskalation und Wiederholungsprüfung	[gemäß Bewertungsmatrix]	[Kurze evidenzbasierte Begründung mit Fundstelle]
Personal und Qualifikation	• Projektleitung und fachlich verantwortliche Elektrokompetenz • Nachweise, Erfahrung und Verfügbarkeit des Prüfpersonals • Vertretungs- und Kapazitätskonzept • Objekt- und nutzungsspezifische Erfahrung • Einweisung, Sicherheit und Zusammenarbeit vor Ort	[gemäß Bewertungsmatrix]	[Kurze evidenzbasierte Begründung mit Fundstelle]
Dokumentation und Berichtswesen	• Qualität der Prüfprotokolle und Mängelberichte • Nachvollziehbarkeit von Prüfumfang, Ergebnis und Status • Kennzeichnung, Inventarbezug und Datenstruktur • Digitale Aufbereitung und Schnittstellenfähigkeit • Konzept für Nachverfolgung und Berichtstermine	[gemäß Bewertungsmatrix]	[Kurze evidenzbasierte Begründung mit Fundstelle]
Operative Leistungsfähigkeit	• Mobilisierung und Terminzuverlässigkeit • Mehrstandortfähigkeit und Ressourcensteuerung • Koordination mit Betrieb, Sicherheit und Dienstleistern • Qualitätssicherung und Eskalationswege • Belastbarkeit bei Spitzenlasten und Ausfällen	[gemäß Bewertungsmatrix]	[Kurze evidenzbasierte Begründung mit Fundstelle]
Gesamtwürdigung Qualität	[Zusammenfassende Würdigung]	[Gesamtpunktzahl]	[Kernaussage zur qualitativen Leistungsfähigkeit]

Kategorie	Angabe
Besondere Stärken	[Freitext]
Besondere Schwächen oder Risiken	[Freitext]
Offene Klärungspunkte für eine Verhandlungsrunde	[Freitext]

Einzelbewertungsformular – Preis

Dieses Formular dokumentiert die kaufmännische Prüfung des Angebots. Es bestätigt die Vollständigkeit des Preisblatts, hält rechnerische Korrekturen fest und dokumentiert den für die Wertung anzusetzenden Preis. Sämtliche Korrekturen, Annahmen oder Auffälligkeiten sind transparent zu vermerken.

Feld	Angabe	Feld	Angabe
Bieter	[Name des Bieters]	Prüfende Person	[Name]
Angebotsstand	[Erstangebot oder Folgeangebot oder endgültiges Angebot]	Prüfdatum	[Datum]
Preisblatt-Version	[Version oder Stand]	Währung	[Währung]

Prüfaspekt	Ergebnis	Kommentar
Preisunterlagen vollständig eingereicht	[Ja oder Nein]	[Kommentar]
Korrekte Formblätter und Versionen verwendet	[Ja oder Nein]	[Kommentar]
Alle Pflichtpositionen bepreist	[Ja oder Nein]	[Kommentar]
Vorbehalte, Ausschlüsse oder abweichende Annahmen identifiziert	[Ja oder Nein]	[Kommentar]
Rechenprüfung durchgeführt	[Korrekt oder korrigiert]	[Kommentar]
Korrigierter Wertungspreis	[Betrag]	[Kommentar]
Plausibilität der Preisstruktur	[Unauffällig oder auffällig]	[Kommentar]
Hinweis auf ungewöhnlich niedrigen Preis	[Ja oder Nein]	[Kommentar]
Preisbewertung gemäß Matrix	[Punktzahl]	[Kommentar]

Kategorie	Angabe
Dokumentierte Korrekturen und Annahmen	[Freitext]
Besondere kaufmännische Risiken oder Hinweise	[Freitext]

Konsolidierungsformular

Das Konsolidierungsformular bündelt die dokumentierten Einzelbewertungen und führt sie zu einem belastbaren Gesamtergebnis zusammen. Sofern verfahrensspezifisch nichts anderes festgelegt ist, wird je Kriterium der dokumentierte Mittelwert der Einzelbewertungen gebildet. Auffällige Abweichungen zwischen den Bewertenden sind gesondert zu besprechen und mit einer kurzen Auflösung zu dokumentieren.

Feld	Angabe	Feld	Angabe
Wertungsstufe	[Erstangebot oder Folgeangebot oder endgültiges Angebot]	Verfahrensleitung	[Name]
Konsolidierungsdatum	[Datum]	Bewertungsrunde	[Bezeichnung]

Bieter	Qualität (konsolidiert)	Preis	Gesamt	Rang	Bemerkung
[Bietername]	[Punktzahl]	[Punktzahl]	[Punktzahl]	[Rang]	[Bemerkung]
[Bietername]	[Punktzahl]	[Punktzahl]	[Punktzahl]	[Rang]	[Bemerkung]
[Bietername]	[Punktzahl]	[Punktzahl]	[Punktzahl]	[Rang]	[Bemerkung]
[Bietername]	[Punktzahl]	[Punktzahl]	[Punktzahl]	[Rang]	[Bemerkung]
[Bietername]	[Punktzahl]	[Punktzahl]	[Punktzahl]	[Rang]	[Bemerkung]

Kriterium	Festgestellte Abweichung	Auflösung	Begründung
[Kriterium]	[Abweichung zwischen Bewertungen]	[Konsens oder dokumentierte Lösung]	[Kurze Begründung]
[Kriterium]	[Abweichung zwischen Bewertungen]	[Konsens oder dokumentierte Lösung]	[Kurze Begründung]
[Kriterium]	[Abweichung zwischen Bewertungen]	[Konsens oder dokumentierte Lösung]	[Kurze Begründung]
[Kriterium]	[Abweichung zwischen Bewertungen]	[Konsens oder dokumentierte Lösung]	[Kurze Begründung]

Kategorie	Angabe
Empfohlene Bieterreihenfolge	[Freitext oder Verweis auf Tabelle]
Hinweise zur internen Freigabe	[Freitext]

Klärungs- und Verhandlungsprotokoll

Dieses Protokoll dokumentiert alle klärungs- und verhandlungsrelevanten Kontakte mit den Bietern, soweit sie für die Wertung, die Angebotsstruktur oder die spätere Vertragsgestaltung relevant sind. Zu erfassen sind Ausgangspunkt, Inhalt, Antwort, Ergebnis und etwaige Auswirkungen auf die Bewertung. Generelle Informationen, die alle verbleibenden Bieter gleichermaßen betreffen, sind verfahrenskonform an alle betroffenen Bieter weiterzugeben.

Feld	Angabe	Feld	Angabe
Bieter	[Name des Bieters]	Verhandlungsrunde	[Bezeichnung]
Datum	[Datum]	Protokollführende Person	[Name]
Teilnehmende Auftraggeberseite	[Namen und Funktionen]	Teilnehmende Bieterseite	[Namen und Funktionen]

Thema	Klärungs- oder Verhandlungspunkt	Antwort oder Stellungnahme des Bieters	Ergebnis	Auswirkung auf die Wertung
[Thema]	[Ausgangspunkt und Fragestellung]	[Antwort des Bieters]	[Vereinbartes Ergebnis]	[Einfluss auf Bewertung, Preis oder Unterlagen]
[Thema]	[Ausgangspunkt und Fragestellung]	[Antwort des Bieters]	[Vereinbartes Ergebnis]	[Einfluss auf Bewertung, Preis oder Unterlagen]
[Thema]	[Ausgangspunkt und Fragestellung]	[Antwort des Bieters]	[Vereinbartes Ergebnis]	[Einfluss auf Bewertung, Preis oder Unterlagen]
[Thema]	[Ausgangspunkt und Fragestellung]	[Antwort des Bieters]	[Vereinbartes Ergebnis]	[Einfluss auf Bewertung, Preis oder Unterlagen]
[Thema]	[Ausgangspunkt und Fragestellung]	[Antwort des Bieters]	[Vereinbartes Ergebnis]	[Einfluss auf Bewertung, Preis oder Unterlagen]

Kategorie	Angabe
Erforderliche Nachverfolgung	[Freitext]
Verweis auf geänderte Angebotsunterlagen oder Protokolle	[Freitext]

Finale Zuschlagsempfehlung

Die finale Zuschlagsempfehlung bildet die verdichtete Entscheidungsvorlage für die interne Freigabe. Sie fasst das Wertungsergebnis, die wesentlichen Stärken des empfohlenen Angebots, die Abgrenzung zu den Konkurrenzangeboten sowie die Bestätigung der formalen und inhaltlichen Konformität zusammen. Die Begründung muss erkennen lassen, weshalb das ausgewählte Angebot das wirtschaftlichste Angebot gemäß den veröffentlichten Zuschlagskriterien darstellt.

Feld	Angabe	Feld	Angabe
Empfohlen für Zuschlag	[Name des Bieters]	Datum der Empfehlung	[Datum]
Verfahrensleitung	[Name]	Gremium oder Freigabestelle	[Bezeichnung]

Kategorie	Angabe
Ausgewählter Bieter	[Name des Bieters]
Finales Ergebnis und Rang	[Punktzahl und Rang]
Finaler Wertungspreis	[Betrag]
Wesentliche Stärken des ausgewählten Angebots	[Freitext]
Zentrale Abgrenzung zu Wettbewerbern	[Freitext]
Bestätigung der Konformität mit Anforderungen	[Freitext]
Verbleibende Risiken und vorgesehene Steuerung	[Freitext]
Empfohlener Zuschlagsumfang und Vertragsbezug	[Freitext]

Begründende Zusammenfassung [Freitext]

Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Alle ausgefüllten Formulare sind vollständig, lesbar und versionsklar im Vergabeakt abzulegen. Die Ablage soll so erfolgen, dass aus jedem konsolidierten Ergebnis die zugrunde liegenden Einzelbewertungen, Preisprüfungen, Klärungen und Freigaben ohne weiteren Interpretationsaufwand hergeleitet werden können. Änderungen an Formblättern nach Abschluss der jeweiligen Bewertungsstufe sind kenntlich zu machen.

Für jeden Bieter soll ein geschlossener Dokumentationspfad erkennbar sein. Dieser umfasst mindestens den Zulassungsvermerk, die Einzelbewertung Qualität, die Preisprüfung, gegebenenfalls die Klärungs- und Verhandlungsdokumentation, die Konsolidierung und die finale Zuschlagsempfehlung. Soweit zusätzliche interne Vermerke, Berechnungsblätter oder Protokolle verwendet werden, sind diese eindeutig zu referenzieren.

Dokumentelement	Ablage oder Referenz	Verantwortlich	Status
Vorprüfblatt oder Zulassungsvermerk	[Ablagepfad oder Referenz]	[Name oder Funktion]	[vollständig oder offen]
Einzelbewertung Qualität	[Ablagepfad oder Referenz]	[Name oder Funktion]	[vollständig oder offen]
Einzelbewertung Preis	[Ablagepfad oder Referenz]	[Name oder Funktion]	[vollständig oder offen]
Klärungs- und Verhandlungsprotokolle	[Ablagepfad oder Referenz]	[Name oder Funktion]	[vollständig oder offen]
Konsolidierungsformular	[Ablagepfad oder Referenz]	[Name oder Funktion]	[vollständig oder offen]
Finale Zuschlagsempfehlung	[Ablagepfad oder Referenz]	[Name oder Funktion]	[vollständig oder offen]

Rollen und Verantwortlichkeiten im Bewertungsprozess

Die klare Trennung von Aufgaben stärkt die Nachvollziehbarkeit und Integrität der Zuschlagsentscheidung. Fachliche Bewertende beurteilen die qualitative Eignung des Leistungskonzepts innerhalb der veröffentlichten Zuschlagskriterien. Die kaufmännische Prüfung verantwortet die Preiswertung und die dokumentierte Behandlung rechnerischer Fragen. Die Verfahrensleitung führt die Ergebnisse zusammen und stellt die formale Konsistenz der Dokumentation sicher.

Rolle	Hauptaufgabe	Beiträge zu Formularen	Freigabe oder Kontrolle
Fachliche Bewertende	Qualitative Angebotsprüfung aus Sicht Technik, Betrieb und Facility Management.	Einzelbewertung Qualität.	Mitzeichnung der eigenen Bewertung.
Kaufmännische Prüfung	Prüfung des Preisblatts, Rechenwerks und der preislichen Wertung.	Einzelbewertung Preis.	Bestätigung der rechnerischen Nachvollziehbarkeit.
Verfahrensleitung	Koordination des Gesamtprozesses, Konsolidierung, Dokumentationsintegrität.	Konsolidierungsformular, Zuschlagsempfehlung.	Prüfung auf Konsistenz mit Vergabeunterlagen.
Vorsitz Bewertungsgremium	Moderation bei Abweichungen und Herleitung einer tragfähigen Empfehlung.	Konsolidierungsvermerk, Freigabevermerk.	Bestätigung der Beschlusslage.
Protokollführende Person	Dokumentation von Klärungen, Verhandlungen und Beschlüssen.	Klärungs- und Verhandlungsprotokoll.	Vollständigkeitskontrolle.
Freigabestelle	Interne Zustimmung zum Zuschlagsvorschlag.	Finale Zuschlagsempfehlung und Unterschriftsblatt.	Endgültige interne Freigabe.

Prüfung, Freigabe und Finalisierung

Vor der finalen internen Freigabe ist zu prüfen, ob sämtliche Bewertungsunterlagen vollständig vorliegen, konsistent zueinander sind und den dokumentierten Verlauf des Vergabeverfahrens abbilden. Die finale Zeichnung bestätigt, dass die Bewertung auf Grundlage der festgelegten Methodik durchgeführt wurde und dass die Zuschlagsempfehlung aus den dokumentierten Ergebnissen nachvollziehbar abgeleitet werden kann.

Abschlussprüfung	Erledigt	Bemerkung
Alle Einzelbewertungen liegen vor und sind unterschrieben oder freigegeben	[Ja oder Nein]	[Bemerkung]
Preisprüfung ist vollständig dokumentiert	[Ja oder Nein]	[Bemerkung]
Klärungen und Verhandlungen sind vollständig abgelegt	[Ja oder Nein]	[Bemerkung]
Konsolidierung entspricht den dokumentierten Einzelbewertungen	[Ja oder Nein]	[Bemerkung]
Finale Zuschlagsempfehlung stimmt mit dem Ranking überein	[Ja oder Nein]	[Bemerkung]
Vergabeakt ist vollständig referenziert	[Ja oder Nein]	[Bemerkung]

Name	Rolle	Funktion im Verfahren	Datum	Unterschrift oder Freigabe
[Name]	[Rolle]	[Funktion]	[Datum]	[Unterschrift oder Freigabe]
[Name]	[Rolle]	[Funktion]	[Datum]	[Unterschrift oder Freigabe]
[Name]	[Rolle]	[Funktion]	[Datum]	[Unterschrift oder Freigabe]
[Name]	[Rolle]	[Funktion]	[Datum]	[Unterschrift oder Freigabe]
[Name]	[Rolle]	[Funktion]	[Datum]	[Unterschrift oder Freigabe]

Mit der Zeichnung wird bestätigt, dass die Bewertung unparteiisch, auf dokumentierter Grundlage und im Einklang mit den für das Verfahren festgelegten Regeln durchgeführt wurde.