Anforderungen an Dokumentation und Prüfberichte

Die Dokumentation muss so gestaltet sein, dass ein unabhängiger Dritter den Prüfgegenstand, den Prüfanlass, den Prüfumfang, das Prüfergebnis sowie die für die Bewertung relevanten Informationen ohne zusätzliche Rückfragen nachvollziehen kann. Sie muss dem Auftraggeber insbesondere Hinweise zum Weiterbetrieb und zu erforderlichen Maßnahmen liefern, zum Beispiel Mängelbeseitigung, Nachrüstung oder Stilllegung. Unvollständige oder widersprüchliche Unterlagen erfüllen die vertragliche Leistung nicht.

Die Prüfpflichten und die Notwendigkeit von Prüfungen vor Inbetriebnahme beziehungsweise nach Änderungen sowie in bestimmten Zeitabständen ergeben sich aus der einschlägigen Unfallverhütungsvorschrift; darüber hinaus kann im Einzelfall die Führung eines Prüfbuchs durch den Unfallversicherungsträger verlangt werden.

Für Arbeitsmittel im Anwendungsbereich der Betriebssicherheitsanforderungen gelten Mindestanforderungen an Prüfaufzeichnungen, Aufbewahrung und Nachweisführung, einschließlich der Möglichkeit elektronischer Dokumentation und der Forderung, Prüfnachweise mindestens bis zur nächsten Prüfung vorzuhalten. Diese Anforderungen werden in den Technischen Regeln für Betriebssicherheit zur Prüfung und Kontrolle von Arbeitsmitteln konkretisiert und erläutert.

Platzhalter für projektspezifische Vorgaben[PLATZHALTER: VOM AUFTRAGGEBER VORGEGEBENE BERICHTSVORLAGEN]
[PLATZHALTER: BENENNUNG DER ANERKANNTEN REGELN DER TECHNIK, DIE IM OBJEKT GELTEN]
[PLATZHALTER: BEGRIFFSDEFINITIONEN UND STATUSLOGIK IM ASSET-SYSTEM]

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber ein abgestuftes Dokumentationspaket bereit, das sowohl die Einzel-Nachweise pro Prüfobjekt als auch konsolidierte Übersichten für Steuerung, Controlling und Mängelabarbeitung umfasst. Übliche Formen der Dokumentation sind Prüfprotokoll oder Prüfbericht, Prüfbuch, Gerätekartei, Anlagenordner oder Datenbank. Das Format ist nicht zwingend vorgegeben, die inhaltlichen Mindestanforderungen jedoch schon.

Das Dokumentationspaket muss mindestens folgende Berichtstypen enthalten, sofern sie für den Bestand und die vereinbarten Leistungspositionen relevant sindEinzelprüfdatensatz je Prüfobjekt als Prüfprotokoll oder datensatzbasierte Dokumentation Konsolidierte Mängelliste mit Status, Priorität und Maßnahmenempfehlung Zusammenfassender Leistungsnachweis je Standort oder Prüfkampagne mit Mengen, Ergebnissen und Ausnahmen Übergabepaket als strukturierte Ablage, inklusive Metadaten, Exportdateien und Index beziehungsweise Inhaltsübersicht.

Die konkrete Ausprägung je Berichtstyp folgt den projektspezifischen Vorgaben des Auftraggebers.

Platzhalter für geforderte Deliverables
[PLATZHALTER: LISTE DER ZU LIEFERNDEN BERICHTSFORMATE UND DATEITYPEN]
[PLATZHALTER: VORGEGEBENE ABLAGESTRUKTUR UND NAMENSKONVENTION]
[PLATZHALTER: ERFORDERLICHE KONSOLIDIERUNGSEBENEN, ZUM BEISPIEL STANDORT, GEBÄUDE, BEREICH]

Jeder Einzelprüfdatensatz muss eine eindeutige Identifikation des Prüfobjekts ermöglichen, den Prüfumfang nachvollziehbar darstellen und das Prüfergebnis eindeutig ausweisen. Die Dokumentation soll mindestens Angaben zur eindeutigen Identifikation enthalten, zum Beispiel Typ, Hersteller, Inventarnummer oder Barcode, sowie Datum und Umfang der Prüfung, Prüfanlass, Prüfergebnis, Prüffrist, Prüfperson beziehungsweise Prüfteam, verwendetes Prüf- und Messgerät sowie Unterschrift oder elektronische Signatur der Prüfperson.

Für elektrische Anlagen und ortsfeste Betriebsmittel sind zusätzlich strukturierte Allgemeinangaben zu Auftraggeber und Auftragnehmer, zur benannten Prüfperson sowie eine Beschreibung des Prüfumfangs zu dokumentieren, zum Beispiel Objektbezeichnung, Anlagenteil, Verteiler und Stromkreise.

Die Bewertung ist das Ergebnis der Prüfung und ist einschließlich der für die Bewertung relevanten Messwerte zu dokumentieren. Die langfristige Aufbewahrung von Messwerten und Messverfahren ist ausdrücklich sinnvoll, weil sie Zustandsveränderungen sichtbar macht und die Plausibilisierung oder Anpassung der Prüffristen unterstützt.

Mindestelemente aus Mindestaufzeichnungsanforderungen für Arbeitsmittel umfassen darüber hinaus Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis der Prüfung und Name sowie Unterschrift der befähigten Prüfperson beziehungsweise elektronische Signatur bei rein elektronischen Dokumenten.

Platzhalter für Asset- und Standortlogik
[PLATZHALTER: ASSET-ID-SCHEMA UND QUALITÄTSREGELN, ZUM BEISPIEL EINDREHZAHL, PRÄFIXE]
[PLATZHALTER: STANDORTCODIERUNG, RAUMSYSTEMATIK, EINBAUORTLOGIK]
[PLATZHALTER: ERFORDERLICHE FELDER FÜR CAfm, CMMS ODER ASSET-DATENBANK]

Feststellungen sind so zu dokumentieren, dass sie ohne Interpretation in konkrete Maßnahmen überführt werden können. Die Dokumentation muss dem Auftraggeber notwendige Hinweise zum Weiterbetrieb geben, insbesondere wenn Risiken bestehen oder Maßnahmen wie Mängelbeseitigung, Nachrüstung oder Stilllegung erforderlich sind.

Mängelbeschreibungen müssen mindestens enthalten Eindeutige Zuordnung zum Prüfobjekt und Standort Kurzbeschreibung des Mangels in fachlich korrekter und für den Betrieb verständlicher Form Auswirkung auf die sichere Verwendung beziehungsweise den sicheren Betrieb Empfehlung zur Maßnahme, inklusive Hinweis auf erforderliche Außerbetriebnahme, sofern erforderlich Hinweis, ob ein Nachtest nach Instandsetzung erforderlich ist und wie der Nachweis geführt wird.

Die Priorisierung von Feststellungen erfolgt nach einer vom Auftraggeber vorgegebenen Kategorisierung. Dabei sind mindestens Kategorien vorzusehen, die eine sofortige Gefährdung, eine erhebliche Abweichung, eine geringfügige Abweichung sowie nicht prüfbare oder nicht zugängliche Prüfobjekte abbilden. Die Dokumentationslogik muss sicherstellen, dass kritische Befunde unverzüglich kommuniziert werden, da Arbeitsmittel mit sicherheitsrelevanten Mängeln nicht zur Verfügung gestellt oder verwendet werden dürfen.

Ein Prüfaufkleber oder eine Stempelung kann als Nachweis genutzt werden, insbesondere für Arbeitsmittel, die an unterschiedlichen Betriebsorten verwendet werden. Gleichzeitig gilt, dass eine Plakette oder Stempelung allein nicht belegt, dass ein Arbeitsmittel mängelfrei und sicher verwendbar ist; die Bewertung und der Inhalt der Dokumentation bleiben maßgeblich.

Platzhalter für Mängellogik und Meldewege[PLATZHALTER: MÄNGELKLASSEN UND DEFINITIONEN]
[PLATZHALTER: MELDEWEG FÜR KRITISCHE FESTSTELLUNGEN, ZUM BEISPIEL TELEFON, TICKETSYSTEM, E-MAIL]
[PLATZHALTER: VORGEGEBENE REAKTIONSZEITEN UND DOKUMENTATION DES MELDEZEITPUNKTES]

Die Dokumentation kann handschriftlich oder elektronisch erfolgen; in jedem Fall ist auf eine sichere Aufbewahrung zu achten. Ergebnisse sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren; für bestimmte Prüfaufzeichnungen von Arbeitsmitteln können längere Aufbewahrungsdauern gefordert sein.

Der Auftragnehmer liefert die Dokumentation in einer Form, die sowohl menschlich lesbar als auch maschinell weiterverarbeitbar ist. Neben signierten Prüfberichten sind strukturierte Datenexporte bereitzustellen, die eine Integration in die Systeme des Auftraggebers ermöglichen. Die Datenfelder müssen konsistent sein und die eindeutige Identifikation der Prüfobjekte unterstützen, da diese Identifikation als Mindestbestandteil der Dokumentation erwartet wird.

Zur Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit sind mindestens folgende Grundsätze einzuhalten Einheitliche Felddefinitionen und Statuslogik über alle Reporttypen hinweg Eindeutige Zuordnung zwischen Einzelprüfdatensatz, Mängelliste und Summenbericht Nachvollziehbare Versionierung und Kennzeichnung von Korrekturläufen Nachweisbarkeit der Signatur und Identität der Prüfperson im gelieferten Dokumentationssatz.

Platzhalter für digitale Anforderungen
[PLATZHALTER: GEFORDERTE DATEITYPEN, ZUM BEISPIEL PDF, CSV, XLSX]
[PLATZHALTER: IMPORTFORMAT UND DATENFELDER DES CAFM ODER CMMS]
[PLATZHALTER: DATEINAMENSLOGIK UND ORDNERSTRUKTUR]
[PLATZHALTER: ANFORDERUNGEN AN ELEKTRONISCHE SIGNATUREN UND VALIDIERUNG]

Die Dokumentation ist so zeitnah zu liefern, dass der Auftraggeber seiner Organisationspflicht nachkommen und erforderliche Maßnahmen veranlassen kann. Insbesondere müssen sicherheitskritische Feststellungen sofort gemeldet werden; reguläre Dokumentationspakete sind innerhalb der vom Auftraggeber definierten Abgabefristen zu übergeben. Die praktische Notwendigkeit ergibt sich daraus, dass nur über die Auswertung von Prüfprotokollen Maßnahmen wie Reparaturen, Ersatzbeschaffung oder Anpassungen angestoßen werden können.

Die Unterlagen müssen revisionssicher und prüffähig sein. Dazu gehört, dass Art und Umfang der Prüfung, Ergebnis, Prüfperson und Signatur sowie der Prüfanlass klar erkennbar sind und dass Messwerte, soweit für die Bewertung relevant, mitgeführt werden.

Der Auftraggeber ist berechtigt, Dokumentationen zurückzuweisen, wenn Pflichtfelder fehlen, Identifikationsmerkmale widersprüchlich sind, Signaturen fehlen oder die Datenexporte nicht konsistent mit den Prüfberichten sind. In solchen Fällen hat der Auftragnehmer die Dokumentation innerhalb einer vom Auftraggeber festgelegten Frist zu korrigieren und erneut zu übergeben. Da Mindestangaben und Aufbewahrungspflichten normativ erwartet werden, ist die Vollständigkeit der Dokumentation Bestandteil der Leistungserfüllung.

Platzhalter für Fristen und Abnahmeprozesse[PLATZHALTER: FRISTEN FÜR SOFORTMELDUNGEN UND REGELABGABE]
[PLATZHALTER: FORM DER ABNAHME, ZUM BEISPIEL PRÜFUNG DER DATENPAKETE, STICHPROBEN, ABNAHMEMEETING]
[PLATZHALTER: KORREKTURFRIST UND ESKALATION BEI WIEDERHOLTER NICHTERFÜLLUNG]

Die Dokumentation kann sicherheitsrelevante Informationen über Gebäudeinfrastruktur, Anlagenstruktur, Schwachstellen und Zustände enthalten. Der Auftragnehmer hat daher eine vertrauliche Behandlung, sichere Übermittlung und angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen sicherzustellen. Maßstab sind die Anforderungen an die Sicherheit der Verarbeitung nach Datenschutzrecht, einschließlich Schutz von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit sowie Berücksichtigung des Standes der Technik.

Sofern in den Dokumentationsdaten personenbezogene Informationen enthalten sind, zum Beispiel Namen der Prüfperson oder organisationsbezogene Kontaktdaten, sind diese Daten zweckgebunden zu verarbeiten, vor unbefugtem Zugriff zu schützen und nur im vereinbarten Umfang an den Auftraggeber zu übergeben.

Bieter müssen im Rahmen ihres Angebots beziehungsweise der Verhandlungsphase nachweisen, dass sie die Dokumentationsanforderungen vollständig erfüllen können. Hierzu sind mindestens einzureichen. Beschreibung des Dokumentations- und Reportingkonzepts inklusive Workflow von Erhebung, Qualitätssicherung, Signatur und Übergabe. Beschreibung der digitalen Datenübergabe inklusive Exportformaten, Feldmapping und Umgang mit Medienbrüchen. Beispielhafte Musterberichte für Einzelprüfdatensätze und Mängellisten in der vorgesehenen Struktur. Beschreibung der Regelung zur sicheren Speicherung und Übermittlung der Dokumentation

Platzhalter für Angebotsunterlagen
[PLATZHALTER: GEFORDERTE MUSTERDATEIEN UND ANZAHL][PLATZHALTER: GEFORDERTE NACHWEISE ZUR DATENSICHERHEIT]
[PLATZHALTER: VORGEGEBENE SPRACHE DER BERICHTE UND DATEINAMEN]