Vergabevermerk

Der vergebene Auftrag umfasst wiederkehrende Prüfleistungen für elektrische Anlagen und Betriebsmittel gemäß DGUV Vorschrift 3, der Betriebssicherheitsverordnung sowie den bei Leistungserbringung einschlägigen anerkannten Regeln der Technik einschließlich der in den Vergabeunterlagen benannten DIN-/VDE-Anforderungen.

Die Leistungen sind in enger Abstimmung mit dem Facility Management, den Betreiberverantwortlichen, den Nutzerbereichen und gegebenenfalls weiteren technischen Dienstleistern zu erbringen. Betriebszeiten, Zugangsanforderungen, Sicherheitszonen, kritische Infrastrukturbereiche und die Minimierung betrieblicher Beeinträchtigungen sind bei Einsatzplanung und Terminierung verbindlich zu berücksichtigen.

• Prüfung ortsfester elektrischer Anlagen und Betriebsmittel, soweit im Leistungsverzeichnis enthalten

• Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel einschließlich eindeutiger Prüfkennzeichnung

• Prüfung relevanter Schnittstellen zu Maschinen, Unterverteilungen, Steckdosenstromkreisen und weiteren sicherheitsrelevanten Einrichtungen, soweit beauftragt

• Digitale Dokumentation je Anlage bzw. Asset mit Prüfstatus, Prüfdaten, Fristen, Mängelklassifikation und Handlungsempfehlungen

• Übermittlung strukturierter Ergebnisdaten zur Integration in CAFM-, CMMS- oder vergleichbare Facility-Management-Systeme

• Abstimmung von Prüfabläufen mit dem laufenden Betrieb sowie optional Nachprüfungen nach Mängelbeseitigung, sofern vertraglich vorgesehen

Das Verfahren wurde als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Nach Veröffentlichung der Bekanntmachung wurden die eingegangenen Teilnahmeanträge anhand der bekannt gemachten Eignungsanforderungen geprüft. Geeignete Unternehmen wurden zur Abgabe von Erstangeboten aufgefordert.

Im weiteren Verfahrensverlauf wurden die eingereichten Erstangebote ausgewertet, Verhandlungsgespräche bzw. Verhandlungsrunden durchgeführt und anschließend endgültige Angebote (Best and Final Offers / BAFO) angefordert. Die Zuschlagsentscheidung beruht auf der abschließenden Wertung der zuschlagsfähigen finalen Angebote. Die gesamte Bieterkommunikation, Verhandlungsdokumentation und Entscheidungsbegründung ist in der Vergabeakte nachvollziehbar festgehalten.

Der Zuschlag wurde nach dem Grundsatz des wirtschaftlichsten Angebots erteilt. Voraussetzung für die Wertung war die vollständige Erfüllung sämtlicher Mindestanforderungen, Muss-Kriterien und formalen Vorgaben. Angebote, die zwingende Anforderungen nicht erfüllten oder in vergaberechtlich relevanter Weise unvollständig blieben, wurden nicht bezuschlagt bzw. gegebenenfalls von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

Die Bewertung der zuschlagsfähigen Angebote erfolgte anhand der in den Vergabeunterlagen bekannt gemachten Zuschlagskriterien, Unterkriterien und Bewertungsmaßstäbe. Die nachstehende Matrix ist mit den tatsächlich verwendeten Gewichtungen zu befüllen. Die Punktelogik und gegebenenfalls die Preisformel sind in der Vergabeakte, in den Verfahrensbedingungen und im Bewertungsvermerk zu dokumentieren.

[z. B. Punkteskala 0–5 oder 0–10 je Unterkriterium, Multiplikation mit Gewichtungsfaktor, Preisbewertung nach relativer oder linearer Formel].

Der Zuschlag wurde an das nach Abschluss der Eignungsprüfung, der Verhandlungen und der finalen Wertung bestplatzierte Unternehmen erteilt. Das bezuschlagte Angebot erfüllte sämtliche zwingenden Anforderungen und erreichte unter Berücksichtigung von Qualität, Organisation, Dokumentation und Preis die höchste Gesamtwertung.

Soweit im Verfahren vorgesehen, wurden etwaige verfahrensbezogene Klarstellungen, redaktionelle Präzisierungen und die abschließende Leistungsabgrenzung vor Zuschlagserteilung vergaberechtskonform in die Vertragsunterlagen überführt.

Begründung der Zuschlagsentscheidung: Der Zuschlag erfolgte auf das Angebot der [Name des erfolgreichen Bieters], da dieses Angebot nach Maßgabe der bekannt gemachten Zuschlagskriterien das wirtschaftlichste Angebot darstellte und sämtliche Mindestanforderungen, Eignungsanforderungen sowie vertraglichen Anforderungen erfüllte.

Die nicht berücksichtigten Bieter wurden im Rahmen der anwendbaren vergaberechtlichen Vorschriften über das Ergebnis des Vergabeverfahrens informiert. Eine Veröffentlichung einzelner Angebotsinhalte, Preisbestandteile, Detailkonzepte oder unternehmensbezogener Bewertungsdaten erfolgt aus Gründen der Vertraulichkeit nicht.

Allgemeine Gründe für die Nichtberücksichtigung können insbesondere ein geringerer Erfüllungsgrad qualitativer Zuschlagskriterien, ein weniger belastbares Personal- oder Terminmodell, geringere digitale Integrationsfähigkeit, ein weniger vorteilhaftes Preis-Leistungs-Verhältnis oder die Nichterfüllung zwingender Anforderungen sein.

Soweit vergaberechtlich einschlägig, wurden die betroffenen Bieter vor Zuschlagserteilung über die beabsichtigte Zuschlagsentscheidung informiert. Die Zuschlagserteilung erfolgte erst nach Ablauf der maßgeblichen Wartefrist.

Rügen gegen erkannte Vergabeverstöße sind unverzüglich gegenüber dem Auftraggeber zu erheben. Weitergehende Präklusions-, Frist- und Zulässigkeitsvoraussetzungen richten sich nach dem jeweils anwendbaren Vergaberecht. Für Vergaben im Oberschwellenbereich in Deutschland ist die Informations- und Wartepflicht regelmäßig in § 134 GWB geregelt.

Diese Bekanntmachung wird in einer nichtvertraulichen Fassung über den vorgesehenen Publikationskanal veröffentlicht. Die vollständige Vergabeakte einschließlich Vergabevermerk, Bewertungsunterlagen, Verhandlungsdokumentation, Bieterkommunikation und Zuschlagsvermerk wird unter der nachstehenden Referenz archiviert.

Die nachstehenden Anlagen können, soweit intern freigegeben und nicht vertraulich, Bestandteil der Veröffentlichung oder der Vergabeakte sein. Die Entscheidung über den Veröffentlichungsumfang liegt beim Auftraggeber.