Lesitungsbeschreibung DGUV V4-Prüfung

Diese DGUV-Vorschrift-4-orientierte Leistungsbeschreibung gilt für die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel des Auftraggebers an folgenden Standorten: Gebäude 1 – Adresse 1, Gebäude 2 – Adresse 2 sowie Gebäude 3 – Adresse 3. Erfasst werden alle organisatorischen Einheiten, Nutzungsbereiche und Räume, in denen elektrische Arbeitsmittel durch Beschäftigte, Studierende, Lehrende, Besucher oder sonstige Nutzer verwendet werden.

Der Geltungsbereich umfasst insbesondere öffentliche Bereiche mit hoher Nutzerfrequenz, Büro- und Verwaltungsbereiche, Lehr- und Forschungsumgebungen sowie Labor- und Werkstattbereiche. Eingeschlossen sind alle ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel, die während des Betriebs bewegt oder leicht an einen anderen Einsatzort gebracht werden können, einschließlich Steckdosenleisten, Verlängerungsleitungen, IT-Geräten, Monitoren, Netzteilen, Bürogeräten, Präsentations- und AV-Technik, Beleuchtung, Küchengeräten, Ventilatoren, Heizgeräten sowie vergleichbaren elektrischen Arbeitsmitteln.

Für Labor- und Werkstattbereiche umfasst der Geltungsbereich zusätzlich handgeführte Elektrowerkzeuge, stationäre Maschinen, Werkstattzubehör, netzbetriebene Laborgeräte und sonstige Geräte mit erhöhter Beanspruchung durch mechanische Einwirkungen, Staub oder intensive Nutzung. Die Leistungsbeschreibung berücksichtigt die risikoorientierten Prüfintervalle der Organisation: 12 Monate für öffentliche Bereiche, 24 Monate für Büro- und nicht öffentliche Bereiche sowie 3 Monate für Labor- und Werkstattbereiche.

Der Geltungsbereich schließt die organisatorische Abstimmung mit dem Facility Management, die vollständige Prüfung aller Geräte je zugänglichem Raum, die Kennzeichnung geprüfter Betriebsmittel, die digitale Bereitstellung der Prüfdaten sowie die nachvollziehbare Dokumentation der Prüfergebnisse ein.

Für die Ausführung der Leistungen gelten die nachstehenden Vorschriften, technischen Regeln, DGUV-Informationen und elektrotechnischen Normen jeweils in der zum Leistungszeitpunkt gültigen Fassung. Die Leistungsbeschreibung ist DGUV-Vorschrift-4-orientiert; die Prüfleistung darf jedoch nicht ausschließlich als „DGUV-V4-Prüfung“ verstanden werden, da DGUV Vorschrift 4 den unfallversicherungsrechtlichen Rahmen vorgibt, die konkrete Prüforganisation, Qualifikation, Prüfmethode, Dokumentation und Bewertung jedoch durch weitere Regelwerke konkretisiert werden.

DGUV Vorschrift 4 bildet die unfallversicherungsrechtliche Grundlage für den sicheren Betrieb elektrischer Anlagen und Betriebsmittel im öffentlichen Bereich. Sie gilt für elektrische Anlagen und Betriebsmittel sowie für Tätigkeiten in deren Nähe und definiert elektrische Betriebsmittel weit, einschließlich Geräte zur Nutzung elektrischer Energie sowie Geräte der Informations- und Kommunikationstechnik. Für die Leistungsbeschreibung bedeutet dies, dass alle ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel der Organisation, einschließlich IT-Geräte, Steckdosenleisten, Verlängerungsleitungen, Bürogeräte, Beleuchtung, Laborgeräte und Werkstattgeräte, in den Anwendungsbereich einbezogen werden. DGUV Vorschrift 4 fordert, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel ordnungsgemäß betrieben, instand gehalten und in bestimmten Zeitabständen geprüft werden. Die Prüffristen sind so festzulegen, dass entstehende Mängel rechtzeitig erkannt werden. Für die Ausschreibung ist daher festzulegen, dass die Prüfung durch qualifizierte Elektrofachkräfte oder unter deren Leitung und Aufsicht erfolgt, festgestellte Mängel eindeutig dokumentiert werden und mangelhafte Betriebsmittel bis zur Behebung nicht weiterverwendet werden dürfen. Für die Organisation wird diese Grundlage mit der bestehenden Gefährdungsbeurteilung verbunden. Danach gelten risikoorientierte Prüfintervalle von 12 Monaten für öffentliche Bereiche, 24 Monaten für Büro- bzw. nicht öffentliche Bereiche und 3 Monaten für Labor- und Werkstattbereiche.

Die Betriebssicherheitsverordnung ist die übergeordnete staatliche Arbeitsschutzvorschrift für die sichere Verwendung von Arbeitsmitteln. Sie verpflichtet den Arbeitgeber, Arbeitsmittel vor und während der Verwendung hinsichtlich ihrer Gefährdungen zu beurteilen, erforderliche Schutzmaßnahmen festzulegen und Prüfungen durchzuführen oder durchführen zu lassen. Die Fristen für wiederkehrende Prüfungen sind so zu bestimmen, dass die Arbeitsmittel bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden können.

Für die Leistungsbeschreibung bedeutet dies, dass die Prüfung nicht nur als formale Plakettenprüfung zu verstehen ist. Der Auftragnehmer muss die Prüfleistung so ausführen, dass die sichere Verwendung der geprüften Betriebsmittel nachvollziehbar bewertet wird. Die Prüfergebnisse müssen der Organisation als Betreiber eine belastbare Grundlage für Betrieb, Sperrung, Austausch, Instandsetzung oder erneute Prüfung der Geräte geben.

TRBS 1201 konkretisiert die Anforderungen der BetrSichV an Prüfungen und Kontrollen von Arbeitsmitteln. Sie ist für die Festlegung von Prüfumfang, Prüfart, Prüffrist, Prüfanlass, Bewertung und Dokumentation maßgeblich. Die BAuA führt TRBS 1201 als Technische Regel für Betriebssicherheit „Prüfungen und Kontrollen von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen“; die Regel wurde zuletzt 2025 geändert.

Für die Leistungsbeschreibung bedeutet dies, dass der Auftragnehmer die Prüfungen nach einem nachvollziehbaren, risikoorientierten Prüfkonzept durchzuführen hat. Dabei sind Einsatzort, Nutzungsintensität, mechanische Beanspruchung, Umgebungseinflüsse, Nutzerkreis und bisherige Fehlerquote zu berücksichtigen. Die Einteilung der Organisation in öffentliche Bereiche, Bürobereiche sowie Labor- und Werkstattbereiche ist deshalb prüforganisatorisch verbindlich umzusetzen.

Die Prüfung muss mindestens die erforderlichen Sichtprüfungen, Messungen, Funktionsprüfungen und Bewertungen umfassen, soweit diese für das jeweilige Betriebsmittel technisch erforderlich sind. Räume sind vollständig zu prüfen; nicht zugängliche Räume dürfen nicht zu abrechenbaren Warte- oder Kontrollzeiten führen, sondern die Prüfung ist in zugänglichen Bereichen fortzusetzen.

TRBS 1203 konkretisiert die Anforderungen an Personen, die Prüfungen nach BetrSichV durchführen dürfen. Sie regelt die fachliche Befähigung der prüfenden Personen und verlangt eine geeignete Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit im jeweiligen Prüfgebiet. Die BAuA führt TRBS 1203 als Technische Regel für Betriebssicherheit „Zur Prüfung befähigte Personen“.

Für die Leistungsbeschreibung bedeutet dies, dass der Auftragnehmer nur fachlich geeignete und ausreichend qualifizierte Prüfer einsetzen darf. Für elektrische Betriebsmittel sind dies insbesondere Elektrofachkräfte oder zur Prüfung befähigte Personen mit entsprechender elektrotechnischer Fachkunde. Die Qualifikation ist auf Verlangen nachzuweisen. Der Einsatz nicht ausreichend qualifizierter Personen ist ausgeschlossen.

Der Auftragnehmer hat außerdem sicherzustellen, dass die eingesetzten Prüfer mit den relevanten Normen, Prüfverfahren, Messgeräten, Schutzklassen, Grenzwerten, Dokumentationsanforderungen und Mängelbewertungen vertraut sind. Vertretungs- oder Ersatzpersonal muss die gleichen fachlichen Anforderungen erfüllen.

DGUV Information 203-070 – Wiederkehrende Prüfungen ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel, Fachwissen für Prüfpersonen

DGUV Information 203-070 richtet sich an Elektrofachkräfte, die als zur Prüfung befähigte Personen wiederkehrende Prüfungen an ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln durchführen. Sie beschreibt die praktische Vorgehensweise der Prüfung, mit der sicherheitsrelevante Mängel erkannt werden sollen, und erläutert die Anforderungen aus der Normung. Die aktuelle DGUV-Publikation ist als Fachwissen für Prüfpersonen ausgewiesen.

Für die Leistungsbeschreibung bedeutet dies, dass der Auftragnehmer die Prüfung fachgerecht, systematisch und gerätebezogen durchführen muss. Die Leistung umfasst nicht nur die Messung, sondern auch die fachliche Zuordnung des Betriebsmittels, die Sichtprüfung, die Auswahl geeigneter Messverfahren, die Bewertung der Messergebnisse, die Funktionsprüfung soweit erforderlich sowie die eindeutige Entscheidung „bestanden“, „nicht bestanden“ oder „außer Betrieb zu nehmen“.

Diese Grundlage ist besonders relevant für die Vielzahl unterschiedlicher ortsveränderlicher Betriebsmittel an der Organisation, darunter IT-Geräte, Netzteile, Monitore, Steckdosenleisten, Verlängerungsleitungen, Küchengeräte, Beleuchtung, Präsentationstechnik, Laborgeräte, Handwerkzeuge und Werkstattzubehör.

DGUV Information 203-071 – Wiederkehrende Prüfungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel, Organisation durch den Unternehmer

DGUV Information 203-071 unterstützt den Unternehmer bzw. Betreiber bei der Organisation wiederkehrender Prüfungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel. Sie gibt Hinweise zur Festlegung angemessener Prüffristen, zur sachgerechten Dokumentation, zur Kennzeichnung der Betriebsmittel und zur Vergabe von Prüfaufträgen.

Für die Leistungsbeschreibung bedeutet dies, dass der Auftragnehmer die Prüfleistung organisatorisch so erbringen muss, dass sie in den Hochschulbetrieb integrierbar ist. Dazu gehören die rechtzeitige Anmeldung beim Facility Management, die Terminabstimmung mit mindestens einer Woche Vorlauf, die raumweise vollständige Prüfung, die Kennzeichnung geprüfter Geräte, die Bereitstellung digitaler Prüfnachweise sowie eine exportfähige Datenbasis.

Die Daten müssen online verfügbar sein und für Import und Export, insbesondere über Excel-Listen, bereitgestellt werden. Die Datenstruktur muss anpassbar sein, insbesondere zur Aufnahme der universitätsinternen Inventarnummer. Prüfplaketten müssen einen QR-Code enthalten, über den der Prüfbericht vor Ort aufgerufen werden kann.

DIN VDE 0701-0702 war die technische Grundlage für Prüfungen nach Instandsetzung, Änderung und Wiederholungsprüfung elektrischer Geräte. Nach Angaben des VDE-Verlags ist DIN VDE 0701-0702:2008-06 zurückgezogen; die Übergangsfrist endete am 21.09.2023. Die frühere Norm wurde durch DIN EN 50678 VDE 0701 für Prüfungen nach Reparatur und DIN EN 50699 VDE 0702 für Wiederholungsprüfungen ersetzt.

Für die Leistungsbeschreibung sollte daher festgelegt werden, dass DIN VDE 0701-0702 nur insoweit heranzuziehen ist, wie sie in Bestandsunterlagen oder älteren Nachweisen referenziert wird. Für die aktuelle Ausführung sind die jeweils gültigen Nachfolgenormen anzuwenden, insbesondere DIN EN 50699 VDE 0702 für Wiederholungsprüfungen elektrischer Geräte und DIN EN 50678 VDE 0701 für Prüfungen nach Reparatur. DIN EN 50699 VDE 0702 beschreibt ein einheitliches Verfahren zur Überprüfung der Wirksamkeit grundlegender Schutzmaßnahmen als Wiederholungsprüfung während der Gebrauchsdauer elektrischer Geräte.

Für die Prüfleistung bedeutet dies, dass der Auftragnehmer die jeweils normgerechten Prüfverfahren, Grenzwerte, Messgeräteanforderungen und Bewertungsregeln anzuwenden hat. Die Prüfprotokolle müssen erkennen lassen, nach welcher technischen Grundlage geprüft wurde und ob das jeweilige Betriebsmittel sicher weiterverwendet werden darf.

Der Auftragnehmer hat die Prüfung der ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel vollständig, fachgerecht und gerätebezogen durchzuführen. Die Prüfleistung umfasst mindestens Sichtprüfung, Messprüfung, erforderliche Funktionsprüfung, Bewertung, Kennzeichnung und digitale Dokumentation. Die Prüfung ist je Betriebsmittel nach den einschlägigen elektrotechnischen Regeln, der DGUV-Vorschrift-4-orientierten Grundlage sowie den jeweils anwendbaren technischen Prüfanforderungen auszuführen.

Die Sichtprüfung ist vor jeder Messung durchzuführen. Sie umfasst die Prüfung des äußeren Zustands des Betriebsmittels, insbesondere auf sichtbare Beschädigungen, Gehäusedefekte, Brüche, Verformungen, lose Teile, fehlende Abdeckungen, unzulässige Veränderungen und erkennbare sicherheitsrelevante Mängel.

Bei Anschlussleitungen, Steckern, Kupplungen, Steckdosenleisten und Verlängerungsleitungen sind insbesondere Kabelzustand, Knickschutz, Zugentlastung, Isolierung, Kontaktflächen, mechanische Beschädigungen, thermische Verfärbungen und Anzeichen unsachgemäßer Nutzung zu prüfen. Fehlende oder beschädigte Schutzkomponenten, unvollständige Gehäuse, manipulierte Schutzleiterverbindungen oder nicht fachgerecht instand gesetzte Geräte sind als Mangel zu erfassen.

Geräte mit sicherheitsrelevanten sichtbaren Mängeln dürfen nicht ohne weitere Bewertung als bestanden dokumentiert werden. Bei unmittelbarer Gefährdung ist das Betriebsmittel als nicht bestanden zu kennzeichnen und der weiteren Nutzung zu entziehen.

Nach bestandener oder prüffähiger Sichtprüfung sind die erforderlichen Messungen nach Gerätetyp, Schutzklasse und technischer Ausführung durchzuführen. Die Messprüfung umfasst insbesondere die Prüfung des Schutzleiterwiderstands, der Isolationsfestigkeit bzw. des Isolationswiderstands, der Ableitströme sowie der Wirksamkeit der erforderlichen Schutzmaßnahmen.

Die Messverfahren sind so auszuwählen, dass die elektrische Sicherheit des jeweiligen Betriebsmittels nachvollziehbar bewertet werden kann. Bei Geräten mit Schutzleiteranschluss ist die Schutzleiterverbindung zu prüfen. Bei Geräten ohne Schutzleiteranschluss oder mit elektronischen Baugruppen sind geeignete alternative Mess- und Bewertungsverfahren nach den einschlägigen technischen Regeln anzuwenden.

Die Messergebnisse sind vollständig, plausibel und gerätebezogen zu dokumentieren. Grenzwertüberschreitungen, nicht durchführbare Messungen oder technisch begründete Abweichungen sind eindeutig zu kennzeichnen und mit einer fachlichen Bewertung zu versehen.

Soweit für die Beurteilung der sicheren Weiterverwendung erforderlich, ist eine Funktionsprüfung durchzuführen. Diese umfasst die Prüfung der grundlegenden Betriebsbereitschaft, der funktionalen Zuverlässigkeit und der sicherheitsrelevanten Funktionen des Betriebsmittels.

Die Funktionsprüfung darf nur erfolgen, wenn hierdurch keine zusätzliche Gefährdung entsteht. Sicherheitsrelevante Funktionen, Schalter, Anzeigen, Verriegelungen, Abschaltungen, Temperaturbegrenzungen oder vergleichbare Schutzfunktionen sind zu prüfen, soweit sie für das jeweilige Gerät vorhanden und prüfbar sind.

Bei Labor-, Werkstatt-, Lehr- und Forschungsgeräten ist besonders zu beachten, ob die Nutzung unter den konkreten Einsatzbedingungen weiterhin sicher möglich ist. Auffälligkeiten während der Funktionsprüfung sind als Mangel zu dokumentieren und in die Gesamtbewertung aufzunehmen.

Nach Abschluss der Prüfungen ist für jedes Betriebsmittel eine eindeutige Bewertung vorzunehmen. Das Ergebnis ist mindestens als „bestanden“, „nicht bestanden“ oder „nicht prüfbar“ zu dokumentieren. Die Bewertung muss auf Sichtprüfung, Messprüfung, erforderlicher Funktionsprüfung und fachlicher Gesamtbeurteilung beruhen.

Festgestellte Mängel sind nach Art, Schwere und sicherheitstechnischer Relevanz zu klassifizieren. Kritische Mängel, die eine sichere Nutzung ausschließen, sind unverzüglich dem Auftraggeber bzw. dem Facility Management zu melden. Das betroffene Betriebsmittel ist entsprechend zu kennzeichnen und darf bis zur Mangelbeseitigung nicht weiterverwendet werden.

Die Beurteilung hat eine klare Empfehlung zur weiteren Verwendung zu enthalten, insbesondere Freigabe zur Nutzung, Sperrung, Austausch, Instandsetzung oder erneute Prüfung nach Mangelbeseitigung. Die Prüfergebnisse sind digital bereitzustellen, dem jeweiligen Gerät eindeutig zuzuordnen und über die vorgesehene Kennzeichnung bzw. QR-Code-Struktur nachvollziehbar abrufbar zu machen.

Die Prüfintervalle für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel sind risikoorientiert festzulegen. Grundlage sind die Gefährdungsbeurteilung, die Nutzungsintensität, die öffentliche Zugänglichkeit, die Umgebungsbedingungen sowie die Qualifikation der Nutzer. Die Fristen sind so zu bemessen, dass zu erwartende Mängel rechtzeitig erkannt und die sichere Nutzung der Betriebsmittel bis zur nächsten Prüfung gewährleistet werden kann.

Die genannten Fristen sind als verbindliche maximale Prüfintervalle zu verstehen. Kürzere Prüfintervalle sind anzuwenden, wenn sich aus der Nutzung, der Fehlerquote, besonderen Umgebungsbedingungen, geänderten Einsatzbereichen oder der fachlichen Bewertung der verantwortlichen Elektrofachkraft ein erhöhter Prüfbedarf ergibt.

Neue Betriebsmittel sind vor der Aufnahme in den Regelbetrieb bzw. spätestens innerhalb einer Woche in den Prüf- und Dokumentationsprozess aufzunehmen. Hierfür ist ein fester wöchentlicher Servicetag vorzusehen; liegen keine zu prüfenden Neugeräte vor, informiert die Organisation den Auftragnehmer zur Vermeidung unnötiger Anfahrten.

Die Qualität und Rechtssicherheit der Prüfleistung für die Organisation (der Auftraggeber) hängt wesentlich von der fachlichen Eignung der eingesetzten Prüfpersonen ab. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass sämtliche Prüfungen ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel an den Standorten des Auftraggebers nur durch qualifiziertes Personal durchgeführt werden. Die Prüfpersonen müssen die Anforderungen der TRBS 1203 erfüllen und über ausreichende elektrotechnische Fachkunde, praktische Prüferfahrung sowie aktuelle Kenntnisse der einschlägigen Vorschriften und technischen Regeln verfügen.

Die Prüfung ist durch Elektrofachkräfte oder durch entsprechend befähigte Personen unter fachlicher Verantwortung einer Elektrofachkraft auszuführen. Eine Elektrofachkraft muss aufgrund ihrer fachlichen Ausbildung, Kenntnisse, Erfahrungen und Kenntnis der einschlägigen Bestimmungen in der Lage sein, die übertragenen Arbeiten zu beurteilen und mögliche Gefahren zu erkennen.

• Qualifikation als zur Prüfung befähigte Person gemäß TRBS 1203

• Einschlägige elektrotechnische Berufsausbildung oder gleichwertige elektrotechnische Qualifikation

• Fachkunde für die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel

• Praktische Erfahrung in der Durchführung von Sichtprüfungen, Messprüfungen und Funktionsprüfungen

• Sicherer Umgang mit geeigneten Mess- und Prüfgeräten

• Kenntnisse der einschlägigen DGUV-Vorgaben, TRBS-Regelungen und DIN-VDE-Prüfnormen

• Fähigkeit zur fachgerechten Bewertung von Messergebnissen, Grenzwerten und Mängeln

• Erfahrung in der Dokumentation, Kennzeichnung und digitalen Erfassung von Prüfergebnissen

• Aktuelle berufliche Tätigkeit im elektrotechnischen Prüfbereich

• Regelmäßige Fortbildung zur Aufrechterhaltung der Fachkunde

• Kenntnis der besonderen Einsatzbereiche des Auftraggebers, insbesondere Bürobereiche, öffentliche Bereiche, Lehr- und Forschungsumgebungen, Laborbereiche und Werkstätten

• Fähigkeit zur sicheren Beurteilung, ob ein Betriebsmittel weiterverwendet, gesperrt, instand gesetzt oder ersetzt werden muss

Der Auftragnehmer hat des Auftraggebers die Qualifikation der eingesetzten Prüfpersonen auf Verlangen nachzuweisen. Änderungen im Prüfpersonal, Vertretungen oder Nachunternehmerpersonal sind nur zulässig, wenn die gleichen Qualifikationsanforderungen erfüllt werden. Die der Auftraggeber ist berechtigt, den Einsatz nicht ausreichend qualifizierter Personen abzulehnen.

Die Prüfdokumentation für die Organisation (der Auftraggeber) ist gerätebezogen, digital, nachvollziehbar und exportfähig zu führen. Jedes geprüfte ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel muss eindeutig identifizierbar, einem Standort, Gebäude und Raum zuordenbar und mit einem prüffähigen Datensatz verknüpft sein. Die nachstehenden Pflichtangaben sind je Betriebsmittel zu erfassen und im digitalen Prüfsystem bereitzustellen.

Die vollständigen Prüfdaten sind online bereitzustellen und mindestens in XLSX, CSV und PDF exportierbar zu machen. Die Datenstruktur muss so gestaltet sein, dass spätere Datenmigrationen, Prüfvergleiche, Bestandsauswertungen und die vollständige Datenübergabe bei Vertragsende möglich sind.

Für die Organisation (der Auftraggeber) hat der Auftragnehmer ein digitales Dokumentationssystem bereitzustellen, mit dem sämtliche Prüfungen ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel vollständig, gerätebezogen, nachvollziehbar und dauerhaft auswertbar dokumentiert werden. Das System muss die Prüfung an den Standorten Gebäude 1, Gebäude 2 sowie Gebäude 3 abbilden und die Zuordnung nach Gebäude, Raum, Gerät, Prüfgruppe und Prüfintervall ermöglichen.

Der Auftragnehmer hat ein webbasiertes Prüfportal bereitzustellen, über das die Organisation jederzeit Zugriff auf die aktuellen Prüfdaten, Prüfprotokolle, Gerätestammdaten, Mängelstatus und Prüfhistorien erhält. Das Portal muss rollen- und rechtebasierten Zugriff ermöglichen und die datenschutzkonforme Nutzung durch den Auftraggeber sicherstellen. Die Daten müssen online verfügbar sein und eine fortlaufende Kontrolle des Prüfstatus je Gebäude, Raum und Betriebsmittel ermöglichen.

Jedes geprüfte Betriebsmittel ist mit einer dauerhaften, gut lesbaren Prüfkennzeichnung zu versehen. Die Kennzeichnung muss einen QR-Code enthalten, über den der zugehörige digitale Prüfdatensatz oder das Prüfprotokoll vor Ort aufgerufen werden kann. Der QR-Code darf keine personenbezogenen Daten im Klartext enthalten, sondern nur auf einen geschützten Datensatz oder ein tokenisiertes Prüfprotokoll verweisen.

Die Prüfdokumentation muss für die Organisation jederzeit online einsehbar sein. Für jedes Betriebsmittel müssen mindestens Prüfstatus, Prüfdatum, nächster Prüftermin, Prüfergebnis, Mängelstatus und eindeutige Gerätezuordnung abrufbar sein. Nicht bestandene Prüfungen, gesperrte Betriebsmittel und sicherheitsrelevante Mängel müssen im System eindeutig erkennbar sein und dem Facility Management unverzüglich gemeldet werden.

Das System muss den Export sämtlicher Prüf- und Bestandsdaten mindestens in XLSX, CSV und PDF ermöglichen. XLSX und CSV dienen der Weiterverarbeitung, dem Wiederimport in andere Systeme sowie der Nutzung in CAFM- oder Asset-Management-Strukturen. PDF dient der revisionssicheren Ablage einzelner Prüfprotokolle oder Auswertungen. Die Datenstruktur muss anpassbare Auftraggeberfelder unterstützen, insbesondere die Inventarnummer des Auftraggebers.

Die Dokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüffähig sein. Änderungen an Prüfdaten, Mängelbewertungen, Gerätestammdaten oder Prüfhistorien müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Für jedes Betriebsmittel müssen die Prüfgrundlage, der Prüfumfang, das Ergebnis, der nächste Prüftermin und die Identität der prüfenden befähigten Person ersichtlich sein.

Das System muss für jedes Betriebsmittel eine fortlaufende Prüfhistorie führen. Diese muss frühere Prüfungen, Ergebnisse, Mängel, Sperrungen, Wiederfreigaben, Austauschvorgänge und Änderungen der Stammdaten nachvollziehbar abbilden. Die Prüfhistorie ist als Grundlage für spätere Wiederholungsprüfungen, Mängelanalysen, Intervallbewertungen und Bestandsauswertungen dauerhaft vorzuhalten.

Bei Vertragsende hat der Auftragnehmer sämtliche Prüfdatensätze, Prüfhistorien, QR-Code-Bezüge, Gerätelisten, Protokolle und Exportdateien vollständig, strukturiert und maschinenlesbar an die Organisation zu übergeben. Eine Bindung an proprietäre Datenformate oder ein ausschließlich anbietereigenes System ist ausgeschlossen. Die Datenübergabe muss so erfolgen, dass eine Weiterverwendung in einem anderen Prüf-, CAFM- oder Asset-Management-System möglich ist.

Für die digitale Prüfdokumentation des Auftraggebers (der Auftraggeber) hat der Auftragnehmer die Anforderungen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit vollständig einzuhalten. Dies gilt insbesondere für das Prüfportal, die QR-Code-Verknüpfung, den Online-Zugriff, die Speicherung von Prüfdaten, die Nutzerverwaltung sowie den Datenexport. Da künftige Auftragnehmersysteme Nutzerkonten, Rollenmodelle oder raumbezogene Ansprechpartner enthalten können, ist vorsorglich ein datenschutzkonformes Betriebsmodell vorzusehen.

Der Auftragnehmer hat sämtliche Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit dem Prüfportal, der digitalen Dokumentation und dem Zugriff auf Prüfdaten DSGVO-konform auszuführen. Sofern personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist vor Leistungsbeginn ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO mit des Auftraggebers abzuschließen.

Der Auftragnehmer hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO umzusetzen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsschutz, Benutzer- und Rechteverwaltung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe, Schutz vor unbefugter Veränderung von Prüfdaten sowie regelmäßige Sicherung der Datenbestände.

Das Prüfportal und die zugehörigen Datenbestände sind grundsätzlich im Gebiet der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums zu hosten. Eine Verarbeitung außerhalb des EU-/EWR-Raums ist nur zulässig, wenn sie vorab offengelegt, datenschutzrechtlich abgesichert und durch die Organisation genehmigt wurde.

Sämtliche Datenübertragungen zwischen Prüfgerät, Prüfportal, Nutzerzugriff, Exportfunktion und sonstigen Schnittstellen müssen verschlüsselt erfolgen. Unverschlüsselte Übertragungen von Prüf-, Bestands- oder Zugriffsdaten sind unzulässig.

Das System muss ein rollen- und rechtebasiertes Zugriffskonzept unterstützen. Die der Auftraggeber muss festlegen können, welche Nutzergruppen Prüfberichte einsehen, Daten exportieren, Mängel bearbeiten, Stammdaten ändern oder administrative Funktionen nutzen dürfen.

QR-Codes auf Prüfkennzeichnungen dürfen keine personenbezogenen Daten im Klartext enthalten. Der QR-Code darf ausschließlich auf einen geschützten Datensatz, eine technische Geräte-ID oder ein tokenisiertes Prüfprotokoll verweisen. Der Zugriff auf weiterführende Informationen ist über das Berechtigungskonzept des digitalen Systems abzusichern.

Das digitale Dokumentationssystem ist so zu konfigurieren, dass nur die für Prüfung, Nachweisführung, Mängelbearbeitung und Vertragsabwicklung erforderlichen Daten verarbeitet werden. Nicht erforderliche personenbezogene Daten, insbesondere personenbezogene Inhalte im QR-Code oder frei zugängliche personenbezogene Prüferdaten, sind zu vermeiden.

Der Auftragnehmer hat eingesetzte Unterauftragnehmer, Hosting-Dienstleister oder Systemanbieter offenzulegen, soweit sie Zugriff auf Prüfdaten oder Systemkomponenten erhalten. Die Unterauftragnehmerkette ist zu dokumentieren und auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen.

Die IT-Sicherheits- und Datenschutzanforderungen gelten auch für Datenexporte und die Datenübergabe bei Vertragsende. Sämtliche Prüfdaten, Historien, QR-Code-Bezüge und Protokolle sind vollständig, strukturiert, maschinenlesbar und ohne Bindung an ein proprietäres System an die Organisation zu übergeben.

Die operative Durchführung der Prüfleistungen für die Organisation (der Auftraggeber) ist so zu planen, dass der Lehr-, Forschungs- und Verwaltungsbetrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird. Der Auftragnehmer hat die Prüfkampagnen standortbezogen zu organisieren und die Gebäude 1 – Adresse 1, Gebäude 2 – Adresse 2 sowie Gebäude 3 – Adresse 3 in der Einsatzplanung zu berücksichtigen.

Die planmäßigen Prüfungen sind vorrangig in den vorlesungsfreien Zeiträumen Februar bis März sowie Mitte Juli bis Mitte September durchzuführen. Diese Zeitfenster sind für die Hauptprüfkampagnen zu nutzen, damit Störungen in öffentlichen Bereichen, Lehrflächen, Forschungsumgebungen, Büros, Laboren und Werkstätten reduziert werden. Für Labor- und Werkstattbereiche mit kürzeren Prüfintervallen sind zusätzliche Quartalstermine mit dem Facility Management des Auftraggebers abzustimmen.

Der Auftragnehmer hat jede Prüfkampagne mindestens eine Woche vor Prüfungsbeginn beim Facility Management des Auftraggebers anzumelden und terminlich abzustimmen. Die Terminplanung muss so erfolgen, dass betroffene Nutzer, Organisationseinheiten, Raumverantwortliche und sonstige Kontaktpersonen rechtzeitig informiert werden können. Änderungen des Prüfplans, Zugangshindernisse oder organisatorische Abweichungen sind unverzüglich mit dem Facility Management abzustimmen.

Die Prüfung ist grundsätzlich raumweise durchzuführen. Sobald ein Raum freigegeben und zugänglich ist, sind sämtliche dort vorhandenen prüfpflichtigen ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel vollständig zu prüfen. Eine nur teilweise Prüfung einzelner Geräte innerhalb eines zugänglichen Raumes ist zu vermeiden, damit keine mehrfachen Störungen, Nacharbeiten oder unvollständigen Prüfläufe entstehen.

Ist ein vorgesehener Raum am Prüftag nicht zugänglich, darf der Auftragnehmer hierfür keine gesonderten Warte-, Kontroll- oder Regiezeiten abrechnen, solange andere zugängliche Räume geprüft werden können. Die Prüfung ist in verfügbaren Bereichen fortzusetzen. Nicht zugängliche Räume sind zu dokumentieren und dem Facility Management zur Nachterminierung zu melden.

Neue ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel sind vor der Aufnahme in den Regelbetrieb oder spätestens innerhalb einer Woche in den Prüf- und Dokumentationsprozess aufzunehmen. Hierfür ist ein fester wöchentlicher Servicetag vorzusehen. Liegen keine zu prüfenden Neugeräte vor, informiert die Organisation den Auftragnehmer rechtzeitig, um unnötige Anfahrten zu vermeiden.

Der Auftragnehmer hat eine zentrale Ansprechperson für die operative Durchführung zu benennen. Die laufende Abstimmung erfolgt mit dem Facility Management des Auftraggebers sowie, soweit erforderlich, mit benannten Raum-, Bereichs- oder Organisationsverantwortlichen. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass Terminänderungen, Zugangsprobleme, sicherheitsrelevante Feststellungen und organisatorische Abweichungen ohne Verzögerung kommuniziert werden.

Kritische Mängel, nicht bestandene Prüfungen oder Betriebsmittel, die nicht weiterverwendet werden dürfen, sind unmittelbar zu kennzeichnen und dem Facility Management des Auftraggebers zu melden. Die weitere Nutzung betroffener Geräte ist bis zur Mangelbeseitigung, Instandsetzung oder zum Austausch auszuschließen. Defekte Steckdosenleisten sind im Rahmen der Prüfung gegen vom Nutzer bereitgestellte Ersatzleisten kostenfrei auszutauschen.

Der Auftragnehmer hat für die Organisation (der Auftraggeber) ein vollständiges, digitales und nachvollziehbares Berichtswesen zur Prüfung der ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel bereitzustellen. Das Reporting muss den Prüfstatus je Standort, Gebäude, Raum, Gerätegruppe und Betriebsmittel abbilden und dem Facility Management eine laufende Kontrolle des Prüfstands, der Mängel und der offenen Restpunkte ermöglichen. Die Dokumentation ist Bestandteil der geschuldeten Leistung und muss über das digitale Prüfportal abrufbar sein.

Für jedes geprüfte Betriebsmittel ist ein eindeutiger Prüfbericht zu erstellen. Der Prüfbericht muss mindestens die Geräteidentifikation, Standort, Gebäude, Raum, Prüfdatum, Prüfumfang, angewendete Prüfgrundlage, Prüfergebnis, nächsten Prüftermin sowie die Identität der prüfenden befähigten Person enthalten. Bestandene Betriebsmittel sind dauerhaft zu kennzeichnen; der Prüfbericht muss über die zugehörige QR-Kennzeichnung oder das digitale Portal nachvollziehbar abrufbar sein.

Der Auftragnehmer hat alle festgestellten Mängel in einer gesonderten Mängelliste zu dokumentieren. Die Mängelliste muss mindestens das betroffene Betriebsmittel, den Standort, Gebäude und Raum, die Art des Mangels, den Mangelcode, die sicherheitstechnische Bewertung, den empfohlenen Umgang mit dem Gerät sowie den Status der Mängelbeseitigung enthalten. Kritische Mängel und nicht weiterverwendbare Betriebsmittel sind unverzüglich dem Facility Management des Auftraggebers zu melden.

Das Reporting muss regelmäßige statistische Auswertungen ermöglichen. Hierzu gehören insbesondere der aktuelle Bestandsstatus, die Anzahl geprüfter Betriebsmittel, bestandene und nicht bestandene Prüfungen, Mängelquote, offene Restpunkte, Austauschquote bei Steckdosenleisten, Fortschritt je Gebäude und Raum sowie die Einhaltung der vereinbarten Prüfintervalle. Monatliche Reports sind dem Facility Management bereitzustellen; kritische Feststellungen sind noch am selben Tag zu melden.

Sämtliche Prüfberichte, Mängellisten, Bestandsdaten und statistischen Auswertungen müssen mindestens in XLSX, CSV und PDF exportierbar sein. XLSX und CSV dienen der Weiterverarbeitung, dem Wiederimport in andere Systeme sowie der Nutzung in CAFM- oder Asset-Management-Systemen. PDF dient der revisionssicheren Ablage von Prüfberichten, Auswertungen und Nachweisen. Proprietäre Exportformate dürfen die weitere Nutzung der Daten durch die Organisation nicht einschränken.

Für die Vergabeakte des Auftraggebers ist der geschätzte Auftragswert nachvollziehbar zu dokumentieren. Für die Budgetplanung ist ein realistischer Marktansatz von 4,50 EUR bis 5,20 EUR netto je Prüfvorgang zu berücksichtigen; als empfohlener Kalkulationswert wird 4,80 EUR netto je Prüfvorgang angesetzt. Ein Ansatz von 2,80 EUR je Prüfung ist für diese Ausschreibung nicht ausreichend, da die Leistung zusätzliche Anforderungen wie Vorankündigung, raumweise Vollprüfung, QR-Protokolle, Online-Verfügbarkeit, Datenimport und -export, anpassbare Datenfelder, Datenschutzanforderungen, Neugeräteprozess sowie den Ausschluss gesonderter Kontrollzeiten bei nicht zugänglichen Räumen umfasst. Für die vorgesehene Vertragsstruktur mit 24 Monaten Grundlaufzeit und zwei Verlängerungsoptionen von jeweils 12 Monaten ist der vierjährige Gesamtwert zu dokumentieren. Der derzeit realistische Budgetwert beträgt 134.000 EUR netto einschließlich Risikoreserve. Dieser Wert basiert auf einem geschätzten Gesamtwert ohne Risikoreserve von 121.815,20 EUR netto zuzüglich einer empfohlenen Risikoreserve von 10 %. Der Kostenansatz dient der internen Wertschätzung, Verfahrenswahl und Budgetdokumentation und stellt keine garantierte Auftragssumme dar.

Bei Vertragsende hat der Auftragnehmer sämtliche Prüfdaten vollständig, strukturiert und maschinenlesbar an die Organisation zu übergeben. Die Übergabe umfasst mindestens alle Rohdaten, Prüfberichte, Mängellisten, Gerätestammdaten, Prüfhistorien, QR-Code-Bezüge, Kennzeichnungsdaten, Statistikdateien und Exportdateien. Die Datenübergabe muss so erfolgen, dass die Organisation die Daten ohne Informationsverlust in ein anderes Prüf-, CAFM- oder Asset-Management-System übernehmen kann. Eine Bindung an ein ausschließlich anbietereigenes System oder proprietäre Datenformate ist ausgeschlossen.

Der Auftragnehmer hat die Prüfleistungen für die Organisation (der Auftraggeber) fachgerecht, termintreu, vollständig und nachvollziehbar auszuführen. Die Qualität der Leistung bemisst sich nicht nur an der Anzahl geprüfter Betriebsmittel, sondern auch an der Vollständigkeit der Raumprüfung, der Verlässlichkeit der Dokumentation, der fristgerechten Bereitstellung der Prüfdaten, der ordnungsgemäßen Mängelbearbeitung und der Fähigkeit zur revisionssicheren Nachweisführung.

Der Auftragnehmer hat vereinbarte Prüfzeitfenster und abgestimmte Termine einzuhalten. Kritische Mängel, nicht bestandene Prüfungen oder Betriebsmittel, die nicht weiterverwendet werden dürfen, sind dem Facility Management des Auftraggebers noch am selben Tag zu melden. Prüfdaten und Prüfprotokolle sollen spätestens 24 bis 48 Stunden nach Abschluss eines Raumes online verfügbar sein. Neue Betriebsmittel sind innerhalb von maximal fünf Arbeitstagen bzw. spätestens innerhalb einer Woche in den Prüf- und Dokumentationsprozess aufzunehmen.

Die Prüfdokumentation muss vollständig, eindeutig, plausibel und gerätebezogen sein. Jeder Datensatz muss dem jeweiligen Betriebsmittel, Gebäude, Raum, Prüfdatum, Prüfergebnis, Prüfer und nächsten Prüftermin eindeutig zugeordnet werden können. Unvollständige, widersprüchliche oder nicht exportfähige Dokumentationen gelten als Qualitätsmangel und sind durch den Auftragnehmer unverzüglich zu korrigieren.

Festgestellte Mängel sind nach Art, Schwere und sicherheitstechnischer Relevanz zu bewerten. Der Auftragnehmer hat für jedes nicht bestandene Betriebsmittel eine eindeutige Handlungsempfehlung zu dokumentieren, insbesondere Sperrung, Austausch, Instandsetzung oder erneute Prüfung nach Mangelbeseitigung. Defekte Steckdosenleisten sind im Rahmen der Prüfung gegen vom Nutzer bereitgestellte Ersatzleisten kostenfrei auszutauschen. Die Mängelbeseitigung und erneute Freigabe sind im digitalen System nachvollziehbar zu dokumentieren.

Die der Auftraggeber ist berechtigt, stichprobenartige Qualitätskontrollen der ausgeführten Prüfleistungen durchzuführen. Diese können insbesondere die Vollständigkeit der Raumprüfung, die Übereinstimmung zwischen Prüfkennzeichnung und digitalem Datensatz, die Plausibilität der Messergebnisse, die Aktualität der Prüffristen, die Mängeldokumentation und die Qualifikation der eingesetzten Prüfpersonen betreffen. Festgestellte Abweichungen sind durch den Auftragnehmer unverzüglich zu klären und auf eigene Kosten zu korrigieren, sofern sie aus seiner Leistungserbringung resultieren.

Als Qualitätsmaßstab sollen mindestens folgende Leistungskennzahlen gelten: rechtzeitige Vorankündigung der Prüfungen zu 100 %, vollständige Prüfung je freigegebenem Raum mit einer Zielquote von 98 bis 100 %, Online-Verfügbarkeit der Prüfprotokolle innerhalb von 24 bis 48 Stunden, Bearbeitung von Neugeräten innerhalb von maximal fünf Arbeitstagen sowie monatliches Reporting zu Prüfstatus, Mängelquote, Austauschquote bei Steckdosenleisten und offenen Restpunkten.