Objektbeschreibung / Qualität und Zustand der elektrischen Anlagen

Zum Leistungsumfeld gehören die in den Liegenschaften vorhandenen elektrischen Anlagen und Betriebsmittel im Sinne der DGUV Vorschrift 3. Danach zählen hierzu alle Gegenstände, die dem Erzeugen, Fortleiten, Verteilen, Speichern, Messen, Umsetzen und Verbrauchen elektrischer Energie oder dem Übertragen, Verteilen und Verarbeiten von Informationen dienen; elektrische Anlagen werden durch den Zusammenschluss elektrischer Betriebsmittel gebildet. Der Ausschreibungsumfang ist daher grundsätzlich im Zusammenhang aus ortsfesten Anlagen, ortsfesten elektrischen Betriebsmitteln, ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln und zugehörigen Schutz- und Hilfseinrichtungen zu verstehen.

Die technische Struktur ist grundsätzlich als Niederspannungsversorgungsstruktur mit [zentraler / dezentraler / gemischter] Verteilung, [selektiv aufgebauten / historisch gewachsenen / teilweise modernisierten] Schutzkonzepten und [einfacher / komplexer] Bereichszonierung zu verstehen. Sofern vorhandene Einlinienschemata, Verteilungspläne oder Stromlaufunterlagen nicht vollständig aktuell vorliegen, ist dies im Angebot als organisatorischer und dokumentarischer Zusatzaufwand zu berücksichtigen.

Aus vergabeseitiger Sicht ist von einem heterogenen Anlagenbestand mit [einheitlichem / teilweise erneuertem / abschnittsweise modernisiertem / altersgemischtem] Ausbauzustand auszugehen. Für die Erstellung vergleichbarer Angebote ist davon auszugehen, dass die Liegenschaften grundsätzlich in betrieblicher Nutzung stehen, die elektrische Infrastruktur jedoch bereichsweise unterschiedliche Altersstände, Modernisierungsgrade, Belastungsprofile und Dokumentationsqualitäten aufweisen kann. Diese Aussage ersetzt keine Detailbestandsaufnahme, beschreibt jedoch das typische Aufwandsspektrum eines gemischt genutzten öffentlichen Immobilienbestands.

Nach DGUV Vorschrift 3 müssen elektrische Anlagen und Betriebsmittel sich in sicherem Zustand befinden und in diesem Zustand erhalten werden. Der sichere Zustand umfasst nicht nur den Schutz vor unmittelbaren und mittelbaren Gefährdungen, sondern auch den erforderlichen Schutz gegen zu erwartende äußere Einwirkungen wie mechanische Einwirkungen, Feuchtigkeit und das Eindringen von Fremdkörpern. DGUV weist zusätzlich darauf hin, dass Umgebungseinflüsse wie Staub, Feuchtigkeit, Wärme und mechanische Beanspruchung Funktion und Sicherheit beeinträchtigen können und daher bei Auswahl, Betrieb und Beurteilung zu berücksichtigen sind.

Soweit bekannte Mangelbilder, Instandhaltungsrückstände oder wiederkehrende Auffälligkeiten vorliegen, sind diese mit öffentlichen, nicht sicherheitskritischen Angaben zu beschreiben, zum Beispiel als [wiederkehrende Schäden an Anschlussleitungen], [Kennzeichnungsmängel], [fehlende Zuordnung einzelner Stromkreise], [unvollständige Verteilerbeschriftungen], [gerätespezifische Ausfallmuster] oder [bereichsweise ausstehende Nachverfolgung früherer Prüfhinweise]. Festgestellte Mängel sind nach DGUV unverzüglich zu beseitigen; besteht bis zur Beseitigung eine dringende Gefahr, dürfen die betroffenen Anlagen oder Betriebsmittel im mangelhaften Zustand nicht verwendet werden.

DGUV Vorschrift 3 verlangt Prüfungen vor der ersten Inbetriebnahme, nach Änderungen oder Instandsetzungen vor der Wiederinbetriebnahme sowie in bestimmten Zeitabständen. Die Fristen sind so zu bemessen, dass entstehende Mängel rechtzeitig festgestellt werden. Für normale Betriebs- und Umgebungsbedingungen enthält DGUV Richtwerte, deren Anpassung im Einzelfall der Elektrofachkraft obliegt. Für ortsfeste elektrische Anlagen und ortsfeste elektrische Betriebsmittel nennt DGUV als Richtwert vier Jahre. Für ortsveränderliche Betriebsmittel unterscheiden sich die Richtwerte nach dem Einsatzbereich deutlich und reichen beispielsweise von zwölf Monaten in Laboratorien, Unterrichtsräumen und Werkstätten bis zu vierundzwanzig Monaten in Bürobetrieben; unter büroähnlichen Bedingungen gelten nach DGUV maximal zwei Jahre als Orientierungswert.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Prüfungen obliegt grundsätzlich einer Elektrofachkraft. Für bestimmte Prüfaufgaben können unter den in DGUV Vorschrift 3 genannten Voraussetzungen auch elektrotechnisch unterwiesene Personen mit geeigneten Mess- und Prüfgeräten eingesetzt werden, jedoch nur innerhalb des zulässigen Rahmens und unter entsprechender Leitung bzw. Verantwortung. Für die Vergabe ist daher wesentlich, dass Bieter ein belastbares Konzept zur Personalqualifikation, Einsatzplanung und Qualitätssicherung in belegten Liegenschaften vorlegen.

Dem Auftragnehmer werden vor bzw. im Verfahren voraussichtlich folgende Unterlagen ganz oder teilweise zur Verfügung gestellt: [Bestandspläne], [Stromlauf- / Einlinienschemata], [Verteilungspläne], [Anlagenverzeichnisse], [Inventarlisten ortsveränderlicher Betriebsmittel], [frühere Prüfprotokolle], [Mängellisten], [Wartungsnachweise], [Raumlisten], [Schließ- / Zutrittsinformationen in abgestufter Form]. Der tatsächliche Umfang und die Aktualität der Unterlagen sind vom Auftraggeber mit [vollständig / überwiegend vollständig / teilweise lückenhaft / fortzuschreibend] zu kennzeichnen.

Nach DGUV Vorschrift 3 ist auf Verlangen des Unfallversicherungsträgers ein Prüfbuch mit bestimmten Eintragungen zu führen. Außerdem kann die Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme entfallen, wenn der Unternehmer vom Hersteller oder Errichter die Bestätigung erhält, dass die betreffende Anlage oder das Betriebsmittel den Anforderungen der Unfallverhütungsvorschrift entsprechend beschaffen ist. Für die Vergabe bedeutet dies, dass vorhandene Hersteller- oder Errichterbestätigungen, frühere Protokolle und Bestandsdaten nicht automatisch Vollständigkeit garantieren, jedoch den späteren Prüf- und Dokumentationsaufwand wesentlich beeinflussen können.

Von den Bewerbern und Bietern wird erwartet, dass sie das beschriebene Umfeld als gemischt genutzten, teilweise heterogenen und während der Leistungserbringung überwiegend belegten Immobilienbestand verstehen und in ihrer Angebots- und Ablaufplanung berücksichtigen. Erwartet werden insbesondere Erfahrungen mit DGUV-V4-bezogenen Prüfleistungen in komplexen Gebäudeportfolios, sichere Organisation in belegten Objekten, digitale oder gleichwertige Mangel- und Prüfdokumentation, strukturierte Kennzeichnungssysteme sowie die Fähigkeit, Ergebnisse adressatengerecht für Auftraggeber, Nutzervertretungen und Betriebspersonal aufzubereiten.

Als Elektrofachkraft gilt nach DGUV Vorschrift 3, wer aufgrund fachlicher Ausbildung, Kenntnisse und Erfahrungen sowie Kenntnis der einschlägigen Bestimmungen die übertragenen Arbeiten beurteilen und mögliche Gefahren erkennen kann. Die Leitung und Aufsicht durch eine Elektrofachkraft umfasst nach DGUV insbesondere das Überwachen der ordnungsgemäßen Errichtung, Änderung und Instandhaltung, das Anordnen und Kontrollieren erforderlicher Sicherheitsmaßnahmen, das Unterrichten elektrotechnisch unterwiesener Personen sowie das Überwachen von Arbeiten in der Nähe unter Spannung stehender Teile. Diese Anforderungen sind in der personellen und organisatorischen Eignung des Bieters nachvollziehbar darzustellen.

Dieses Dokument ist Bestandteil der allgemein zugänglichen Vergabeunterlagen für das Verfahren [Verfahrensart einfügen]. Das Verfahren ist als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb angelegt. Vergabereferenzen zur Verfahrensstruktur beschreiben dieses Modell als öffentlich bekannt gemachtes Teilnahmeverfahren mit Auswahl geeigneter Bewerber, Aufforderung zur Abgabe erster Angebote, möglicher Verhandlungsphase und anschließender finaler Angebotsabgabe. Die vorliegende Objekt- und Zustandsbeschreibung dient dabei der einheitlichen Marktorientierung und der Vorbereitung tragfähiger Teilnahmeanträge und Angebote.

Rückfragen der Unternehmen sind ausschließlich über [Vergabeplattform / Kommunikationsweg] einzureichen. Ortsbesichtigungen können durch den Auftraggeber [vorgesehen / optional / nicht vorgesehen] werden; nähere Informationen hierzu werden über [Kommunikationsweg] bekannt gegeben. Soweit im weiteren Verfahren ergänzende Unterlagen oder bereichsspezifische Informationen bereitgestellt werden, geschieht dies unter Wahrung der vergaberechtlichen Gleichbehandlung und der objektspezifischen Sicherheitsinteressen.