Bewertungsmatrix

Gegenstand des Wettbewerbs sind DGUV V3-Prüfdienstleistungen für [Objekt / Portfolio / Standortverbund]. Dazu zählen, soweit in den Vergabeunterlagen vorgesehen, insbesondere die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel, ortsfester elektrischer Betriebsmittel, stationärer Anlagen und vergleichbarer elektrischer Einrichtungen einschließlich Kennzeichnung, Dokumentation, Mängelmeldung, Nachverfolgung und digitaler Bereitstellung der Prüfergebnisse. Der konkrete Leistungsumfang richtet sich ausschließlich nach den projektspezifischen Vergabeunterlagen und den darin enthaltenen Bestands- und Mengengerüsten.
Die Matrix umfasst alle internen Prüfschritte, die für die Durchführung des Verfahrens benötigt werden. Dazu gehören die formale Vollständigkeitsprüfung, die Eignungs- und Zulässigkeitsprüfung im Teilnahmewettbewerb, die qualitative und preisliche Bewertung der Erstangebote, die Bewertung von Klarstellungen und verhandelten Angebotsständen sowie die finale Gesamtbewertung vor Zuschlagsempfehlung. Soweit erforderlich, werden Mindestanforderungen, Ausschlussgründe, Vollständigkeitsprüfungen und wertungsrelevante Kriterien in getrennten Abschnitten oder Tabellen abgebildet, um eine klare Trennung zwischen Muss-Anforderungen und eigentlicher Zuschlagswertung sicherzustellen.

Die Anwendung der Matrix folgt den Grundsätzen der Gleichbehandlung, Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Verhältnismäßigkeit und Verfahrensdisziplin. Bewertet werden nur solche Aspekte, die durch die veröffentlichten Vergabeunterlagen gedeckt sind und die in der internen Bewertungslogik eindeutig abgebildet wurden. Interne Erläuterungen dürfen der Auslegung dienen, jedoch keine neuen Kriterien oder Unterkriterien mit eigenständiger Wertungsrelevanz schaffen.
Jede Bewertung ist beleggestützt vorzunehmen. Maßgeblich sind ausschließlich die Inhalte des Teilnahmeantrags oder Angebots, zugelassene Nachforderungen oder Klarstellungen, formell dokumentierte Verhandlungsergebnisse sowie die verbindlichen finalen Angebotsunterlagen. Positive oder negative Vorerfahrungen außerhalb des zulässigen Bewertungsrahmens dürfen nicht berücksichtigt werden. Nicht belegte Annahmen sind zu vermeiden; verbleibende Unklarheiten sind, soweit vergaberechtlich zulässig und sinnvoll, über Klarstellungen zu adressieren oder bei fehlender Aufklärung in der Wertung zurückhaltend zu behandeln.
Zur Sicherung einer konsistenten Anwendung ist auf Doppelbewertungen zu achten. Ein Aspekt, der bereits innerhalb eines Kriteriums prägend bewertet wurde, darf nicht ohne sachliche Rechtfertigung erneut in einem anderen Kriterium zur Auf- oder Abwertung führen. Zusätzliche Mehrwerte dürfen nur dort positiv berücksichtigt werden, wo sie innerhalb des bekannt gemachten Bewertungsrahmens tatsächlich relevant und vergleichbar sind.

Die Matrix ist entlang der Verfahrenslogik aufgebaut. Jede Verfahrensstufe verfolgt einen eigenen Bewertungszweck und nutzt hierfür angepasste Prüfschritte. Die folgende Übersicht dient der internen Orientierung und soll sicherstellen, dass Bewertungsentscheidungen verfahrensgerecht getroffen und dokumentiert werden.

Die qualitative Bewertung konzentriert sich auf die Leistungseignung des angebotenen Prüfdienstes im konkreten Einsatzkontext von [Projektbezeichnung]. Wesentlich sind das technische Verständnis des Leistungsbildes, die Umsetzbarkeit der Prüforganisation, die Eignung des vorgesehenen Personals, die Verlässlichkeit des Berichtswesens sowie die Fähigkeit, Prüfdaten und Mängelinformationen so bereitzustellen, dass sie vom Auftraggeber in Betrieb, Instandhaltung, Compliance und Auditnachweisen unmittelbar genutzt werden können.
Die Kategorisierung muss fachlich trennscharf, zugleich aber praktikabel bleiben. Sie soll nachvollziehbare Unterschiede zwischen den Angeboten sichtbar machen, ohne die Bewertung künstlich zu überfrachten. Für DGUV V3-Leistungen ist es zweckmäßig, zwischen technischer beziehungsweise fachlicher Qualität, Projektorganisation und Personaleinsatz, Dokumentation und digitaler Leistungsfähigkeit sowie dem kommerziellen Angebot zu unterscheiden. Je nach Projektstruktur kann ergänzend eine eigene Kategorie für operative Leistungsfähigkeit bei Mehrstandort- oder Hochverfügbarkeitsumgebungen vorgesehen werden, sofern dies mit dem veröffentlichten Bewertungsmodell deckungsgleich ist.

Das interne Gewichtungsmodell hat den veröffentlichten Zuschlagskriterien exakt zu entsprechen. Die nachstehende Tabelle bildet ein ausfüllbares Arbeitsraster für die interne Anwendung. Vor Beginn der Wertung ist zu verifizieren, dass Gewichtungen, Teilgewichtungen, gegebenenfalls Mindestpunktzahlen und etwaige Schwellenwerte vollständig mit den Vergabeunterlagen übereinstimmen.
Falls kritische Mindestanforderungen bestehen, etwa hinsichtlich Qualifikation des Schlüsselpersonals, digitaler Dokumentationsfähigkeit, Kapazitätsnachweis, Reaktions- oder Eskalationsprozessen oder Vollständigkeit der Preisangaben, sind diese vor oder parallel zur Zuschlagswertung eindeutig als Muss-Anforderungen zu prüfen. Ein Unterschreiten darf nur dann wertungsrelevant behandelt werden, wenn dies im Verfahrensrahmen zulässig und bekannt gemacht worden ist.

Die nachfolgenden Tabellen bilden den Kern der qualitativen Angebotsbewertung. Zu jedem Bewertungsbereich ist festgelegt, worauf die Evaluatoren achten sollen, welche Unterlagen typischerweise als Nachweis dienen und welche inhaltlichen Merkmale eine höhere oder niedrigere Bewertung rechtfertigen. Die Tabellen sind bewusst als Arbeitsinstrument formuliert und sollen den Moderationsprozess im Bewertungsgremium erleichtern.
Soweit einzelne Kriterien im Vergabeverfahren verpflichtend als Mindeststandard vorgegeben wurden, ist zunächst die Erfüllung dieses Mindeststandards zu dokumentieren. Erst innerhalb des zulässigen Wertungsspielraums erfolgt die qualitative Differenzierung zwischen den wertbaren Angeboten. Bei jeder Punktvergabe ist kurz und konkret festzuhalten, welche Angebotsaussage oder welcher Nachweis die Bewertung trägt.

Dieser Bewertungsbereich prüft, ob der Bieter das konkrete DGUV V3-Leistungsbild verstanden hat und die Prüfleistungen fachlich sicher, belastbar und für die Objektstruktur des Auftraggebers passend organisieren kann.

Dieser Bewertungsbereich betrachtet die organisatorische Umsetzungsfähigkeit des Bieters im laufenden Betrieb des Auftraggebers und die Eignung des vorgesehenen Teams.

Dieser Bewertungsbereich untersucht, ob Prüfergebnisse, Mängel und Statusinformationen in einer Form bereitgestellt werden, die für den Auftraggeber operativ, kaufmännisch und revisionssicher nutzbar ist.

Diese Zusatzmatrix ist nur zu verwenden, wenn die operative Leistungsfähigkeit bei Mehrstandort- oder Hochverfügbarkeitsumgebungen ausdrücklich Bestandteil der veröffentlichten Zuschlagswertung ist.

Die kommerzielle Bewertung erfolgt auf Basis des strukturierten Preisblatts [Bezeichnung Preisblatt einfügen]. Bewertungsmaßstab ist grundsätzlich der wertbare Gesamtpreis beziehungsweise Modellpreis, der sich aus den im Preisblatt vorgegebenen Positionen, Mengenansätzen und Bewertungsannahmen ergibt. Maßgeblich ist nicht die bloße Darstellung einzelner Einheitspreise, sondern deren wirtschaftliche Wirkung im vorgesehenen Bewertungsmodell.
Vor der Preiswertung ist zu prüfen, ob alle preisrelevanten Positionen vollständig und eindeutig bepreist wurden, ob Rechenfehler vorliegen, ob Preisvorbehalte oder nicht zulässige Bedingungen enthalten sind und ob einzelne Preisansätze auffällig unausgewogen oder erläuterungsbedürftig erscheinen. Optionale oder abrufabhängige Leistungen dürfen nur dann in die Preiswertung einfließen, wenn dies im Preisblatt und in den Vergabeunterlagen vorgesehen ist. Nicht wertungsrelevante Optionen sind getrennt zu dokumentieren, um spätere Vertragssteuerung oder Budgetbetrachtungen zu unterstützen, ohne das Wertungsergebnis zu verzerren.
Für die Punkteermittlung ist die intern freigegebene und mit den Vergabeunterlagen abgestimmte Preisformel anzuwenden. Typischerweise erhält das wirtschaftlich günstigste wertbare Angebot die maximale Punktzahl, während die übrigen Angebote proportional hierzu bewertet werden. Jede arithmetische Korrektur, Klärung oder Entscheidung zu fehlenden Preisangaben ist in der Vergabeakte ausdrücklich zu dokumentieren. Bei ungewöhnlich niedrigen, unauskömmlichen oder offensichtlich missverstandenen Preisen ist nach den einschlägigen Verfahrensregeln vorzugehen und der Prüfschritt getrennt festzuhalten.

Alle Evaluatoren müssen die Bewertungsstufen gleich verstehen und anwenden. Die Skala soll Unterschiede in der Angebotsqualität sichtbar machen, ohne die Bewertung zu schematisieren. Eine gute Bewertung setzt stets einen konkreten, projektbezogenen Mehrwert voraus; bloße Werbeaussagen, standardisierte Textbausteine oder nicht belegte Behauptungen rechtfertigen keine Aufwertung. Umgekehrt soll eine niedrigere Bewertung nicht auf einem allgemeinen Eindruck beruhen, sondern auf identifizierbaren Lücken, Risiken, Unschärfen oder Zweifeln an der Umsetzbarkeit.
Die Begründungstiefe muss zur Relevanz des Kriteriums passen. Bei stärker gewichteten Kriterien sind die Kommentierungen entsprechend belastbar und konkret zu formulieren. Sinnvoll ist es, sich in der Begründung auf nachvollziehbare Beobachtungen zu beschränken, etwa auf fehlende Rollenbeschreibungen, nicht nachgewiesene Schlüsselqualifikationen, unklare Eskalationsabläufe, nicht belastbare Mengengerüste, schwache Schnittstellenbeschreibungen, wenig aussagekräftige Musterberichte oder unplausible Terminannahmen.

Die Einzelbewertungen der Evaluatoren werden zunächst unabhängig voneinander erstellt und anschließend in einer moderierten Konsolidierungsrunde zusammengeführt. Ziel ist nicht die rechnerische Mittelung um ihrer selbst willen, sondern ein belastbares, gemeinsam nachvollzogenes Wertungsergebnis. Größere Abweichungen zwischen den Bewertungen sind anhand konkreter Textstellen, Nachweise oder Angebotsanlagen zu diskutieren und aufzulösen. Wo unterschiedliche fachliche Sichtweisen zulässig bleiben, ist die letztlich gewählte Konsolidierungsmethodik ausdrücklich festzuhalten.
Empfehlenswert ist eine zweistufige Vorgehensweise. Zunächst dokumentiert jeder Evaluator eine vorläufige Einzelwertung mit Kurzbegründungen. Danach erfolgt eine Moderation unter Leitung von [Vergabeleitung / Projektleitung], in der konsolidierte Punkte und eine gemeinsame Begründung je Kriterium festgelegt werden. Die finale Konsolidierung bildet die Grundlage für die Rangfolge, den Verhandlungsfokus und die interne Zuschlagsempfehlung.

Da es sich um ein Verhandlungsverfahren handelt, ist die Bewertungsmatrix während des Verfahrens fortzuschreiben. Jede verfahrensrelevante Klarstellung, jede Nachreichung und jede Änderung eines Angebotsstandes ist mit Versionsbezug zu erfassen. Dabei ist festzulegen, ob nur einzelne betroffene Kriterien neu bewertet werden oder ob die Veränderung so wesentlich ist, dass eine vollständige Neubewertung erforderlich wird. Die Bewertungsdokumentation soll transparent machen, welche Inhalte gegenüber dem vorherigen Angebotsstand unverändert geblieben sind, welche verbessert wurden und ob sich aus Änderungen neue Risiken ergeben. Besonders zu dokumentieren sind Anpassungen an Leistungsumfang, Ressourceneinsatz, Terminmodell, digitalem Berichtswesen, Mängelklassifizierung, Eskalationsregeln, Preisstruktur und Annahmen zu Mengen oder Standorten. Die Verhandlung darf nicht dazu führen, dass die interne Bewertung auf nicht freigegebenen Kriterien basiert; vielmehr ist jede Änderung konsequent an den vorgegebenen Bewertungsmaßstäben auszurichten.

Die Ergebnisse aus der Matrix sind so in der Vergabeakte abzulegen, dass Dritte den Bewertungsweg ohne zusätzliche mündliche Erläuterungen nachvollziehen können. Erforderlich sind insbesondere die verwendete Matrixversion, die Namen oder Funktionen der Evaluatoren, Datumsangaben, Einzel- und Konsolidierungswertungen, Begründungen zu allen maßgeblichen Kriterien, Protokolle zu Moderations- oder Verhandlungsrunden sowie die Herleitung der finalen Rangfolge.

Die Matrix unterstützt den internen Vergabevermerk, ersetzt ihn aber nicht. Der Vergabevermerk muss die wesentlichen Erwägungen in verdichteter Form wiedergeben, während die Matrix die operative Detailspur liefert. Zwischen beiden Dokumenten dürfen keine Widersprüche bestehen. Deshalb sind nach Abschluss der Bewertung sowohl die Rechenlogik als auch die textlichen Begründungen auf Konsistenz mit dem finalen Vergabevermerk zu prüfen.

Am Ende jeder maßgeblichen Verfahrensstufe ist ein kompaktes Übersichtsblatt zu erstellen, das die bewertbaren Teilnehmer oder Bieter in vergleichbarer Form darstellt. Dieses Blatt dient der internen Steuerung, der Vorbereitung von Verhandlungen und der finalen Zuschlagsempfehlung. Es soll erkennen lassen, wo sich die Angebote qualitativ unterscheiden, wie sich Preis und Qualität im Gesamtbild zueinander verhalten und ob aus Sicht des Bewertungsteams noch Klärungs- oder Verhandlungsbedarf besteht.
Bei mehrstufigen Verfahren empfiehlt es sich, die Rangfolge je Angebotsstand getrennt zu dokumentieren. So bleibt nachvollziehbar, wie sich die Wettbewerbssituation über Erstangebot, verhandelten Zwischenstand und finales Angebot entwickelt hat. Für jede Rangfolge ist die zugrunde liegende Matrixversion anzugeben.

Vor der ersten Anwendung ist die Bewertungsmatrix intern fachlich und vergabeseitig zu prüfen und freizugeben. Dabei ist sicherzustellen, dass die Formulierungen, Gewichtungen, Mindestanforderungen und Preislogiken vollständig mit den Vergabeunterlagen übereinstimmen und dass alle projektspezifischen Platzhalter ordnungsgemäß befüllt wurden. Änderungen nach Beginn der Wertung sind nur kontrolliert, versioniert und mit dokumentierter Freigabe zulässig.
Die freigegebene Fassung wird Bestandteil der internen Vergabeakte für [Projektbezeichnung]. Sie ist von [verantwortliche Funktion], [fachliche Freigabe] und [ggf. Gremium / Zeichnungsberechtigung] zu bestätigen. Zusätzlich sollte dokumentiert werden, wann die Matrix in welcher Verfahrensstufe angewendet wurde und welche Evaluatoren an der jeweiligen Wertungsrunde teilgenommen haben.

Dieses Raster dient der internen Vorprüfung der Teilnahmeanträge. Es trennt zwingende formale und eignungsbezogene Prüffragen von der späteren Zuschlagswertung.

Dieses Blatt kann für jeden Bieter separat verwendet werden, um Einzelwertungen, Kommentierungen und Verhandlungspunkte strukturiert zu erfassen.

Dieses Protokoll dokumentiert je Verhandlungsrunde, welche Themen angesprochen wurden, wie der jeweilige Bieter reagiert hat und welche Auswirkung sich hieraus auf die Bewertung ergeben hat.