Verzeichnis der elektrischen Betriebsmittel und Anlagen

Erfasst werden diejenigen elektrischen Anlagen und Betriebsmittel, die nach den Vergabeunterlagen, den Betreiberpflichten und der objektspezifischen Nutzung in den DGUV V3 Leistungsumfang einbezogen werden sollen. Die Unterlage hat eindeutig kenntlich zu machen, ob sie den vollständigen derzeit bekannten Prüfbestand abbildet oder ob sie lediglich einen Teilbestand, eine Stichprobe oder eine vorläufige Startinventur enthält.

Die Abdeckung soll mindestens zwischen ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln, stationären Betriebsmitteln, ortsfesten elektrischen Installationen und gegebenenfalls gesondert zu behandelnden technischen Sondersystemen unterscheiden. Soweit einzelne Anlagen oder Nutzungseinheiten bewusst nicht erfasst werden, ist dies als Ausschluss oder Schnittstelle ausdrücklich zu benennen.

Die Prüfobjektliste ist grundsätzlich standortbezogen aufzubauen. Innerhalb eines Standorts erfolgt die weitere Gliederung nach Gebäude, Gebäudeteil, Ebene, Raum, technischer Zone oder funktionalem Nutzungsbereich. Erst innerhalb dieser räumlichen Struktur wird die Zuordnung zu Gerätekategorie, Anlagenart oder Sammelposition vorgenommen. Dadurch bleibt die Liste sowohl für die Angebotskalkulation als auch für die spätere Einsatzsteuerung nachvollziehbar.

Für größere Portfolios ist eine mehrstufige Logik vorzusehen, damit Bieter den Zusammenhang zwischen Reiseaufwand, Tagesleistung, Zugangssituation und Prüfobjektmenge belastbar bewerten können.

Zur Sicherstellung einer vergleichbaren Kalkulationsbasis sind alle Prüfobjekte einer eindeutigen Hauptkategorie zuzuordnen. Die Kategorie steuert die logische Bündelung für Terminplanung, Ressourcenansatz, fachliche Zuständigkeit, Dokumentation und Auswertung. Sie ersetzt nicht die fachliche Beurteilung der im Einzelfall einschlägigen Prüfanforderungen.

Soweit objektspezifisch erforderlich, kann der Auftraggeber zusätzliche Unterkategorien vorgeben, etwa für Werkstattgeräte, Laborgeräte, Küchenausstattung, maschinennahe Versorgungseinrichtungen, Ladeinfrastruktur, Notstrom- oder USV-Komponenten oder andere technisch sensible Sonderpositionen. Diese Unterkategorien sind nur dann zu verwenden, wenn sie in den Vergabeunterlagen ausdrücklich aufgenommen wurden oder sich aus den bereitgestellten Bestandsdaten sachlich ergeben.

Jedes Prüfobjekt ist mit einem Mindestmaß an Identifizierbarkeit, örtlicher Zuordnung und Bestandsstatus zu erfassen. Der Detaillierungsgrad muss so gewählt sein, dass Bieter den Prüfgegenstand technisch und logistisch einordnen können, ohne auf nicht veröffentlichte Zusatzannahmen angewiesen zu sein.

Zusätzliche Stammdaten wie Hersteller, Typ, Seriennummer, Leistung, Schutzklasse, Prüfgruppe, letzte Prüfung oder vorgesehene Prüffrist können aufgenommen werden, sofern sie verfügbar sind und die Vergleichbarkeit verbessern. Fehlen diese Angaben, ist dies transparent kenntlich zu machen und nicht verdeckt durch uneinheitliche Bieterannahmen zu ersetzen.

Einzelobjekte sind nach Möglichkeit mit eindeutiger Kennung zu führen. Dies gilt insbesondere für technisch sensible Anlagenbestandteile, verteilte ortsfeste Installationen, Objekte mit erhöhtem Abschaltbedarf sowie für solche Prüfobjekte, die nach Abschluss der Prüfung einzeln dokumentiert und nachverfolgt werden sollen.

Sammelpositionen sind nur dort zulässig, wo eine Einzelobjektidentifikation zum Veröffentlichungszeitpunkt nicht vorliegt oder aus sachlichen Gründen für die Angebotsbildung nicht erforderlich ist. In diesen Fällen sind die zugrunde liegende Mengenlogik, die räumliche Abgrenzung, die betroffene Kategorie und die vorgesehene Fortschreibungsregel transparent anzugeben.

Jedes Prüfobjekt ist einem eindeutigen Standort zuzuordnen. Für multi-site Verträge ist zusätzlich kenntlich zu machen, ob die Leistung siteweise, gebäudeweise oder in gemischter Routenlogik geplant werden soll. Standortbezug ist nicht nur für die Zuordnung der Mengen relevant, sondern auch für Anfahrtsplanung, Tagesbündelung, Zutrittskoordination, Nutzerabstimmung und Abschaltfenster. Soweit objektspezifisch bekannt, sind besondere Randbedingungen wie Sicherheitszonen, Reinraumanforderungen, Labornutzung, laufender Publikumsverkehr, Schichtbetrieb oder IT-kritische Bereiche bereits in der Standortstruktur oder im Bemerkungsfeld abzubilden.

Die Datenqualität der veröffentlichten Liste ist offen darzustellen. Übliche Statusstufen sind verifizierter Bestand, teilweise verifizierter Bestand, indikative Bestandsannahme und vor Ort zu validierender Startbestand. Diese Einstufung beeinflusst die Kalkulationssicherheit und ist deshalb als ausdrückliche Information für alle Bieter erforderlich.

Soweit Datendefizite bestehen, ist ihre Natur möglichst konkret zu beschreiben, beispielsweise fehlende Raumzuordnung, fehlende Einzelidentifikation, nicht abschließend geprüfte Mengen, nicht aktualisierte Stilllegungen oder laufende Umbauzustände.

Werden im Rahmen der Mobilisierung, Begehung oder Prüfungsdurchführung weitere Prüfobjekte festgestellt, sind diese mit vorläufiger Objektbezeichnung, Standortzuordnung, Kategorie und Auffindesituation nachvollziehbar zu dokumentieren. Der Auftragnehmer hat solche Positionen nicht stillschweigend in die bestehende Liste einzuarbeiten, sondern entsprechend der vertraglich festgelegten Fortschreibungs- und Freigabelogik zu behandeln.

Für die kaufmännische Behandlung dieser Fälle ist in den Vergabeunterlagen klarzustellen, ob neu identifizierte Objekte über Einheitspreise, eine ergänzende Beauftragung, eine Mengentoleranz oder einen sonstigen vertraglichen Mechanismus abgewickelt werden.

Die veröffentlichte Prüfobjektliste bildet die strukturelle Basis für Bündelung, Tourenplanung und spätere Fristensteuerung. Sie enthält jedoch nicht zwingend bereits die endgültige Prüffrist je Objekt. Soweit Prüffristen, Risikoklassen oder Prioritätsgruppen bereits bekannt und vertraglich relevant sind, sollten sie als zusätzliche Bestandsfelder ausgewiesen werden.

Sind entsprechende Informationen noch nicht veröffentlicht, ist davon auszugehen, dass die spätere Fristenlogik aus den anwendbaren Anforderungen, der Gefährdungsbeurteilung, den betrieblichen Randbedingungen und den objektspezifischen Vorgaben des Auftraggebers abgeleitet wird.

Die Bieter haben ihre Kalkulation auf Basis der veröffentlichten Struktur, Mengenansätze, Standortverteilung, Zugangsannahmen und Dokumentationsanforderungen aufzubauen. Sofern in den Vergabeunterlagen nichts anderes geregelt ist, umfasst die Kalkulationsgrundlage sämtliche erforderlichen Tätigkeiten zur Identifikation, Besichtigung, Messung, Funktionsprüfung, Kennzeichnung, Mängelerfassung, Ergebnisdokumentation und Datenrückführung je gelistetem Prüfobjekt. Abweichende Annahmen zu Mengen, Datenqualität, Abschaltbarkeit, Zugänglichkeit oder zur Behandlung von Sammelpositionen sind nicht verdeckt zu unterstellen. Soweit solche Annahmen aus Bietersicht unvermeidbar sind, sind sie offen und gesondert im Angebot darzustellen, sofern dies vergaberechtlich zugelassen ist.

Die in dieser Unterlage veröffentlichten Objektkennungen und Standortbezüge sind, soweit fortbestehend gültig, in der späteren Prüfdokumentation zu verwenden. Wird das Register während der Leistungserbringung fortgeschrieben oder qualifiziert, ist eine nachvollziehbare Beziehung zwischen ursprünglicher Ausschreibungsstruktur und aktualisierter Ausführungsstruktur sicherzustellen.

Die Dokumentation sollte mindestens eine objektbezogene Ergebnisrückmeldung, eine Mängelübersicht, eine standortbezogene Zusammenfassung sowie eine aktualisierte Inventarliste mit Änderungen des Bestandsbildes ermöglichen. Soweit digitale Übergabeformate, Schnittstellen oder CAFM Anforderungen bestehen, sind diese ausdrücklich zu benennen.

Die Prüfobjektliste ist in einem strukturierten, sortier- und filterbaren Format bereitzustellen. Bevorzugt wird ein Tabellen- oder Registerformat, das standortbezogene, kategorische und objektspezifische Auswertungen ohne Medienbruch zulässt. Werden mehrere Dateien oder Anhänge verwendet, ist die Trennlogik eindeutig zu beschreiben.

Die Datenstruktur soll so ausgelegt sein, dass sie sowohl für die Angebotsphase als auch für eine spätere Fortschreibung im Vertragsvollzug nutzbar ist. Dies gilt insbesondere für eindeutige Feldbezeichnungen, konsistente Kategorienschlüssel und nachvollziehbare Standortreferenzen.

Die Bieter haben die veröffentlichte Prüfobjektliste sorgfältig zu prüfen und erkennbare Unklarheiten, Widersprüche oder Datenlücken innerhalb der vorgesehenen Aufklärungsfristen über das förmliche Vergabeverfahren geltend zu machen. Eigene verdeckte Ergänzungen, stillschweigende Ausschlüsse oder pauschale Ersatzannahmen ohne Offenlegung widersprechen dem Ziel einer vergleichbaren Angebotsgrundlage.

Soweit der Bieter von den veröffentlichten Daten abweichende Annahmen seiner Kalkulation zugrunde legt und eine Offenlegung vergaberechtlich zulässig ist, sind diese Annahmen im Angebot klar kenntlich zu machen. Maßgeblich bleibt jedoch die in den Vergabeunterlagen veröffentlichte Struktur, sofern keine Klarstellung durch den Auftraggeber erfolgt.

Diese Unterlage ist als wesentliche Referenz für Verständnis, Planung, Kalkulation, Durchführung und Fortschreibung der DGUV V3 Prüfobjekte zu behandeln. Sofern in anderen Vergabeunterlagen keine abweichende Regelung getroffen wird, ist davon auszugehen, dass die hier beschriebene Bestandsstruktur die maßgebliche Grundlage für die technische und kaufmännische Angebotsabgabe bildet.

Vor Veröffentlichung sind alle Platzhalter mit den final freigegebenen Objekt-, Mengen-, Standort- und Statusangaben des Auftraggebers zu befüllen. Die veröffentlichten Angaben sollen so vollständig, konsistent und transparent sein, dass alle möglichen Bieter den erwarteten Leistungsumfang ohne verdeckte Zusatzannahmen nachvollziehen können.

Zur Unterstützung der Einsatzplanung soll die Prüfobjektliste durch ein standortbezogenes Register ergänzt werden. Dieses Register dient der bieterseitigen Einschätzung von Logistik, Zugänglichkeit, Abschaltbedarf, Sicherheitsanforderungen und Ansprechpartnerstruktur.

Die nachstehende Tabelle zeigt die empfohlene Mindeststruktur für die veröffentlichte Prüfobjektliste. Sie ist mit den objektspezifischen Angaben aus den Bestandsdaten des Auftraggebers zu befüllen. Die dargestellten Zeilen sind Platzhalter und dienen ausschließlich der Darstellung der erwarteten Granularität.

Vor Veröffentlichung sollten mindestens die folgenden projektspezifischen Festlegungen geprüft und befüllt werden. Diese Übersicht dient als interne Vollständigkeitskontrolle für die bieterfähige Fassung.