Aufbau und Ablauforganisation
EINE KLARE AUFBAU- UND ABLAUFORGANISATION IST EIN WICHTIGER BESTANDTEIL DER VERANTWORTUNG VON UNTERNEHMERN UND LINIENVORGESETZTEN BEI DER ELEKTRISCHEN SICHERHEIT
Eine gut strukturierte Organisation legt Rollen und Aufgaben klar fest und stellt sicher, dass jeder seine Pflichten in Bezug auf die elektrische Sicherheit versteht. Es ist wesentlich, die Organisationsstruktur regelmäßig zu aktualisieren, um die sich entwickelnden Anforderungen des Geschäfts und der Branche zu berücksichtigen.
Organisation für elektrische Sicherheit
Aufbau- und Ablauforganisation
Optimierung von Betriebsabläufen
Prozesse optimieren, um die betriebliche Effizienz zu steigern.
Die Organisationsstruktur legt die Verteilung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen in einer hierarchischen Reihenfolge fest. Sie gibt an, wer was macht. In der Regel werden diese Struktur durch Organigramme und Stellenbeschreibungen dokumentiert. In einem System, in dem jede Position nur einer höheren Position unterstellt ist, spricht man von einer Linien-Stabs-Organisation. Positionen in diesem System ohne Untergebene, also ohne Führungsrollen, werden als Stabspositionen bezeichnet.
Stab-Linien- und Matrix-Organisation
Vergleich der Organisationsstrukturen: Stab-Linien und Matrix.
In einer Linien-Stabs-Organisation, in der Positionen mehreren Vorgesetzten unterstellt sind oder es hierarchische Querverbindungen gibt, spricht man von einer Mehr-Linien-Organisation. Ein spezieller Typ davon ist die Matrixorganisation, bei der jede untergeordnete Position zwei Vorgesetzte hat. Bei Mehr-Linien-Organisationen ist es unerlässlich, die Zuständigkeiten der verschiedenen Vorgesetzten klar zu definieren.
Selbst wenn Hauptlinienvorgesetzte, auch disziplinarische Vorgesetzte genannt, sich von technischen Linien-Vorgesetzten unterscheiden, handelt es sich um eine Mehr-Linien-Organisation. Hier müssen die Grenzen zwischen den beiden Rollen deutlich festgelegt werden, insbesondere in Bezug auf Informationsaustauschpflichten. Der Hauptlinienvorgesetzte konzentriert sich auf nicht-technische Verantwortlichkeiten, wie z.B. Einstellungen, nicht-technische Anweisungen und die Überwachung von nicht-technischen Faktoren wie Kosten und Zeitplänen. Der technische Vorgesetzte hingegen übernimmt technische Verantwortlichkeiten. Er hat ein Mitspracherecht bei Einstellungen, gibt technische Anweisungen und überwacht die technische Umsetzung. Zum Beispiel, wenn der Leiter einer Instandhaltungsabteilung Maschinenbauingenieur und kein Elektriker ist, aber elektrische Arbeiten zum Aufgabenbereich der Abteilung gehören, könnte ein Elektroingenieur aus einer benachbarten Abteilung als verantwortlicher Elektriker bestellt werden. In einer solchen Situation ist es unerlässlich, die Rechte und Pflichten des verantwortlichen Elektrikers klar zu definieren.
Dabei sind u. a. folgende Kompetenzen zu klären:
Wie wirkt er bei der Auswahl neuer Mitarbeiter mit?
Wie gelangt die Information über die Aufgaben der Instandhaltungsabteilung, geplante Arbeiten oder neue Arbeitsverfahren zur verantwortlichen Elektrofachkraft?
Hat er ein (fachliches) Weisungsrecht gegenüber den Mitarbeitern der Instandhaltungsabteilung? Wenn ja, wissen die Mitarbeit das?
Hat er uneingeschränkten Zugang zu den elektrischen Betriebsstätten?
Darf er eigenverantwortlich die Beschaffung von persönlicher Schutzausrüstung und anderer Schutzmittel veranlassen?
Gibt es eine schriftliche Übertragung der entsprechenden Unternehmerpflichten?
Ablauforganisation und Prozessstruktur
Visualisierung der Ablauforganisation und der Schritte zur Prozessabwicklung in einem System.
Eine genaue Bewertung der Antworten auf bestimmte Fragen bestimmt, inwieweit der verantwortliche Elektriker tatsächlich als Schutzgarant dienen kann. Wenn ihre Handlungsmöglichkeiten zu stark eingeschränkt sind, dann können sie, unabhängig vom Titel "verantwortlicher Elektriker", nur in begrenztem Umfang agieren, im Grunde genommen als eine Art überwachender Garant. In diesem Szenario bleibt die Rolle des primären Schutzgaranten beim Unternehmer oder beim Linienmanager.
Jenseits der Organisationsstruktur müssen Prozesse in der sogenannten Prozessorganisation festgelegt werden. Dies definiert, wie und wann Aufgaben ausgeführt werden sollten. Es ist wichtig, die Abgrenzung von Verbindungen zwischen einzelnen Organisations-einheiten oder Rollen innerhalb der Prozessorganisation zu betonen. Diese Abgrenzung sollte klären, wie die Verantwortlichkeiten für die Informationsbeschaffung und -verteilung verteilt sind. Im Gegensatz zur Rolle des Vorgesetzten in der Organisationsstruktur trägt die Person, die den Prozess in der Prozessorganisation überwacht, keine zusätzliche Verantwortung für die Expertise und das Wissen der am Prozess beteiligten Einheiten.