Rahmenplan für Prüfintervalle und Prüfplanung

Die Festlegung beziehungsweise operative Anwendung von Prüfintervallen hat sich an den einschlägigen normativen, technischen und vertraglichen Vorgaben sowie an den konkreten Bedingungen des jeweiligen Prüfobjekts zu orientieren. Dabei ist nicht nur die formale Anlagenkategorie maßgeblich, sondern auch die Art der Nutzung, die Intensität der Beanspruchung, die Umgebungsbedingungen und das aus der Vorhistorie ableitbare Risiko.

Der Auftraggeber erwartet von den Bietern einen Planungsansatz, der Prüfintervalle nicht schematisch, sondern begründet und belastbar in die Terminplanung übernimmt. Erkenntnisse aus Vorprüfungen, gehäuft auftretenden Mängeln, besonderen Gefährdungen, betrieblicher Kritikalität oder stark wechselnden Einsatzbedingungen sind angemessen zu berücksichtigen.

Wenn projektbezogene Intervallvorgaben im Bestandsdatenpaket oder in objektspezifischen Anlagen bereits vorgegeben sind, sind diese als verbindliche Planungsbasis anzusetzen. Soweit Daten fehlen, widersprüchlich sind oder eine technische Plausibilisierung erforderlich erscheint, hat der Auftragnehmer den Klärungsbedarf transparent auszuweisen und bis zur Abstimmung mit dem Auftraggeber eine nachvollziehbare Übergangslogik vorzusehen.

Die Prüfplanung ist so zu strukturieren, dass sie sowohl auf Ebene des Gesamtportfolios als auch auf Ebene einzelner Standorte, Gebäude, Bereiche und Anlagengruppen steuerbar ist. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn unterschiedliche Nutzungsprofile, Sicherheitsstufen, Zugangsvoraussetzungen oder betriebliche Zeitfenster bestehen.

Für die operative Umsetzbarkeit soll der Anlagenbestand in sinnvolle Planungseinheiten gegliedert werden. Dies kann nach Anlagentyp, Standort, Gebäude, Organisationseinheit, Nutzergruppe oder Prioritätsklasse erfolgen. Maßgeblich ist, dass die gewählte Struktur den Auftraggeber in die Lage versetzt, Fälligkeiten, Arbeitslasten, Abhängigkeiten und Ausnahmen schnell zu erkennen und zu steuern.

Die Bieter sollen in ihrem Angebot erläutern, wie sie aus vorhandenen Bestandsdaten eine belastbare Planungsstruktur aufbauen und wie sie mit unvollständigen, nicht eindeutig lokalisierbaren oder mehrfach geführten Datensätzen umgehen.

Für jede relevante Anlagengruppe ist ein wiederkehrender Prüfzyklus in eine belastbare operative Planung zu überführen. Der Auftraggeber erwartet, dass der Auftragnehmer die jeweiligen Intervallvorgaben mit Verfügbarkeiten, Bündelungsmöglichkeiten, Wegezeiten, Sicherheitsanforderungen und betrieblichen Einschränkungen verknüpft und daraus nachvollziehbare Prüffenster ableitet.

Bei ortsveränderlichen Betriebsmitteln ist insbesondere zu berücksichtigen, dass Verbringung, Nutzerverfügbarkeit, dezentrale Standorte und wechselnde Einsatzorte die Planung wesentlich beeinflussen können. Bei ortsfesten Betriebsmitteln und festen elektrischen Installationen stehen häufig Zugangsregelungen, Begleitung, Abschaltungen, Freigaben und die Abstimmung mit dem Gebäudebetrieb im Vordergrund.

Die im Vertrag oder in den Anlagen hinterlegten Intervallwerte sind durch den Auftragnehmer in einen Plan zu überführen, der termingerechte Durchführung ermöglicht und gleichzeitig unnötige Betriebsunterbrechungen vermeidet. Eine sinnvolle Bündelung von Prüfleistungen ist ausdrücklich erwünscht, soweit hierdurch weder Fristen verletzt noch Prüftiefe, Sicherheit oder Dokumentationsqualität beeinträchtigt werden.

Der Auftragnehmer hat aus den Prüfintervallen eine Jahresplanung und eine fortlaufend aktualisierte rollierende Prüfplanung abzuleiten. Die Planung muss erkennen lassen, welche Prüfobjekte oder Bereiche im jeweiligen Zeitraum fällig sind, welche Termine vorgesehen werden, welche Ressourcen oder Zugänge erforderlich sind und welche vorbereitenden Abstimmungen zu treffen sind.

Der Auftraggeber erwartet eine gleichmäßige und betriebsverträgliche Verteilung der Prüfleistungen über das Jahr, soweit nicht objektspezifische Randbedingungen eine andere Taktung erfordern. Saisonale Auslastungsspitzen, Schließzeiten, Umbauphasen, Nutzertermine oder sicherheitsrelevante Betriebsphasen sind rechtzeitig in die Planung zu integrieren.

Die rollierende Planung ist nach jeder wesentlichen Änderung zu aktualisieren. Dazu zählen durchgeführte Prüfungen, neu erfasste Assets, geänderte Zugangsbedingungen, verschobene Termine, erkannte Rückstände sowie zusätzliche Nachprüfungsbedarfe. Der Planungsstand muss jederzeit den aktuellen Soll Ist Bezug erkennen lassen.

Die Prüfplanung ist eng mit den tatsächlichen Betriebsabläufen der betroffenen Liegenschaften und Einrichtungen abzustimmen. Der Auftragnehmer hat die erforderlichen Termine, Zugänge, Freischaltungen, Sicherheitsfreigaben und Ansprechpartner rechtzeitig mit dem Auftraggeber beziehungsweise den benannten Betriebsverantwortlichen zu koordinieren.

Besondere Aufmerksamkeit ist Bereichen mit eingeschränktem Zugang, sensiblen Nutzungen, Publikumsverkehr, produktionsnahen Abläufen, medizinischen oder laborähnlichen Zonen, sicherheitskritischen Infrastrukturen oder hohen Anforderungen an Verfügbarkeit und Sauberkeit zu widmen. In solchen Bereichen muss die Prüfplanung störungsarm und mit klaren Freigabewegen gestaltet werden.

Der Auftragnehmer hat bereits im Planungsansatz darzustellen, wie er mit Begehungsfenstern, Sperrzeiten, Escort Pflichten, Schlüssel und Zutrittsmanagement, Nutzerankündigungen sowie mit kurzfristigen betrieblichen Änderungen umgeht. Der Auftraggeber erwartet eine kooperative Abstimmung, ohne dass hierdurch die Terminverantwortung für fällige Prüfungen auf ihn übergeht.

Der Rahmenplan muss auch Bestände abbilden, die bei Vertragsbeginn bereits fällig oder überfällig sind. Solche Rückstände sind durch den Auftragnehmer transparent auszuweisen, nach nachvollziehbaren Prioritäten zu ordnen und in ein abgestimmtes Aufholkonzept zu überführen.

Kann eine vorgesehene Prüfung aus nachvollziehbaren Gründen nicht durchgeführt werden, ist sie als verschoben zu kennzeichnen. Dabei sind Ursache, betroffene Prüfeinheit, vorgesehener Ausweichtermin, erforderliche Mitwirkung und die Bewertung möglicher Fristauswirkungen eindeutig festzuhalten. Eine bloße Verschiebung im Kalender ohne dokumentierte Begründung ist nicht ausreichend.

Der Auftraggeber erwartet, dass der Auftragnehmer laufend zwischen fälligen, überfälligen, gesperrten, nicht zugänglichen und erneut anzusetzenden Prüfungen differenziert. Dadurch soll die Gesamtplanung trotz Abweichungen steuerbar bleiben und eine belastbare Übersicht über Compliance Risiken erhalten werden.

Neben den turnusmäßigen Prüfungen sind auch ereignisbezogene Prüfungen und Nachprüfungen planerisch zu berücksichtigen. Dies betrifft insbesondere Wiederholungsprüfungen nach Mängelbeseitigung, Prüfungen nach Instandsetzung, Austausch oder wesentlicher Änderung, Sonderprüfungen nach Störungen oder Ereignissen sowie erneute Anläufe bei zuvor nicht prüfbaren Assets.

Der Auftragnehmer hat darzulegen, wie solche zusätzlichen Prüfbedarfe in die bestehende Planung integriert werden, ohne dass der Überblick über die regulären Zyklen verloren geht. Erforderlich ist ein Verfahren, das Priorisierung, Terminfindung, Statusführung und Rückmeldung an den Auftraggeber nachvollziehbar miteinander verbindet.

Soweit ereignisbezogene Prüfungen vergabeseitig gesondert abgerufen, vergütet oder freigegeben werden, sind diese Schnittstellen im Angebot klar zu benennen. Unabhängig davon wird erwartet, dass der Auftragnehmer auch für diese Fälle eine anschlussfähige Planungslogik und eine transparente Dokumentation vorhält.

Der Auftragnehmer ist für die fachgerechte Erstellung, Fortschreibung und operative Steuerung der Prüfplanung verantwortlich. Dazu gehört, dass fällige Prüfungen rechtzeitig identifiziert, Termine vorbereitet, Abstimmungen initiiert, Ergebnisse in den Planungsstatus zurückgeführt und offene Punkte systematisch nachverfolgt werden.

Von den Bietern wird erwartet, dass sie klare Verantwortlichkeiten innerhalb ihres Projektteams benennen. Dies umfasst mindestens die fachliche Planungsverantwortung, die operative Terminsteuerung, die Abstimmung mit den Standorten oder Nutzern, die Datenpflege sowie die Eskalation von Risiken und Hindernissen.

Der Auftraggeber behält sich vor, Planungsstände zu prüfen, Freigabepunkte zu definieren oder Prioritäten vorzugeben. Dies entbindet den Auftragnehmer jedoch nicht von seiner Pflicht, eine vollständige, fachlich stimmige und betriebsfähige Prüfplanung sicherzustellen.

Die Prüfplanung basiert auf Bestandsdaten, Standortlisten, Vorprüfprotokollen, Anlagenkennzeichnungen, Raumbezügen, Nutzerinformationen und gegebenenfalls CAFM oder anderen Datenquellen des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat diese Daten als Arbeitsgrundlage aufzubereiten und auf Planbarkeit, Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen.

Unvollständige Datensätze, doppelte Einträge, unklare Lokalisierungen, fehlende Zuordnungen oder widersprüchliche Intervallangaben sind aktiv zu identifizieren und dem Auftraggeber strukturiert zur Klärung vorzulegen. Parallel dazu ist sicherzustellen, dass die operative Planung nicht stillsteht, sondern mit einer dokumentierten Übergangslogik weitergeführt werden kann.

Der Auftraggeber erwartet, dass neu entdeckte Assets, geänderte Standortzuordnungen und fortgeschriebene Prüfstände zeitnah in die Planungsgrundlage übernommen werden. Ziel ist ein im Vertragsverlauf zunehmend belastbarer und aktueller Datenbestand, der die Prüfsteuerung dauerhaft unterstützt.

Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber in regelmäßigen Abständen einen aktuellen Überblick über den Planungsstand zur Verfügung zu stellen. Die Berichte sollen erkennen lassen, welche Prüfungen im nächsten Zeitraum anstehen, welche Leistungen durchgeführt wurden, welche Rückstände oder Verschiebungen bestehen und welche Risiken für Fristen oder Betriebsabläufe sichtbar sind.

Die Berichte müssen so aufbereitet sein, dass der Auftraggeber daraus konkrete Steuerungsentscheidungen ableiten kann. Dazu gehören insbesondere Transparenz zu Prioritäten, Engpässen, Zugangsproblemen, offenen Freigaben, wiederkehrenden Störfaktoren und erforderlichen Mitwirkungen auf Seiten des Auftraggebers oder Dritter.

Zusätzlich zu periodischen Berichten kann der Auftraggeber anlassbezogene Statusabfragen, Besprechungen oder Review Termine verlangen. Der Auftragnehmer hat dafür eine belastbare Datenbasis vorzuhalten und Planungsabweichungen nachvollziehbar zu erläutern.

Jeder Bieter hat in seinem Angebot nachvollziehbar darzustellen, mit welcher Methodik er Prüfintervalle in einen operativen Prüfplan überführt, wie er die Jahres und Rollplanung organisiert und auf welcher Grundlage er Prioritäten, Bündelungen und Terminabstimmungen bildet.

Darüber hinaus ist zu beschreiben, wie die Abstimmung mit dem Facility Betrieb, den Objektverantwortlichen und gegebenenfalls weiteren Stakeholdern erfolgen soll. Die Bieter sollen außerdem erläutern, wie sie mit fälligen und überfälligen Beständen, mit Verschiebungen, mit Nachprüfungen und mit unvollständigen Bestandsdaten umgehen.

Soweit vom Auftraggeber gefordert, ist dem Angebot ein Beispiel für eine Planungsmatrix, eine Muster Jahresplanung oder ein schematischer Ablauf der Prüfsteuerung beizufügen. Annahmen, Abhängigkeiten, Ausschlüsse und Voraussetzungen, die Einfluss auf die Prüfplanung oder die Einhaltung von Fristen haben können, sind ausdrücklich und transparent zu benennen.

Mit Abgabe des Angebots bestätigt der Bieter, dass sämtliche für eine regelkonforme, transparente und betriebsverträgliche Prüfplanung erforderlichen Leistungen in seinem Leistungsverständnis berücksichtigt sind, soweit in den Vergabeunterlagen keine ausdrückliche anderslautende Abgrenzung enthalten ist.

Der Auftraggeber darf davon ausgehen, dass der angebotene Leistungsumfang die vollständige Unterstützung bei Aufbau, Fortschreibung, Koordination, Statusführung und zyklischer Steuerung der DGUV V3 Prüfplanung umfasst. Abweichungen hiervon, etwa Einschränkungen hinsichtlich Datenpflege, Terminsteuerung, Nachverfolgung oder Reporting, sind im Angebot ausdrücklich kenntlich zu machen.

Alle projektspezifischen Angaben, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung noch nicht abschließend bestimmt sind, werden in diesem Dokument durch Platzhalter dargestellt und sind vor Vertragsabschluss zu konkretisieren.

Die nachstehende Übersicht kann vom Auftraggeber vor Veröffentlichung oder im Zuge der Verhandlung mit den finalen projektspezifischen Angaben vervollständigt werden. Sie dient der transparenten Abgrenzung der für die Prüfplanung maßgeblichen Eckdaten.

Die folgende Struktur ist als unverbindliches Beispiel für die von den Bietern beschriebene Prüfplanung zu verstehen. Sie kann projektspezifisch erweitert oder angepasst werden.