Konzept zur Durchführung der Prüfleistungen

Alle nachfolgenden Konzeptbereiche sind in der vorgegebenen Reihenfolge zu bearbeiten. Aussagen sollen sich ausdrücklich auf den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand, die genannten Standorte, die vorgesehenen Leistungszeiträume und die in den Vergabeunterlagen beschriebenen organisatorischen Rahmenbedingungen beziehen.
Soweit auf Anlagen, Prozessbeschreibungen, Organigramme, Musterberichte oder Schulungsnachweise verwiesen wird, sind diese eindeutig zu kennzeichnen. Enthält die Vergabe konkrete Formatvorgaben, Seitenbegrenzungen oder Bewertungsmaßstäbe, sind diese unter den nachstehenden Platzhaltern einzutragen und von den Bietern zu beachten.

Bitte geben Sie eine zusammenfassende Darstellung des vorgesehenen Leistungskonzepts. Die Beschreibung soll das Betriebsmodell von der Leistungsaufnahme bis zur Dokumentationsübergabe in komprimierter Form erläutern und die wesentlichen Steuerungsprinzipien des Angebots hervorheben.

• Vom Bieter auszufüllen: [Bitte die übergreifende Zusammenfassung des vorgesehenen Ausführungsmodells eintragen.]

In diesem Abschnitt beschreibt der Bieter sein Verständnis der ausgeschriebenen DGUV V3 Prüfleistungen, des zu erwartenden Leistungsumfelds sowie der betrieblichen Rahmenbedingungen. Darzustellen ist insbesondere, welche Arten von Prüfobjekten, Prüfzyklen, Standorten, Nutzerbereichen und Abstimmungsbedarfen aus Sicht des Bieters für die vertragsgerechte Leistungserbringung wesentlich sind.
Der Bieter soll verdeutlichen, wie er den Umfang in operative Arbeitspakete übersetzt und welche Schnittstellen zur Vergabestelle, zur Objektleitung, zum technischen Gebäudemanagement, zur Sicherheitsorganisation oder zu sonstigen Standortverantwortlichen erwartet, soweit diese in den Vergabeunterlagen beschrieben sind.

Der Bieter erläutert, wie er sich auf den Vertragsbeginn vorbereitet und die operative Leistungsbereitschaft herstellt. Darzustellen sind insbesondere interne Vorbereitungen, die Übernahme und Prüfung bereitgestellter Bestandsdaten, die Benennung zentraler Funktionen, die Einrichtung von Terminierungs- und Berichtsprozessen sowie die Koordination mit den benannten Ansprechpartnern des Auftraggebers vor dem ersten Leistungseinsatz.

In diesem Kernabschnitt beschreibt der Bieter die praktische Durchführung der DGUV V3 Prüfleistungen. Die Darstellung soll erkennen lassen, wie Planungsprozesse, Einsatzsteuerung, Vor-Ort-Abläufe, Nachbereitung und Schnittstellenmanagement zusammenwirken, um eine sichere, effiziente und revisionsfähige Leistungserbringung sicherzustellen.

Bitte erläutern Sie, wie Inspektionstermine, Begehungsfolgen, Zutrittsabstimmungen, Reihenfolgen der Bearbeitung und standortbezogene Touren geplant werden. Darzustellen ist auch, wie wiederkehrende Prüffristen, priorisierte Prüfobjekte, betriebliche Einschränkungen, Nutzerverfügbarkeiten, Sperrzeiten und Terminverschiebungen gesteuert werden.

• Vom Bieter auszufüllen: [Bitte die konkrete Vorgehensweise zur Einsatzplanung, Fristensteuerung, Zutrittskoordination und Terminfortschreibung beschreiben.]

Bitte beschreiben Sie den vorgesehenen Arbeitsablauf am Standort vom Eintreffen des Prüfpersonals bis zur Übergabe der Ergebnisse. Einzugehen ist insbesondere auf Anmeldung und Abstimmung mit dem Standortkontakt, Vorbereitung des Arbeitsbereichs, Identifizierung des Prüfobjekts, Durchführung der Prüfschritte, Erfassung der Ergebnisse, Kennzeichnung des Prüfstatus und Abschlusskommunikation.
Soweit für bestimmte Bereiche Betriebsunterbrechungen, Freigaben, Sicherheitsunterweisungen, Begleitungen oder besondere Schutzmaßnahmen erforderlich sein können, ist der vorgesehene Umgang hier darzustellen.

• Vom Bieter auszufüllen: [Bitte den Vor-Ort-Ablauf in einer praxisnahen Reihenfolge beschreiben.]

Soweit das ausgeschriebene Leistungsbild unterschiedliche Kategorien von Prüfobjekten oder Einsatzsituationen umfasst, ist die Anpassung der Vorgehensweise hier darzustellen. Erwartet wird eine Beschreibung, wie der Bieter auf standardisierte Prüfobjekte, komplexe oder sensible Bereiche, verteilte Standorte und organisatorische Einschränkungen reagiert.

Der Bieter beschreibt die vorgesehene Personalstruktur für die Vertragserfüllung. Erwartet wird eine klare Darstellung der Funktionen, Verantwortlichkeiten, Berichtslinien und Verfügbarkeiten. Soweit in den Vergabeunterlagen Qualifikationen, Befähigungen, Schulungsstände oder Nachweise gefordert sind, ist darzustellen, wie diese im Leistungsbetrieb sichergestellt werden.

• Zusätzliche Erläuterung des Bieters: [Bitte Vertretungsregelungen, Personalbeständigkeit, Einarbeitung von Ersatzpersonal und Maßnahmen zur Wahrung der Kontinuität erläutern.]

Bitte beschreiben Sie, welche Prüf- und Messgeräte, mobilen IT-Werkzeuge und organisatorischen Ressourcen für die Vertragserfüllung eingesetzt werden. Darzustellen ist auch, wie die Einsatzbereitschaft, Eignung, Kalibrierung, Rückverfolgbarkeit und Verfügbarkeit dieser Ressourcen sichergestellt werden.

Da die Dokumentationsqualität für DGUV V3 Prüfleistungen wesentlich ist, hat der Bieter hier praxisnah darzustellen, wie Prüfergebnisse erfasst, geprüft, aufbereitet und an den Auftraggeber übergeben werden. Beschrieben werden sollen die Zuordnung der Ergebnisse zu Objekt, Standort und Inventarbezug, die Behandlung fehlender oder widersprüchlicher Stammdaten, die Kennzeichnung des Prüfstatus sowie die Form der Berichtsbereitstellung.

• Zusätzliche Erläuterung des Bieters: [Bitte bei Bedarf das Konzept zur Prüfkennzeichnung am Objekt, zu Sammelberichten, Statuslisten, Fotobelegen und Nachverfolgungsübersichten erläutern.]

Bitte erläutern Sie, wie festgestellte Mängel, nicht bestandene Prüfungen, sicherheitskritische Befunde und erforderliche Nachprüfungen bearbeitet werden. Erwartet wird eine klare Beschreibung der Meldewege, Eskalationsstufen, Reaktionslogik und Dokumentationsschritte.
Sofern die Vergabeunterlagen zwischen gewöhnlichen Befunden und dringlichen Sicherheitsfeststellungen unterscheiden, ist darzustellen, wie die jeweilige Einstufung erfolgt, an wen gemeldet wird und wie die weitere Bearbeitung bis zur Rückmeldung oder Nachprüfung organisatorisch verfolgt wird.

Der Bieter beschreibt, durch welche internen Mechanismen eine gleichbleibend hohe Ausführungs- und Dokumentationsqualität sichergestellt wird. Erwartet werden Aussagen zu fachlicher Aufsicht, Plausibilitätskontrollen, Stichprobenprüfungen, Korrekturprozessen und vorbeugenden Maßnahmen.

Bitte beschreiben Sie, wie die operative und vertragliche Kommunikation mit dem Auftraggeber sowie mit standortbezogenen Ansprechpartnern organisiert wird. Die Darstellung soll erkennen lassen, wie Regelkommunikation, Tagesabstimmung, Eskalation, Änderungsmanagement und Berichtsroutinen strukturiert werden.

Der Bieter beschreibt, wie er auf operative Störungen oder Ausfallrisiken reagiert und die Vertragsleistung dennoch aufrechterhält. Erwartet werden belastbare Vorkehrungen für Personalausfälle, Prüfmittelausfälle, Terminverschiebungen, Zutrittsprobleme, Datenunterbrechungen oder sonstige betriebliche Störungen.

Bitte listen Sie nachstehend alle Unterlagen auf, auf die innerhalb dieses Konzepts Bezug genommen wird. Nur eindeutig benannte und tatsächlich beigefügte Anlagen können in die Bewertung einbezogen werden.

Hiermit erklärt der Bieter, dass das vorliegende Konzept die für das eingereichte Angebot vorgesehene Art und Weise der Leistungserbringung zutreffend beschreibt. Der Bieter bestätigt ferner, dass die gemachten Angaben nach bestem Wissen vollständig und richtig sind und dass wesentliche Änderungen des vorgesehenen Leistungsmodells im weiteren Vergabeverfahren offengelegt werden.

• Vom Bieter zu bestätigen oder zu ergänzen: [Bitte hier gegebenenfalls vergabespezifische Erklärungszusätze oder Einschränkungen eintragen.]

Bei der Finalisierung dieses Formulars sind die Bezeichnungen, Platzhalter und Begriffsverwendungen unmittelbar an die konkrete Leistungsbeschreibung, die Vertragsunterlagen und die vorgesehenen qualitativen Zuschlagskriterien anzupassen. Jeder Abschnitt sollte einem klar bestimmbaren operativen Aspekt der Leistungserbringung zugeordnet sein, damit Bieter zielgerichtet antworten und die Vergabestelle die Konzepte einheitlich und transparent bewerten kann.