Kommunikations- und Einreichungsregeln

Sämtliche verfahrensbezogene Kommunikation hat ausschließlich über den offiziell benannten elektronischen Vergabekanal zu erfolgen. Dies betrifft insbesondere Fragen zum Verfahren, Rückfragen zu den Vergabeunterlagen, Mitteilungen zu Unklarheiten, Erklärungen zur Eignung, formale Hinweise, Nachreichungen, Aufforderungen, Antworten, Verhandlungsmitteilungen sowie sonstige Korrespondenz mit Bezug zum Vergabeverfahren.

Eine Kontaktaufnahme außerhalb des benannten Kanals ist unzulässig, sofern sie nicht ausdrücklich und schriftlich durch die Vergabestelle freigegeben wurde. Dies gilt insbesondere für direkte Kontaktversuche gegenüber technischen Fachabteilungen, Objektverantwortlichen, Beschäftigten am Standort, Haustechnik, Sicherheitsverantwortlichen, Nutzervertretungen, externen Beratern oder sonstigen nicht benannten Personen. Mündliche Aussagen, telefonische Auskünfte oder informelle Gespräche entfalten keine verfahrensändernde oder rechtlich bindende Wirkung, solange sie nicht über den offiziellen Kanal schriftlich bestätigt werden.

Bewerbergemeinschaften und Bietergemeinschaften haben für die gesamte Verfahrensdauer eine bevollmächtigte federführende Stelle zu benennen. Die Vergabestelle ist berechtigt, Mitteilungen mit befreiender Wirkung an diese benannte Stelle zu richten.

Teilnahmeanträge, Angebote, Rückfragen, Erklärungen und sonstige verfahrensbezogene Mitteilungen sind in der Sprache „[Verfahrenssprache]“ einzureichen. Sofern unterstützende Nachweise, Bescheinigungen oder Referenzunterlagen in einer anderen Sprache vorgelegt werden, behält sich die Vergabestelle vor, eine einfache oder beglaubigte Übersetzung in die festgelegte Verfahrenssprache anzufordern.

Jede Nachricht und jede eingereichte Unterlage soll die Bezeichnung des Verfahrens sowie die Vergabenummer eindeutig erkennen lassen. Die Kommunikation ist sachlich, vollständig und so konkret zu führen, dass eine eindeutige Zuordnung zu dem betreffenden Thema, Dokument oder Abschnitt möglich ist. Unklare, unvollständige oder mehrdeutige Mitteilungen können zu Verzögerungen oder zu einer aus Sicht der Vergabestelle eingeschränkten Berücksichtigungsfähigkeit führen.

Mündliche Erklärungen, nicht dokumentierte Abstimmungen und informelle Nebenabreden ändern die Vergabeunterlagen nicht und sind nicht bindend. Sofern dieses Dokument in mehr als einer Sprache bereitgestellt wird, ist bei Auslegungsunterschieden die Fassung „[Verbindliche Sprachfassung]“ maßgeblich, soweit in den Vergabeunterlagen nichts Abweichendes bestimmt ist.

Fragen zu den Teilnahmeunterlagen, den Vergabeunterlagen, den Vertragsbedingungen, den Leistungsanforderungen oder zum Verfahrensablauf sind ausschließlich über den offiziellen Kommunikationskanal einzureichen. Fragen sollen so formuliert sein, dass der Bezug zu dem betroffenen Dokument, Standort, Leistungsbestandteil oder Formblatt eindeutig erkennbar ist. Sofern sich eine Frage auf DGUV V3 spezifische Anforderungen bezieht, ist die betreffende Stelle oder der betroffene Themenbereich möglichst präzise zu benennen, etwa Prüfumfang, Dokumentationsanforderungen, Gerätearten, Messmittelausstattung, Mängelklassifizierung, Kennzeichnung, Schnittstellen zum Facility Management oder standortbezogene Zugangsregelungen.

Fragen müssen spätestens bis zu dem in den Vergabeunterlagen benannten Termin „[Frist für Bieterfragen]“ eingehen. Später eingehende Fragen können unbeantwortet bleiben, wenn eine rechtzeitige und gleichbehandelnde Beantwortung nicht mehr sichergestellt werden kann. Es liegt in der Verantwortung der Bewerber und Bieter, offene Punkte frühzeitig zu identifizieren und rechtzeitig zu adressieren.

Antworten, die für mehrere Unternehmen von Bedeutung sein können, werden aus Gründen der Gleichbehandlung und Transparenz in anonymisierter Form über den offiziellen Kommunikationskanal bekannt gemacht. Die Bewerber und Bieter sind verpflichtet, alle veröffentlichten Antworten, Klarstellungen, Ergänzungen und Berichtigungen zur Kenntnis zu nehmen und bei der Erstellung oder Überarbeitung ihrer Unterlagen vollständig zu berücksichtigen.

Die Vergabestelle ist berechtigt, Vergabeunterlagen zu ergänzen, zu berichtigen, Fristen anzupassen, Formblätter zu aktualisieren oder sonstige verfahrensrelevante Mitteilungen zu veröffentlichen. Solche Mitteilungen erfolgen ausschließlich über den offiziellen Kommunikationskanal und werden mit ihrer Bereitstellung beziehungsweise Versendung Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Die Bewerber und Bieter sind verpflichtet, das Vergabeportal regelmäßig und eigenverantwortlich auf neue Mitteilungen, Ergänzungen oder Änderungen zu überprüfen. Maßgeblich ist jeweils die zuletzt über den offiziellen Kanal bereitgestellte Fassung. Soweit die Vergabestelle eine ausdrückliche Bestätigung der Kenntnisnahme oder die Verwendung aktualisierter Formblätter verlangt, ist diese Vorgabe zwingend zu beachten.

Änderungen, die Einfluss auf Kalkulation, Personalansatz, Prüforganisation, Einsatzplanung, Dokumentation oder Leistungsverständnis haben, sind bei der Erstellung oder Anpassung der Unterlagen vollständig zu berücksichtigen. Eine Berufung auf nicht berücksichtigte Änderungen oder nicht gelesene Mitteilungen ist grundsätzlich ausgeschlossen.

Teilnahmeanträge und Angebote sind vollständig, geordnet und in einer für die Prüfung durch die Vergabestelle klar nachvollziehbaren Struktur einzureichen. Soweit Formblätter, Erklärungen, Preisblätter, Antwortstrukturen oder sonstige Vorlagen bereitgestellt werden, sind diese in der vorgegebenen Form zu verwenden. Eine eigenmächtige Änderung von Struktur, Bezeichnung oder Reihenfolge ist nur zulässig, soweit sie ausdrücklich gestattet wurde.

Zur Vermeidung von Unklarheiten sind die Unterlagen in logisch getrennte Bestandteile zu gliedern. Bei DGUV V3 Leistungen umfasst dies regelmäßig einen formalen beziehungsweise administrativen Teil, einen fachlich-technischen Teil, einen kaufmännischen Teil und die unterstützenden Nachweise. Sofern die Vergabeunterlagen dies vorsehen, dürfen Preisangaben nicht im fachlich-technischen Teil erscheinen. Im Teilnahmewettbewerb sind nur die ausdrücklich geforderten Eignungsnachweise und Erklärungen einzureichen; Preisunterlagen sollen in dieser Stufe grundsätzlich nur dann vorgelegt werden, wenn dies ausdrücklich verlangt ist.

Der fachlich-technische Teil soll bei DGUV V3 Leistungen mindestens die vorgesehene Organisation der Prüfleistungen, den Umgang mit Objekt- und Anlagenbeständen, die Einsatzplanung je Standort, die Qualifikation und Verfügbarkeit des eingesetzten Personals, die Kalibrierung und Rückverfolgbarkeit der Messmittel, die Vorgehensweise bei Kennzeichnung und Dokumentation, die Mängelklassifizierung, das Eskalationsverfahren bei sicherheitsrelevanten Feststellungen, das Reporting sowie die Schnittstellen zu Betrieb, Nutzerorganisation und Facility Management nachvollziehbar abbilden.

Die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten hat ausschließlich elektronisch über die benannte Vergabeplattform zu erfolgen, sofern in den Vergabeunterlagen nichts Abweichendes bestimmt ist. Einreichungen per E-Mail, in Papierform, per Kurier, auf Datenträgern oder über externe File-Sharing-Dienste sind nicht zulässig und werden nicht als formgerechte Einreichung anerkannt.

Eine Einreichung gilt nur dann als erfolgt, wenn alle geforderten Dateien vollständig hochgeladen und der Übermittlungsvorgang im System wirksam abgeschlossen wurde. Maßgeblich ist die im Vergabesystem dokumentierte erfolgreiche Übermittlung. Es liegt allein in der Verantwortung des Bewerbers oder Bieters, ausreichend Zeit für Upload, eventuelle Konvertierungen, Signaturvorgänge und systembedingte Bearbeitungsschritte einzuplanen.

Soweit Vorgaben zu Dateibenennung, Verzeichnisstruktur, maximaler Dateigröße, zulässigen Dateiformaten, elektronischen Signaturen oder zur getrennten Einreichung einzelner Bestandteile bestehen, sind diese zwingend einzuhalten. Passwörter, Bearbeitungssperren, externe Abruflinks oder technische Einschränkungen, die eine sofortige Prüfung der Unterlagen verhindern, sind unzulässig, sofern sie nicht ausdrücklich gefordert oder zugelassen wurden.

Zulässig sind ausschließlich die in den Vergabeunterlagen oder auf der Vergabeplattform freigegebenen Dateiformate „[Zulässige Dateiformate]“. Textliche Unterlagen sollen nach Möglichkeit in durchsuchbarer Form eingereicht werden. Reine Bildscans sollen nur verwendet werden, wenn keine digital erzeugte Fassung vorliegt oder die Vorlage naturgemäß nur gescannt verfügbar ist.

Alle Dateien müssen vollständig, lesbar, eindeutig benannt, technisch unbeschädigt und frei von Einschränkungen sein, die eine Sichtung, Speicherung oder Bewertung erschweren. Mehrseitige Dokumente sind vollständig und in der richtigen Reihenfolge einzureichen. Schlecht lesbare Scans, abgeschnittene Seiten, beschädigte Dateien, unvollständige Uploads oder fehlerhafte Dokumentversionen können als nicht eingereicht oder als formal mangelhaft behandelt werden.

Verbindlich vorgegebene Formblätter, Antwortmasken, Preisblätter oder Tabellenstrukturen dürfen in Aufbau und Logik nicht verändert werden, soweit die Vergabestelle keine ausdrückliche Freigabe erteilt hat. Bei DGUV V3 spezifischen Listen, Objektverzeichnissen, Anlagenbeständen oder Prüfinventaren dürfen Änderungen nur in den hierfür vorgesehenen Feldern vorgenommen werden. Die Zuordnung von Nachweisen, Qualifikationen und Bescheinigungen zu den benannten Personen, Rollen oder Leistungsbestandteilen muss klar und ohne weiteren Interpretationsaufwand möglich sein.

Für alle Fristen ist der fristgerechte Eingang im benannten Vergabesystem maßgeblich. Nicht der Beginn des Uploads, sondern der vollständige und erfolgreiche Abschluss der Übermittlung innerhalb der Frist ist entscheidend. Die im Vergabesystem angezeigte Zeit „[Zeitzone / maßgebliche Uhrzeit]“ ist maßgeblich.

Verspätet eingehende Teilnahmeanträge, Angebote oder überarbeitete Angebote werden grundsätzlich nicht berücksichtigt, sofern nicht ausnahmsweise eine abweichende vergaberechtliche Behandlung zulässig oder ausdrücklich vorgesehen ist. Bewerber und Bieter tragen das Risiko technischer, organisatorischer oder interner Verzögerungen auf ihrer Seite.

Die nachstehende Übersicht dient der Orientierung. Verbindlich sind ausschließlich die in der Bekanntmachung, den Teilnahmeunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder den jeweiligen Verfahrensmitteilungen genannten Termine.

Bis zum Ablauf der jeweils maßgeblichen Einreichungsfrist kann ein Bewerber oder Bieter seine Einreichung nach Maßgabe des verwendeten Vergabesystems zurücknehmen, ersetzen oder in zulässiger Weise überarbeiten. Jede geänderte Fassung ist eindeutig als die aktuell gültige Fassung kenntlich zu machen.

Eine nachträgliche Übersendung einzelner Dokumente außerhalb des vorgesehenen Übermittlungswegs ist nicht zulässig, sofern die Vergabestelle nicht ausdrücklich dazu auffordert. Nach Fristablauf sind Änderungen, Ergänzungen oder Ersetzungen grundsätzlich ausgeschlossen, soweit sie nicht im Rahmen einer von der Vergabestelle veranlassten zulässigen Klarstellung, Aufklärung oder Verhandlung angefordert werden.

Es besteht kein Anspruch darauf, dass die Vergabestelle fehlende, unklare oder widersprüchliche Angaben nachfordert. Soweit Nachforderungen oder Aufklärungen zugelassen werden, müssen diese fristgerecht, vollständig und in der von der Vergabestelle vorgegebenen Form erfolgen.

Alle im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren bereitgestellten Informationen sind vertraulich zu behandeln und ausschließlich für die Vorbereitung und Durchführung des Teilnahmeantrags oder des Angebots zu verwenden. Dies gilt insbesondere für standortbezogene Informationen, Gebäude- und Anlagenangaben, Prüfinventare, Bestandslisten, Zugangsvorgaben, Sicherheitsinformationen, Dokumentationsbeispiele, Mängelbilder oder sonstige technische Informationen, die Rückschlüsse auf die betriebliche Organisation oder Sicherheitslage zulassen.

Eine Weitergabe an Dritte ist nur insoweit zulässig, wie sie zur ordnungsgemäßen Bearbeitung des Verfahrens erforderlich ist, etwa innerhalb des eigenen Unternehmens, an benannte Nachunternehmer oder an bevollmächtigte Berater, sofern diese ihrerseits zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Eine Nutzung zu Vertriebszwecken, zur Akquise außerhalb des Verfahrens oder zur sonstigen nicht verfahrensbezogenen Verwendung ist unzulässig.

Bewerber und Bieter haben jede Handlung zu unterlassen, die die Fairness, Transparenz oder Integrität des Verfahrens beeinträchtigen könnte. Hierzu zählen insbesondere unzulässige Einflussnahmeversuche, die Einholung nicht öffentlich zugänglicher Informationen über inoffizielle Wege, die direkte Kontaktaufnahme zu standortbezogenen Ansprechpartnern ohne Freigabe oder die unzulässige Offenlegung verfahrensrelevanter Inhalte gegenüber Dritten.

Die Nichteinhaltung dieser Regeln kann verfahrensrechtliche Konsequenzen haben. Dies betrifft insbesondere die Nutzung eines unzulässigen Kommunikationswegs, die verspätete Einreichung, fehlende oder nicht unterzeichnete Erklärungen, die Nichtverwendung verbindlicher Formblätter, unzulässige Änderungen an vorgegebenen Tabellen, unleserliche oder beschädigte Dateien, die fehlende Berücksichtigung veröffentlichter Änderungen, die unzulässige Vermischung von Preisangaben mit fachlichen Bestandteilen sowie die direkte Kontaktaufnahme zu nicht benannten Stellen.

Je nach Art und Schwere des Verstoßes kann die Vergabestelle Unterlagen als nicht eingereicht behandeln, eine formale Mangelhaftigkeit feststellen, eine zulässige Klarstellung verlangen oder die Einreichung ganz oder teilweise vom weiteren Verfahren ausschließen. Ein Anspruch auf Heilung, Nachsicht oder Nachforderung besteht nicht, sofern eine solche Möglichkeit nicht ausdrücklich eröffnet wird.

Bewerber und Bieter werden daher ausdrücklich gebeten, ihre Unterlagen rechtzeitig vor Einreichung auf Vollständigkeit, Übereinstimmung mit den Vergabeunterlagen, technische Lesbarkeit und formale Plausibilität zu prüfen.

Sämtliche verfahrensrelevanten Mitteilungen und eingereichten Unterlagen können Bestandteil der offiziellen Vergabeakte werden. Dies umfasst insbesondere Teilnahmeanträge, Angebote, Fragen, Antworten, Klarstellungen, Verhandlungsmitteilungen, Protokollvermerke, Dokumentversionen, Fristenmitteilungen und formale Erklärungen.

Soweit Gespräche, Präsentationen, Verhandlungstermine oder Telefon- beziehungsweise Videokonferenzen stattfinden, kann die Vergabestelle den wesentlichen Inhalt dokumentieren. Verfahrensrelevante Aussagen aus solchen Terminen werden erst dann verbindlich, wenn sie in der von der Vergabestelle vorgesehenen Form schriftlich bestätigt oder in die Vergabeunterlagen übernommen werden.

Systemseitig erzeugte Zeitstempel, Versand- und Eingangsbestätigungen sowie Dokumenthistorien können zum Nachweis des Kommunikations- und Einreichungsverlaufs herangezogen werden. Personenbezogene Daten werden im Rahmen des Verfahrens nur in dem hierfür erforderlichen Umfang verarbeitet und im Einklang mit den einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben gespeichert.

Mit der Einreichung eines Teilnahmeantrags oder Angebots erkennen Bewerber und Bieter diese Kommunikations- und Einreichungsregeln als verbindlichen Bestandteil der Vergabeunterlagen an. Sie bestätigen zugleich, dass ihre Einreichung vollständig, fristgerecht, formal ordnungsgemäß und unter Berücksichtigung aller veröffentlichten Mitteilungen erstellt wurde.

Werden Unklarheiten, Widersprüche oder vermeintliche Fehler in den Vergabeunterlagen erkannt, sind diese unverzüglich über den offiziellen Kommunikationskanal anzuzeigen. Unterbleibt ein rechtzeitiger Hinweis, erfolgt die weitere Teilnahme am Verfahren grundsätzlich auf Grundlage der veröffentlichten Unterlagen in ihrer jeweils maßgeblichen Fassung.

Alle in eckigen Klammern gesetzten Angaben in diesem Dokument sind projektspezifische Platzhalter und vor Veröffentlichung zu vervollständigen.