Bekanntmachung

Gegenstand der beabsichtigten Vergabe sind DGUV-V3-Prüfleistungen beziehungsweise vergleichbare elektrische Sicherheitsprüfungen für die im Vergabeumfang erfassten elektrischen Anlagen, Betriebsmittel, Maschinen und sonstigen elektrischen Arbeitsmittel. Die konkrete Zusammensetzung des Prüfbestands ergibt sich aus den Vergabeunterlagen, den Objektinformationen und den dort beschriebenen Rahmenbedingungen.

Der künftige Auftragnehmer soll die Prüfungen eigenverantwortlich planen, mit den benannten Objekt- und Betriebsverantwortlichen abstimmen, sachgerecht durchführen und die Ergebnisse in einer nachvollziehbaren, auditgeeigneten und auswertbaren Form dokumentieren. Erwartet werden insbesondere strukturierte Prüfnachweise, belastbare Mängelmeldungen, nachvollziehbare Objektzuordnungen und eine geordnete Übergabe der Prüfdaten an die vom Auftraggeber vorgegebenen Dokumentationsstrukturen.

Je nach Portfoliozuschnitt kann der Leistungsumfang ortsveränderliche und ortsfeste elektrische Betriebsmittel, elektrische Anlagen, Verteilungen, Maschinen, Zubehör sowie weitere ausdrücklich benannte Assets umfassen. Der Auftraggeber behält sich vor, den genauen Umfang, die Losstruktur und die Mengenansätze in den Vergabeunterlagen detailliert auszuweisen.

Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt. In einer ersten Verfahrensstufe reichen interessierte Unternehmen einen Teilnahmeantrag ein. Dieser dient dem Nachweis der formellen Zulässigkeit, der Zuverlässigkeit sowie der wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Eignung.

Nur diejenigen Bewerber, die die veröffentlichten Anforderungen erfüllen und im Fall eines Bewerberüberhangs im Rahmen der vergleichenden Auswahl berücksichtigt werden, werden zur Abgabe eines Erstangebots eingeladen. Erst mit dieser zweiten Verfahrensstufe beginnt die eigentliche Angebotsphase.

Der Auftraggeber kann nach Maßgabe der Vergabeunterlagen Aufklärungen einholen, Verhandlungen durchführen, die Verhandlungen in Stufen organisieren und die Zahl der verbleibenden Angebote reduzieren. Soweit in den Vergabeunterlagen vorbehalten, kann der Zuschlag auch ohne weitere Verhandlungen auf Grundlage der Erstangebote erfolgen.

Die ausgeschriebenen Leistungen dienen der rechtssicheren und betrieblich integrierten Durchführung von Prüfungen elektrischer Assets nach den einschlägigen sicherheitstechnischen Vorgaben. Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, Prüfungen in laufenden Objekten mit unterschiedlichen Nutzungsanforderungen zu koordinieren, Betriebsabläufe zu berücksichtigen und sicherheitsrelevante Abweichungen ohne Verzögerung an die benannten Stellen des Auftraggebers zu kommunizieren.

Die Leistungserbringung umfasst auf Bekanntmachungsebene insbesondere die Prüfvorbereitung, Termin- und Einsatzplanung, die Durchführung von Sicht-, Mess- und Funktionsprüfungen, die Kennzeichnung oder Statuszuordnung geprüfter Assets soweit gefordert, die Erstellung strukturierter Prüfprotokolle sowie die systematische Erfassung und Klassifizierung von Mängeln.

Erwartet wird ferner, dass Prüfergebnisse einer eindeutigen Objekt-, Raum-, Anlagen- oder Asset-Struktur zugeordnet werden können. Sofern der Auftraggeber digitale Bestandslisten, CAFM-Strukturen, Exportvorlagen oder Berichtsmasken vorgibt, sind diese in der Ausführung zu berücksichtigen. Sicherheitskritische Feststellungen sind unverzüglich und in der vom Auftraggeber vorgegebenen Form zu melden.

Zur Teilnahme zugelassen sind ausschließlich Unternehmen, die nach Maßgabe der Vergabeunterlagen ihre ordnungsgemäße wirtschaftliche Betätigung, ihre berufliche Zuverlässigkeit, ihre wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie ihre technische und berufliche Eignung nachweisen. Bewerber müssen glaubhaft darlegen, dass sie DGUV-V3-Prüfleistungen oder vergleichbare elektrische Sicherheitsprüfungen in geforderter Qualität, innerhalb der vorgesehenen Fristen und mit geeigneter Personal- und Gerätestruktur ausführen können.

Die Bekanntmachung beschränkt sich auf eine zusammenfassende Darstellung der Teilnahmebedingungen. Art, Umfang und Form der einzureichenden Nachweise, Erklärungen und Eigenerklärungen ergeben sich verbindlich aus den Vergabeunterlagen. Der Auftraggeber kann Eigenerklärungen zulassen und sich vorbehalten, Nachweise, Bescheinigungen oder Referenzbestätigungen im weiteren Verfahren anzufordern.

Bietergemeinschaften und der Einsatz von Nachunternehmern können zugelassen sein, sofern die entsprechenden Erklärungen vollständig abgegeben werden und die Verantwortlichkeiten, Leistungsanteile und Vertretungsregelungen transparent dargestellt sind.

Die Vergabeunterlagen werden über den in dieser Bekanntmachung benannten elektronischen Vergabekanal bereitgestellt. Soweit nicht anders angegeben, erfolgt der Zugriff vollständig, unmittelbar und unentgeltlich im Rahmen der vorgesehenen Plattformnutzung. Sofern eine Registrierung erforderlich ist, liegt es in der Verantwortung der interessierten Unternehmen, diese rechtzeitig vorzunehmen und die technische Funktionsfähigkeit ihres Zugangs sicherzustellen.

Die Vergabeunterlagen enthalten die verbindlichen Vorgaben zur Teilnahme, zur Eignungsprüfung, zur späteren Angebotsabgabe, zur Leistungsausführung und zum Vertragsrahmen. Unternehmen sind verpflichtet, sämtliche bereitgestellten Unterlagen einschließlich Änderungen, Berichtigungen, Bieterinformationen und beantworteter Rückfragen regelmäßig zu prüfen und bei ihrer Antragserstellung zu berücksichtigen.

Interessierte Unternehmen haben zunächst einen formgerechten Teilnahmeantrag einzureichen. Die Einreichung hat fristgerecht, vollständig und ausschließlich über den vorgesehenen elektronischen Kommunikationsweg zu erfolgen. Nicht fristgerechte, unvollständige oder nicht den Formvorgaben entsprechende Teilnahmeanträge können ausgeschlossen werden, soweit dies vergaberechtlich zulässig ist. Es ist sicherzustellen, dass alle geforderten Formblätter, Eigenerklärungen, Referenzangaben und sonstigen Nachweise in der verlangten Struktur und im vorgegebenen Dateiformat eingereicht werden. Soweit Signaturen, Vollmachten, Erklärungen zu Bietergemeinschaften oder Nachunternehmerangaben erforderlich sind, sind diese innerhalb der Einreichung vollständig zu berücksichtigen. Die Bekanntmachung ersetzt nicht die genaue Prüfung der Einreichungsvorgaben. Maßgeblich sind die in den Vergabeunterlagen genannten Fristen, Dateiformate, Signaturanforderungen und inhaltlichen Mindestanforderungen.

Nach Ablauf der Teilnahmefrist prüft der Auftraggeber die eingegangenen Teilnahmeanträge zunächst auf formelle Vollständigkeit und auf das Vorliegen etwaiger Ausschlussgründe. Anschließend erfolgt die Bewertung der wirtschaftlichen, finanziellen, technischen und beruflichen Eignung nach Maßgabe der Vergabeunterlagen.

Sofern mehr geeignete Bewerber vorliegen als zur Angebotsabgabe vorgesehen, führt der Auftraggeber eine vergleichende Auswahl anhand der veröffentlichten Auswahlkriterien durch. Maßgeblich können dabei insbesondere die Vergleichbarkeit und Qualität eingereichter Referenzen, die Organisation der Leistungserbringung, die Qualifikation des Schlüsselpersonals und die nachgewiesene operative Leistungsfähigkeit in vergleichbaren Portfolien sein.

Nur die ausgewählten Bewerber werden zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Mit der Aufforderung erhalten diese Unternehmen die für die Angebotsphase maßgeblichen Unterlagen einschließlich der konkreten Zuschlagskriterien, der Angebotsstruktur und der weiteren Verhandlungsregeln.

Der nachfolgende Zeitplan dient der allgemeinen Orientierung des Marktes. Der Auftraggeber behält sich vor, Termine aus sachlichen oder verfahrensbezogenen Gründen anzupassen. Verbindlich sind die jeweils auf der Vergabeplattform veröffentlichten Angaben.

Die gesamte Kommunikation zum Verfahren erfolgt ausschließlich über den benannten formellen Kommunikationskanal. Fragen sind innerhalb der bekannt gemachten Frist in Textform einzureichen. Antworten, Klarstellungen oder Berichtigungen werden in geeigneter Form über die Vergabeplattform bereitgestellt, soweit dies zur Wahrung von Transparenz und Gleichbehandlung erforderlich ist.

Mündliche Auskünfte, informelle Gespräche oder direkte Kontakte mit Objektstandorten, Nutzern, technischen Betriebsstellen oder sonstigen Stellen des Auftraggebers sind nur zulässig, wenn sie ausdrücklich freigegeben wurden. Ohne eine solche Freigabe sind derartige Kontakte unverbindlich und können aus Gründen der Verfahrenssicherheit unzulässig sein.

Im weiteren Verfahren kann der Auftraggeber Aufklärungsgespräche, Präsentationen, Verhandlungstermine oder Standortbegehungen vorsehen. Die näheren Regeln hierzu werden den ausgewählten Bewerbern mit den Angebotsunterlagen mitgeteilt.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Maßgeblich sind die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung, die den zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerbern in den Angebotsunterlagen bekannt gegeben werden.

Typische wertungsrelevante Aspekte können neben dem Preis insbesondere die fachliche Qualität des Prüf- und Umsetzungskonzepts, die Qualifikation und Verfügbarkeit des Schlüsselpersonals, die Qualitätssicherung, die Mängel- und Eskalationslogik, die Daten- und Berichtsfähigkeit sowie die Eignung der vorgesehenen Organisationsstruktur für den Betrieb in laufenden Objekten sein.

Die Bekanntmachung enthält bewusst nur den Zuschlagsgrundsatz und keine vollständige Bewertungsmethodik. Die verbindliche Ausgestaltung der Zuschlagswertung ergibt sich ausschließlich aus den Unterlagen der Angebotsphase.

Der beabsichtigte Vertrag betrifft die Erbringung von DGUV-V3-Prüfleistungen für den in den Vergabeunterlagen beschriebenen Bestand. Je nach Beschaffungsmodell kann es sich um einen zeitlich befristeten Dienstleistungsvertrag, eine Rahmenvereinbarung oder eine vergleichbare vertragliche Struktur handeln.

Die Vergütung kann auf Einheitspreisen, Pauschalen oder einem Mischmodell beruhen. Maßgeblich ist die in den Vergabeunterlagen vorgegebene Preisstruktur. Bieter müssen sich auf Anforderungen einstellen, die typischerweise die Einhaltung von Objektzugangsregeln, Sicherheits- und Arbeitsschutzvorgaben, Vertraulichkeitspflichten, Datenschutzanforderungen, Koordination mit dem laufenden Betrieb und auditfähige Dokumentation umfassen.

Soweit Verlängerungsoptionen, Abrufmechaniken, Nachprüfungen, Sonderleistungen oder standortspezifische Besonderheiten vorgesehen sind, werden diese in den Vergabeunterlagen konkret beschrieben.

Der Auftraggeber behält sich im Rahmen des anwendbaren Vergaberechts insbesondere vor, Rückfragen zu beantworten, Klarstellungen zu veröffentlichen, Unterlagen zu berichtigen, fehlende oder unklare Angaben im rechtlich zulässigen Umfang aufzuklären, Verhandlungen durchzuführen oder diese in Stufen zu organisieren sowie das Verfahren aus sachlich gerechtfertigten Gründen ganz oder teilweise aufzuheben oder einzustellen.

Ein Anspruch auf Einladung zur Angebotsabgabe, auf Durchführung von Verhandlungen, auf Zuschlag oder auf Erstattung von Aufwendungen im Zusammenhang mit der Teilnahme an diesem Verfahren besteht nur, soweit dies ausdrücklich vorgesehen ist. Unternehmen haben die Vergabeunterlagen eigenverantwortlich zu prüfen und etwaige Unklarheiten rechtzeitig über den vorgesehenen Kommunikationsweg anzuzeigen.

Diese Bekanntmachung dient der öffentlichen Marktorientierung und ersetzt weder die vollständigen Vergabeunterlagen noch die in der Angebotsphase bereitgestellten Detailinformationen. Abweichungen zwischen dieser Zusammenfassung und den vollständigen Vergabeunterlagen gehen zugunsten der vollständigen Vergabeunterlagen.

Interessierte Unternehmen werden aufgefordert, die vollständigen Vergabeunterlagen sorgfältig auszuwerten und ihren Teilnahmeantrag vollständig, fristgerecht und in der vorgegebenen Form einzureichen. Nur auf dieser Grundlage ist eine ordnungsgemäße Berücksichtigung im Teilnahmewettbewerb möglich.

Mit Veröffentlichung dieser Bekanntmachung eröffnet der Auftraggeber den Zugang zu dem beschriebenen Wettbewerb. Die nachfolgende englische Fassung dient der inhaltlichen Unterstützung internationaler Marktteilnehmer, soweit deren Teilnahme nach den Vergabeunterlagen zulässig ist.