Aufforderung zur Teilnahme

Die nachfolgende Übersicht dient der Einordnung des voraussichtlichen Leistungsvolumens. Verbindlich sind ausschließlich die Angaben in den Anlagen und etwaigen späteren Berichtigungen oder Klarstellungen.

Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt. In einer ersten Stufe reichen interessierte Unternehmen einen Teilnahmeantrag mit den geforderten Nachweisen zur Eignung ein. Der Auftraggeber prüft die formelle Zulässigkeit, etwaige Ausschlussgründe sowie die wirtschaftliche, technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Bewerber.

Die nach Maßgabe der veröffentlichten Auswahlkriterien geeigneten Bewerber werden in einer zweiten Stufe zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Der Auftraggeber behält sich vor, mit den zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bietern eine oder mehrere Verhandlungsrunden zu den technischen, organisatorischen und kommerziellen Inhalten der Angebote durchzuführen. Nicht verhandelbar bleiben die festgelegten Mindestanforderungen sowie die grundlegenden Zuschlagskriterien.

Nach Abschluss der Verhandlungen werden die verbleibenden Bieter gegebenenfalls zur Abgabe eines finalen Angebots aufgefordert. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung der bekanntgemachten Zuschlagskriterien erteilt.

• Veröffentlichung der Vergabeunterlagen und Freischaltung des Teilnahmewettbewerbs

• Prüfung der Teilnahmeanträge auf formelle Vollständigkeit, Ausschlussgründe und Eignung

• Auswahl der Bewerber und Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebots

• Prüfung der Erstangebote und Durchführung von Aufklärungen beziehungsweise Verhandlungen

• Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote, soweit vom Auftraggeber vorgesehen

• Zuschlagsentscheidung und Vertragsabschluss

Der künftige Auftragnehmer hat die DGUV-V3-Prüfleistungen so zu erbringen, dass der Auftraggeber eine belastbare, objektbezogene und auditfähige Nachweisführung über den Zustand der geprüften elektrischen Anlagen und Betriebsmittel erhält. Die Leistung ist so zu organisieren, dass der laufende Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird.

Der Auftragnehmer hat sämtliche Leistungen eigenverantwortlich zu steuern und mit den örtlichen Ansprechpartnern eng abzustimmen. Er hat insbesondere sicherzustellen, dass Prüfungen nur dort und zu den Zeiten stattfinden, zu denen Zugang, Betriebsfreigabe und gegebenenfalls Abschaltungen abgestimmt sind.

• Prüfplanung auf Basis der vom Auftraggeber bereitgestellten Bestandsdaten, Lagepläne, Standortinformationen und betrieblichen Randbedingungen

• Durchführung von Erst-, Wiederholungs- und gegebenenfalls Nachprüfungen, soweit diese im Leistungsumfang vorgesehen sind

• Einsatz kalibrierter beziehungsweise rückführbar überprüfter Mess- und Prüfmittel

• Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel, ortsfester elektrischer Betriebsmittel, elektrischer Anlagen und weiterer ausdrücklich benannter elektrischer Arbeitsmittel

• Zuordnung sämtlicher Ergebnisse zu eindeutigen Objekt-, Raum-, Anlagennummern oder Asset-IDs

• Sofortmeldung sicherheitskritischer Mängel an die vom Auftraggeber benannte Stelle am Tag der Feststellung

• Übergabe prüffähiger, nachvollziehbarer und revisionssicher strukturierter Dokumentation in den geforderten Dateiformaten

• Erstellung eines Mobilisierungs- und Terminplans einschließlich Zugangs-, Sperr- und Abstimmungsbedarf

• Abstimmung der Prüfabschnitte mit Betrieb, Haustechnik, Nutzern und gegebenenfalls Fremdfirmen

• Sichtprüfung, Messung und Funktionsprüfung entsprechend der jeweiligen Prüfaufgabe

• Kennzeichnung geprüfter Betriebsmittel oder Prüffelder mit Status, Prüfdatum und gegebenenfalls nächster Prüffrist, soweit dies vom Auftraggeber verlangt wird

• Dokumentation von Messwerten, Feststellungen, Grenzwertabweichungen, Bewertung des Prüfergebnisses und konkreten Maßnahmenempfehlungen

• Klassifizierung von Mängeln nach der vom Auftraggeber vorgegebenen Systematik oder, sofern nicht vorgegeben, mindestens in sicherheitskritisch, wesentlich und geringfügig

• Bereitstellung von Tages-, Wochen- oder Abschnittsberichten nach Bedarf des Auftraggebers

• Unterstützung bei der Übergabe von Prüfdaten an CAFM-, CMMS- oder sonstige Dokumentationssysteme

• Optional: Nachprüfungen nach Mängelbeseitigung auf Abruf zu den angebotenen Einheitspreisen

Jede Prüfung ist so zu dokumentieren, dass mindestens Prüfort, eindeutige Zuordnung des Prüfobjekts, Datum, eingesetztes Prüfverfahren, wesentliche Messwerte, Prüfergebnis, gegebenenfalls Mängelklassifizierung sowie Name oder Kennung der prüfenden Person nachvollzogen werden können.

Sicherheitskritische Feststellungen sind am Tag ihrer Entdeckung unverzüglich an den benannten Ansprechpartner des Auftraggebers zu melden. Zusätzlich ist eine schriftliche Dokumentation in der vom Auftraggeber geforderten Form bereitzustellen. Der Auftragnehmer ist nicht berechtigt, eigenmächtig dauerhafte betriebliche Freigaben zu erteilen oder Prüfintervalle ohne Beauftragung abzuändern; Empfehlungen sind zu dokumentieren.

Der Auftragnehmer hat auf Anforderung Auswertungen nach Standort, Gebäude, Kostenstelle, Anlagenart, Mängelkategorie oder Fristigkeit zu liefern, soweit dies auf Basis der bereitgestellten Datenstruktur möglich und beauftragt ist.

Das kommerzielle Angebot ist entsprechend dem vorgegebenen Preisblatt abzugeben.

• Einheitspreise je Geräte- oder Anlagenkategorie

• gegebenenfalls Mobilisierungs-, Einrichtungs- oder Projektmanagementpositionen

• optionale Preise für Nachprüfungen, Sondertermine, zusätzliche Auswertungen und Mehrleistungen

• etwaige Zuschläge für Nacht-, Wochenend- oder Arbeiten unter besonderen

Zugangsvoraussetzungen nur soweit ausdrücklich zugelassen

Pauschale Ausschlüsse, unklare Preismechaniken oder nicht nachvollziehbare Preisvorbehalte sind unzulässig, soweit die Vergabeunterlagen nichts anderes bestimmen.

Zur Teilnahme am Verfahren sind nur Unternehmen zugelassen, die ihre Eignung und Zuverlässigkeit anhand der geforderten Nachweise vollständig und fristgerecht belegen. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende oder unklare Angaben im Rahmen der vergaberechtlich zulässigen Möglichkeiten aufzuklären oder nachzufordern.

Bewerber müssen nachweisen, dass sie personell und organisatorisch in der Lage sind, DGUV-V3-Prüfleistungen in der geforderten Qualität, im vorgesehenen Zeitraum und mit hinreichender Kapazität an den benannten Standorten zu erbringen. Der Einsatz von Nachunternehmern ist offenzulegen; deren Leistungsanteile und Qualifikation sind nachvollziehbar darzustellen.

• Benennung eines verantwortlichen Projektleiters als zentraler Ansprechpartner

• Nachweis, dass die vorgesehenen Prüfpersonen für die jeweilige Prüfaufgabe fachlich geeignet und aktuell qualifiziert sind

• Fähigkeit zur sicheren Kommunikation auf Deutsch in der Auftragsabwicklung und an den Einsatzorten

• Ausreichende Personalstärke zur parallelen oder fristgerechten Bearbeitung mehrerer Standorte, soweit gefordert

• Sicherstellung einer geordneten Vertretungsregelung bei Ausfall von Schlüsselpersonal

Bietergemeinschaften sind zulässig, soweit sie ihre gesamtschuldnerische Haftung sowie die federführende Vertretung erklären. Der beabsichtigte Einsatz von Nachunternehmern ist mit Leistungsanteilen und Eignungsnachweisen offenzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, ergänzende Nachweise zu verlangen.

Der Auftraggeber unterscheidet ausdrücklich zwischen Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb und Unterlagen für die Angebotsphase. Unvollständige oder nicht eindeutig zuordenbare Einreichungen gehen zu Lasten des Bewerbers beziehungsweise Bieters.

Soweit Formblätter oder Preisblätter vorgegeben werden, sind diese in der vorgegebenen Struktur zu verwenden. Änderungen an Pflichtformularen, Vorbehalte gegen wesentliche Vertragsbedingungen oder nicht zugelassene Nebenangebote können zum Ausschluss führen.

• Darstellung des vorgesehenen Prüfkonzepts einschließlich Vorgehen je Leistungsbereich

• Mobilisierungs-, Termin- und Ressourcenplanung

• Beschreibung der Rollen des Schlüsselpersonals und der Vertretungsregelung

• Darstellung der Qualitätssicherung und der internen fachlichen Aufsicht

• Beschreibung des Dokumentations- und Datenübergabeprozesses einschließlich Schnittstellen

• Konzept zur Mängelklassifizierung, Eskalation und Nachverfolgung

Referenzen sollen nach Möglichkeit vergleichbare Portfolien, Standortstrukturen, Prüfumfänge oder Dokumentationsanforderungen abbilden. Der Auftraggeber kann Referenzkontakte zur Plausibilisierung kontaktieren.

Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich über den in den Vergabeunterlagen benannten elektronischen Kommunikationsweg einzureichen. Einreichungen per E-Mail, auf dem Postweg oder über sonstige Kanäle sind nur zulässig, wenn dies ausdrücklich zugelassen wurde.

Maßgeblich ist der fristgerechte Eingang auf der Vergabeplattform. Verspätet eingegangene Unterlagen können ausgeschlossen werden. Rückfragen sind innerhalb der bekanntgemachten Frist in Textform einzureichen. Antworten und Klarstellungen werden im Interesse der Gleichbehandlung grundsätzlich allen Verfahrensbeteiligten in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt.

Soweit nichts Abweichendes bestimmt ist, sind Teilnahmeanträge und Angebote in deutscher Sprache einzureichen. Nachweise und Bescheinigungen dürfen in deutscher oder englischer Sprache eingereicht werden; der Auftraggeber kann bei Bedarf eine Übersetzung verlangen.

Mit Einreichung bestätigen Bewerber und Bieter die Vollständigkeit und Richtigkeit ihrer Angaben. Unvollständige, widersprüchliche oder nicht fristgerecht eingereichte Unterlagen können ausgeschlossen werden, soweit das anwendbare Vergaberecht dies zulässt.

Die Prüfung der Teilnahmeanträge erfolgt zunächst anhand der formellen Anforderungen, der Ausschlussgründe und der Eignungskriterien. Sofern mehr geeignete Bewerber vorliegen als zur Angebotsabgabe vorgesehen eingeladen werden sollen, erfolgt die Auswahl anhand der veröffentlichten Auswahlkriterien.

Die Wertung der Angebote erfolgt auf Grundlage der bekanntgemachten Zuschlagskriterien. Bewertet werden in der Regel Preis sowie qualitative Gesichtspunkte, insbesondere die fachliche Qualität des Leistungskonzepts, die Qualifikation und Einsatzplanung des Personals, die Qualität der Dokumentations- und Datenprozesse sowie das Mängel- und Eskalationsmanagement.

Für qualitative Kriterien kann ein Punktemodell mit einer Skala von 0 bis 5 Punkten je Unterkriterium angewendet werden. Der Preis kann nach der Formel niedrigster wertbarer Angebotspreis geteilt durch den Preis des jeweiligen Bieters multipliziert mit der Maximalpunktzahl bewertet werden.

Sofern die Zahl geeigneter Bewerber die vorgesehene Höchstzahl überschreitet, werden die Bewerber anhand der vorstehenden Auswahlkriterien gerankt. Der Auftraggeber beabsichtigt, mindestens [3] und höchstens [5] Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern.

Die qualitativen Unterkriterien und die Bewertungssystematik werden in der Aufforderung zur Angebotsabgabe beziehungsweise den Anlagen näher beschrieben. Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot.

Der Auftraggeber kann Aufklärungen zu einzelnen Erklärungen, Nachweisen oder Angebotsinhalten verlangen, soweit dies rechtlich zulässig ist. Ein Anspruch auf Nachverhandlung oder Nachreichung über die zulässigen Grenzen hinaus besteht nicht.

Jegliche Kommunikation zum Verfahren erfolgt ausschließlich über die benannte Vergabe- beziehungsweise Kommunikationsplattform. Mündliche Auskünfte sind unverbindlich, sofern sie nicht nachträglich in Textform bestätigt und allen Verfahrensbeteiligten zugänglich gemacht werden.

Verhandlungen dienen der Präzisierung und Optimierung der Angebote. Verhandlungsgegenstand können insbesondere Termin- und Ablaufkonzepte, Personaleinsatz, Daten- und Berichtsschnittstellen, Preisstruktur sowie die Ausgestaltung optionaler Leistungen sein. Die Gleichbehandlung aller Bieter bleibt jederzeit gewahrt.

Der Auftraggeber behält sich vor, Bieterpräsentationen, Aufklärungsgespräche, Referenzabfragen oder Standortbegehungen durchzuführen, soweit dies in den Vergabeunterlagen vorgesehen oder zur sachgerechten Bewertung erforderlich ist.

Alle Verfahrenshandlungen erfolgen unter Wahrung der Transparenz, Gleichbehandlung und Vertraulichkeit. Informationen, die einzelnen Bietern im Rahmen zulässiger Aufklärung oder Verhandlung gegeben werden und für die Angebotserstellung erheblich sind, werden in geeigneter Form allen betroffenen Bietern zugänglich gemacht.

Mit Angebotsabgabe erklärt der Bieter grundsätzlich seine Bereitschaft, die wesentlichen Vertragsbedingungen zu akzeptieren. Dazu zählen insbesondere Anforderungen an Arbeitssicherheit, Zugangs- und Sicherheitsregelungen, Vertraulichkeit, Datenschutz, Einsatz qualifizierten Personals, Dokumentationspflichten, Reaktionspflichten bei sicherheitskritischen Mängeln sowie die Einhaltung der einschlägigen Rechts- und Regelwerke.

Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass nur fachlich geeignetes und nachweislich qualifiziertes Personal eingesetzt wird. Für Prüfungen sind nur zur Prüfung befähigte Personen beziehungsweise geeignete Elektrofachkräfte oder entsprechend qualifizierte Personen entsprechend den anwendbaren Regelwerken einzusetzen. Messgeräte müssen in geeignetem Prüf- und Kalibrierzustand sein.

Der Auftraggeber kann im Vertragsentwurf weitere Regelungen zu Leistungsfristen, Abnahme, Rechnungsstellung, Dokumentationsstandards, Haftung, Vertragsstrafen, Ersatzpersonal, Nachunternehmern, Qualitätsaudits und Sonderleistungen vorsehen.

• Vereinbarung von Service Levels für Terminbestätigung, Berichtslieferung und Mängelmeldung

• Regelungen zur Abnahme von Teilleistungen und Abschlussdokumentation

• Prüf- und Auditrechte des Auftraggebers hinsichtlich Leistungsausführung und Datenqualität

• Vorgaben zur Aufbewahrung und Übergabe von Prüfunterlagen bei Vertragsende

• Regelungen für Mehr- und Minderleistungen sowie Abruf optionaler Leistungen