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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Ersatzteilmanagement im Gewerk Elektrische Sicherheit

Facility Management: Elektrische Sicherheit » Betrieb » Ersatzteilmanagement

Verfügbarkeit sicherstellen durch strukturierte Bevorratung und Dokumentation

Verfügbarkeit sicherstellen durch strukturierte Bevorratung und Dokumentation

Ziel ist die verlässliche, rechtssichere und wirtschaftliche Verfügbarkeit von Ersatzteilen für elektrische Anlagen und Betriebsmittel, um Stillstände zu vermeiden, die Anlagenverfügbarkeit zu erhöhen und Sicherheitsrisiken zu minimieren. Dabei stehen Qualität, Rückverfolgbarkeit und

Ersatzteilmanagement umfasst die Identifikation, Bevorratung, Beschaffung, Dokumentation, Verfügbarkeit und Entsorgung von Ersatzteilen. Es ist Teil des Lebenszyklusmanagements elektrischer Betriebsmittel und unterstützt sowohl Betriebssicherheit als auch Instandhaltungsstrategie.

Austauschprozesse effizient gestalten und Anlagenausfallzeiten minimieren

Betreiberverantwortung (nicht delegierbar)

  • Sicherstellung der Verfügbarkeit sicherheitsrelevanter Ersatzteile

  • Auswahl geeigneter, zugelassener (CE-konformer) Bauteile

  • Nachweisführung bei Prüfungen, Audits oder Behördenkontrollen

  • Steuerung des gesamten Prozesses gemäß BetrSichV, ProdSG und ArbSchG

  • Risikoanalyse zur Ersatzteilbevorratung bei kritischen Komponenten

Delegierbare Betreiberpflichten

  • Materialdisposition, Lagerhaltung und Bestandsführung

  • Lieferantenmanagement, technischer Einkauf

  • Erstellung und Pflege von Ersatzteillisten und Stücklisten

  • Kennzeichnung von Komponenten mit QR-/RFID

  • Entsorgung defekter, veralteter oder unsicherer Teile

Rechtsrahmen

  • Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)

  • Produktsicherheitsgesetz (ProdSG)

  • Maschinenrichtlinie 2006/42/EG (bei elektromechanischen Komponenten)

  • Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)

  • TRBS 1201 Teil 4 / TRBS 1203

  • ISO 9001 / ISO 45001 / ISO 50001 – Qualitäts-, Arbeits- und Energiemanagement

Technische Normen & Standards

  • DIN VDE 0105-100: Betrieb elektrischer Anlagen

  • DIN EN 61439: Anforderungen an Schaltgerätekombinationen

  • VDI 2895: Ersatzteilmanagement

  • VDI 4068 Blatt 3: Strategien zur Ersatzteilbevorratung

  • DIN EN ISO 55000 ff.: Asset Management Systeme

  • Herstellervorgaben inkl. CE-/UKCA-Konformitätserklärung

Kategorien elektrischer Ersatzteile

Kategorie

Beispiel

Bedeutung

Sicherheitsrelevante Komponenten

RCDs, Leitungsschutzschalter, Not-Aus-Taster

Sofortige Verfügbarkeit erforderlich

Funktionskritische Teile

Steuergeräte, Relais, Energiezähler

Hohe Verfügbarkeit empfohlen

Verschleißteile

Steckverbindungen, Klemmen, Leuchtmittel

planbare Wiederbeschaffung

Langzeitteile

SPS-Baugruppen, USV-Module

strategisch lagern oder Rahmenverträge nutzen

Strategien

  • ABC-/XYZ-Analyse zur Differenzierung nach Verbrauch und Kritikalität

  • Konsignationslager bei hoher Umschlagshäufigkeit

  • Mehrstandort-Lösungen (Industrie, Verwaltung) mit zentralem Zugriff

  • Digitale Ersatzteillisten mit QR-Code-Integration

  • Lifecycle-Management zur Auslaufüberwachung (End of Life)

Nutzungsspezifische Anforderungen

Nutzung

Besonderheiten im Ersatzteilmanagement

Industrie

Redundanz für SPS-Systeme, Ersatz für ältere Schaltschranktechnik

Verwaltung

zentrale Lagerhaltung, Standardkomponenten für Büroinstallationen

Betriebsgastronomie

spritzwassergeschützte IP-Bauteile, erhöhte Austauschzyklen

Hochregallager

unterbrechungsfreie Systeme, Ersatzteile für Beleuchtung und Fördertechnik

Mobility Hub

Ersatz für Ladecontroller, DC-Schutz, Sicherungen für PV-Anbindung

Digitalisierung & Prozessintegration

  • CAFM-Integration mit Teileidentifikation, Lagerort, Historie

  • Mobile Lagerzugriffe für Servicetechniker (mit Scanner, App)

  • Digitale Ersatzteillisten mit Foto, Artikelnummer, Hersteller

  • Automatisierte Nachbestellung auf Basis von Mindestbeständen

  • Datenexport für Audits und Normberichte (z. B. ISO 9001, 50001)

Key Performance Indicators (KPI)

KPI

Zielwert

Intervall

Verfügbarkeit sicherheitskritischer Teile

≥ 98 %

monatlich

Reaktionszeit Ersatzteilbereitstellung

< 4 h (kritisch)

laufend

Notfallbeschaffungen

< 2 %

jährlich

Lagerumschlagshäufigkeit

≥ 3

halbjährlich

Service Level Agreements (SLA)

Service

Zielzeit

Bedingung

Bereitstellung Ersatzteil (kritisch)

≤ 4 h

nach Meldung

Nachbestellung Standardteil

≤ 2 AT

nach Entnahme

Rückmeldung Teileverfügbarkeit

≤ 24 h

auf Anfrage

Experience Level Agreements (XLA)

Nutzerfaktor

Zielwert

Vertrauen in Ersatzteilverfügbarkeit

≥ 90 %

Transparenz der Lagerführung

≥ 85 % Zustimmung

Zufriedenheit mit Ersatzteilidentifikation

≥ 95 %

Ein professionelles Ersatzteilmanagement im Bereich Elektrische Sicherheit ist betriebs- und sicherheitskritisch. Es gewährleistet Verfügbarkeit, Qualität und Rückverfolgbarkeit und ist Grundlage für rechtskonforme, sichere und energieeffiziente Instandhaltungsprozesse. Durch digitale Integration, vorausschauende Planung und kennzahlenbasierte Steuerung wird eine moderne, resiliente und auditsichere Betreiberstrategie umgesetzt – in jeder Nutzungssituation.