gVEFK: Organisatorisches Sollbild für Rollen und Verantwortlichkeiten

Der Arbeitgeber bleibt Träger der Grundpflichten: geeignete Organisation, Ressourcenbereitstellung, Wirksamkeitsprüfung und Dokumentation. Genau daraus folgt die Pflicht, Bestellungen/Delegationen so zu gestalten, dass Verantwortungsbereich und Befugnisse eindeutig sind und die Organisation dauerhaft wirksam bleibt.

Für die wirksame Delegation ist § 13 der DGUV Vorschrift 1 zentral: Der Unternehmer kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich beauftragen; die Beauftragung muss Verantwortungsbereich und Befugnisse festlegen, ist zu unterzeichnen und eine Ausfertigung ist auszuhändigen. Das Sollbild setzt daher zwingend auf eine Bestell-/Delegationsmatrix als „Single Source of Truth“, die Organigramm, Funktionen und Befugnisse konsistent verbindet.

Die gVEFK ist im Sollbild die zentrale Instanz für Elektrosicherheits‑Governance: Sie übersetzt die Normen-/Pflichtenlage in Prozesse (Arbeitsfreigabe, Schaltorganisation, Prüf-/Instandhaltungssteuerung, Mängelmanagement), stellt fachliche Standards bereit, betreibt Wirksamkeitskontrollen (Audits, KPI‑Reporting) und eskaliert sicherheitskritische Abweichungen an die Leitung. Dass Befugnisse explizit zu beschreiben sind und „VEFK“ kein Selbstläufer ist, verlangt die DKE‑Klarstellung ausdrücklich.

Das Sollbild verlangt eine echte Stellvertretung (nicht nur „Vertretung nach Verfügbarkeit“), weil Kliniken 24/7‑Betrieb haben und weil Delegations- und Eskalationswege bei dringender Gefahr nicht aussetzen dürfen. Diese Anforderung leitet sich aus der Organisationspflicht des Arbeitgebers (Wirksamkeit/Anpassung) und aus den DGUV‑Pflichten zur Mängelbehandlung ab.

Der Anlagenbetreiber ist die Person mit der Gesamtverantwortung für den sicheren Betrieb der Anlage, die Regeln und Randbedingungen der Organisation vorgibt. In der Praxis ist das im Klinikum häufig eine benannte Funktion innerhalb der Technischen Leitung/FMs, die die Betriebsregeln (z. B. Schaltberechtigungen, Freigabepflichten, Zutrittsregeln) formal setzt und freigibt.

Für die Dauer von Arbeiten an elektrischen Anlagen muss ein Anlagenverantwortlicher bestimmt werden; er trägt während der Arbeiten die unmittelbare Verantwortung für den sicheren Betrieb der Anlage, die zur Arbeitsstelle gehört. Das Sollbild setzt diese Rolle als arbeitsbezogene Pflichtzuschreibung in jedem Arbeitsfreigabeprozess um (z. B. Permit‑to‑Work/Schaltauftrag).

Der Arbeitsverantwortliche trägt die unmittelbare Verantwortung für die Durchführung der Arbeit an der Arbeitsstelle und hat sicherzustellen, dass sicherheitstechnische Anforderungen und betriebliche Anweisungen eingehalten werden. Das Sollbild verlangt deshalb, dass jede Arbeitsmaßnahme eine benannte Arbeitsverantwortung hat (bei internen Teams und bei Fremdfirmen).

Das Sollbild unterscheidet klar zwischen „fachlicher Governance“ (gVEFK) und „Prüfdurchführung“ durch qualifizierte Personen. Die TRBS 1203 konkretisiert, dass TRBS den Stand der Technik wiedergeben und vom zuständigen Ausschuss ermittelt/angepasst und vom BMAS bekannt gemacht werden; die TRBS 1201 konkretisiert Prüfpflichten und deren Einbettung in Gefährdungsbeurteilung und Instandhaltung. Daraus folgt: Prüfrollen werden qualifikationsbasiert bestimmt (intern oder extern), die gVEFK stellt die Prüforganisation und die Nachweisfähigkeit sicher.

Da im Klinikum regelmäßig mehrere Arbeitgeber/Fremdfirmen tätig sind, muss das Sollbild einen Koordinationsmechanismus vorsehen. ArbSchG § 8 verpflichtet Arbeitgeber zur Zusammenarbeit; BetrSichV § 13 regelt Zusammenarbeit bei Einsatz betriebsfremder Personen/Auftragnehmer. Das Sollbild implementiert daher eine benannte Koordinatorenrolle je Projekt/Arbeitsauftrag, die Einweisung, Freigaben, Schnittstellen und Übergaben sicherstellt.

Im Sollbild werden die Rollen nicht als Personenliste verstanden, sondern als verbindliche Verantwortungszuordnung zu Kernprozessen. Das reduziert Haftungs- und Sicherheitslücken, weil Entscheidungen nachvollziehbar werden und Übergaben/Vertretungen funktionieren.

• A = Accountable (Gesamtverantwortung/Entscheidung)

• R = Responsible (Durchführung/Steuerung)

• C = Consulted (fachlich zu beteiligen)

• I = Informed (zu informieren)

Die Rollen „Anlagenbetreiber/Anlagenverantwortlicher/Arbeitsverantwortlicher“ und deren Abgrenzung sind direkt aus der 0105‑100‑Kontextlogik ableitbar. Die formalen Anforderungen der Delegation (Verantwortungsbereich und Befugnisse festlegen, unterzeichnen, aushändigen) ergeben sich aus der DGUV Vorschrift 1 § 13. Die Verpflichtung zur Nachweisführung (Gefährdungsbeurteilung, Maßnahmen, Wirksamkeitsprüfung) ist aus ArbSchG § 6 abgeleitet; die Prüf-/Instandhaltungsprozesse werden über BetrSichV/TRBS konkretisiert.

Ein Klinikum unterscheidet sich von einem Industriebetrieb nicht primär durch „mehr Technik“, sondern durch die Kombination aus Patientensicherheit, Versorgungskritikalität, 24/7‑Betrieb und hoher Fremdfirmen- und Umbauquote. Aus diesem Grund muss das Sollbild Schnittstellenrollen formal einbetten – ohne die elektrotechnische Verantwortung zu verwässern.

Die Normen für medizinisch genutzte Bereiche (DIN VDE 0100‑710) sind in der DKE‑Dokumentation ausdrücklich als für elektrische Anlagen in medizinischen Einrichtungen zuständig ausgewiesen; gleichzeitig gilt sie nicht für ME‑Geräte/ME‑Systeme, wodurch die organisatorische Schnittstelle zur Medizintechnik zwingend wird (elektrische Infrastruktur vs. Medizinprodukt).

• Die gVEFK verantwortet die elektrotechnischen Betriebs- und Wartungsprozesse der Infrastruktur in medizinisch genutzten Bereichen (z. B. Abschaltplanung, Prüfstrategie, Mängelmanagement) innerhalb des Scopes.

• Klinische Bereiche (z. B. OP/Intensiv) sind verbindlich in Wartungsfenster-/Abschaltfreigaben eingebunden, damit Versorgungskontinuität und Patientensicherheit gewahrt bleiben (organisatorische Ableitung aus Organisationspflicht / Wirksamkeitsprüfung).

• Medizintechnik übernimmt Medizinproduktpflichten; die Schnittstelle wird über definierte Übergaben, Dokumentationswege und Eskalationen geregelt (z. B. wenn elektrische Infrastrukturmängel medizintechnische Risiken erzeugen oder umgekehrt).

Für Sicherheitszwecke ist DIN VDE 0100‑560 die zentrale Leitplanke; sie beschreibt Anforderungen an Stromquellen und Stromkreise für Sicherheitszwecke, einschließlich Anwendungen für Not-/Sicherheitsbeleuchtung und Brandschutzeinrichtungen. Im Sollbild wird daraus eine spezielle „Sicherheitsstrom‑Betriebsführung“ abgeleitet (kritische Verbraucherlisten, Test- und Nachweisplanung, Eskalationsketten).

Die gVEFK‑Organisation berührt heute nahezu immer Informationssicherheit: Betriebsführung erfolgt über GLT/Leittechnik, Prüf-/Dokumentationssysteme (CMMS/DMS), Fernzugriffe externer Dienstleister und Schnittstellen zu Krankenhaus-IT. Der Branchenspezifische Sicherheitsstandard (B3S) „Medizinische Versorgung“ DKG beschreibt Anforderungen zur Informationssicherheit im Krankenhaus und orientiert sich an ISO‑27k/ISO‑27799 sowie dem Stand der Technik; er adressiert u. a. die Integration von Medizingeräten in Netzwerkumgebungen und die organisatorische Umsetzung.

Das BSI führt B3S‑Branchenstandards, darunter auch für den Gesundheitssektor, als Rahmen für KRITIS‑Kontexte (Relevanz insbesondere, wenn ein Haus KRITIS‑Schwellenwerte erreicht).

• IT/IS ist als C‑Rolle (consulted) in allen Prozessen verankert, die Fernzugriffe, Netzsegmente, Logging, Identitäts- und Rechteverwaltung oder OT‑Schnittstellen betreffen.

• Die gVEFK bleibt fachlich verantwortlich für elektrotechnische Betriebsrisiken; IT/IS verantwortet Informationssicherheitsanforderungen, während gemeinsame Prozesse (z. B. Fernwartung, Ticketing, Protokollierung) verbindlich geregelt werden.

Ein Sollbild ist erst dann belastbar, wenn es die Steuerungs- und Kontrollschleifen definiert – insbesondere, weil ArbSchG Organisation/Wirksamkeitsprüfung und Dokumentationspflichten fordert.

• Organigramm und Delegations-/Befugnismatrix (Versionierung, Freigaben),

• Anlagen- und Betriebsmittelregister (Scope, Kritikalität, Prüfstatus),

• Prüfaufzeichnungen nach TRBS 1201 als Nachweis der Prüfstrategie und der Durchführung; TRBS 1201 verankert u. a. die Einordnung prüfpflichtiger Änderungen und die Berücksichtigung der Prüfpflichten nach BetrSichV.

• Instandhaltungsnachweise nach TRBS 1112, die auch Störungssuche und Erprobung nach Instandsetzung explizit einschließt.

• Mängelregister mit Sperr-/Freigabeprotokollen, da DGUV Vorschrift 3 bei dringender Gefahr die Nutzungsunterbindung verlangt.

Das Sollbild implementiert die DGUV‑Logik als organisatorischen Prozess: Mangelklassifikation → Sofortmaßnahmen → Sperre/Weiterbetrieb nur unter Auflagen → Fristsetzung → Abnahme → Wiederfreigabe. Der Kern ist, dass bei dringender Gefahr die Benutzung unterbleiben muss, bis der ordnungsgemäße Zustand wiederhergestellt ist.

• Quartalsweise Reviews (Prüfquote, Mängelquote, SLA‑Einhaltung, Offene Risiken),

• Jahres‑Management‑Review Elektrosicherheit (Ressourcen, Änderungen, wesentliche Ereignisse, Verbesserungsplan).

Diese Logik ist eine direkte organisatorische Umsetzung der Arbeitgeberpflicht, Maßnahmen zu überprüfen und fortlaufend anzupassen und zu verbessern.

Damit aus dem Sollbild keine „Papierorganisation“ wird, sollten folgende Artefakte verbindlich eingeführt werden (als Vertragsdeliverables der externen gVEFK oder als interne Klinikdokumente):

• Schriftliche Pflichtenübertragung/Bestellurkunden (inkl. Verantwortungsbereich und Befugnisse, Unterschrift, Aushändigung) entsprechend DGUV Vorschrift 1 § 13.

• Delegations-/Befugnismatrix (RACI), die auch Stellvertretungen und Eskalationsrechte abbildet (Anforderung aus DKE‑Klarstellung: Befugnisse müssen explizit beschrieben sein).

• Arbeitsfreigabe/Permit‑to‑Work mit Benennung Anlagenverantwortlicher und Arbeitsverantwortlicher je Arbeitsauftrag (Definitionen und Verantwortungsumfang praxisnah durch BG ETEM beschrieben).

• Schaltauftrag/Schaltprotokoll und Rückmeldung/Wiederinbetriebnahme‑Prozess (als Standardweg der Betriebsführung).

• Prüfkonzept auf Basis TRBS 1201 inkl. Regellogik zu prüfpflichtigen Änderungen, Prüfumfang und Dokumentation.

• Instandhaltungskonzept auf Basis TRBS 1112 (Planung, sichere Durchführung, Störungssuche, Erprobung nach Instandsetzung).

• Qualifikationsmanagement „befähigte Personen“ nach TRBS 1203 (Kompetenznachweise, Aktualisierung, Beauftragung).

• Koordinationsprozess nach ArbSchG § 8 und BetrSichV § 13 (Einweisung, Freigabe, Übergabe, Nachweis).

• Schnittstellenregel zu Instandhaltungsarbeiten und Störungssuche (TRBS 1112) sowie zu Prüfungen (TRBS 1201), damit sicherheitskritische Eingriffe dokumentiert und freigegeben sind.

• Medizinische Bereiche (0100‑710‑Checklisten, Wartungsfenster, Freigaben) und Sicherheitszwecke (0100‑560: kritische Verbraucherlisten, Test-/Nachweisplan).

• IT/IS‑Schnittstelle in Orientierung an B3S (Fernzugriffe, Dienstleistersteuerung, Nachweisfähigkeit).