gVEFK: Kündigungsfristen, Übergabe und Kontinuität

Unabhängig von ordentlichen Kündigungen besteht nach § 626 BGB die Möglichkeit, ein Dienstverhältnis aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen, wenn die Fortsetzung bis zum Ablauf der Kündigungsfrist (oder bis zum vereinbarten Ende) unzumutbar ist; außerdem ist die Kündigung nur innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgebenden Tatsachen zulässig und der Kündigungsgrund ist auf Verlangen schriftlich mitzuteilen.

• gravierende Verstöße gegen Informationssicherheit/Datenschutz/Vertraulichkeit in sicherheitskritischen Unterlagen,

• Wegfall der Key-Person (gVEFK) ohne adäquaten, zeitnahen Ersatz,

• wiederholte, nachweisbare Nichterfüllung von SLA/Notfall-Eskalation,

• fehlender/entfallener vorgeschriebener Versicherungsschutz (wenn vertraglich als Kardinalpflicht definiert),

• schwere Pflichtverletzungen bei Sperr-/Freigabeentscheidungen in Fällen „dringender Gefahr“.

Bei außerordentlichen Kündigungen nach § 626 oder § 627 regelt § 628 BGB die Abwicklung: Der Verpflichtete kann grundsätzlich eine den bisherigen Leistungen entsprechende Teilvergütung verlangen. Ist die Kündigung durch vertragswidriges Verhalten des anderen Teils veranlasst, besteht eine Schadensersatzpflicht für den Schaden, der durch die Aufhebung des Dienstverhältnisses entsteht.

Diese Regeln sind praktisch, weil sie den Rahmen dafür setzen, wie Übergabeleistungen (Abwicklung, Restdokumentation, Wissenstransfer) nach einer fristlosen Kündigung vergütet und notfalls durchsetzbar gestaltet werden können, ohne unzulässige Pauschalen zu verwenden.

Der wichtigste Hebel zur Kontinuitätssicherung ist, die Übergabe nicht erst „am Ende“ zu denken, sondern als kontinuierlich gepflegtes „Exit-Paket“ (laufend aktualisiert) zu verankern. Das reduziert das Risiko, dass bei plötzlichem Vertragsende (z. B. § 627) kritische Informationen fehlen.

• Arbeitsschutzunterlagen zu Gefährdungsbeurteilung, Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfung müssen verfügbar sein.

• Für Arbeitsmittelprüfungen fordert die TRBS 1201, dass Aufzeichnungen mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren sind (mit Mindestangaben).

• Für überwachungsbedürftige Anlagen verlangt die BetrSichV die Aufbewahrung von Prüfaufzeichnungen/-bescheinigungen grundsätzlich während der gesamten Verwendungsdauer am Betriebsort.

Alle diese Dokumente/Registersachen müssen beim Klinikum verbleiben bzw. in die Kliniksysteme überführt werden (DMS/CMMS), weil das Klinikum beweis- und auditfähig bleiben muss.

• Organisations- und Rollenpaket (Organigramm, Delegations-/Befugnismatrix, Bestell- und Stellvertretungsakte).

• Prüf- und Instandhaltungssteuerungsunterlagen (Prüfkonzept, Prüffristenlogik, aktuelle Prüfquote, Mängelregister, Sperr-/Freigabenachweise).

• Anlagen-/Betriebsmittelregisterexport (Scope, Kritikalität, letzter/nächster Prüftermin).

• Störungs-/Notfall- und SLA-Dokumentation (Tickets/Events, Reaktionszeiten, Lessons Learned).

• Fremdfirmenkoordination (Einweisungs-/Übergabeprozesse, kritische Fremdfirmen, laufende Maßnahmen).

• „Offenpunkteliste“: offene Risiken/Maßnahmen mit Priorität, Verantwortlichen, Fristen.

Sobald die gVEFK als Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten verarbeitet, muss der Vertrag nach Art. 28 DSGVO vorsehen, dass der Auftragsverarbeiter nach Abschluss der Verarbeitung personenbezogene Daten nach Wahl des Verantwortlichen löscht oder zurückgibt und Kopien löscht, sofern keine gesetzliche Speicherungspflicht besteht.

Im Krankenhausumfeld ist außerdem § 391 SGB V zu beachten: Krankenhäuser müssen nach Stand der Technik organisatorische und technische Vorkehrungen treffen, um Störungen der Verfügbarkeit/Integrität/Vertraulichkeit informationstechnischer Systeme/Prozesse zu vermeiden. Daraus folgt im Exit konkret: sofortiger Entzug externer Zugänge, Rückgabe von Datenträgern, Nachweis der Löschung, Passwort-/Zertifikatsrotation und dokumentierte Access-Offboarding-Protokolle.

Kontinuität ist bei einer gVEFK-Aufgabe nicht nur „Teamgefühl“, sondern eine vertraglich steuerbare Struktur.

Da ein Dienstverhältnis in Vertrauensstellung jederzeit enden kann (je nach Einordnung), ist die funktionierende Stellvertretung ein Muss, nicht ein Nice-to-have. Das ist mit dem Kontinuitätsgedanken des § 627 Abs. 2 BGB kompatibel (Kündigung so, dass Ersatzbeschaffung möglich ist) und reduziert das Risiko „Single Point of Failure“.

• Key-Person-Klausel: gVEFK und Stellvertretung namentlich; Austausch nur nach Zustimmung und mit Einarbeitungs-/Overlap-Zeit.

• Mindestpräsenz und On-Call: definierte Vor‑Ort‑Tage/Monat und 24/7‑Eskalationsfähigkeit für Ereignisse „dringende Gefahr“ bzw. kritische Versorgung.

Weil § 627 in AGB nicht wirksam ausgeschlossen werden kann und damit auch ein kurzfristiges Ende möglich bleibt, ist es juristisch und operativ klug, ein „Exit-Pack“ als dauerhaft gepflegte Vertragsleistung zu definieren (monatliche Aktualisierung, jederzeit abrufbar).

• definierter Zeitraum (z. B. 20–40 Stunden oder 2–4 Wochen)

• definierte Inhalte (Übergabeworkshops, Fragenkatalog, System-/Dokumenteneinweisung, Übergabe offener Maßnahmen)

• verbindliche Reaktionszeiten während der Übergabe

• Abrechnungssatz (Tagessatz/Stundensatz) für Planbarkeit.

Diese Konstruktion ist im Grundsatz kompatibel mit § 628 BGB (Teilvergütung/Abwicklung) und vermeidet die vergaberechtlich und AGB-rechtlich riskante Pauschalisierung („Strafzahlung“ fürs Kündigen).

Die folgenden Musterformulierungen sind bewusst so gehalten, dass sie (a) kliniktauglich, (b) abnahmefähig und (c) mit den dargestellten gesetzlichen Leitplanken kompatibel sind. Parameter in eckigen Klammern sind projektspezifisch festzulegen.

„Der Vertrag wird für eine feste Laufzeit bis zum [Datum] geschlossen. Er verlängert sich jeweils um [12] Monate, sofern er nicht von einer Partei mit Frist von [6] Monaten zum Laufzeitende schriftlich gekündigt wird. Im Übrigen bleiben gesetzliche Kündigungsrechte unberührt.“

„Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn dem kündigenden Teil die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist oder bis zum vereinbarten Ende nicht zugemutet werden kann.“

„Die Ausübung einer Kündigung aus wichtigem Grund erfolgt innerhalb der gesetzlichen Erklärungsfrist; auf Verlangen werden Kündigungsgründe unverzüglich schriftlich mitgeteilt.“

„Soweit gesetzliche Sonderkündigungsrechte bei Diensten höherer Art / Vertrauensstellung im Einzelfall eingreifen, werden sie durch diesen Vertrag nicht ausgeschlossen.“

„Der Auftragnehmer pflegt während der Vertragslaufzeit ein Exit-Paket (‚Continuity & Exit Pack‘) und aktualisiert es mindestens monatlich. Das Exit-Paket enthält mindestens: Rollen-/Befugnismatrix, Organigramm, Prüf- und Mängelregisterauszug, offenen Maßnahmenplan, aktuelle KPI-/SLA-Auswertung und die aktuelle Dokumentenliste mit Ablageorten.“

„Bei Vertragsende – gleich aus welchem Grund – übergibt der Auftragnehmer binnen Arbeitstagen eine finale Übergabedokumentation einschließlich aller im Exit-Paket enthaltenen Unterlagen im Stand [Enddatum] sowie eine Übergabepräsentation. Zusätzlich werden mindestens Übergabetermine (remote/vor Ort) durchgeführt.“

„Prüfaufzeichnungen und -berichte sind so zu führen, dass die gesetzlichen/technischen Mindestanforderungen erfüllt werden; sie verbleiben beim Auftraggeber bzw. werden in dessen Systeme überführt. Aufzeichnungen sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren; für überwachungsbedürftige Anlagen gelten die Aufbewahrungsanforderungen der BetrSichV.“

„Der Auftragnehmer stellt während der gesamten Laufzeit eine namentlich benannte Stellvertretung. Ein Austausch der gVEFK oder Stellvertretung ist dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen; der Ersatz bedarf der Zustimmung des Auftraggebers und ist mindestens Wochen in die spezifische Organisation einzuarbeiten.“

„Der Auftragnehmer erbringt nach Vertragsbeendigung auf Anforderung des Auftraggebers bis zu Stunden Transition Assistance (Wissenstransfer, System-/Dokumenteneinweisung, Q&A), vergütet nach den vertraglichen Tagessätzen/Stundensätzen. Diese Leistung dient der geordneten Abwicklung und Kontinuitätssicherung.“

„Nach Abschluss der Verarbeitungsleistungen löscht oder gibt der Auftragnehmer alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Auftraggebers zurück und löscht vorhandene Kopien, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Löschung wird durch ein Löschprotokoll/Löschbestätigung nachgewiesen.“

„Alle Zugriffe, Accounts, Tokens, VPN-/Remote-Zugänge und Berechtigungen des Auftragnehmers werden spätestens zum Vertragsende deaktiviert. Der Auftragnehmer unterstützt das Offboarding durch vollständige Liste genutzter Zugänge und Systeme. Dabei sind die Anforderungen an die Vermeidung von Störungen der Verfügbarkeit/Integrität/Vertraulichkeit nach § 391 SGB V zu berücksichtigen.“