Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Allgemeine rechtliche Einordnung

Allgemeine rechtliche Einordnung

Die Aufbewahrungspflichten für DGUV V3-Prüfdokumentationen einschließlich der Gefährdungsbeurteilungen, die zur Festlegung von Prüfzyklen genutzt werden, sind rechtlich nicht explizit direkt in der DGUV Vorschrift 3 geregelt. Vielmehr ergeben sich diese Pflichten aus mehreren Quellen und rechtlichen Grundlagen,

Allgemeine rechtliche Einordnung

Die DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) ist eine Unfallverhütungsvorschrift der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, welche verbindlich für Unternehmen ist. Sie fordert die regelmäßige Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel (§ 5 DGUV Vorschrift 3).

Die Aufbewahrungsdauer ergibt sich indirekt aus mehreren Vorschriften:

Rechtsgrundlage

Bezug

Aufbewahrungsdauer

Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)

§ 6 Dokumentation

Keine explizite Frist angegeben, empfohlen: mind. bis zur nächsten Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung, besser dauerhaft.

Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)

§ 14 Prüfung von Arbeitsmitteln, § 3 Gefährdungsbeurteilung

Bis zur nächsten Prüfung bzw. Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung, mindestens jedoch über einen längeren Zeitraum. Empfohlen wird, Dokumente mindestens bis zur übernächsten Prüfung aufzubewahren (zur Nachvollziehbarkeit).

DGUV Vorschrift 3

§ 5 Prüfungen

Keine konkrete Aufbewahrungsfrist definiert. Praxisempfehlung der Berufsgenossenschaften: mindestens bis zur nächsten Prüfung, besser länger (z.B. mehrere Jahre, empfohlen mindestens 6 Jahre).

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)

§ 199 Abs. 2 BGB

Im Falle möglicher Haftungsfragen wegen Schadensersatzansprüchen aus Sach- oder Personenschäden: mindestens 3 Jahre (regelmäßige Verjährungsfrist), empfohlen mindestens 10 Jahre bei sicherheitskritischen Anlagen und Betriebsmitteln.

Handelsgesetzbuch (HGB)

§§ 238 ff. HGB

Sofern die Dokumentation Teil der betrieblichen Buchführung wird (z.B. Prüfungen als Bestandteil von Wartungsverträgen oder Rechnungen), beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 bzw. 10 Jahre.

Die Berufsgenossenschaften sowie die zuständigen Fachgremien (wie VDE und DGUV) empfehlen in der Praxis typischerweise:

  • Mindestens bis zur nächsten Prüfung: Die Prüfprotokolle dienen der Nachvollziehbarkeit von Prüfintervallen und Prüfentscheidungen. Somit sollten diese mindestens bis zur folgenden Prüfung (oft jährlich bis zu mehreren Jahren) aufbewahrt werden.

  • Gefährdungsbeurteilungen zur Festlegung der Prüfzyklen: Da die Gefährdungsbeurteilung Grundlage für die Prüfzyklen ist und regelmäßig aktualisiert werden muss (ArbSchG § 5), ist diese mindestens so lange aufzubewahren, bis sie ersetzt oder aktualisiert wurde.

  • Aufgrund möglicher Haftungsfragen und Nachweispflichten wird empfohlen, ältere Versionen der Gefährdungsbeurteilung mindestens über einen Zeitraum von etwa 6 bis 10 Jahren aufzubewahren

Fazit zur rechtlichen Situation

  • Es existiert keine gesetzliche Vorschrift, die explizit eine genaue Zahl an Jahren nennt.

  • Rechtliche Verpflichtungen ergeben sich implizit aus Haftungs-, Versicherungs- und Dokumentationspflichten.

  • Eine Mindestfrist von mindestens 3 Jahren (Verjährungsfrist nach BGB) ist aus Haftungsgründen dringend anzuraten, üblich sind eher 6 Jahre.

  • Empfohlen wird für sicherheitskritische Anlagen und Betriebsmittel oder bei erhöhtem Haftungsrisiko eine Aufbewahrung von mindestens 6 bis 10 Jahren.

Zusammenfassung Empfehlung in der Praxis:

  • DGUV V3 Prüfprotokolle: mindestens bis zur nächsten Prüfung, empfohlen mindestens 6 Jahre.

  • Gefährdungsbeurteilungen: Mindestens bis zur nächsten Aktualisierung, empfohlen mindestens 6 bis 10 Jahre.