Archivierung
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Allgemeine rechtliche Einordnung
Die Aufbewahrungspflichten für DGUV V3-Prüfdokumentationen einschließlich der Gefährdungsbeurteilungen, die zur Festlegung von Prüfzyklen genutzt werden, sind rechtlich nicht explizit direkt in der DGUV Vorschrift 3 geregelt. Vielmehr ergeben sich diese Pflichten aus mehreren Quellen und rechtlichen Grundlagen,
Die Aufbewahrungsdauer ergibt sich indirekt aus mehreren Vorschriften:
Rechtsgrundlage | Bezug | Aufbewahrungsdauer |
---|---|---|
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) | § 6 Dokumentation | Keine explizite Frist angegeben, empfohlen: mind. bis zur nächsten Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung, besser dauerhaft. |
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) | § 14 Prüfung von Arbeitsmitteln, § 3 Gefährdungsbeurteilung | Bis zur nächsten Prüfung bzw. Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung, mindestens jedoch über einen längeren Zeitraum. Empfohlen wird, Dokumente mindestens bis zur übernächsten Prüfung aufzubewahren (zur Nachvollziehbarkeit). |
DGUV Vorschrift 3 | § 5 Prüfungen | Keine konkrete Aufbewahrungsfrist definiert. Praxisempfehlung der Berufsgenossenschaften: mindestens bis zur nächsten Prüfung, besser länger (z.B. mehrere Jahre, empfohlen mindestens 6 Jahre). |
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) | § 199 Abs. 2 BGB | Im Falle möglicher Haftungsfragen wegen Schadensersatzansprüchen aus Sach- oder Personenschäden: mindestens 3 Jahre (regelmäßige Verjährungsfrist), empfohlen mindestens 10 Jahre bei sicherheitskritischen Anlagen und Betriebsmitteln. |
Handelsgesetzbuch (HGB) | §§ 238 ff. HGB | Sofern die Dokumentation Teil der betrieblichen Buchführung wird (z.B. Prüfungen als Bestandteil von Wartungsverträgen oder Rechnungen), beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 bzw. 10 Jahre. |
Die Berufsgenossenschaften sowie die zuständigen Fachgremien (wie VDE und DGUV) empfehlen in der Praxis typischerweise:
Mindestens bis zur nächsten Prüfung: Die Prüfprotokolle dienen der Nachvollziehbarkeit von Prüfintervallen und Prüfentscheidungen. Somit sollten diese mindestens bis zur folgenden Prüfung (oft jährlich bis zu mehreren Jahren) aufbewahrt werden.
Gefährdungsbeurteilungen zur Festlegung der Prüfzyklen: Da die Gefährdungsbeurteilung Grundlage für die Prüfzyklen ist und regelmäßig aktualisiert werden muss (ArbSchG § 5), ist diese mindestens so lange aufzubewahren, bis sie ersetzt oder aktualisiert wurde.
Aufgrund möglicher Haftungsfragen und Nachweispflichten wird empfohlen, ältere Versionen der Gefährdungsbeurteilung mindestens über einen Zeitraum von etwa 6 bis 10 Jahren aufzubewahren
Fazit zur rechtlichen Situation
Es existiert keine gesetzliche Vorschrift, die explizit eine genaue Zahl an Jahren nennt.
Rechtliche Verpflichtungen ergeben sich implizit aus Haftungs-, Versicherungs- und Dokumentationspflichten.
Eine Mindestfrist von mindestens 3 Jahren (Verjährungsfrist nach BGB) ist aus Haftungsgründen dringend anzuraten, üblich sind eher 6 Jahre.
Empfohlen wird für sicherheitskritische Anlagen und Betriebsmittel oder bei erhöhtem Haftungsrisiko eine Aufbewahrung von mindestens 6 bis 10 Jahren.