Anweisungs und Nachweissystem

Eine Stellenbeschreibung, manchmal auch als Positions- oder Rollenbeschreibung bezeichnet, ist ein Dokument, das die Organisationsstruktur darstellt. Sie beschreibt die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und die Platzierung der Position innerhalb der Hierarchie. Ein entscheidendes Element einer Stellenbeschreibung ist die Definition der Voraussetzungen in Bezug auf Qualifikationen und Erfahrung für den Kandidaten. Typischerweise enthält eine Stellenbeschreibung:

Stellenübersicht: Neben einer textuellen Beschreibung können numerische Codes verschiedene Details wie Abteilungszugehörigkeit oder Gehaltsgruppe anzeigen.

Anforderungen an den Kandidaten: Neben den wesentlichen Qualifikationen (z.B. "Elektromeisterzertifikat" oder "bestimmter Führerschein") wird Erfahrung in bestimmten Bereichen, wie "mindestens drei Jahre im Bereich Elektromaschinenwartung", betont. Wünschenswerte persönliche Eigenschaften wie "Lernbereitschaft" oder "starkes Verantwortungsbewusstsein" werden manchmal aufgelistet.

Hierarchie: Dieser Abschnitt listet über- und untergeordnete Positionen auf, entweder textlich oder über Positionsnummern.

Vertretungen: Es wird erwähnt, wer die Rolle während Abwesenheiten vertritt und umgekehrt.

Ziele der Position: Es bietet typischerweise qualitative Aussagen über das Ziel der Rolle, jedoch könnten auch spezifische messbare Ziele festgelegt werden, die möglicherweise die Leistung des Kandidaten bewerten.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Beständige Aufgaben sollten ausführlich beschrieben werden. Besondere Verantwortlichkeiten des Kandidaten werden ebenfalls hervorgehoben.

Positionsbefugnisse: Sie sind eng mit den Aufgaben verbunden und umfassen nicht nur einzigartige Handelsvollmachten, wie Unterzeichnungsbefugnisse, sondern auch besondere Weisungsbefugnisse, wie das Anbieten von elektrischen Richtlinien in Abteilungen ohne Elektriker.

Wenn Stellenbeschreibungen Bestandteile eines Anleitungs- und Überprüfungssystems sind, benötigen sie häufige Updates, um aktuell zu bleiben. Während die Aktualisierungen sichergestellt sind, bieten Stellenbeschreibungen viele Vorteile: Sie machen Organisationsstrukturen deutlich, definieren Rollen, klären hierarchische Beziehungen und vereinfachen Gehaltsbestimmungen.

Ein Nachteil jedoch ist der erhebliche Verwaltungsaufwand, der für Aktualisierungen erforderlich ist und möglicherweise zu verminderter Flexibilität oder Diskrepanzen zwischen der Stellenbeschreibung und Echtzeitszenarien führt. Eine einfache Versetzung eines Mitarbeiters könnte Änderungen in mehreren anderen Stellenbeschreibungen erfordern, aufgrund der verflochtenen Beziehungen und Pflichten. Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass die festgelegten Inhalte als starre Standards betrachtet werden können, was die Flexibilität bei Mitarbeiterzuweisungen weiter einschränkt.

Die Personalabteilung verwaltet in der Regel Stellenbeschreibungen. Oft gibt es, nachdem die Hauptziele der Qualifikations- und Lohnfestlegung erfüllt sind, wenig Anreiz, diese Dokumente aktuell zu halten. Daher werden Stellenbeschreibungen oft nur selten aktualisiert, vielleicht nur bei einer neuen Vakanz oder bei einer organisatorischen Umstrukturierung.

Technische Abteilungen haben jedoch andere Prioritäten als die Personalabteilung. Damit eine technische Einheit effektiv arbeiten kann, ist es unerlässlich, aktuelle Aufgaben- und Verantwortungsbeschreibungen zu pflegen. Daher wird empfohlen, Aufgabenbeschreibungen zu erstellen und regelmäßig zu aktualisieren. Man kann sie als "Mini-Stellenbeschreibungen" betrachten, die wichtige technische Aspekte betonen. Im Wesentlichen sind sie schriftliche Anweisungen von einem Vorgesetzten an einen Mitarbeiter. Daher kann eine Aufgabenbeschreibung als direktere Methode gesehen werden, um das Ziel eines funktionsfähigen Anweisungs- und Überprüfungssystems zu erreichen. Dieses Ziel kann mit umfassenden Stellenbeschreibungssystemen herausfordernd sein. Eine Aufgabenbeschreibung ist im Grunde eine gestraffte Stellenbeschreibung ohne bürokratische Zusätze. Sie ist benutzerfreundlich, anpassungsfähig und wird von Mitarbeitern wahrscheinlich besser akzeptiert. Eine Aufgabenbeschreibung kann als ein jährlich vom unmittelbaren Vorgesetzten aktualisiertes Dokument beschrieben werden, das die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters skizziert. Darüber hinaus gibt es die hierarchische Struktur an, einschließlich Stellvertreterrollen, und benennt technische Fragen namentlich.

• vom unmittelbaren Vorgesetzten geführt wird - nicht in der Personalakte;

• inhaltlich aktueller ist als die Stellenbeschreibung;

• konkrete Namen enthält - keine Stellennummern.

Das Hauptziel einer Aufgabenbeschreibung besteht darin, die Pflichten und Verantwortlichkeiten eines bestimmten Mitarbeiters zu skizzieren, wie vom Vorgesetzten festgelegt. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil des Anweisungs- und Überprüfungssystems. Die einem Mitarbeiter vom Manager zugewiesenen Aufgaben können in delegierbare und nicht delegierbare Aufgaben unterteilt werden.

• Führungsaufgaben: Dies sind die Aufgaben Auswählen, Anweisen und Überwa¬chen. Führungsaufgaben sind stets von der Führungskraft selbst wahrzunehmen. Sie sind niemals delegierbar.

• Dauerhafte persönliche Aufgaben: Dies sind die Aufgaben, die vom Vorgesetzten übertragen werden mit der Maßgabe, sie stets selbst wahrzunehmen. Sie sind nicht delegierbar. Es gilt hierfür der Grundsatz: Sei dauerhaft verantwortlich, und mache es stets selbst!

• Zuständigkeiten auf Anweisung: Unter dieser Position sind Aufgaben einzusor¬tieren, die nur dann durchzuführen sind, wenn sie vom Vorgesetzten angewiesen werden. Es gilt: Mache es! Organisiere es! Sei verantwortlich! Aber erst dann, wenn man dich anweist.

• Dauerhafte Verantwortlichkeiten: Hier sind vom Vorgesetzten übertragene Ver¬antwortlichkeiten einzuordnen, die in Teilaufgaben oder Teilverantwortlichkeiten aufgesplittet und weiterdelegiert werden können. Es gilt das Motto: Sei dauerhaft verantwortlich und organisiere es!

Jeder Mitarbeiter mit einer Führungsrolle ist gesetzlich dazu verpflichtet, die notwendigen Schutzmaßnahmen für das Wohl und die Gesundheit seiner Untergebenen umzusetzen. Diese Führungsverantwortung ergibt sich aus ihrer organisatorischen Rolle, ohne dass eine zusätzliche Delegation erforderlich ist. Sie ist in ihrem Arbeitsvertrag, der Stellenbeschreibung oder Aufgabenbeschreibung festgelegt. Es kann jedoch nützlich sein, einem Vorgesetzten ein zusätzliches Dokument, die schriftliche Aufgabenübertragung, zur Verfügung zu stellen, um seine Rolle bei der Sicherstellung von Arbeitsschutz und -sicherheit zu betonen. Dieses schriftliche Dokument wird unerlässlich, wenn Aufgaben und Zuständigkeiten zugewiesen werden, die nicht in den zuvor genannten Dokumenten beschrieben sind.

Um die Bedeutung ihrer Verantwortung zu betonen, zitiert das Dokument oft spezifische strafrechtliche und verwaltungsrechtliche Bestimmungen. Das ausführliche Darstellen dieser rechtlichen Folgen kann jedoch manchmal zu Zögern oder zur Weigerung führen, das Dokument zu unterschreiben. Da alle Führungskräfte aufgrund ihrer Position von Natur aus die Verantwortung für den Arbeitsschutz und die Arbeitssicherheit übernehmen, stellt sich die Frage nach der Notwendigkeit schriftlicher Aufgaben für jede Managementebene.

Diese schriftliche Übertragung ist ein Bestandteil des Anweisungs- und Überprüfungssystems und veranschaulicht die Delegation von Sicherheitsverantwortlichkeiten von einer höheren Führungsebene auf eine untergeordnete. Sie könnte in den Arbeitsvertrag, die Stellenbeschreibung oder die Aufgabenbeschreibung integriert werden oder als eigenständiges Dokument existieren. Typischerweise zitiert es, wenn es ein separates Dokument ist, relevante rechtliche Vorschriften, die mit einer Pflichtverletzung in Zusammenhang stehen.

Ein "qualifizierter Elektriker" bezieht sich immer nur auf einen bestimmten Bereich der Elektrotechnik. Es ist unrealistisch zu erwarten, dass jemand für alle elektrischen Aufgabenbereiche universell qualifiziert ist. Dieser Titel umfasst sowohl eine formelle Ausbildung als auch ein ausreichendes Erfahrungsniveau im betreffenden Bereich der Elektrotechnik. Die Qualifikation kann jedoch verfallen, wenn es eine längere Arbeitspause im relevanten Bereich gibt, wodurch Fähigkeiten und Kenntnisse veraltet werden können. Diese verlorene Qualifikation kann durch Auffrischungsschulungen und das Sammeln neuer Erfahrungen wiedererlangt werden. Obwohl dies nicht in den Richtlinien vorgeschrieben ist, hat es sich im Kontext eines Anweisungs- und Überprüfungssystems als vorteilhaft erwiesen, Mitarbeiter für vorbestimmte Zeiträume offiziell als qualifizierte Elektriker zu bezeichnen. Verlängerungen können periodisch gewährt werden, sofern keine Kontraindikationen vorliegen. Solche offiziellen Bezeichnungen sollten den Arbeitsbereich des Mitarbeiters deutlich aufzeigen und die erlaubten Aufgaben (wie Schalten oder Arbeiten unter Spannung) aufführen. Darüber hinaus können bestimmte Berechtigungen, auch solche, die nicht im Bereich der Elektrotechnik liegen (zum Beispiel die Verwendung spezifischer Geräte wie Kettensägen), ausdrücklich erteilt oder verweigert werden. Ein als qualifizierter Elektriker anerkannter Mitarbeiter erhält implizit Zugang zu eingeschränkten elektrischen Arbeitsstellen ohne Aufsicht. Da das Dokument eine anweisende Absicht hat, muss es vom direkten Vorgesetzten authentifiziert werden, vorzugsweise mit Gegenzeichnung des qualifizierten Elektrikers.

Um die Funktion eines Vertreters auszuüben, muss eine Person schriftlich durch einen Bestellungsbrief ernannt werden. Der Bestellungsbrief, kurz 'Bestellung' genannt, weist in Form und Inhalt Ähnlichkeiten mit der Übertragung von Aufgaben auf und muss auch von der bestellten Person mitunterzeichnet werden. Da die Notwendigkeit zur Bestellung von Bevollmächtigten in vielen Fällen gesetzlich vorgeschrieben ist, empfiehlt es sich, die entsprechende rechtliche Grundlage in der Bestellung anzugeben. Des Weiteren müssen in der Bestellung folgende Details festgehalten werden: Rechte zur Vertretung und Meldepflichten, Verpflichtung zur Sammlung und Weitergabe bestimmter Informationen, besondere Kompetenzen sowie die Art der Interaktion mit Positionen innerhalb der Stabslinienorganisation. Bei der Beschreibung der Verantwortlichkeiten als Vertreter ist darauf zu achten, eine Verantwortungskette zu etablieren, die Parteien für Handlungen oder Versäumnisse anderer Stellen im Sinne der zusätzlichen Verantwortung zur Rechenschaft zieht. Dieser Aspekt verdient besondere Aufmerksamkeit, insbesondere wenn der Vertreter auch eine Position innerhalb der Stabslinienorganisation innehat. Neben der Bestellung eines Vertreters wird der Begriff 'Bestellung' auch verwendet, wenn einem Stelleninhaber zusätzliche technische Aufgaben, Kompetenzen, Interventionsrechte und Verpflichtungen im Rahmen unternehmerischer Verantwortung schriftlich übertragen werden, die über seine ursprünglichen Aufgaben hinausgehen. Durch eine Bestellung wird ein Mitarbeiter als Vertreter für ein bestimmtes Thema ernannt und an seine dazugehörigen Aufgaben und Verpflichtungen als überwachender Garant erinnert.

Betriebsanweisungen sind schriftliche Anordnungen von Verhaltensregeln, die Vorgesetzte an ihre Mitarbeiter weitergeben, um Aktivitäts- und arbeitsplatzbezogene Gefahren für die Beschäftigten und die Umwelt zu vermeiden. Die Verpflichtung zur Erstellung von Betriebsanweisungen ergibt sich aus den allgemeinen unternehmerischen Pflichten und ist im Arbeitsschutzgesetz, der Betriebssicherheitsverordnung, der Gefahrstoffverordnung, der Biostoffverordnung und der Unfallverhütungsvorschrift "Grundsätze der Prävention" (BGV A1) festgelegt. Die Erstellung von Betriebsanweisungen unterliegt dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 87 (1) BetrVG. Diese Anweisungen sollten präzise, leicht verständlich und unkompliziert sein. Es wird empfohlen, Verweise auf andere Normen und Vorschriften weitestgehend zu vermeiden und stattdessen die enthaltenen Verhaltensregeln sofort umsetzbar zu gestalten, ohne auf andere Regelwerke zurückgreifen zu müssen. Ein farbiger Rahmen verleiht einer Betriebsanleitung eine signalgebende Wirkung, die es ermöglicht, sie auf den ersten Blick von anderen Dokumenten zu unterscheiden. Dadurch wird sofort erkannt, dass hier Sicherheitsanweisungen zu finden sind, die rasch umgesetzt werden können. Ein begrenzter Umfang von zwei bis drei DIN-A4-Seiten erleichtert das Anbringen oder Bereitstellen von Betriebsanweisungen am Arbeitsplatz. Es wird empfohlen, Symbole nur dann zu verwenden, wenn dies ausdrücklich vorgeschrieben ist und das Symbol eine eigene Aussagekraft besitzt, ohne den verfügbaren Textraum unnötig einzuschränken. Beispielsweise kann auf generische Symbole wie "Achtung" in der Regel verzichtet werden, während Symbole wie "hochentzündlich" nützlich sein können.

• Arbeitsbereich, Arbeitsplatz, Tätigkeit;

• Gefahrstoff (Bezeichnung);

• Gefahren für Mensch und Umwelt;

• Schutzmaßnahmen, Verhaltensregeln;

• Verhalten im Gefahrfall;

• Erste Hilfe;

• Sachgerechte Entsorgung.

• Anwendungsbereich;

• Gefahren für Mensch und Umwelt;

• Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln;

• Verhalten bei Störungen;

• Verhalten bei Unfällen, Erste Hilfe;

• Instandhaltung;

• Folgen der Nicht¬beachtung.

Daher sind Betriebsanweisungen ein prägnant formuliertes Dokument, das Gefahren aufzeigt und Verhaltensregeln zu ihrer Vermeidung festlegt. Im Vergleich zu anderen Anleitungen zeichnen sich Betriebsanweisungen durch besonders verständliche Formulierungen, eine auffällige Gestaltung (farbiger Rahmen) sowie die Beschränkung auf den für den Benutzer wesentlichen Inhalt aus. Dadurch bilden Betriebsanweisungen eine solide Grundlage für Sicherheitshinweise.

Beispiel einer Verfahrensanweisung

Der Begriff 'Prozessanweisung' stammt aus dem Qualitätsmanagement und bezieht sich auf die Spezifikation eines Prozesses. Prozessanweisungen definieren betriebliche Abläufe, indem sie beschreiben, wer was wann und wie erledigen muss und wer dafür verantwortlich ist. Verfahren, die Einbindung bestimmter Mitarbeiter und die Berücksichtigung bestimmter Dokumente sind verbindlich. Diese schriftliche Spezifikation dient dazu zu überprüfen, ob das Ergebnis einer Tätigkeit von den Vorgaben abweicht. Insofern sind Prozessanweisungen Teil eines Anweisungs- und Überprüfungssystems. Abhängig von ihrem Inhalt sind auch die Begriffe 'Arbeitsanweisung', 'Prüfanweisung' und 'Transportanweisung' gebräuchlich. Es gibt keine Begrenzung des Umfangs von Prozessanweisungen. Dennoch ist eine einheitliche Gestaltung und Struktur des Inhalts wichtig.

ZWECK:

Unter Punkt 1 „Zweck“ ist die Zielrichtung und die Motivation für die Anweisung zu beschreiben.

GELTUNGSBEREICH:

Punkt 2 'Anwendungsbereich' zielt darauf ab, festzulegen, für welche Personen die Anweisung verbindlich ist. Es ist nicht erforderlich, konkrete Namen zu nennen; es genügt, Gruppen von Personen oder Tätigkeiten eindeutig zu benennen. (Beispiel: Diese Anweisung bezieht sich auf alle Arbeiten an elektrischen Anlagen über 1000 V im Werksgelände...)

BEGRIFFE:

Punkt 3 'Definitionen' legt Begriffe fest, die für das Verständnis der Verfahrensanweisungen unerlässlich sind oder deren Bedeutung im allgemeinen Gebrauch nicht einheitlich ist. Definitionen aus Normen und Vorschriften können hierbei sicherlich übernommen werden.

ZUSTÄNDIGKEITEN:

Punkt 4 'Verantwortlichkeiten' muss eindeutig festlegen, wer für die Einhaltung der Vorgaben verantwortlich ist. Verantwortlichkeiten sollten klar bestimmten Personen zugeordnet werden; eine Verweisung auf Abteilungen oder Personengruppen würde zu Unklarheiten führen.

BESCHREIBUNG:

Punkt 5 'Beschreibung' bildet den Kern einer Verfahrensanweisung. Hier wird der Ablauf, die Methode oder das Vorgehen beschrieben. Falls es die Klarheit fördert, können auch bildliche Darstellungen, insbesondere Flussdiagramme, verwendet werden.

HINWEISE UND ANMERKUNGEN:

Im Abschnitt 6, 'Anmerkungen und Kommentare,' gibt es Raum für zusätzliche Bemerkungen. Dies kann beispielsweise Verweise auf Normen umfassen. Gelegentlich ist es sinnvoll, hier auch Kommentare zur Entstehungsgeschichte der Verfahrensanweisung anzubringen oder die Autoren bzw. Mitautoren der Verfahrensanweisung zu nennen.

DOKUMENTATION:

Im Abschnitt 7, 'Dokumentation,' sind Vorgaben für die Archivierung sowie Anweisungen zum Umgang mit Aufzeichnungen im Zusammenhang mit den Verfahrensanweisungen festzulegen.

ÄNDERUNGSDIENST:

Unter Punkt 8, 'Änderungsmanagement,' wird festgelegt, wer für die Änderungen des Inhalts verantwortlich ist und wie der Ablauf für die Umsetzung von Inhaltänderungen aussieht.

VERTEILER:

Die Empfänger der Verfahrensanweisungen werden im Abschnitt 9, 'Verteilerliste', aufgelistet."