Aufbau und Ablauforganisation

Mit der Festlegung der Aufbauorganisation werden Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen in einer hierarchischen Struktur verteilt. Es wird das Wer und Was festgelegt. Dokumentiert wird eine Aufbauorganisation üblicherweise mit Organigrammen und Aufgabenbeschreibungen. Hat in einem solchen System jede Stelle nur eine vorgesetzte Stelle, so spricht man von einer Stab-Linien-Organisation. Stellen, die in diesem System keine weiteren unterlagerten Stellen haben, also keine Vorgesetztenfunktion ausüben, werden Stabsstellen genannt.

Gibt es in einer Stab-Linien-Organisation Stellen mit mehreren vorgesetzten Stellen bzw. hierarchische Querverbindungen, so spricht man von einer Mehrlinien-Organisation. Ein Sonderfall der Mehrlinien-Organisation ist die Matrixorganisation, bei der die unterlagerten Stellen jeweils zwei vorgesetzte Stellen haben.In Mehrlinienorganisationen ist es zwingend erforderlich, dass die Kompetenzen der unterschiedlichen Vorgesetzten klar voneinander abgegrenzt sind.

Auch wenn sich Linienvorgesetzter (= Hauptlinien-Vorgesetzter, manchmal auch Disziplinarvorgesetzter genannt) und Fachvorgesetzter (= Fachlinien-Vorgesetzter) unterscheiden, liegt schon eine Mehrlinienorganisation vor, in der die Kompetenzen zwischen den beiden Vorgesetzten eindeutig zu regeln sind. Es ist insbesondere festzulegen, wie im Hinblick auf den Informationsaustausch die Verteilung zwischen Hol- und Bringschuld aussieht. Der Linienvorgesetzte nimmt die nicht fachliche Verantwortung wahr. In nicht fachlicher Hinsicht wählt er Personal aus, weist Maßnahmen an und überwacht sie hinsichtlich nichtfachlicher Aspekte. Nichtfachliche Aspekte sind z. B. kaufmännische Angelegenheiten (Kosten und Termine). Der Fachvorgesetzte nimmt die Fachverantwortung wahr. Er wirkt bei der Auswahl von Personal mit, er weist an, wie Maßnahmen durchzuführen sind, und überwacht die fachliche Durchführung.Beispiel: Der Leiter der Instandhaltungsabteilung ist Maschinenbauingenieur, also keine Elektrofachkraft. Im Verantwortungsbereich der Abteilung werden aber auch elektrotechnische Arbeiten durchgeführt, sodass die Geschäftsleitung einen Elektroingenieur aus einer Nachbarabteilung zur verantwortlichen Elektrofachkraft für die Instandhaltungsabteilung ernennt. Es ist in dieser Konstellation unbedingt klar zu regeln, wie die Rechte und Pflichten der verantwortlichen Elektrofachkraft als Fachvorgesetzter ausgestaltet sind.

• Wie wirkt er bei der Auswahl neuer Mitarbeiter mit?

• Wie gelangt die Information über die Aufgaben der Instandhaltungsabteilung, geplante Arbeiten oder neue Arbeitsverfahren zur verantwortlichen Elektrofachkraft?

• Hat er ein (fachliches) Weisungsrecht gegenüber den Mitarbeitern der Instandhaltungsabteilung? Wenn ja, wissen die Mitarbeit das?

• Hat er uneingeschränkten Zugang zu den elektrischen Betriebsstätten?

• Darf er eigenverantwortlich die Beschaffung von persönlicher Schutzausrüstung und anderer Schutzmittel veranlassen?

• Gibt es eine schriftliche Übertragung der entsprechenden Unternehmerpflichten?

Erst eine genaue Bewertung u. a. der Antworten zu diesen Fragen gibt Auskunft darüber, inwieweit die verantwortliche Elektrofachkraft tatsächlich als Schutzgarant wirken kann. Eine zu starke Einschränkung in den Wirkungsmöglichkeiten führt dazu, dass sie ungeachtet der Bezeichnung „verantwortliche Elektrofachkraft“ doch nur eingeschränkt Garantenfunktion übernehmen kann - also lediglich als Überwachungsgarant fungiert. In diesem Fall verbleibt die Schutzgarantenstellung beim Unternehmer bzw. beim Linienvorgesetzten.

Neben der Aufbauorganisation sind Abläufe in der sog. Ablauforganisation festzulegen. Es ist zu regeln, wie und wann etwas getan werden muss. Besonderes Augenmerk bei der Ablauforganisation ist auf die Beschreibung von Schnittstellen zwischen den einzelnen Organisationseinheiten oder Stellen zu legen. Bei der Schnittstellenbeschreibung ist klar zu definieren, wie die Hol- und Bringschuld von Informationen verteilt ist. Im Gegensatz zum Vorgesetzten in der Aufbauorganisation gibt es für den Prozessverantwortlichen in der Ablauforganisation keine Verantwortungsaddition. Der Prozessverantwortliche ist nicht für die Kompetenz und Fachkunde der prozessbeteiligten Stellen verantwortlich.