Anweisungs und Nachweissystem

Die Stellenbeschreibung - manchmal auch Arbeitsplatz-, Tätigkeits- oder Positionsbeschreibung genannt - ist ein Dokument zur Beschreibung der Aufbauorganisation. In einer Stellenbeschreibung werden der Aufgaben- und Verantwortungsbereich sowie die hierarchische Einbindung des Stelleninhabers festgelegt. Eine weitere, vielleicht sogar die wichtigste, Funktion einer Stellenbeschreibung ist die Fixierung der Anforderungen an den Stelleninhaber im Hinblick auf seine Qualifikation und Erfahrung. Üblicherweise besteht eine Stellenbeschreibung ausfolgenden Einzelpositionen: Bezeichnung der Stelle: Neben der Klartextbezeichnung der Stelle wird oft ein Nummernsystem verwendet, aus den verschiedenen Informationen ablesbar sind, z. B. Abteilungszugehörigkeit, Lohngruppe usw.Anforderungen an den Stelleninhaber: Neben den formalen Qualifikationsvoraussetzungen (z. B. „Abschluss als Elektromeister“, „Führerschein Klasse ... “) werden oft auch Erfahrungen auf einem bestimmten Arbeitsgebiet (z. B. „mindestens dreijährige Erfahrung in der Instandhaltung elektrischer Maschinen “) genannt. Daneben tauchen manchmal auch gewünschte, persönliche weiche Eigenschaften wie „Lernbereitschaft“, „hohes Verantwortungsbewusstsein“ und dergleichen auf. Hierarchische Einordnung der Stelle: Hier werden die übergeordnete Stelle und die untergeordneten Stellen genannt, oft auch wieder als Klartext oder Stellennummern. Stellvertretungen: Wer den Stelleninhaber vertritt bei Abwesenheit und wen er bei Abwesenheit eines Dritten vertritt, ist meist auch Bestandteil einer Stellenbeschreibung. Ziele der Stelle: Unter dieser Position finden sich meistens allgemeine qualitative Aussagen zum Zweck der Stelle. Es können aber auch messbare Ziele angegeben werden, die möglicherweise zur Beurteilung des Stelleninhabers herangezogen werden können. Aufgaben und Verantwortung der Stelle: Sofern es sich um dauernde Aufgaben handelt, sollten diese detailliert beschrieben werden. Sofern der Stelleninhaber besondere Verantwortung trägt, ist auch diese detailliert zu benennen. Befugnisse der Stelle: Eng mit den Aufgaben und der Verantwortung sind die Befugnisse des Stelleninhabers verbunden. Es sollten an dieser Stelle nicht nur kaufmännische Sondervollmachten, wie Handlungsvollmacht oder Prokura, genannt werden, sondern auch besondere Weisungsbefugnisse. Solche besonderen Weisungsbefugnisse können z. B. elektrofachliche Weisungen in andere Abteilungen sein, in denen es keine Elektrofachkraft gibt. Wenn Stellenbeschreibungen zum Ziel haben, Bestandteil eines Anweisungs- und Nachweissystems zu sein, müssen sie kontinuierlich angepasst werden, da sie ansonsten schon nach kurzer Zeit veraltet sind. Wenn dieser Änderungsdienst aber tatsächlich sichergestellt ist, haben Stellenbeschreibungen viele Vorteile: Die Organisationsstruktur wird transparent, der Mitarbeiter kennt Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse, die Über- und Unterstellungsverhältnisse sind klar, die Lohn- und Gehaltsfindung wird erleichtert.

Nachteilig ist allerdings der erhebliche bürokratische Aufwand für den Änderungsdienst, was zu einem Verlust an Flexibilität führt oder zu einer Abweichung von Stellenbeschreibung und Ist-Zustand. Beispielsweise kann schon die Versetzung eines einzigen Mitarbeiters in eine andere Abteilung zu einem Änderungsbedarf in einer Vielzahl anderer Stellenbeschreibungen führen, da die Beschreibungen der Über- und Unterstellungen und der Aufgaben angepasst werden müssen. Nachteilig ist außerdem, dass der Inhalt einer Stellenbeschreibung als „Besitzstand“ interpretiert werden kann, was ebenfalls zu starken Einbußen an Flexibilität des Mitarbeitereinsatzes führt.

Stellenbeschreibungen werden in der Regel von der Personalabteilung verwaltet, die meist kein großes Interesse daran hat, diese Dokumente aktuell zu halten, nachdem die Ziele - Beschreibung der Qualifikation und Lohnfindung - einmal erreicht sind. Das führt dazu, dass eine Aktualisierung von Stellenbeschreibungen oft nur in großen zeitlichen Abständen vorgenommen wird, manchmal nur zu besonderen Anlässen wie Neubesetzung einer Stelle oder bei organisatorischen Umstrukturierungen.

Die Interessen einer technischen Fachabteilung unterscheiden sich jedoch von denen einer Personalabteilung. Zum Funktionieren einer technischen Organisation ist es unabdingbar, dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten stets aktuell festgelegt sind. Es empfiehlt sich in diesem Zusammenhang das Erstellen und regelmäßige Aktualisieren von Aufgabenbeschreibungen, die als „kleine Stellenbeschreibungen“ den aus technischer Sicht wesentlichen Regelungsumfang enthalten und die im Grunde lediglich eine schriftliche Anweisung vom unmittelbaren Vorgesetzten an den Mitarbeiter darstellen. In diesem Sinne ist eine Aufgabenbeschreibung eine subsidiäre Lösung6^, um dem Ziel, ein funktionierendes Anweisungs- und Nachweissystem zu erhalten, näherzukommen, welches mit einem allumfassenden System aus Stellenbeschreibungen nur schwer zu erreichen ist. Eine Aufgabenbeschreibung ist letztendlich der Kern einer Stellenbeschreibung ohne deren bürokratisches Beiwerk. Das macht sie leicht handhabbar, flexibel und erleichtert die Akzeptanz beim Mitarbeiter.Die Aufgabenbeschreibung kann also wie folgt definiert werden: Sie ist ein vom unmittelbaren Vorgesetzten einmal pro Jahr zu aktualisierendem Dokument, in dem festgelegt wird, was die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters sind. Es werden ferner darin die Unterstellungen des Mitarbeiters einschließlich Vertretungsregelungen im Rahmen der Stab-Linien-Aufbauorganisation und im Hinblick auf fachliche Belange konkret mit Namen dokumentiert.

• vom unmittelbaren Vorgesetzten geführt wird - nicht in der Personalakte;

• inhaltlich aktueller ist als die Stellenbeschreibung;

• konkrete Namen enthält - keine Stellennummern.

Ziel einer Aufgabenbeschreibung ist in erster Linie die Festlegung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines konkreten Mitarbeiters durch den Vorgesetzten im Sinne des Auswählens und Anweisens. Eine Aufgabenbeschreibung ist Teil des Anweisungs- und Nachweissystems.

Die Aufgaben, die ein Mitarbeiter von seinem Vorgesetzten übertragen bekommt, setzen sich aus delegierbaren und nicht delegierbaren Aufgaben zusammen.

• Führungsaufgaben: Dies sind die Aufgaben Auswählen, Anweisen und Überwa¬chen. Führungsaufgaben sind stets von der Führungskraft selbst wahrzunehmen. Sie sind niemals delegierbar.

• Dauerhafte persönliche Aufgaben: Dies sind die Aufgaben, die vom Vorgesetzten übertragen werden mit der Maßgabe, sie stets selbst wahrzunehmen. Sie sind nicht delegierbar. Es gilt hierfür der Grundsatz: Sei dauerhaft verantwortlich, und mache es stets selbst!

• Zuständigkeiten auf Anweisung: Unter dieser Position sind Aufgaben einzusor¬tieren, die nur dann durchzuführen sind, wenn sie vom Vorgesetzten angewiesen werden. Es gilt: Mache es! Organisiere es! Sei verantwortlich! Aber erst dann, wenn man dich anweist.

• Dauerhafte Verantwortlichkeiten: Hier sind vom Vorgesetzten übertragene Ver¬antwortlichkeiten einzuordnen, die in Teilaufgaben oder Teilverantwortlichkeiten aufgesplittet und weiterdelegiert werden können. Es gilt das Motto: Sei dauerhaft verantwortlich und organisiere es!

Aus den gesetzlichen Vorschriften heraus ist jeder Mitarbeiter mit Leitungsfunktion dafür verantwortlich, dass die erforderlichen Schutzmaßnahmen für Leben und Gesundheit seiner unterstellten Mitarbeiter ergriffen werden. Diese Unternehmerverantwortung trägt ein Vorgesetzter schon allein kraft seiner Stellung in der Organisation, sie braucht nicht gesondert übertragen werden, sondern sie ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag, der Stellenbeschreibung und/oder Aufgabenbeschreibung.65 Es kann jedoch sinnvoll sein, einen Vorgesetzten mit einem zusätzlichen Schriftstück, der schriftlichen Pflichtenübertragung, an seine Stellung als Garant für den Arbeits- und Gesundheitsschutz und als Träger der Unternehmerverantwortung zu erinnern. Dies ist eine Kann-Bestimmung. In jedem Fall ist aber eine schriftliche Pflichtenübertragung zwingend, wenn Aufgaben, Pflichten, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten übertragen werden, die sich nicht aus den o. g. anderen Schriftstücken ergeben.

Oft wird der Pflichtenempfänger durch die Aufzählung von strafrechtlichen und ordnungswidrigkeitsrechtlichen Paragrafen besonders eindringlich an seine besondere Verantwortung für den Arbeits- und Gesundheitsschutz erinnert (z. B. Hinweis auf: § 9 Abs. 2 Nr. 2 OWiG, § 13 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 2 ArbSchG, § 13 BGV Al, § 15 Abs. 1 SGB VII, § 14 Abs. 2 Nr. 2 StGB). Allerdings führt ein allzu übertriebener Aufbau dieser juristischen Drohkulisse manchmal zu Bedenken und Widerständen, eine derartige Pflichtenübertragung gegenzuzeichnen.Da alle Mitarbeiter mit Leitungsfunktion ja ohnehin kraft ihrer Stellung in der Organisation eine Garantenstellung hinsichtlich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes einnehmen, ist es fraglich, ob es immer sinnvoll ist, für sämtliche Hierarchieebenen schriftliche Pflichtenübertragungen zu erstellen. Oder ob es nicht ausreicht, die schriftlichen Pflichtenübertragungen lediglich auf das obere und evtl, mittlere Management zu beschränken und in den unteren Ebenen die Pflichtenübertragung im Arbeitsvertrag, der Stellenbeschreibung oder der Aufgabenbeschreibung zu „verpacken“.

Die schriftliche Pflichtenübertragung ist Teil des Anweisungs- und Nachweissystems und dokumentiert die Übertragung von Unternehmerpflichten im Hinblick auf den Arbeits- und Gesundheitsschutz vom Unternehmer oder Vorgesetzten an eine Stelle in der nachgeordneten Hierarchieebene. Sie kann Bestandteil des Arbeitsvertrags, der Stellenbeschreibung oder der Aufgabenbeschreibung, aber auch ein separates Dokument sein. Im Gegensatz zu den drei anderen genannten Dokumenten nennt eine separate schriftliche Pflichtenübertragung in der Regel die im Falle einer Pflichtverletzung relevanten Rechtsnormen.

Eine Elektrofachkraft ist immer nur Elektrofachkraft für ein bestimmtes Teilgebiet der Elektrotechnik, da es unmöglich ist, dass jemand eine allumfassende Qualifikation für die Gesamtheit aller elektrotechnischen Arbeitsgebiete besitzt. Zur Elektrofachkraft- Eigenschaft gehören eine formale Ausbildung sowie ein ausreichendes Maß an Erfahrung auf dem Teilgebiet der Elektrotechnik, für das die Elektrofachkraft-Eigenschaft besteht. Die Qualifikation zur Elektrofachkraft kann erlöschen, sofern die geforderten Kenntnisse und Erfahrungen durch längere Arbeitspausen in dem entsprechenden Arbeitsgebiet nicht mehr aktuell sind. Durch Auffrischung der Ausbildung und neu gewonnene Erfahrungen kann die Qualifikation jedoch zurückerworben werden.68 Zwar ist es im Vorschriftenwerk so nicht gefordert, jedoch hat es sich als im Rahmen eines Anweisungs- und Nachweissystems als vorteilhaft erwiesen, Mitarbeiter schriftlich und befristet zur Elektrofachkraft zu ernennen und diese Befristung regelmäßig, sofern keine Gründe dagegen sprechen, zu verlängern. Auf einer solchen schriftlichen Bestätigung sollte das Arbeitsgebiet benannt sein und die erlaubten Tätigkeiten (z. B. Schalten, Arbeiten unter Spannung) durch ausdrückliche Erteilung und Nichterteilung von Berechtigungen eingegrenzt werden. Es können auch durchaus Berechtigungen erteilt oder ausdrücklich nicht erteilt werden, die fachlich außerhalb der Elektrotechnik stehen (z. B. Benutzung spezieller Geräte wie Motorsäge).Unabhängig vom Umfang der Berechtigungen hat ein Mitarbeiter, der zur Elektrofachkraft ernannt wurde bzw. in dieser Eigenschaft bestätigt ist, die Berechtigung, abgeschlossene elektrische Betriebsstätten ohne Aufsicht zu betreten.Da es sich bei dem Schriftstück mit Anweisungscharakter handelt, ist es vom direkten Fachvorgesetzten (also von der verantwortlichen Elektrofachkraft) zu unterzeichnen und idealerweise von der Elektrofachkraft gegenzuzeichnen.

Sofern eine Person die Funktion eines Beauftragten erfüllen soll, muss diese Person dazu schriftlich mit einem Bestellschreiben bestellt werden. Das Bestellschreiben - kurz: Bestellung - ähnelt nach Form und Inhalt der Pflichtenübertragung und ist vom Bestellten gegenzuzeichnen.Da die Notwendigkeit, Beauftragte zu ernennen, in vielen Fällen gesetzlich vorgeschrieben wird, ist es günstig, die jeweilige gesetzliche Grundlage in einer Bestellung zu nennen.Darüber hinaus sind zu beschreiben: Vortragsrechte und Berichtspflichten, Hol- und Bringschuld für bestimmte Informationen, besondere Kompetenzen sowie die Art des Zusammenwirkens mit Stellen aus der Stab-Linien-Organisation. Bei der Beschreibung von Verantwortlichkeiten als Beauftragter ist darauf zu achten, dass ein Beauftragter zwar als Überwachungsgarant eine spezielle Verantwortung mit Kontroll-, Informations- und Initiativpflichten trägt, er jedoch nicht im Rahmen einer Verantwortungskette für das Handeln oder Unterlassen anderer Stellen im Sinne der Verantwortungsaddition haftbar gemacht werden kann. Darauf ist insbesondere dann zu achten, wenn ein Beauftragter zugleich eine Stelle innerhalb der Stab-Linien- Organisation innehat.Neben dem Einsetzen eines Beauftragten wird der Begriff Bestellung auch dann verwendet, wenn einem Stelleninhaber schriftlich zusätzliche fachliche Aufgaben, Kompetenzen Eingriffsrechte- und -pflichten im Rahmen der Unternehmerverantwortung übertragen werden, die nicht in seiner ursprünglichen Linienverantwortung liegen.Mit einer Bestellung wird ein Mitarbeiter also als Beauftragter für ein bestimmtes Fachgebiet eingesetzt und an seine damit verbundenen Aufgaben und Pflichten als Überwachungsgarant erinnert, oder der Mitarbeiter wird als Fachvorgesetzter für Mitarbeiter eingesetzt, die ihm nicht innerhalb der Stab-Linien-Organisation unterstellt sind.

Es handelt sich bei Betriebsanweisungen um schriftliche Anordnungen von Verhaltensregeln, die der Vorgesetzte seinen Mitarbeitern erteilt, um tätigkeits- und arbeitsplatzbezogene Gefahren für die Beschäftigten und die Umwelt zu vermeiden.72 Die Pflicht zur Erstellung von Betriebsanweisungen ergibt sich aus den allgemeinen Unternehmerpflichten und wird im Arbeitsschutzgesetz, der Betriebssicherheitsverordnung, der Gefahrstoffverordnung, der Biostoffverordnung sowie der Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“ (BGV Al) konkretisiert. Betriebsanweisungen unterliegen dem Mitbestimmungsrecht durch den Betriebsrat gemäß § 87 Abs. 1 BetrVG.Eine Betriebsanweisung sollte knapp formuliert, leicht lesbar und verständlich sein. Auf Verweise auf andere Normen und Regelwerke ist möglichst zu verzichten; stattdessen sollten die enthaltenen Verhaltensregeln unmittelbar umsetzbar sein, ohne dass in anderen Regelwerken nachgeschlagen werden muss. Ein farbiger Rahmen gibt einer Betriebsanweisung eine Signalwirkung, die sie von anderen Dokumenten auf den ersten Blick unterscheidbar macht, sodass sofort erkennbar ist, dass hier schnell umsetzbare Sicherheitshinweise zu finden sind. Eine Begrenzung im Umfang - zwei bis drei DIN-A4-Seiten - erleichtert das Aushängen oder Deponieren von Betriebsanweisungen am Arbeitsplatz.Sofern die Verwendung von Bildzeichen nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist, ist sie nur dann empfehlenswert, wenn das Zeichen eine eigene Aussagekraft hat und den knappen Platz für Text nicht unnötig einschränkt. Auf ein unspezifisches Bildzeichen wie „Achtung“ kann beispielsweise in der Regel verzichtet werden, ein Zeichen hingegen wie „leicht entzündlich“ kann sinnvoll sein.

• Arbeitsbereich, Arbeitsplatz, Tätigkeit;

• Gefahrstoff (Bezeichnung);

• Gefahren für Mensch und Umwelt;

• Schutzmaßnahmen, Verhaltensregeln;

• Verhalten im Gefahrfall;

• Erste Hilfe;

• Sachgerechte Entsorgung.

• Anwendungsbereich;

• Gefahren für Mensch und Umwelt;

• Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln;

• Verhalten bei Störungen;

• Verhalten bei Unfällen, Erste Hilfe;

• Instandhaltung;

• Folgen der Nicht¬beachtung.

Eine Betriebsanweisung ist also ein knapp formuliertes Dokument, welches auf Gefahren hinweist und mit den Verhaltensregeln zu deren Vermeidung angeordnet werden. Im Vergleich zu anderen anweisenden Dokumenten zeichnet sich eine Betriebsanweisung durch besonders verständliche Formulierungen, auffälliges Layout (farbiger Rahmen) und Beschränkung auf die Inhalte, die für den Anwender wesentlich sind, aus. Dadurch eignen sich Betriebsanweisungen gut als Grundlage für Sicherheitsunterweisungen

Beispiel einer Verfahrensanweisung

Der Begriff Verfahrensanweisung kommt aus dem Qualitätsmanagement und bedeutet Spezifikation eines Verfahrens.73Verfahrensanweisungen legen betriebliche Abläufe fest, indem sie beschreiben, wer wann was und wie zu tun hat und wer verantwortlich ist. Es werden Vorgehensweisen, die Einbeziehung von bestimmten Mitarbeitern und die Berücksichtigung von bestimmten Unterlagen verbindlich vorgeschrieben. Durch diese schriftliche Festlegung kann überprüft werden, ob ein Tätigkeitsergebnis von den Vorgaben abweicht. Insofern sind Verfahrensanweisungen Teil eines Anweisungs- und Nachweissystems.In Abhängigkeit des Inhalts einer Verfahrensanweisung sind auch die Bezeichnungen Arbeitsanweisung, Prüfanweisung und Transportanweisung üblich. Im Umfang gibt es für Verfahrensanweisungen keine Beschränkung. Layout und inhaltliche Gliederung sollten jedoch einheitlich sein.

ZWECK:

Unter Punkt 1 „Zweck“ ist die Zielrichtung und die Motivation für die Anweisung zu beschreiben.

GELTUNGSBEREICH:

Unter Punkt 2 „Geltungsbereich“ ist abzugrenzen, für welche Personen die Anweisung verbindlich ist. Die Personen brauchen dabei nicht namentlich genannt werden, sondern es ist ausreichend, Personengruppen oder Tätigkeiten eindeutig zu benennen. (Beispiel: Diese Anweisung gilt für sämtliche Arbeiten an elektrischen Anlagen über 1000 V des Werks ...).

BEGRIFFE:

Punkt 3 „Begriffe“ definiert Begriffe, die für das Verständnis der Verfahrensanweisung wesentlich sind oder deren Bedeutung im allgemeinen Sprachgebrauch nicht einheitlich ist. Hier können durchaus Definitionen aus Normen und Regelwerken übernommen werden.

ZUSTÄNDIGKEITEN:

Unter Punkt 4 „Zuständigkeiten“ ist festzulegen, wer für die Einhaltung der Festlegungen verantwortlich ist. Zuständigkeiten sollten eindeutig Personen zugeordnet sein; ein Verweis auf Abteilungen oder Personengruppen würde zu Unklarheiten führen.

BESCHREIBUNG:

Den Kem einer Verfahrensanweisung bildet Punkt 5 „Beschreibung“. Hier wird das Verfahren, die Vorgehens- oder Arbeitsweise beschrieben. Wenn es der Übersichtlichkeit dient, können hierbei auch Abbildungen, insbesondere Flussdiagramme, verwendet werden.

HINWEISE UND ANMERKUNGEN:

Unter 6 „Hinweise und Anmerkungen“ ist Raum für Bemerkungen. Dies können z. B. Hinweise auf Normen sein. Manchmal ist es sinnvoll, hier Anmerkungen zur Entstehungsgeschichte der Verfahrensanweisung zu machen oder die Autoren oder Co-Autoren der Verfahrensanweisung zu nennen.

DOKUMENTATION:

Unter Punkt 7 „Dokumentation“ sind Vorgaben zur Archivierung zu machen sowie Vorgaben darüber, wie mit Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Verfahrensanweisung umzugehen ist.

ÄNDERUNGSDIENST:

Punkt 8 „Änderungsdienst“ legt fest, wer für inhaltliche Änderungen zuständig ist und wie das Verfahren für das Einfließen inhaltlicher Änderungen aussieht.

VERTEILER:

Unter Punkt 9 „Verteiler“ werden die Adressaten der Verfahrensanweisung aufgelistet.